7 bewährte Strategien für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung

Viele Organisationen erreichen CMMS-Implementierungserfolg, weil sie ihre Hausaufgaben machen und Best Practices anwenden. Wenn Sie ein Facility- oder Anlagen-Instandhaltungsprofi sind, der nach der besten Computerized Maintenance Management System (CMMS) Software sucht, stoßen Sie möglicherweise auf einige erschreckende Schätzungen zu Implementierungsfehlern – 40 % bis 90 %.

Lassen Sie sich davon nicht davon abhalten, voranzuschreiten und Ihren eigenen CMMS-Implementierungserfolg zu erzielen.

Was kennzeichnet eine erfolgreiche CMMS-Implementierung?

In allgemeinen Begriffen geschieht eine erfolgreiche CMMS-Implementierung meist, weil die Organisation die richtige Infrastruktur hatte, das Tool maximiert und die Implementierung zufriedenstellend vorbereitet und geplant hat.

CMMS-Erfolg erfordert Planung und Vorbereitung.

Letztlich bedeutet CMMS-Implementierungserfolg, dass das Instandhaltungsteam das präventive Wartungstool wie vorgesehen nutzt und die Wartungssoftware ordnungsgemäß optimiert ist. Das Ergebnis? Instandhaltungsmanagement-Prozesse und -Workflows verbessern sich und damit steigt der gesamte Geschäftswert der Organisation.

Ob Sie eine CMMS-Implementierung an mehreren Standorten oder nur an einem in Betracht ziehen, ist es ratsam zu verstehen, warum einige Implementierungen gelingen und andere nicht. CMMS-Fallstudien enthalten Tonnen wertvoller Informationen darüber, wie Organisationen CMMS-Implementierungserfolg erzielen.

7 Top CMMS-Fallstudien-Beispiele für Implementierungserfolg

Eine CMMS-Implementierung kann in jeder Phase scheitern: vor, während oder nach der Fertigstellung. Anschließend kann die Menge an Informationen zu CMMS-Implementierungserfolg und -misserfolg überwältigend sein. Hier sind also einige kurze eMaint CMMS-Fallstudien-Auszüge von Kunden, wie mehrere Organisationen erfolgreich waren.

Jedes Beispiel betrifft einen Multi-Site-Rollout, aber alle Geschichten gelten auch für eine einzelne CMMS-Implementierung.

1. CMMS-Lieferant, Kundenservice und Support

CMMS-Implementierungserfolg hängt nicht nur von Ihnen ab. Er hängt auch von Ihrem Anbieter ab. Die Wahl des richtigen CMMS-Softwareanbieters ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Der Kundenservice und Support, den Sie von Ihrem Lieferanten erhalten, sollte während des gesamten Lebenszyklus Ihres CMMS fortgesetzt werden.

Warum?

Ihr Lieferant sollte während der gesamten Reliability-Reise Ihrer Organisation ein wertvoller Partner bleiben und Ihnen helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Sobald Sie die CMMS-Software kaufen, ist das erst der Anfang Ihrer Erfolgsgeschichte.

Manche Anbieter stoppen den Support, sobald das System „live“ geht. Mit eMaint bleiben unsere CMMS-Support-Teams vor, während und nach dem Rollout an Ihrer Seite. Und Sie werden nicht ständig mit Kleinigkeiten zur Kasse gebeten.

Ein Snack-Food-Hersteller wollte Workflows und Prozesse standardisieren und einen vollständigen Überblick über Instandhaltungsoperationen an seinen neun Standorten gewinnen. Die Organisation wählte eMaint CMMS Software wegen ihres Rufs für unschlagbaren Kundenservice und Support und Erfahrung mit Multi-Site-Implementierungen.

„Ich finde, den Support zu haben und Zugang zu Hilfe von unserem CMMS-Anbieter zu haben, wann immer, ist großartig. Es gibt nicht viele Systeme, die es Ihnen erlauben, Änderungen vorzunehmen, ohne zu sagen: ‚Hey, Sie müssen dafür bezahlen. Sie müssen dafür bezahlen.‘ Und ich weiß, es geht nicht nur ums Geld, aber es ist schön, sagen zu können: ‚Hey, ich brauche das. Helfen Sie mir, es durchzugehen.‘“
— Snack-Food-Hersteller

2. Klein anfangen mit einem kostenlosen CMMS-Implementierungs-Pilot

Einen CMMS-Testlauf durchzuführen, ist einer der besten Wege, das System zu testen. Ein Pilot hilft sicherzustellen, dass die Software Ihren Bedürfnissen entspricht, egal ob Sie ein CMMS an einem Standort oder 75 Standorten implementieren möchten.

Warum?

Mit einem CMMS-Pilot bekommen Sie ein Gefühl dafür, was das System tut. Besonders wie es viele Instandhaltungsmanagement-Probleme lösen kann.

Ein Wasser- und Abwasserdienstleistungsunternehmen entschied sich, ein CMMS zu implementieren, um seine 75 getrennten Versorgungsbetriebe zu verbinden. Sie wollten auch die Wartung ihrer über 30.000 Maschinen für ihre kommunalen, industriellen und gewerblichen Kunden rationalisieren.

Vor der Bereitstellung von eMaint nahm die Organisation an einem CMMS-Pilot teil, der es ihnen ermöglichte, eine Implementierungsvorlage zu erstellen.

„Wir begannen mit einer Systemimplementierung, aber der Pilot bestand aus drei eMaint-Implementierungen für verschiedene Versorgungsbereiche. Also gingen wir hart auf einen los, und dann bewegten wir uns in den zweiten und dritten. Wir nutzten viele verschiedene Systeme, je nachdem, wo wir waren. Also, indem wir in der Lage waren, auf eine gemeinsame Plattform zu wechseln und mit der Transparenz über alle Systeme hinweg, gibt uns das wirklich Stärke aus der Menge an Informationen, die wir zusammenziehen können.“

- Wasser- und Abwasseranlagenservices

3. Bestimmen, wie Sie Ihre CMMS-Daten nutzen werden

Einer der vielen Vorteile von Instandhaltungsmanagement-Software wie dem eMaint CMMS ist die Fähigkeit, kontinuierliche Verbesserungsbemühungen zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, die Aufmerksamkeit benötigen.

Warum?

Vor der CMMS-Implementierung sollte eine Organisation wissen, wie die Daten verwaltet werden und wer sie sich ansehen wird. Andernfalls, wie werden Sie ihre Kraft maximieren?

Ihre CMMS-Daten nutzen

Mithilfe der im eMaint CMMS gespeicherten Daten identifizierte ein Wasser- und Abwasserdienstleistungsunternehmen von Anfang an wesentliche Metriken und Key Performance Indicators (KPIs). Sie etablierten einen Überprüfungsprozess, um KPIs und kontinuierliche Verbesserungsbemühungen zu verfolgen.

„Wir erhalten Berichtsmetriken aus dem eMaint-konsolidierten Konto, das zusammenfasst, wo der Arbeitsauftrags-Rückstand aller liegt. Als Teil unserer monatlichen Überprüfung suchen wir nach möglichen gelben Flaggen, Indikatoren, dass vielleicht etwas nicht stimmt. Wir können dann die richtigen Support-Funktionen bereitstellen, bevor etwas zum Problem wird.“

- Wasser-/Abwasserbetrieb

4. Sich zur Aufrechterhaltung von Standardisierung und CMMS-Datenintegrität verpflichten

CMMS-Asset-Daten kommen der gesamten Organisation zugute, wenn sie strategisch genutzt werden. Aber nur, wenn die Informationen genau sind.

Warum?

Wenn Ihre Daten nicht verlässlich sind, weil Datensätze falsch oder unvollständig sind, verlieren Sie einen der bedeutendsten CMMS-Vorteile. Wählen Sie ein flexibles System, das es Ihnen ermöglicht, Formulare zu konfigurieren, die Feldeinträge oder Unterschriften vor dem Schließen eines Arbeitsauftrags erfordern, um Datenintegrität und Standardisierung zu schützen.

Ein globaler Automobilteilelieferant wollte den Betrieb an seinen 12 Werken standardisieren und nachhaltig gestalten. Jedes Werk nutzte irgendeine Art von Instandhaltungsmanagementsystem, aber keines war gleich.

„Mit der Unterstützung unseres CMMS-Anbieters haben wir eine bessere Struktur. Wir gaben allen Regeln, denen sie folgen sollten, damit die Werke gleich aussehen, alle die gleichen Fähigkeiten haben und alle die gleichen Berichte haben. Wir haben im Grunde ein System geschaffen, bei dem, wenn sie es nicht befolgten, wir die Kontrolle übernehmen würden. Das gab ihnen einen kleinen Anreiz mehr, es zu befolgen.“

- Globaler Automobilteilelieferant

5. Planen und Vorbereiten für CMMS-Implementierungserfolg

Eine erfolgreiche CMMS-Implementierung passiert nicht einfach. Sie erfordert sorgfältige Planung, Vorbereitung und Zeit.

Warum?

Detaillierte Organisation, gemeinsame Teamarbeit, das richtige CMMS und ein unermüdliches Engagement für Reliability halfen einem Dienstleistungsunternehmen, eine siebenphasige Implementierung zu durchlaufen.

Die verschiedenen Vertragsbetriebs-Kunden eines Wasser- und Abwasserunternehmens nutzten ein Instandhaltungsmanagementsystem. Und jeder Kunde operierte unabhängig, was die Organisation daran hinderte, systemweite Transparenz zu erlangen. Der Wunsch des Unternehmens, alle unter einem CMMS zu konsolidieren, stellte große Herausforderungen dar, einschließlich 46 geplanter Rollouts, was Planung und Vorbereitung entscheidend machte.

„Ein Teil des Schlüssels zu unserem Erfolg war, dass wir eine sehr gut organisierte und koordinierte Implementierung hatten. Viel Aufwand floss in die Planung des Prozesses und die Identifizierung von Rollen, Verantwortlichkeiten und die Rechenschaftspflicht. Und das ist der Schlüssel dazu, wie wir in der Lage waren, die Menge an Arbeit zu bewältigen, die wir in dem Zeitrahmen erledigt haben, den wir hatten.“

- Dienstleistungsbranche

6. Benutzer in der CMMS-Software schulen

Ein CMMS ist nur lohnenswert, wenn Mitarbeiter angemessen geschult sind und es nutzen.

Warum?

Einige Unternehmen überspringen Schulungen, was oft die Nutzung und Systemoptimierung zum Stillstand bringt. eMaint bietet Präsenztraining und webbasiertes Training sowie Bootcamps, Webinare und Workshops, um CMMS-Implementierungserfolg zu gewährleisten.

Ein Wellpappenhersteller brauchte CMMS-Software, um steigende Produktanforderungen zu managen, verursacht durch die Verpackungsbedürfnisse von Online-E-Commerce-Unternehmen wie Amazon.

Das Unternehmen entschied sich für Präsenztraining. Sie nutzten auch die eMaint CMMS-Sandbox, wodurch Instandhaltungsteams das System vor dem Live-Gang testen konnten.

„Den Trainer hier zu haben, der durch die Details ging, es in der Sandbox laufen zu lassen, wo sie nicht eingeschüchtert waren oder sich Sorgen machen mussten, Fehler zu machen, war ein Wendepunkt. Es hat unseren Nutzern wirklich geholfen.“

- Wellpappenhersteller

7. Teamnutzung sicherstellen, um schnellen CMMS-ROI zu gewährleisten

Sie haben den Begriff „nutze es oder verliere es“ gehört. Wenn Ihr Team nicht weiß, wie oder will das CMMS nicht nutzen, werden Sie weder Implementierungserfolg noch den erwarteten Return on Investment (ROI) erzielen.

Warum?

Wenn niemand die volle Macht der CMMS-Software vollständig versteht, wie kann sie maximiert werden?

Ein Snack-Food-Hersteller überwand dieses häufige Dilemma, indem er einen Team-Experten ernannte. Der Experte zeigte Technikern und anderen Nutzern wiederholt, wie einfach eMaint zu bedienen war.

„Wir wählten ein System, das einfach zu bedienen ist. Sobald wir anfingen, die Fähigkeiten zu nutzen, verstanden und nutzten wir mehr von seiner Funktionalität. Je mehr wir es genutzt haben, desto mehr haben wir einen Return on Investment gesehen.“

- Snack-Food-Hersteller