Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung:Betrugsbekämpfung bei einer Zahlung nach der anderen

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt Buchhaltern Gewissheit über das Betrugsrisiko und rationalisiert außerdem den gesamten Prozess ab der Kaufentscheidung zur Rechnungsgenehmigung mit elektronischen Zahlungen, die in der Erfahrung enthalten sind

Das Wort „Buchhaltung“ auszusprechen kann schnell einen Raum aufräumen oder Sie mit einem verminderten Publikum gedämpfter Ohren zurücklassen. Obwohl Zahlungen und Rechnungen in fast jedem Unternehmen vorhanden sind, können Buchhaltungsprozesse oft mit wenig Interesse und Innovation begegnet werden. Automatisierung und technologischer Wandel haben Finanzsoftware und Online-Tools aufgepeppt, und dennoch sind Standard-Buchhaltungsverfahren, wie z. B. die Kreditorenbuchhaltung, schmerzhaft mühsam und manuell geblieben. Mit einem Anstieg betrügerischer Zahlungen – 63 % der Unternehmen erleben im Jahr 2018 mehr Betrug und Verluste als je zuvor – wird die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schnell zur einzigen Möglichkeit, mit der Raffinesse des modernen Kriminellen fertig zu werden. Auf diese Weise können Unternehmen bei der Automatisierung von Zahlungsprozessen ein völlig neues Maß an Übersicht erreichen. So geht's:

Kontrolle der Benutzeranmeldeinformationen und des Zugriffs

Zu kontrollieren und vor allem zu wissen, wer Zahlungen anfordern und leisten kann, ist der erste Schritt zur Betrugsbekämpfung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung bietet hierfür eine einfache Lösung, da jede Rechnung und Zahlungsanforderung sofort zur Genehmigung durch vordefinierte Kanäle geleitet wird. Der Benutzerzugriff der Mitarbeiter wird in den meisten AP-Automatisierungslösungen ebenfalls streng kontrolliert, indem Administratoren die Möglichkeit geben, die Benutzeranmeldeinformationen basierend auf der Jobrolle oder anderen Faktoren anzupassen.

Laut einem AFP-Bericht war mehr als ein Drittel des Zahlungsbetrugs tatsächlich intern und betraf angestellte Mitarbeiter. In manuellen Kreditorensystemen könnte jeder Mitarbeiter eine Zahlung autorisieren und sie würde unentdeckt bleiben. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht daher nur bestimmten Mitarbeitern den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten, und diese Lösungen können sogar ein internes System von Checks and Balances einrichten.

Berichte und Benachrichtigungen auf Abruf

Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) schätzt, dass es im Durchschnitt 16 Monate dauert, bis Betrugsversuche aufgedeckt werden. Die Übernahme der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung würde diese Suche beseitigen, da sie Rechenschaftspflicht bietet, da jede Zahlung im digitalen System aufgezeichnet wird und sofort ein Prüfpfad erstellt wird. Dies ermöglicht nicht nur das effiziente Auffinden von Transaktionsdetails, wenn ein Unternehmen betrügerische Aktivitäten vermutet, sondern kann auch dazu beitragen, diese vollständig abzuwehren. Automatisierte Betrugserkennungstools, wie z. B. positive Zahlungen, können auch mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung eingerichtet werden, um Scheckbetrug und Phishing-Betrug entgegenzuwirken.

Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung können häufig Preisänderungen verfolgen, ein erhöhtes Rechnungsvolumen nachverfolgen, fehlende Rechnungen identifizieren und durch sofortige Benachrichtigungen alle Änderungen oder unbestätigten Aktivitäten kennzeichnen. Einige Lösungen bieten On-Demand-Berichte sowie Prüfpfade für Rechnungen und Zahlungen, damit Administratoren jederzeit genau wissen, welche Maßnahmen für eine Rechnung ergriffen wurden. Auch zusätzliche Benachrichtigungsmaßnahmen können die Sicherheit erhöhen. Wenn sich beispielsweise Anbieterinformationen ändern, könnte eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung an die Zahlungsadministratoren gesendet werden.

Arbeitsabläufe und Prozesse festlegen

Kreditorenprozesse können einen Berg an Papierkram und Genehmigungen produzieren. Die Automatisierung des Systems kann dieses Volumen verringern, aber auch standardisierte Arbeitsabläufe und Best Practices festlegen. Dies beinhaltet eine Zentralisierung aller Aktivitäten und die Einhaltung einer schrittweisen Maßnahme zum Bestehen jeder Phase der Genehmigung und Ausführung von Zahlungen.

Manuell können Zahlungen leicht durchs Raster fallen, aber wenn sie in der Cloud automatisiert werden, kann der gesamte Genehmigungs- und Workflow-Prozess von überall aus durchgeführt werden. Dieser festgelegte Arbeitsablauf kann die Sicherstellung der Richtigkeit der abgerechneten Beträge, die Benachrichtigung aller relevanten Parteien oder die Genehmigung von Ausgaben in angemessenen Abständen umfassen.

Die Kreditorenbuchhaltung kann für Finanzexperten ein frustrierender und zeitraubender Teil der Buchhaltung sein. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt Buchhaltern Gewissheit über das Betrugsrisiko und rationalisiert außerdem den gesamten Prozess, von der Kaufentscheidung bis zur Rechnungsgenehmigung mit elektronischen Zahlungen, die in die Erfahrung integriert sind. Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie die digitale Transformation Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und in diesem Fall dazu beitragen kann, Verluste durch Betrug zu verhindern.

Catherine Dahl ist CEO von Beanworks, einer führenden Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung. Als Chartered Professional Accountant (CPA) und Certified Management Accountants (CMA) mit mehr als 25 Jahren operativer Buchhaltungs- und Managementerfahrung behält Catherine einen einzigartigen Einblick in die Buchhaltungsbranche im Allgemeinen. Sie hat dieses Expertenwissen genutzt, um Beanworks in den letzten fünf Jahren zu leiten und ein florierendes Unternehmen mit schnell wachsenden, hochmotivierten Mitarbeitern aufzubauen.