Wartungssoftware-Kosten & Nutzen: CMMS-Investition begründen

Budget für Wartungssoftware

Wartungssoftware kostet mehr, als Sie denken!

Beim Kauf eines CMMS/Wartungssoftware-Programms müssen Sie den Kauf oft in Bezug auf erwartete Kosten und Einsparungen gegenüber dem Management rechtfertigen. Das kann schwierig und mühsam sein. Sie müssen sowohl die möglichen Kosten als auch die Vorteile erfassen.

Damit können Sie die richtigen Entscheidungen treffen – nicht nur über den Kauf von CMMS-Software, sondern auch über die Art des Produkts und das Budget, das Sie dafür einplanen sollten.

Der Kauf und die Nutzung von CMMS-Software für Ihr Wartungsprogramm verursacht eine Vielzahl von Kosten. Diese Kosten sind nicht nur finanzieller Natur. Hinzu kommen weitere Kosten (Zeitaufwand) für Implementierung, Schulung, laufende Nutzung usw. Beachten Sie, dass einige Kosten einzigartig für lokal installierte Software sind, während andere spezifisch für cloudbasierte Software (SaaS – Software as a Service) sind.

1. CMMS-Softwarelizenzkosten

Dies sind die Kosten für die Softwarelizenz für On-Premises-Software. Dies ist in der Regel ein einmaliger Kostenfaktor, es sei denn, Sie möchten Upgrades erwerben.

2. Laufende Supportkosten

Dies sind die Kosten für Software-Supportvereinbarungen, die in der Regel Wartung und Updates vom Softwareanbieter für On-Premises-Software beinhalten. Generell umfassen solche Software-Supportvereinbarungen Updates und Upgrades sowie Support bei Problemen bei der Softwarenutzung.

3. Beratungs- & Schulungskosten

Möglicherweise benötigen Sie Vor-Ort-Berater (vom Softwareanbieter oder einem anderen Unternehmen), um die Software einzurichten, weitere Konfigurationen durchzuführen oder Mitarbeiter zu schulen. Sie müssen die tatsächlichen Kosten für solche Beratungszeiten einplanen. Hinzu kommen Mitarbeiterzeiten für das Erlernen der Software, Kosten Ihrer IT-Abteilung für die Einrichtung von Hardware oder andere Ersteinrichtungen usw.

4. Weitere Software- & Hardwarekosten

Um die Software und ihre Datenbank auszuführen, benötigen Sie Computer & Server. Möglicherweise müssen Sie auch andere Drittanbieter-Software erwerben, um das System zu betreiben. Zum Beispiel Datenbanksoftware, Betriebssystemlizenzen, Webserver-Software usw. Wenn Sie Barcode-Scanning nutzen, benötigen Sie möglicherweise Barcode-Scanner und weitere Software.

5. Jährliche/Monatliche Abonnementkosten

Wenn Sie eine Cloud-Lösung erwerben, bei der Sie sich einloggen und eine gehostete Lösung nutzen, zahlen Sie eine monatliche oder jährliche Gebühr statt einer einmaligen Lizenzgebühr. In der Regel sind Supportkosten & Updates in solchen Gebühren enthalten.

6. Datenmigrationskosten

Dies beinhaltet die Kosten für die Datenübertragung von einem bestehenden System oder das Kopieren von Daten aus Tabellenkalkulationen oder Papier in das neue System. Zwar kann das Wartungsteam dies selbst durchführen, doch es fallen dennoch Kosten durch die dafür aufgewendeten Arbeitsstunden an. Das Magazin Plant Services hat einen Artikel „Converting data to a new CMMS might not be as easy as you think“, der einige Fallstricke beleuchtet.

7. Systemmanagementkosten

Die Kosten für jemanden, der das Softwaresystem selbst wartet. Zum Beispiel regelmäßige Backups durchführen, Benutzer einrichten, Helpdesk-Support & andere Dienstleistungen fortlaufend bereitstellen.

Vorteile von Wartungssoftware-Programmen

1. Reduzierung von Geräteausfällen durch bessere Wartung

Mit präventiver Wartungssoftware planen Sie Gerätewartung besser und überspringen seltener präventive Wartung. Das bedeutet, Sie sollten im Laufe der Zeit weniger Geräteausfälle verzeichnen.

2. Reduzierung von Überstundenkosten durch weniger Ausfälle

Weniger Geräteausfälle bedeuten weniger Wartungsnotfälle, bei denen alle Hände an Deck benötigt werden, um Dinge schnell zu reparieren. Daher sollten Sie niedrigere Überstundenkosten verzeichnen, da Wartungstechniker weniger Überstunden leisten müssen, um kritische, ausgefallene Geräte zu reparieren.

3. Verbessertes Management des Wartungsrückstands (Backlog)

Ausstehende Wartungsarbeiten, die nicht erledigt wurden, nennt man Wartungsrückstand. Mit CMMS-Software können Sie Wartungsarbeiten, die fällig sind, sowie Punkte, die durch die Maschen gefallen sind, besser verfolgen. Mehr dazu in „How To Manage Maintenance Backlog For Equipment“.

4. Reduzierung von Terminplanungskonflikten

Es gibt weniger Terminplanungskonflikte, da Wartung nicht mehr zur gleichen Zeit geplant wird, zu der die Anlagen von der Produktion benötigt werden. Das kann ein großer Vorteil sein. Wenn Sie kritische Wartung an einer Anlage geplant haben, diese aber mit Produktions- oder Betriebsplänen kollidiert, werden Sie nicht sehr beliebt sein!

Gerätewartungskalender, die aus Ihrer CMMS-Software erstellt werden, können Ihnen helfen, zukünftige Wartung zu planen und bei Bedarf zu verschieben. Mehr dazu in „How To Schedule Preventive Maintenance With A Maintenance Calendar“.

5. Kostensenkung durch längere Anlagenlebensdauer

Durch bessere Wartung halten die meisten Geräte länger, bevor sie ersetzt werden müssen. Dies reduziert die Kapitalkosten für den Neukauf von Geräten im Laufe der Zeit.

6. Verbesserte Bestandsverwaltung

Bessere Bestandsverwaltung ist eine bedeutende Einsparungsquelle. Durch bessere Wartungsplanung halten Sie weniger unnötige und möglicherweise teure Ersatzteile vor. Sie reduzieren Verzögerungen bei der Behebung von Ausfällen, weil Sie keine Ersatzteile haben. Zudem können Sie Ersatzteillieferanten besser auf Qualität und Zuverlässigkeit bewerten.

7. Verbesserte Problemanalyse und besseres Managementreporting

Wartungssoftware hilft Ihnen, Statistiken zu Ihrer Leistung zu generieren. Sie können diese mit dem Management teilen. Dieses erhält bessere Einblicke in die Leistung der Wartungsabteilung sowie Warnungen vor potenziellen Problemen.

Zum Beispiel unerwartete Zunahmen des Wartungsrückstands, steigende Gerätewartungskosten usw. Mehr zu diesen Kennzahlen und ihrer Nutzung in „3 Quick Maintenance Metrics For Maintenance Planners“.

8. Standardisierung von Wartungsarbeiten

Mit guter CMMS-Software können Sie Standard-Wartungsaufgabenvorlagen erstellen, um Arbeitsaufträge zu generieren. Anweisungen zur Durchführung der Wartung können in diesen Vorlagen standardisiert werden. Dies erleichtert die Einarbeitung neuer Techniker und verbessert Wartungsstandards.

9. Bessere Benutzer-/Kundenzufriedenheit

Reduzierte Geräteausfälle und bessere Planung der präventiven Wartung schaffen einen besseren Eindruck. Wartungspläne stören weniger den Betrieb oder verzögern die Produktlieferung.

Eine Beispiel-Fallstudie „CMMS Benefits & Return On Investment Case Study“ zeigt, wie Sie Dollarbeträge auf all die oben genannten Vorteile anwenden können, um den Return on Investment (ROI) Ihrer CMMS-Software zu berechnen.

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Nutzen Sie sie, um die Kosten und Vorteile der Nutzung von Wartungsmanagement-Software zu ermitteln. Dies hilft Ihnen, einen besseren Fall für Ihr Management zu machen, warum Sie ein Wartungssoftware-Programm kaufen sollten!