Kosten und Vorteile der Wartungssoftware:So rechtfertigen Sie Ihre CMMS-Investition

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Budget für Wartungssoftware

Die Kosten für die Softwarewartung werden höher sein, als Sie denken!

Beim Kauf eines CMMS-/Wartungssoftwareprogramms müssen Sie den Kauf häufig im Hinblick auf die erwarteten Kosten und Einsparungen gegenüber Ihrem Management rechtfertigen. Dies kann schwierig und ziemlich mühsam sein. Sie müssen sowohl die möglichen Kosten als auch den Nutzen erfassen.

Damit können Sie nicht nur die richtigen Entscheidungen zum Kauf von CMMS-Software treffen, sondern auch hinsichtlich der Art des gewünschten Produkts und des Budgets, das Sie dafür haben sollten.

Durch den Kauf und die Verwendung von CMMS-Software für Ihr Wartungsprogramm fallen verschiedene Kosten an. Diese Kosten sind nicht nur finanzieller Natur. Darüber hinaus fallen weitere Kosten (Zeitaufwand) für Implementierung, Schulung, laufende Nutzung usw. an. Beachten Sie, dass einige Kosten nur für lokal installierte Software anfallen, während andere nur für Cloud-basierte Software gelten (SaaS – Software as a Service).

1. CMMS-Softwarelizenzkosten

Dies stellt die Kosten der Softwarelizenz für On-Premise-Software dar. Dies ist in der Regel ein einmaliger Kostenfaktor, es sei denn, Sie möchten Upgrades kaufen.

2. Laufende Supportkosten

Hierbei handelt es sich um die Kosten für Software-Supportverträge, die in der Regel Wartung und Updates durch den Softwareanbieter für On-Premise-Software umfassen. Im Allgemeinen umfasst dieser Software-Support Updates und Upgrades sowie Support, wenn bei der Verwendung der Software Probleme auftreten.

3. Beratungs- und Schulungskosten

Möglicherweise müssen Sie vor Ort Berater (vom Softwareanbieter oder einem anderen Unternehmen) hinzuziehen, um die Software einzurichten, andere Konfigurationen durchzuführen oder Mitarbeiter zu schulen. Sie müssen die tatsächlichen Kosten für diese Beratungszeit budgetieren. Hinzu kommen Dinge wie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für das Erlernen der Software aufwenden, die Kosten Ihrer Informationstechnologieabteilung für die Einrichtung von Hardware oder andere Ersteinrichtungen usw.

4. Sonstige Software- und Hardwarekosten

Um die Software und ihre Datenbank auszuführen, benötigen Sie Computer und Server. Möglicherweise müssen Sie auch andere Software von Drittanbietern erwerben, um das System auszuführen. Zum Beispiel Datenbanksoftware, Betriebssystemlizenzen, Webserversoftware und so weiter. Wenn Sie Barcode verwenden, müssen Sie möglicherweise Barcode-Lesegeräte und andere Software kaufen.

5. Jährliche/monatliche Abonnementkosten

Wenn Sie eine Cloud-Lösung kaufen, bei der Sie sich anmelden und eine gehostete Lösung nutzen, zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Gebühr anstelle einer einmaligen Lizenzgebühr. Im Allgemeinen sind in diesen Gebühren Supportkosten und Updates enthalten.

6. Kosten für die Datenmigration

Dies beinhaltet die Kosten für die Übertragung von Daten aus einem vorhandenen System oder das Kopieren von Daten aus Tabellenkalkulationen oder Papier in das neue System. Dies ist zwar etwas, was das Wartungsteam selbst tun kann. Aufgrund der dafür aufgewendeten Arbeitsstunden fallen dennoch Kosten an. Anlagendienstleistungen In der Zeitschrift gibt es einen Artikel:„Die Konvertierung von Daten in ein neues CMMS ist möglicherweise nicht so einfach, wie Sie denken ”, das einige der Fallstricke abdeckt.

7. Systemverwaltungskosten

Die Kosten, die für die Wartung des Softwaresystems selbst anfallen. Erstellen Sie beispielsweise regelmäßig Backups, richten Sie Benutzer ein und bieten Sie fortlaufend Helpdesk-Support und andere Dienste an.

Vorteile des Wartungssoftwareprogramms

1. Weniger Geräteausfälle durch bessere Wartung

Mit dem Softwareprogramm für vorbeugende Wartung können Sie die Wartung Ihrer Geräte besser planen und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie vorbeugende Wartungsarbeiten überspringen. Das bedeutet, dass Sie mit der Zeit weniger Geräteausfälle bemerken sollten.

2. Reduzierung der Überstundenkosten durch weniger Ausfälle

Weniger Geräteausfälle bedeuten weniger Wartungsnotfälle, wenn alle Hände an Deck benötigt werden, um Dinge schnell zu reparieren. Sie sollten also geringere Überstundenkosten verzeichnen, da Wartungstechniker weniger Überstunden leisten sollten, um ausgefallene kritische Geräte zu reparieren.

3. Verbessertes Wartungsrückstandsmanagement

Ausstehende Wartungsarbeiten, die nicht durchgeführt wurden, werden als Wartungsrückstand bezeichnet. Mit der CMMS-Software können Sie fällige Wartungsarbeiten sowie entgangene Gegenstände besser im Auge behalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „So verwalten Sie den Wartungsrückstand für Geräte „.

4. Reduzierung von Terminkonflikten

Es wird weniger Terminkonflikte geben, da Wartungsarbeiten geplant werden, während gleichzeitig Ausrüstung für den Betrieb benötigt wird. Dies kann ein großer Vorteil sein. Wenn Sie kritische Wartungsarbeiten an einer Anlage geplant haben, diese jedoch mit Produktions- oder Betriebsplänen kollidieren, werden Sie nicht besonders beliebt sein!

Mit Ihrer CMMS-Software erstellte Gerätewartungskalender können Ihnen dabei helfen, zukünftige Wartungsarbeiten zu planen und bei Bedarf neu zu planen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter „So planen Sie vorbeugende Wartung mit einem Wartungskalender „.

5. Reduzierte Kosten durch längere Lebensdauer der Vermögenswerte

Durch eine bessere Wartung halten die meisten Geräte länger, bevor sie ausgetauscht werden müssen. Dies reduziert im Laufe der Zeit die Kapitalkosten für den Kauf neuer Geräte.

6. Verbesserte Bestandsverwaltung

Eine bessere Bestandsverwaltung ist eine erhebliche Einsparungsquelle. Durch eine bessere Wartungsplanung haben Sie weniger unnötige und möglicherweise teure Ersatzteile vorrätig. Sie reduzieren Verzögerungen bei der Behebung von Störungen, da Sie keine Ersatzteile haben. Darüber hinaus können Sie Teilelieferanten besser hinsichtlich Qualität und Zuverlässigkeit bewerten.

7. Verbesserte Problemanalyse und bessere Managementberichterstattung

Wartungssoftware hilft Ihnen, Statistiken über Ihre Leistung zu erstellen. Sie können dies dem Management mitteilen. Sie haben einen besseren Einblick in die Arbeit der Wartungsabteilung und erhalten Warnungen vor potenziellen Problemen.

Zum Beispiel unerwarteter Anstieg des Wartungsrückstands, steigende Kosten für die Gerätewartung usw. Weitere Informationen zu diesen Metriken und ihrer Verwendung finden Sie unter „3 schnelle Wartungsmetriken für Wartungsplaner „.

8. Standardisierung der Wartungsarbeiten

Mit einer guten CMMS-Software können Sie Standardvorlagen für Wartungsaufgaben erstellen, um Arbeitsaufträge zu erstellen. Anweisungen zur Durchführung der Wartung können in diesen Vorlagen standardisiert werden. Dies erleichtert die Schulung neuer Techniker und verbessert die Wartungsstandards.

9. Höhere Benutzer-/Kundenzufriedenheit

Weniger Geräteausfälle und eine bessere Planung oder vorbeugende Wartung sorgen für einen besseren Eindruck.  Es ist weniger wahrscheinlich, dass Wartungspläne den Betrieb beeinträchtigen oder die Produktlieferung verzögern.
Sie können sich eine Beispielfallstudie „CMMS-Vorteile und Return on Investment-Fallstudie ansehen „Hier erfahren Sie, wie Sie alle oben genannten Vorteile in Dollar umrechnen können, um den Return on Investment (ROI) zu berechnen  Ihrer CMMS-Software.

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Verwenden Sie es, um die Kosten und Vorteile zu ermitteln, die mit der Verwendung von Wartungsmanagementsoftware verbunden sind.  Auf diese Weise können Sie Ihrem Management besser darlegen, warum Sie ein Wartungssoftwareprogramm kaufen sollten!

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