5 Expertentipps für genaue Kostenvoranschläge für Wartungsarbeiten

KOSTENLOSER Leitfaden:Grundlegende Wartungsmetriken zur Erfolgsverfolgung
Grundlegende Wartungskennzahlen, die jeder Planer kennen muss
Holen Sie sich einen kostenlosen Leitfaden

Schlechte Arbeitsauftragsschätzungen bedeuten große Kopfschmerzen!

Die Zeitschätzung für einen Wartungsauftrag ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn jeden Tag viele Aufträge erledigt werden müssen. Eine Unterschätzung der benötigten Zeit führt zu vielen Problemen. 

Es ist eine bekannte Geschichte und läuft normalerweise so ab:

„Wir brauchen jede Woche zusätzliche Überstunden, um die Wartungsarbeiten abzuschließen. Unser Wartungsteam ist gestresst und kurz vor dem Ausbrennen. Viele wichtige Arbeitsaufträge stehen aus. Das Wartungsteam hat einen schlechten Ruf und gilt am schlimmsten als inkompetent!“

Auswirkungen auf das Wartungsbudget

Diese große Menge an Überstunden wird die Kosten im Wartungsbudget in die Höhe treiben. Es gibt weniger Geld für Schulungen, die Einstellung neuer Leute und für hochwertigere Ersatzteile und Werkzeuge. Daher ist es wichtig, eine gute Vorstellung davon zu haben, wie viel Zeit jede Art von Wartungsaufgabe in Anspruch nehmen wird, welche Ressourcen erforderlich sind und die Arbeiten angemessen zu planen.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Auswirkungen auf das Wartungspersonal

Ein Burnout des Wartungsteams führt zu einer hohen Fluktuation Ihrer Wartungstechniker. Die Einstellung neuer Leute als Ersatz wird die Probleme noch verschärfen. Neu eingestellte Nachfolger sind mit vielen Aufgaben und Abläufen noch nicht vertraut. Dadurch nehmen sie sich mehr Zeit und machen häufig Fehler.

Ihre Probleme verschlimmern sich also … 🙁

So verbessern Sie die Kostenvoranschläge für Wartungsarbeiten

1. Listen Sie alle verschiedenen Arten von Wartungsaufgaben auf, die Sie ausführen

Dies umfasst sowohl geplante oder vorbeugende als auch ungeplante oder Störungsarbeiten. Sie sollten eine Vorstellung davon haben, wie viel jede dieser Aufgaben kosten wird, wenn keine unerwarteten Probleme auftreten. Darüber hinaus sollten Sie die Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien sowie die Techniker und Fähigkeiten kennen, die Sie benötigen. Ein gutes CMMS/Wartungsmanagement-Softwareprogramm kann Ihnen bei der Erstellung einer solchen Auflistung helfen.

2. Verwenden Sie eine Aufgabenbibliothek für Wartungsauftragsvorlagen

Dies funktioniert am besten mit CMMS-Software. Verwenden Sie die Liste der zuvor erstellten Wartungsaufgaben, um Wartungsaufgabenvorlagen zu erstellen. Diese Vorlagen enthalten die erforderlichen Schritte, benötigten Teile, Zeitschätzungen, Häufigkeit usw. Das CMMS-Programm kann aus dieser Aufgabenbibliothek Arbeitsaufträge planen und erstellen. Die Schätzung der Zeit, Personen und Teile der Aufgabenvorlage kann verwendet werden, um zu berechnen, welche Arbeit an einem Arbeitstag erledigt werden kann. Planungsberichte in der Software helfen Ihnen, Arbeitsaufträge richtig zu planen. Sie können mögliche Zeitplankonflikte erkennen. Zum Beispiel muss jemand gleichzeitig an zwei verschiedenen Arbeitsaufträgen arbeiten!   Auch mögliche Ersatzteilengpässe finden Sie hier.

3. Überprüfen Sie Berichte und vergleichen Sie die geschätzte Arbeitsauftragszeit mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit

Gelegentlich kann es aufgrund unerwarteter Probleme zu größeren Abweichungen kommen. Im Allgemeinen sollten Sie jedoch eine gute Übereinstimmung zwischen den Schätzungen und der tatsächlich benötigten Zeit feststellen, wenn Sie den Umfang des Auftrags richtig eingeschätzt haben. Überhöhte Schätzungen können auch schlecht sein! Das bedeutet, dass Sie weniger Arbeit einplanen, als Sie können. Wenn Sie also eine große Abweichung zwischen den Schätzungen und der tatsächlichen Zeit feststellen, überprüfen Sie, warum dies geschieht, und aktualisieren Sie die Schätzungen entsprechend. Wenn Sie dies regelmäßig durchführen, erhalten Sie im Laufe der Zeit viel zuverlässigere Schätzungen darüber, wie viel Arbeit mit der Durchführung der meisten Wartungsaufgaben verbunden ist.

4. Versuchen Sie, die geschätzten Arbeitsauftragszeiten auf einen Tag oder weniger zu beschränken

Vermeiden Sie mehrtägige Arbeitsaufträge. Bei sehr großen Aufträgen, die mehrere Tage dauern können, können Sie versuchen, sie in kleinere Arbeitsaufträge aufzuteilen und diese nacheinander zu verketten. Beispielsweise wird durch die Fertigstellung eines Arbeitsauftrags der nächste geplant. Eine feinere Granularität der Aufgabenschätzungen erleichtert die Lokalisierung von Bereichen, die zu Schätzungsproblemen führen können. Sie können auch kritische Pfade identifizieren – ein Problem hier verzögert alle anderen Arbeiten.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Kostenvoranschläge für die Arbeit erhalten

Schätzungen sollten auf der Zeit basieren, die ein Techniker mit durchschnittlichen Fähigkeiten benötigt. Beruhen Sie nicht auf der Zeit, es würde einen sehr erfahrenen Techniker erfordern! Wenn Sie viele unerfahrene Techniker haben, müssen Sie mehr Zeit einplanen. Sie können diese Zeit verkürzen, wenn die Techniker kompetenter und mit ihren Aufgaben vertrauter werden.

Verwenden Sie CMMS-Software für Kostenvoranschläge

CMMS-Software erleichtert die Erfassung und Verwaltung von Kostenvoranschlägen für Wartungsarbeiten erheblich. Sie definieren die Aufgaben in der CMMS-Software und passen die Schätzungen im Laufe der Zeit an. Sie können Aufgaben miteinander verketten. Auf diese Weise erhalten Sie keine sehr großen, mehrtägigen Arbeitsaufträge, die die Kostenschätzung erschweren könnten. Nutzen Sie die Berichte der CMMS-Software, um tatsächliche mit geschätzten Werten zu vergleichen.

Denken Sie einfach darüber nach.

Suchen Sie nach einem CMMS- oder Wartungsmanagement-Softwareprogramm? Laden Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion von FastMaint CMMS herunter und testen Sie sie.

Laden Sie die CMMS-Software herunter

Nützliche Ressourcen

1. „Arbeitsauftragsprioritäten definieren“ von PlantMaintenance.com enthält Tipps, die Ihnen bei der Definition kritischer und nicht kritischer Wartungsarbeiten helfen.
2. „How to Manage a Plant Shutdown“ aus der Zeitschrift Reliable Plant enthält nützliche Informationen zu Punkten, die bei einer Wartungsabschaltung zu berücksichtigen sind.
3. „Die geheime Kunst erfolgreicher Wartungsplanung und Wartungsplanung“ (von Lifetime Reliability)

KOSTENLOSER Leitfaden:Grundlegende Wartungsmetriken zur Erfolgsverfolgung
Grundlegende Wartungskennzahlen, die jeder Planer kennen muss
Holen Sie sich einen kostenlosen Leitfaden