Warum 3D-Druckunternehmen ihre Anfrage- und Auftragsverwaltungsprozesse automatisieren sollten

In unserem vorherigen Artikel haben wir untersucht, wie Sie und Ihre Kunden von einer Sofortangebotssoftware profitieren können (Tipp:indem Sie Ihren Umsatz steigern und das Kundenerlebnis verbessern).

Viele 3D-Druckunternehmen möchten jedoch manchmal immer noch, dass ihre Kunden Anfragen an ihr Team stellen, um sie intern zu überprüfen und zu bewerten.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Herausforderungen, denen sich 3D-Druckunternehmen in dieser Phase gegenübersehen können, sowie auf Lösungen, die ihnen helfen, Anfragen und Bestellungen effizienter zu verwalten.

Wie kann die Verwaltung von Anfragen zu einem Engpass für Ihr 3D-Druckgeschäft werden?

Wir haben fünf häufige Herausforderungen identifiziert, denen sich 3D-Druckdienstleister bei der Verwaltung von 3D-Druckanfragen und -aufträgen stellen müssen.

1. Ein unorganisierter Prozess zum Empfangen von Anfragen

Die Verarbeitung, Priorisierung und Verfolgung eingehender 3D-Druckanfragen erfordert viel Aufwand, insbesondere wenn sie aus verschiedenen Kanälen wie E-Mails und Telefonanrufen eingehen.

Wenn Kunden ihre Konstruktionsdateien zusammen mit Anmerkungen zu ihren Anforderungen als Anhang per E-Mail senden, kann die Verwaltung dieser Flut von Anfragen extrem zeitaufwändig und schwer zu halten sein, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Dieser Vorgang wird noch komplizierter, wenn die wichtigen Informationen zur Anfrage fehlen oder der falsche Dateityp gesendet wird. In dieser Situation muss Ihr Team viel Zeit damit verbringen, einem Kunden eine E-Mail zu senden, um die richtigen Spezifikationen zu erhalten und darauf zu warten, dass er seine Anforderungen bestätigt oder präzisiert.

Aus Sicht der Kunden lenken diese hin und her E-Mails ab und wirken sich auf ihr Gesamterlebnis mit Ihrem Unternehmen aus.

2. Es ist nicht möglich, mehr Bestellungen schneller zu bearbeiten

Manuelle Prozesse sind ein schwarzes Loch für Produktivität und schnellere Auftragsabwicklung.

Wenn Sie CAD-Dateien erhalten, müssen Ihre Projektmanager zunächst überprüfen, ob die Kundendateien druckbar sind. Dieser Vorgang beinhaltet häufig die Verwendung eines separaten STL-Dateireparaturtools, bei dem Sie Dateien manuell hochladen und reparieren müssen.

Sobald die Dateien repariert sind, geben Sie die Anfragedaten in Excel oder Google Sheets ein, um die Kosten zu berechnen und diese Informationen dann an die Kunden weiterzugeben.

Diesen Vorgang nur für einige wenige Anfragen zu wiederholen, scheint kein großer Schmerzpunkt zu sein. Wenn Sie jedoch versuchen, deutlich mehr Anfragen zu bearbeiten, wird ein so häufiges Szenario schnell sehr ineffizient, fehleranfällig und nicht skalierbar.

Infolgedessen geraten Sie in einen Engpass, in dem Sie nicht mehr Anfragen bearbeiten können. Sie können beschließen, dass Sie mehr Leute einstellen, um die Erhöhung zu bewältigen. Dies wird jedoch wahrscheinlich das Geschäftswachstum hemmen und viele überarbeitete, gestresste Mitarbeiter schaffen.

3. Es nimmt viel Zeit in Anspruch, die Kosten von 3D-gedruckten Teilen zu berechnen und Angebote an Kunden zu senden

Kunden schätzen Reaktionsfähigkeit und Schnelligkeit, wenn es darum geht, Informationen wie Kostenvoranschläge zu erhalten. Manuelle Angebotsprozesse nehmen jedoch viel Zeit Ihres Teams in Anspruch, während Ihre Kunden gezwungen sind, Stunden oder sogar Tage zu warten, bis sie ein 3D-Druckangebot erhalten.

Sofortige oder nahezu sofortige 3D-Druck-Angebote und Echtzeit-Auftragsverfolgung sind jetzt eine Kernfunktion zur Steigerung des Wertes im 3D-Druck-Geschäft. Wenn Unternehmen diesen Service nicht anbieten können, werden ihre Conversions und die Kundenbindung möglicherweise beeinträchtigt.

4. Fehlende zentrale Echtzeitansicht von Anfragen und Bestellungen 

An jedem manuellen Touchpoint in der Anfrage- und Auftragsbearbeitung verlieren Sie die Transparenz, die Sie für die effektive Steuerung eines 3D-Druck-Geschäfts benötigen.

Ohne Transparenz können Sie grundlegende Fragen zu einer Bestellung nicht beantworten, ohne die richtigen Informationen suchen zu müssen. Wann wurde die Bestellung aufgegeben? Wie hoch war der Rechnungsbetrag? Wann wurde es versendet?

Zu viele Informationen, die an zu vielen Orten gespeichert sind, führen auch dazu, dass dringende Bestellungen nicht identifiziert und priorisiert werden können.

Unternehmen sind nicht in der Lage, auf die wichtigsten Kundenbedürfnisse und schwankenden Auftragsvolumen einzugehen und darauf zu reagieren, und können daher Bestellungen nicht schnell versenden oder proaktiver sein, wodurch sie einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verlieren.

5. Kundenunzufriedenheit 

Ein Schlüsselbereich für 3D-Druckunternehmen besteht darin, Ihre Kunden zu verstehen und die Anforderungen dieser Kunden effektiv zu verwalten. Die genaue Erfassung der Anfragen und Bestellungen Ihrer Kunden ist entscheidend für eine effektive Auftragserfüllung.

Um die steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen, müssen Sie Ihre Liefertermintreue erhöhen und die Konsistenz und Genauigkeit Ihrer Kundenversprechen verbessern.

Bei manuellen Prozessen können Sie Termine basierend auf Vorlaufzeiten und Schätzungen der Fulfillment-Planung nicht genau versprechen. Darüber hinaus können lange Reaktionszeiten auf Kundenanfragen und das Fehlen einer Verbindung mit Ihren Kunden zu einem geringeren Kundenvertrauen und dem Verlust von Folgegeschäften führen.

Warum sollte ich meinen Anfrage- und Auftragsverwaltungsprozess automatisieren?

Wenn Ihnen die oben genannten Herausforderungen bekannt vorkommen, müssen Sie Ihre eingehenden 3D-Druckanfragen intelligenter verwalten.

Hier kann Software zur Automatisierung des 3D-Druck-Workflows helfen.

Die Überwindung von Ineffizienzen in der Anforderungsverwaltungsphase wird häufig dadurch erreicht, dass Sie den Prozess so weit wie möglich automatisieren.

Damit Sie die Vorteile der Verwendung von Workflow-Software besser verstehen, untersuchen wir im Folgenden, wie Sie damit die Besonderheiten Ihres Anfrage- und Auftragsmanagementprozesses automatisieren können.

5 wichtige Möglichkeiten zur Verwendung von 3D-Druck-Workflow-Software zur Verbesserung des Anforderungsmanagements

1. Zentralisierte Auftragsverfolgung für verbesserte Sichtbarkeit

Einer der größten Vorteile der Verwendung einer Workflow-Management-Software ist die erhöhte Transparenz und Organisation, die sich daraus ergibt.

Wenn alle Ihre Anfragen an einem Ort eingehen, anstatt in E-Mails, Haftnotizen oder Tabellenkalkulationen verstreut zu sein, geht nichts verloren oder vergessen.

Eine einzige Ansicht aller 3D-Druck-Anfrageprojekte führt außerdem zu einer besseren Datenkontrolle, einem besseren Kundenservice und einer effizienteren Auftragsabwicklung.

„Die Projekt- und Produktionsteams können ihre Zeit jetzt effektiver nutzen, da der Zeitaufwand für die Angebotserstellung und die Bearbeitung von Dateien deutlich reduziert wird. Dies bedeutet, dass das Paragon-Team in der Lage ist, seinen Kunden einen verbesserten Kundenservice zu bieten und gleichzeitig die schnellstmöglichen Bearbeitungszeiten zu gewährleisten . ”

Lesen Sie die Paragon-Fallstudie>>

2. Optimierte 3D-Druckkostenberechnungen

3D-Druck-Workflow-Software hilft Ihnen, interne Kostenberechnungen zu beschleunigen und Angebote schneller an Kunden zu senden.

Sie können Ihre Preisformeln einrichten und Preise basierend auf den ausgewählten Parametern wie 3D-Drucktechnologie, Materialien, Menge, Produktionszeit sowie Nachbearbeitungsservices einfach berechnen.

Darüber hinaus bietet die fortschrittliche Workflow-Automatisierungssoftware auch integrierte Tools zur Dateianalyse und Reparatur. Dies bedeutet, dass der Prozess der Überprüfung, ob CAD-Dateien für den 3D-Druck geeignet sind, vollständig automatisiert ist, was Zeit und Aufwand spart.

Da ein Großteil des 3D-Druck-Kostenkalkulationsworkflows automatisiert ist, kann Ihr Team Teile in Minuten statt in Stunden anbieten, mehr Anfragen bearbeiten und Kunden schneller antworten.

3. Effizientere Kommunikation mit Kunden

Eine weitere Möglichkeit, die Reaktionsfähigkeit der Kunden durch Workflow-Software zu beschleunigen, ist die automatisierte Kommunikation mit Hilfe von Vorlagen.

Mit der Software können Sie eine benutzerdefinierte Bibliothek mit PDF-Vorlagen erstellen und Auslöser für automatisierte E-Mails an Kunden einrichten.

Ein Beispiel für die Verwendung dieser Funktion ist die Verknüpfung des Bestellstatus mit einer E-Mail-Vorlage. Sobald sich der Auftragsstatus ändert – zum Beispiel wenn der Auftrag für die Produktion bestätigt wird – wird eine automatisierte E-Mail an den Kunden ausgelöst, die ihn über diesen Status informiert.

„Unsere verbesserte Effizienz [mit Hilfe von AMFG] bedeutet, dass wir auch Kunden mit komplexeren Projekten oder zusätzlichen nachgelagerten Dienstleistungen einen verbesserten, maßgeschneiderten Service bieten können. Es ist ein Gewinn, Gewinn! ”

Rupert Sleightholme, Projektleiter bei ARRK Europe

Die einfache Verwendung einer E-Mail-Vorlage kann Ihren Kundenkommunikationsprozess erheblich verbessern.

Erstens ermöglicht es Ihrem Team, mehr Zeit für die eigentliche 3D-Druckarbeit zu verwenden und weniger Zeit für das mühsame Hin und Her.

Zweitens helfen Ihnen E-Mail-Vorlagen, konsistent zu bleiben. Anpassbare Vorlagen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Marke direkt in die Vorlage selbst einzubauen, einschließlich Ihrer Farben, Ihres Logos und Ihrer Sprache.

Schließlich helfen Ihnen E-Mail-Vorlagen dabei, einen erheblichen Teil menschlicher Fehler und das Risiko des Sendens falscher Nachrichten mit möglicherweise erheblichen Konsequenzen zu vermeiden.

Neben der Verwendung von Vorlagen können Sie mit einigen Tools zur Workflow-Automatisierung E-Mails über die Plattform schreiben und senden. Dies trägt dazu bei, das Messaging zu zentralisieren und die E-Mail-Threads einfacher zu verfolgen.

4. Priorisierung von 3D-Druckanfragen

Einige 3D-Druck-Workflow-Management-Software ermöglicht es Ihnen, Anfragen zu priorisieren, was sehr vorteilhaft sein kann. Sie möchten beispielsweise sicherstellen, dass Ihr bester Kunde immer zufrieden ist, indem Sie seine Anfragen zuerst bearbeiten.

Die Workflow-Software der AMFG beispielsweise ermöglicht es, Anfragen unterschiedlichen Benutzern zuzuordnen und Prioritätsstufen festzulegen, was die Priorisierung von dringenden Anfragen und schnell ablaufenden Fristen erleichtert.

Die Priorisierung von Anfragen hilft dem Team auch, effizienter zu arbeiten, da es nicht zwischen Posteingängen hin- und herwechselt, um zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist.

5. Zusammenarbeit im Team

Zusätzlich zu den oben erwähnten Vorteilen des Workflow-Managements können 3D-Druck-Workflow-Automatisierungslösungen die Zusammenarbeit im Team verbessern.

Integrierte Kommunikationstools ermöglichen es Ihrem Team, Besprechungsnotizen, Produktionsnotizen und Anmerkungen zu Teilen hinzuzufügen und alle erforderlichen Informationen an einem Ort zu speichern und in Echtzeit zu aktualisieren.

Wenn ein Kunde beispielsweise spezielle Anforderungen wie Farbe, Material oder Teileausrichtung hat, kann ein Projektmanager den Teilen Notizen hinzufügen.

Anschließend können diese Notizen mit Produktionsingenieuren geteilt werden, sodass diese relevante und aktuelle Daten zu den Teilen erhalten. Dies trägt letztendlich dazu bei, sicherzustellen, dass die Teile gemäß den richtigen Spezifikationen 3D-gedruckt werden.

Die Kommunikation mit dem Team über die Workflow-Software hilft Ihnen, alle auf dem Laufenden zu halten. So bleiben Sie nicht nur am Team, sondern reduzieren auch Nacharbeiten und legen den Fokus auf eine kontinuierliche und schnelle Lieferung hochwertiger Teile.

Automatisieren Sie das Anfrage- und Auftragsmanagement mit der MES-Software von AMFG

Alle diese Vorteile zusammengenommen können Ihre 3D-Druck-Anfrage- und Auftragsverwaltungsprozesse massiv verbessern.

Ohne die Vorteile von Workflow-Automatisierungssoftware werden 3D-Druckunternehmen Schwierigkeiten haben, die Einschränkungen fragmentierter und manueller Schritte bei der Verwaltung von Anfragen zu überwinden.

Die MES-Software von AMFG hilft, anfragebezogene Prozesse zu automatisieren und vieles mehr, damit Sie die Auftragsabwicklung beschleunigen und Ihren Kunden den besten Service bieten können, den sie verdienen.

Erleben Sie alle Vorteile der Workflow-Automatisierung und verbessern Sie die 3D-Druck-Anforderungsphase mit AMFG