Der sichere Weg, um RPA-Herausforderungen zu meistern

Es ist wichtig, mit den Führungsteams zusammenzuarbeiten, um ihnen die tatsächlichen Vorteile zu erklären, die sie erwarten können, und innerhalb welchen Zeitrahmens.

Viele Unternehmen kennen bereits die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA), wissen aber nicht, wie sie mit ihren eigenen Projekten beginnen sollen. Wer sollte beteiligt sein? Soll es vom Business oder von der IT vorangetrieben werden? Sollten wir wissen, was wir automatisieren wollen, bevor wir Hilfe suchen, oder mit einem leeren Blatt Papier beginnen?

Automatisierung bedeutet für verschiedene Organisationen unterschiedliche Dinge, und es gibt keinen festgelegten Ort oder Zeitpunkt, um damit zu beginnen.

Der wichtigste Aspekt auf dem Weg zu einer erfolgreichen RPA-Implementierung ist die menschliche Komponente und das Verständnis, wie sich die Einführung von Technologie auf die Menschen in einer Organisation auswirkt.

Widerstand erkennen

Wir sehen uns oft dabei, moderne digitale Technologien in etablierten Legacy-Umgebungen zu implementieren, und das bedeutet, etablierten Teams neue Fähigkeiten beizubringen.

Einige Teams werden Veränderungen widerstandsfähiger gegenüberstehen als andere, insbesondere wenn die Organisation daran gewöhnt ist, in Silos zu arbeiten. Aber wir haben herausgefunden, dass der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines RPA-Projekts in der Höhe der Zustimmung innerhalb dieser etablierten Teams vor dem Start liegt.

Was hier erforderlich ist, ist ein abteilungsübergreifender Stakeholder, der dabei hilft, die geschäftlichen Vorteile von RPA hervorzuheben; Fehlerreduzierung und 24/7-Servicechef gehören dazu. Sicherheit wird natürlich auch beim Einsatz von Robotern als zentrales Thema wahrgenommen – die Vorstellung, dass die Bots irgendwie außer Kontrolle geraten. Eine standardmäßige IT-Governance reicht jedoch fast immer aus, um eine vollständige Konformität zu gewährleisten.

Am wichtigsten für das Streben nach RPA-Zufriedenheit ist, dass Unternehmen erkennen und kommunizieren müssen, dass die Rolle von RPA darin besteht, Aufgaben und nicht Jobs zu automatisieren.

Einfach wie 1,2,3

Um viele dieser Hürden zu überwinden und die wichtigen Fragen rund um RPA-Herausforderungen zu beantworten, empfehlen wir ein dreistufiges Programm.

Stufe 1:Bildung

Wir beginnen mit einem Wertnachweis oder Konzept, um Organisationen dabei zu helfen, die Leistungsfähigkeit des RPA-Angebots zu verstehen. Sie möchten überprüfen, ob die Technologie funktioniert, ob sie in dieser Phase den Business Case erstellen können, sowie einen Lieferplan mit den potenziellen Vorteilen und Einsparungen, die erzielt werden können.

Es ist wichtig, mit Führungsteams zusammenzuarbeiten, um die tatsächlichen Vorteile zu erklären, die sie erwarten können, und in welchem ​​​​Zeitrahmen. Anschließend muss die Botschaft an die Organisation als Ganzes weitergegeben werden, was RPA ist und wie es allen zugute kommen kann. Berücksichtigen Sie Mitarbeiter an vorderster Front, um zu erklären, wie sie mit Robotik arbeiten können, um die alltäglichen Elemente ihrer Arbeit zu automatisieren und sich wieder auf den Kunden zu konzentrieren.

Es ist auch sehr wichtig, unterstützende Abteilungen wie HR und IT-Sicherheit einzubeziehen, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen stattfindet. Dies legt den Grundstein für den langfristigen Erfolg von RPA.

Stufe 2:Bewertung

Dies ist die spannende Phase, in der Sie einen bestimmten Business Case live erhalten, indem Sie eine bestimmte Anzahl von Prozessen automatisieren. Obwohl sich diese Phase auf die Technologie konzentriert, sollte ein robustes Kommunikations- und Änderungsmanagementprogramm parallel laufen, um die relevanten Personen an Bord zu halten und auf dem Laufenden zu halten, da diese Phase für die Organisation sichtbar wird.

Wenn Sie mit einem kleinen Team von 3-4 Personen arbeiten, können Sie davon ausgehen, dass Sie einen Prozess innerhalb von 40 Tagen entwerfen, erstellen, testen und implementieren können. Es ist wichtig, einen Prozess abzubilden, der für einen Wertnachweis geeignet ist, etwas, das groß und komplex genug ist, um innerhalb von 40 Tagen eine Kapitalrendite nachweisen zu können, aber klein genug, dass es erreichbar ist und die Herausforderungen nicht bewältigen muss die mit der Skalierung einer RPA-Lösung einhergehen.

Das Endergebnis von Phase 2 sollte ein funktionierender, automatisierter Prozess sowie ein klarer Plan sein, wie RPA vorangebracht werden kann – und vor allem eine gut ausgebildete Belegschaft, die gelernt hat, wie RPA funktioniert und was dazu gehört. Der Schlüssel hier ist, die Vorteile der Lieferung nachzuweisen, Roboter zu testen und in der Lage zu sein, Roboter an das Unternehmen zurückzugeben, wenn Autarkie das Ziel ist.

Stufe 3 Moderieren

Die dritte Stufe zur Bewältigung der RPA-Herausforderungen ist die Erstellung eines operativen Geschäftsplans, der eine Automatisierungspipeline erstellt, an der wahrscheinlich Prozesse und Ressourcen beteiligt sind. Letztendlich sollte es das ideale Ziel einer jeden Organisation sein, ein Kompetenzzentrum für Automatisierung zu werden. Ein Exzellenzzentrum ist eine Organisationsstruktur, die intern oder von einem Drittanbieter bereitgestellt werden kann und die Geschäftsprozessunterstützung, Software-technische Unterstützung und/oder Infrastrukturunterstützung für alle Automatisierungsaktivitäten umfassen sollte. Betrachten Sie dies als RPA-as-a-Service.

Ein weiterer Punkt, den Sie hier erwähnen sollten, ist, dass Sie von Anfang an auf Ihrem Weg zur Automatisierung darüber nachdenken müssen, wie diese Struktur nach dem Projekt aussehen wird. Ist es am besten, Ihr Kompetenzzentrum intern oder in Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter betreiben zu lassen? Dies ist eine wichtige Überlegung bei der Ressourcenbeschaffung, die sich während der Phase des Wertnachweises ändern kann, aber im Hinterkopf behalten werden sollte.

Wenn Sie diese drei Schritte befolgen, um RPA-Herausforderungen zu meistern, werden Sie nicht viel falsch machen. Aber angesichts der Bedeutung des menschlichen Faktors sollten diese drei RPA-Prinzipien an erster Stelle stehen.

• Stellen Sie den Menschen in den Mittelpunkt der Automatisierung;
• Entfernen Sie das Alltägliche, um Platz für das Kreative zu schaffen;
• Vermitteln Sie neue Fähigkeiten, um neue Technologien zu nutzen.

Geschrieben von Ciara MacCooey, COO, human+