10 bewährte Strategien zur Optimierung des Work-Order-Managements für Geschäftserfolg

In den letzten drei Jahrzehnten hat sich das Betriebsmanagement von Unternehmen stark weiterentwickelt. Schwankende wirtschaftliche Bedingungen, verstärkter Marktplatzwettbewerb und ein Wandel hin zu Computertechnologie sind weitgehend verantwortlich dafür, dass Unternehmen aller Sektoren einen „intelligenteren“ Betriebsansatz verfolgen. Um profitabel und wettbewerbsfähig zu bleiben, erkennen Unternehmen die Notwendigkeit gesteigerter Betriebseffizienz durch Ressourcen-, Material- und Zeiteinsparungen. Ein Schlüsselaspekt effektiven Betriebsmanagements ist effizientes Work-Order-Management. Die folgenden zehn Tipps verbessern diesen Prozess:

1. Einen Wechsel von papierbasierten Methoden des Betriebsmanagements zu digitalen Formaten in Betracht ziehen.

Tabellenkalkulationen bieten eine ausgezeichnete Work-Order-Wartungsmanagement-Lösung für kleine und einige mittelgroße Betriebe, die weniger als 20 Arbeitsaufträge monatlich bearbeiten. Eine Tabellenkalkulation wird mit einem Computerprogramm wie Microsoft Excel oder Lotus 1-2-3 erstellt. Bei Verwendung von Tabellenkalkulationssoftware können in Spalten und Zeilen angeordnete Daten erfasst, angezeigt und manipuliert werden. Tabellenkalkulationen sind darauf ausgelegt, numerische Daten und kurze Textstrings zu halten sowie Datenbeziehungen grafisch darzustellen. Andererseits ist für größere Anlagen – jene, die mehr als 20 monatliche Arbeitsaufträge verwalten – eine Work-Order-Tracking-Software wie eine Computerized Maintenance Management Software (CMMS) die optimalere Wahl, da diese Systeme Arbeitsaufträge verfolgen, schnell präzise Berichte erstellen und sofort feststellen können, welche ihrer Assets präventive Wartung oder Reparaturen benötigen. Jüngste Innovationen in der Software umfassen sichere cloudbasierte Schnittstellen, mobile Zugänglichkeit durch Smartphones und Tablets und vollständig papierloses Arbeiten, was diese Systeme für Unternehmen noch attraktiver macht.

2. Zwischen reaktiver und präventiver Wartung unterscheiden

Reaktive Wartung wird durchgeführt, wenn ein Gerät unerwartet ausfällt. In diesem Fall wird der Betrieb eingestellt, bis das Gerät repariert ist. Manchmal erfordert dies, dass ein benötigtes Teil bestellt wird, wenn es nicht vorrätig ist. Andererseits beinhaltet präventive Wartung die Überprüfung von Geräten, während sie noch funktionieren, mit dem Zweck, Wartungen durchzuführen und kleine Teile auszutauschen, um unerwartete Ausfälle und Versagen zu verhindern. Da präventive Wartung während Betriebsausfallzeiten und wenn die notwendigen Teile vorrätig sind, geplant werden kann, werden Betriebsstörungen minimiert und Gerätelebensdauern können verlängert werden.

3. Einen präventiven Wartungsplan implementieren

Es ist wichtig, einen präventiven Wartungsplan zu entwickeln, um ungeplante reaktive Wartung zu verringern. Dabei können Kosten gesenkt, Ressourcen besser zugewiesen und Zeitmanagement effizienter gestaltet werden. Durch die Planung präventiver Wartung können Facility-Manager Techniker basierend auf Zeiten geringer Nutzung und auch nach Anlagenstandort so einsetzen, dass mehrere Geräte gleichzeitig gewartet werden können.

4. Den Arbeitsauftrag mit Assets verknüpfen

Bei der Planung eines präventiven Wartungsplans und später bei der Überprüfung der gesamten Wartungshistorie kann die Verknüpfung von Arbeitsaufträgen mit Assets eine vorteilhafte Strategie sein. Dies beinhaltet die Assoziation eines Gebäudes und Standorts mit seinen Geräten (z. B. Dachgeräte wie Abluftventilator, Luftbehandler, Klimaanlage). Durch die Etablierung dieser Assoziationen können Manager Technikerzeit reduzieren und Geräte basierend auf ihrem Standort in ihren Wartungshistorie-Berichten identifizieren.

5. Vorlagen und Standardarbeitsanweisungen etablieren und nutzen

Da Effizienz und Rentabilität primäre Ziele sind, ist es sinnvoll, dass Wartungsmanager Verfahren implementieren, die diesen Prozess unterstützen. Das Erstellen von Checklisten-Vorlagen und Protokollen für Wartung entfernt das Raten für Techniker und stellt sicher, dass sie den Betriebsstandards für jedes Gerät entsprechen. Standardisierte Work-Order-Wartungsvorlagen reduzieren Fehler und Verwirrung und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sie so verarbeitet werden, wie sie sollten.

6. Mobile Geräte zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen nutzen

Mobile Geräte sind ein hervorragendes Work-Order-Wartungsmanagement-Tool, indem sie zeitsparende Portabilität zur Aufgabe hinzufügen. Mit der Work-Order-App können Wartungsmanager Arbeitsaufträge im Feld einreichen, ohne warten zu müssen, um zu ihren Desktop-Computern zurückzukehren, um dies zu tun. Mit anderen Worten: Arbeitsaufträge können unterwegs gesendet werden, was die Reaktionszeit verkürzt. Bei Verwendung eines CMMS können Techniker Arbeitsaufträge direkt von ihren Handys oder Tablets erstellen, ändern oder aktualisieren. Ebenso verfügen diese Systeme über integrierte Kamera- und Barcode-Funktionen, die Fehler reduzieren und erneut Zeit sparen, wenn Teile bestellt werden. Mit mobilem Zugriff auf Barcode-Scanning ist es nicht mehr notwendig, Gerätehersteller-Datenbanken mit Schlüsselwörtern und Filtern nach Handbüchern zu durchsuchen. Stattdessen können Arbeitsaufträge präzise erstellt werden, wenn ein Barcode einfach mit einem Smartphone oder Tablet gescannt wird.

7. Realistische Fälligkeitsdaten festlegen

Weil Zeit Geld ist, ist die Festlegung realistischer Reparaturzeiten entscheidend. Durch die genaue Schätzung der Zeit, die ein Gerät außer Betrieb sein wird, können Wartungsmanager alternative Planungen vornehmen, mit dem Ziel, den Gesamtbetrieb aufrechtzuerhalten.

8. Wenn möglich, Arbeit an interne Techniker vergeben

Da Reparaturen kostspielig sein können, ist es am besten, den kosteneffektivsten Weg zu suchen, sie durchführen zu lassen. Große Unternehmen mit zahlreichen Assets werden wahrscheinlich feststellen, dass eigene interne Techniker die erschwinglichste Lösung in Bezug auf Zeitersparnis und Gesamtkosten sind. Interne Techniker sind sofort verfügbar, was Geräteausfallzeiten minimiert. Mit diesem Ansatz können Wartungsmanager Verantwortlichkeit verwalten, Zeit bis zur Fertigstellung überwachen, Arbeitskosten erfassen sowie Reparaturtrends beobachten und für die Zukunft planen. Für kleine Betriebe kann es kosteneffektiver sein, Drittanbieter-Techniker zu nutzen, anstatt interne Service-Provider einzustellen. Durch die gleichzeitige Wartung mehrerer Geräte (bei Nutzung eines präventiven Wartungsprogramms) wird die Fremdvergabe von Wartung zur optimalen Wahl.

9. Externe Ausgaben von Lieferanten und Verkäufern verfolgen

Um zu beurteilen, ob ein interner Reparaturtechniker gerechtfertigt ist, kann die Verfolgung externer Ausgaben von Lieferanten und Verkäufern zusammen mit den Kosten von Geräteausfallzeiten hilfreich sein. Wenn die Kosten für die Nutzung von Drittanbieter-Reparaturservices (einschließlich dem Kauf ihrer Teile) die Kosten für die Einstellung eines festangestellten Technikers übersteigen, wird die Lösung klar.

10. Alle Kosten, Teile, Verbrauchsmaterialien, Arbeit, externe Auftragnehmer verfolgen und aufzeichnen

Bei der Bewertung der gesamten Betriebskosten sind jene Kosten, die mit Verbrauchsmaterialien, Arbeit und externen Auftragnehmern zusammenhängen, wichtige Faktoren. Durch die Verfolgung dieser Kosten über die Zeit können Wartungsmanager fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Mittel und Ressourcen in der Zukunft am besten zugewiesen werden.

Fazit

Die Ausrüstung eines Unternehmens effizient am Laufen zu halten, ist wahrscheinlich das wichtigste Ziel von Wartungsmanagern. Die Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsaufträgen ist ein Mittel, um dieses Ziel zu erreichen. Kenntnis über die Assets einer Anlage und ihre Standorte, die Entwicklung eines geplanten präventiven Wartungsplans, die Erstellung standardisierter Work-Order-Vorlagen und die Integration mobiler Gerätetechnologie können Fehler und unnötige Geräteausfallzeiten minimieren. Darüber hinaus helfen diese Strategien, Gerätelebensdauern zu verlängern und Zeitmanagement und Personaleinsatz zu verbessern und letztlich die Gesamtkosten zu senken und Gewinnspannen zu erhöhen. Das optimale Work-Order-Fahrzeug zu finden, sei es eine Tabellenkalkulation oder eine Work-Order-Software, ist ein wichtiger erster Schritt zur Erreichung betrieblicher Effizienz.