5 Expertentipps für präzise Wartungsauftragsschätzungen

Schlechte Arbeitsauftragsschätzungen = große Kopfschmerzen!

Die Zeitabschätzung für einen Wartungsarbeitsauftrag ist entscheidend, besonders wenn täglich viele zu erledigen sind. Die Unterschätzung des erforderlichen Zeitaufwands verursacht viele Probleme.

Es ist eine bekannte Geschichte und verläuft meist so:

„Wir brauchen jede Woche Überstunden, um Wartungsarbeiten zu erledigen. Unser Wartungsteam ist gestresst und kurz vor dem Burnout. Viele kritische Arbeitsaufträge sind ausstehend. Das Wartungsteam hat einen schlechten Ruf und wird schlimmstenfalls als inkompetent angesehen!“

Auswirkungen auf das Wartungsbudget

Diese große Menge an Überstunden sprengt die Kosten im Wartungsbudget. Weniger Geld steht für Schulungen, Neueinstellungen und qualitativ hochwertigere Ersatzteile & Werkzeuge zur Verfügung. Das macht es entscheidend, eine gute Vorstellung davon zu haben, wie viel Zeit jede Art von Wartungsaufgabe dauern wird, welche Ressourcen erforderlich sind und die Arbeit entsprechend zu planen.

Aber das ist nur ein Teil der Geschichte…

Auswirkungen auf das Wartungspersonal

Burnout im Wartungsteam führt zu hoher Fluktuation Ihrer Wartungstechniker. Die Einstellung neuer Mitarbeiter als Ersatz verschärft die Probleme weiter. Neu eingestellte Ersatzkräfte sind noch nicht mit vielen der Jobs und Verfahren vertraut. Daher brauchen sie mehr Zeit für die Erledigung und machen oft Fehler.

So werden Ihre Probleme schlimmer … 🙁

Wie man Wartungsauftragsschätzungen verbessert

1. Alle verschiedenen Arten von Wartungsaufgaben auflisten

Dazu gehören sowohl geplante/präventive als auch ungeplante/Ausfallarbeiten. Sie sollten eine Vorstellung davon haben, wie lange jede dieser Aufgaben dauert, wenn keine unerwarteten Probleme auftreten. Außerdem sollten Sie die benötigten Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien sowie die Techniker und Fähigkeiten kennen. Ein gutes CMMS/Wartungsmanagement-Softwareprogramm kann Ihnen helfen, eine solche Auflistung zu erstellen.

2. Eine Aufgabenbibliothek für Wartungsauftragsvorlagen nutzen

Das funktioniert am besten mit CMMS-Software. Nutzen Sie die zuvor erstellte Liste der Wartungsaufgaben, um Wartungsaufgabenvorlagen zu erstellen. Diese Vorlagen enthalten die erforderlichen Schritte, Teile, Zeitabschätzungen, Frequenz usw. Das CMMS-Programm kann Arbeitsaufträge aus dieser Aufgabenbibliothek planen & erstellen. Die Schätzungen der Aufgabenvorlage für Zeit, Personal & Teile können genutzt werden, um zu berechnen, was an einem Arbeitstag erledigt werden kann. Planungsberichte in der Software helfen Ihnen, Arbeitsaufträge richtig zu planen. Sie können mögliche Terminplanungskonflikte erkennen. Zum Beispiel muss jemand gleichzeitig an zwei verschiedenen Arbeitsaufträgen arbeiten! Sie können auch mögliche Ersatzteilengpässe identifizieren.

3. Berichte prüfen und geschätzte vs. tatsächliche Arbeitsauftragszeit vergleichen

Gelegentlich sehen Sie große Abweichungen aufgrund unerwarteter Probleme. Im Allgemeinen sollten Sie jedoch eine enge Übereinstimmung zwischen Schätzungen und tatsächlicher Zeit sehen, wenn Sie den Umfang der Arbeit richtig eingeschätzt haben. Überschätzungen können auch schlecht sein! Das bedeutet, Sie planen weniger Arbeit, als Sie eigentlich bewältigen könnten. Wenn Sie also große Abweichungen zwischen Schätzungen und tatsächlicher Zeit sehen, prüfen Sie, warum dies passiert, und aktualisieren Sie die Schätzungen entsprechend. Dies regelmäßig durchzuführen, wird im Laufe der Zeit zu viel zuverlässigeren Schätzungen führen, wie viel Arbeit in den meisten Wartungsaufgaben steckt.

4. Versuchen Sie, geschätzte Arbeitsauftragszeiten auf einen Tag oder weniger zu bringen

Vermeiden Sie mehrtägige Arbeitsaufträge. Bei sehr großen Jobs, die mehrere Tage dauern können, versuchen Sie, sie in kleinere Arbeitsaufträge aufzuteilen und diese nacheinander zu ketten. Zum Beispiel löst der Abschluss eines Arbeitsauftrags den nächsten aus. Eine feinere Granularität von Aufgabenschätzungen erleichtert es, Bereiche zu identifizieren, die Schätzungsprobleme verursachen können. Sie können auch kritische Pfade identifizieren – ein Problem hier verzögert alle anderen Arbeiten.

5. Sicherstellen, dass Sie die richtigen Schätzungen für die Arbeit erhalten

Schätzungen sollten auf der Zeit basieren, die ein Techniker mit durchschnittlicher Qualifikation benötigt. Basieren Sie sie nicht auf der Zeit, die ein hochqualifizierter Techniker bräuchte! Wenn Sie viele unerfahrene Techniker haben, müssen Sie mehr Zeit einplanen. Sie können diese Zeit reduzieren, sobald die Techniker erfahrener und vertrauter mit ihren Jobs werden.

CMMS-Software für Schätzungen nutzen

CMMS-Software macht es viel einfacher, Wartungsauftragsschätzungen zu erfassen und zu verwalten. Sie definieren die Aufgaben in der CMMS-Software und passen die Schätzungen im Laufe der Zeit an. Sie können Aufgaben verketten. So vermeiden Sie sehr große mehrtägige Arbeitsaufträge, die die Schätzung erschweren. Nutzen Sie die Berichte der CMMS-Software, um tatsächliche vs. geschätzte Werte zu vergleichen.

Denken Sie einfach darüber nach.

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Nützliche Ressourcen

1. „Defining Work Order Priorities“ von PlantMaintenance.com – Tipps zur Definition kritischer und nicht-kritischer Wartungsarbeiten.
2. „How to Manage a Plant Shutdown“ von Reliable Plant Magazine – nützliche Informationen zu Punkten, die bei einem Wartungsstillstand zu beachten sind.
3. „The Secret Art Of Successful Maintenance Planning and Maintenance Scheduling“ (von Lifetime Reliability)