Sichere Strategien zur Überwindung von RPA-Herausforderungen

Es ist entscheidend, mit Führungsteams zusammenzuarbeiten, um die echten Vorteile zu erklären, die sie erwarten können – und in welchem Zeitrahmen.

Viele Organisationen kennen bereits die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA), tun sich aber schwer zu wissen, wie sie bei ihren eigenen Projekten starten sollen. Wer sollte involviert sein? Soll es vom Business oder von IT getrieben werden? Sollten wir wissen, was wir automatisieren wollen, bevor wir Hilfe suchen, oder mit einem leeren Blatt beginnen?

Automatisierung bedeutet für verschiedene Organisationen unterschiedliches – es gibt keinen festen Ort oder Zeitpunkt für den Start.

Der wichtigste Aspekt auf dem Weg zu einer erfolgreichen RPA-Implementierung ist der menschliche Faktor und das Verständnis, wie die Einführung der Technologie die Menschen in einer Organisation beeinflussen wird.

Widerstand erkennen

Wir implementieren oft moderne digitale Technologien in etablierten Legacy-Umgebungen – das bedeutet, etablierten Teams neue Skills beizubringen.

Manche Teams werden widerständiger gegen Veränderungen sein als andere, besonders wenn die Organisation an Silo-Arbeit gewöhnt ist. Was wir als Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines RPA-Projekts festgestellt haben, ist der Grad an Buy-in innerhalb dieser etablierten Teams vor dem Kick-off.

Was hier nötig ist, ist ein bereichsübergreifender Stakeholder, der die geschäftlichen Vorteile von RPA betont – Fehlerreduktion und 24/7-Service allen voran. Natürlich wird Sicherheit oft als zentrales Thema bei der Bereitstellung von Bots wahrgenommen – die Vorstellung, die Bots seien irgendwie außer Kontrolle. Doch standardmäßige IT-Governance reicht fast immer aus, um volle Compliance zu gewährleisten.

Am wichtigsten für RPA-Glück: Unternehmen müssen realisieren und kommunizieren, dass RPAs Rolle darin besteht, Aufgaben zu automatisieren – nicht Jobs.

Einfach wie 1, 2, 3

Um viele dieser Hürden zu überwinden und die wichtigen Fragen rund um RPA-Herausforderungen zu beantworten, empfehlen wir ein dreistufiges Programm.

Phase 1: Aufklären

Wir starten mit einem Proof of Value oder Concept, um Organisationen die Kraft von RPAs Angebot verständlich zu machen. Sie wollen prüfen, ob die Technologie funktioniert, ob sie in dieser Phase den Business Case aufbauen können, sowie einen Delivery-Plan mit potenziellen Vorteilen und Einsparungen.

Es ist entscheidend, mit Führungsteams zu arbeiten, um die realen Vorteile zu erklären, die sie erwarten können – und in welchem Zeitrahmen. Die Botschaft muss dann an die gesamte Organisation getragen werden: Was RPA ist und wie es allen nützen kann. Frontline-Mitarbeiter einbeziehen, um zu erklären, wie sie mit Robotik die lästigen Elemente ihres Jobs automatisieren und sich wieder auf den Kunden konzentrieren können.

Es ist auch wirklich wichtig, unterstützende Abteilungen wie HR und IT-Sicherheit einzubeziehen, um sicherzustellen, dass Zusammenarbeit durch die gesamte Organisation hindurch stattfindet. Das legt das Fundament für den langfristigen Erfolg von RPA.

Phase 2: Evaluieren

Das ist die spannende Phase, in der Sie einen konkreten Business Case live bringen, indem Sie eine bestimmte Anzahl von Prozessen automatisieren. Obwohl technologiefokussiert, sollte parallel ein robustes Kommunikations- und Change-Management-Programm laufen, da diese Phase für die Organisation sichtbar wird – um relevante Personen an Bord und informiert zu halten.

Mit einem kleinen Team von 3–4 Leuten ist es realistisch, einen Prozess innerhalb von 40 Tagen zu designen, bauen, testen und zu implementieren. Wichtig ist, einen Prozess für den Proof of Value zu wählen, der groß und komplex genug ist, um einen ROI innerhalb von 40 Tagen zu beweisen, aber klein genug, um machbar zu sein und nicht die Herausforderungen der Skalierung einer RPA-Lösung angehen zu müssen.

Das Ergebnis von Phase 2 sollte ein funktionierender, automatisierter Prozess sein sowie ein klarer Plan, wie es mit RPA weitergeht – und vor allem eine geschulte Belegschaft, die gelernt hat, wie RPA funktioniert und was involviert ist. Entscheidend: Liefervorteile beweisen, testen und in der Lage sein, Roboter an das Business zurückzugeben, wenn Selbstständigkeit das Ziel ist.

Phase 3: Ermöglichen

Die dritte Phase zur Überwindung von RPA-Herausforderungen ist der Aufbau eines operativen Business Plans, der eine Pipeline von Automatisierung schafft – welche Prozesse und Ressourcen wahrscheinlich involviert sein werden. Am Ende sollte das ideale Ziel jeder Organisation sein, zu einem Center of Excellence für Automatisierung zu werden. Ein Center of Excellence ist eine Organisationsstruktur, die intern oder von einem Dritten bereitgestellt werden kann und Business-Prozess-Support, Software-Technik-Support und/oder Infrastruktur-Support für alle Automatisierungsaktivitäten umfassen sollte. Denken Sie daran als RPA-as-a-Service.

Ein zusätzlicher Punkt: Von Beginn Ihrer Automatisierungsreise an müssen Sie darüber nachdenken, wie diese Struktur nach dem Projekt aussehen wird. Ist es besser, das Center of Excellence intern zu betreiben oder in Kooperation mit einem Dritten? Das ist eine große Ressourcenentscheidung, die sich während der Proof-of-Value-Phase ändern kann, aber im Fokus bleiben sollte.

Wenn Sie diese drei Schritte zur Überwindung von RPA-Herausforderungen befolgen, können Sie nicht viel falsch machen. Angesichts der Bedeutung des menschlichen Faktors sollten diese drei RPA-Prinzipien oberste Priorität haben.

• Menschen in den Mittelpunkt der Automatisierung stellen;
• Das Lästige beseitigen, um Platz für Kreatives zu schaffen;
• Neue Skills lehren, um neue Technologien zu nutzen.

Geschrieben von Ciara MacCooey, COO, human+