Wie Change-Management-Strategien bei Cision und Morgan Stanley die Einführung von Automatisierung vorantreiben

Susan Steele, Global Chief Human Resources (HR) Officer von Cision, und Katherine Wetmur, International Chief Information Officer (CIO) von Morgan Stanley, nahmen an FORWARD III teil, dem größten Treffen von Experten und Praktikern der Robotic Process Automation (RPA). Als Podiumsteilnehmer diskutierten sie die Change-Management-Strategien, die dazu beigetragen haben, die Automatisierung in ihren Unternehmen erfolgreich zu machen.

Change Management ist in vielen Unternehmen reaktiv. Neue Technologien stellen neue Herausforderungen dar, und Unternehmen reagieren darauf, indem sie versuchen, die Vorteile neuer Tools gegen Änderungen abzuwägen, die Mitarbeiter möglicherweise als unangenehm empfinden.

Der Einsatz von Automatisierungstechnologien erfordert einen anderen Ansatz

Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen eine „Automation First“-Mentalität entwickeln. Zuerst an Automatisierung zu denken, bedeutet jedoch auch, proaktive Strategien für das Änderungsmanagement zu entwickeln.

Die ängstlichsten Mitarbeiter befähigen, RPA zu leiten

Die erste Automatisierungsvision ist inspirierend, kann jedoch für die tägliche Arbeit und den täglichen Stress abstrakt sein. Im Gegensatz zu anderen Technologien kann RPA ganze Aufgaben übernehmen. Das kann einschüchternd sein.

Bei Cision überwand Steele diese Angst durch Transparenz, als sie „die Menschen einbezog, deren Rollen direkt von RPA betroffen sind, und sie zu einem Teil des Teams machte, das tatsächlich führt.“

Der Aufbau eines Teams von Führungskräften mit Menschen, die am stärksten von der Automatisierung betroffen sein werden, verschaffte Cision eine Gruppe mächtiger Evangelisten.

„Plötzlich sind viele der Herausforderungen beim Änderungsmanagement verschwunden, von denen wir dachten, dass wir sie hätten haben können.“

Ihr Team verwandelte Angst in Aufregung. Sie könnten dieses Gefühl dann in der gesamten Organisation verbreiten.

Wenn Mitarbeiter beginnen, sich durch Software-Roboter gestärkt zu fühlen, beginnen sie, Anwendungsfälle für die Automatisierung in ihren normalen Arbeitsabläufen zu identifizieren. Mit einem Roboter-Kompetenzzentrum (CoE) zur Anleitung von Mitarbeitern können Roboter für Mitarbeiter nützlich sein, ohne einschüchternd zu wirken.

Wetmur sagte, dass die Verantwortung eines CoE nicht darin bestehen sollte, „alles umzusetzen“. Stattdessen „sollten sie diejenigen sein, die der Automatisierung Leitplanken setzen.“

Durch die Überwachung des Änderungsmanagements, des Risikomanagements und der Richtlinienherausforderungen kann Ihr CoE „es einfach für andere Menschen machen, das zu implementieren, was sie brauchen, und es breiteren Teilen der Organisation ermöglichen, die Implementierung zu handhaben.“

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist laut Wetmur, den Mitarbeitern „ihren Weg nach einer abgeschlossenen Automatisierung“ aufzuzeigen und „das nächste, was sie damit anfangen können“.

Die Befähigung von Mitarbeitern ist kein einmaliges Ereignis. Effektives Änderungsmanagement erfordert, dass Organisationen den Kreis schließen und den Mitarbeitern zeigen, wo sie anfangen sollen, wen sie um Hilfe bitten und wie sie sich engagieren können.

Im Idealfall beginnen einige dieser befähigten Mitarbeiter auch, sich in ihren eigenen Abteilungen für die Automatisierung einzusetzen. Sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an Automatisierungs-Champions mit Automation Hub aufdecken um die Champions in Ihrer Organisation zu identifizieren.

Verknüpfung der Automatisierung mit einer Geschichte des technologischen Wandels 

Bei Morgan Stanley war Technologie schon immer entscheidend für den Geschäftserfolg. „Was bei Morgan Stanley wirklich passiert“, sagte Wetmur, „ist, dass wir Technologie kontinuierlich transformieren und stärker nutzen.“ Sie betonte, dass Software-Roboter nicht das A und O seien; Sie sind Teil des „Technologie-Toolkits“.

Automatisierung, so transformativ sie auch sein mag, sollte sich klar an Ihren Geschäftszielen orientieren. Daher muss der Einführung neuer Technologien eine gründliche Prüfung Ihrer Prozesse vorausgehen. Anstelle von einmaligen Maßnahmen wie der Automatisierung einzelner Aufgaben erweist sich das Reengineering ganzer Prozesse oft als vorteilhafter.

Je mehr Sie einen Prozess optimieren können, bevor Sie Roboter einführen, desto besser wird der automatisierte Prozess sein. „Manchmal verlangsamt es dich“, sagte Wetmur, „aber das Ergebnis ist viel besser.“

Bei UiPath empfehlen wir einen schrittweisen Ansatz über den gesamten Automatisierungslebenszyklus hinweg, beginnend mit einem wissenschaftlichen Ansatz zur Planung von Automatisierungen.

Mit Tools wie UiPath Task Mining muss sich die Auswahl der besten Prozesse nicht auf eine Ahnung oder eine zeitaufwändige Studie verlassen. Stattdessen können Sie mit Task Mining auf Daten basierende Entscheidungen treffen und sicherstellen, dass Ihr Automatisierungsprogramm auf einer soliden Grundlage startet.

Vorbereitung von Change-Management-Strategien für die nächste Generation von Arbeitnehmern

Bei Programmen wie der UiPath Academic Alliance erwartet die nächste Generation, die in die Belegschaft eintritt, den Einsatz von Software-Robotern.

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Ihre derzeitigen Mitarbeiter verdienen das gleiche Privileg, obwohl sie dafür ein oder zwei Dinge lernen müssen. Diese zusätzliche Ausbildung wird oft als Upskilling bezeichnet.

Unternehmen wie Amazon investieren Hunderte Millionen Dollar in die Weiterbildung.

Wetmur sagte, diese Weiterbildung müsse über das Anbieten eines schicken neuen Werkzeugs hinausgehen.

Um die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen, müssen Unternehmen selbst diejenigen, die für die Weiterbildung zuständig sind, weiterbilden.

Laut Steele sollte sich jedes Unternehmen fragen:„Sind die HR-Funktionen bereit, diesen Wandel voranzutreiben und dafür zu sorgen, dass er reibungslos verläuft?“ Meistens nein. Noch nicht.

Eine Willis Tower Watson-Umfrage zeigt, dass 86 % der HR-Teams keine Möglichkeiten gefunden haben, Mitarbeiter zu qualifizieren, deren Rollen von der Automatisierung betroffen sind. Wie Steele sagte:„Es gibt noch viel zu tun, um die Menschenseite vorzubereiten.“

Mit RPA haben HR-Experten die Zeit, diese Arbeit zu erledigen.

Software-Roboter können die sich wiederholenden Aufgaben übernehmen, die HR-Experten von der kreativen, menschenzentrierten Arbeit ablenken können, die sie lieber tun würden. Die Bearbeitung von Krankenstands- und Urlaubsanträgen, das Einreichen von Spesen- und Erstattungsberichten sowie das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern sind ideale Anwendungsfälle für Softwareroboter.

Befreit von diesen Aufgaben können HR-Experten mehr Zeit damit verbringen, mit Mitarbeitern zu interagieren sowie Weiterbildungsprogramme zu entwickeln und daran teilzunehmen, die florierende Unternehmen ermöglichen, die zuerst auf Automatisierung setzen.

Interne Partnerschaften sind die Grundlage des Änderungsmanagements

Automation-First-Organisationen benötigen Change-Management-Strategien, die dem Umfang ihrer Automatisierungsstrategien entsprechen. Das bedeutet, dass Sie innerhalb Ihrer Organisation Partnerschaften eingehen.

Steele betonte, dass die Entwicklung Ihrer Automatisierungsvision in erster Linie von der Entwicklung „neuer Partnerschaften“ abhängt. Wenn Sie mit Veränderungen umgehen, sollte das Einzige, was stabil bleiben sollte, Ihr Engagement für die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen sein.

Steele sprach insbesondere über den CIO ihrer Organisation:„Wir sind jetzt beste Freunde und an der Hüfte verbunden. Ich sehe nicht, dass sich das in absehbarer Zeit ändern wird.“

Dies sind die Arten von engen Partnerschaften, die Veränderungen ermöglichen. Wenn Sie RPA einführen und sich zu einem Automatisierungsunternehmen entwickeln, werden Ihre Beziehungen ein wichtiger Faktor für Ihren Erfolg sein.

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