Effizienz steigern: 3 Kernvorteile der Automatisierung von Accounts Payable

Supply-Chain-Manager stehen seit langem vor Herausforderungen bei Accounts Payable und Procure-to-Pay (P2P) Prozessen. Trotz des Shifts zu Digitalisierung quer durch alle Branchen verlassen sich viele Organisationen noch auf manuelle, papierbasierte AP-Prozesse zur Genehmigung und Bezahlung von Rechnungen. Das schafft eine Vielzahl von Problemen – darunter mangelnde Kontrolle über Zahlungstermine an Lieferanten, Rechnungsausnahmen, die wertvolle Mitarbeiterzeit binden, und schlechte Transparenz für sowohl Finanzteam als auch Lieferanten.

Die gute Nachricht: Indem Sie in Ihrer Organisation den Accounts-Payable-Prozess Richtung Digital bewegen, können Sie den langsamen, fehleranfälligen Prozess eliminieren, der die Wurzel vieler Probleme mit Lieferanten ist. Dadurch senken Sie Kosten, optimieren Cashflow, erhalten Echtzeit-Transparenz in ausstehende Verbindlichkeiten und verhindern potenzielle Lieferkettenstörungen, bevor sie eintreten.

Rechnungsausnahmen eliminieren

In einer idealen Welt wären Rechnungsausnahmen selten. Doch für viele Organisationen, die noch auf veraltete AP-Prozesse setzen, ist das schlicht nicht der Fall. Tatsächlich fand eine aktuelle Studie von Ardent Partners heraus, dass 62 % der AP-Profis zustimmen: Rechnungsausnahmen bereiten ihnen die größten Kopfschmerzen im Tagesgeschäft.

Nicht nur brauchen Rechnungsausnahmen viel Zeit zur Lösung – sie resultieren auch in inkonsistenten Zahlungszyklen.

Als Supply-Chain-Manager verstehen Sie vielleicht, warum AP Rechnungsausnahmen eliminieren will. Aber Sie fragen sich vielleicht, warum Sie sich darum kümmern sollten.

Stellen Sie sich vor: Lieferantenrechnungen sind auf Hold, weil Waren nicht empfangen wurden und AP kein Three-Way-Matching durchführen kann. In diesem Szenario setzen viele Lieferanten Kunden auf Credit Hold. Manche stoppen sogar ganz, weitere Waren zu liefern.

Selbst wenn es nicht so extrem kommt: Ihre Lieferanten werden nicht zeitnah bezahlt. Im Best Case führt das zu schlechten Lieferantenbeziehungen und Instabilität für Lieferanten, die sich in schwierigen Cash-Positionen befinden.

Early-Pay-Discount-Möglichkeiten skalieren

Während die COVID-19-Pandemie Lieferketten weltweit störte, litt nicht jede Organisation im gleichen Ausmaß. Diejenigen, die automatisierte Prozesse mittels Software-as-a-Service (SaaS) Plattformen hatten, konnten rasch auf Remote-Belegschaft umstellen ohne größere Probleme. Im AP-Bereich bedeutete das: Mitarbeiter konnten Rechnungen von überall bearbeiten – und im großen Maßstab.

Wollte ein Finanzmanager hunderte oder tausende Lieferanten früh zahlen, um Early-Pay-Discounts zu nutzen, war das kein Problem. Andererseits, wenn Cashflow-Optimierung das Ziel war, war es einfach, Zahlung bis zum letzten möglichen Tag innerhalb der Terms zu terminieren.

Transparenz in AP- und P2P-Prozesse bringen

Je mehr Transparenz Sie in Ihre Lieferkette haben, desto leichter ist es, Cashflow vorherzusagen, potenzielle Störungen vor ihrem Eintreten zu identifizieren und datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Leider ist es bei papierbasierten Rechnungsworkflows praktisch unmöglich, zu sehen, wo Dinge zu einem gegebenen Zeitpunkt stehen.

Durch Automatisierung von AP/P2P-Prozessen gewinnen Sie 24/7-Transparenz in den gesamten Rechnungsprozess. Das eliminiert Überraschungen und verbessert Business Intelligence, was Sie befähigt, Operationen kontinuierlich zu optimieren durch Nutzung von Echtzeit-Insights.

Wenn Ihre Organisation noch papierbasierte AP-Workflows nutzt, ist es unmöglich, dass Ihre Lieferkette so effizient ist, wie sie sein könnte. Durch Investition in Tools, die den AP-Prozess automatisieren, schaffen Sie eine digitale Verbindung zu Ihren Lieferanten, die es Ihnen ermöglicht:

• Lieferkettenstörungen zu vermeiden, indem Credit Holds oder komplette Abbrüche umgangen werden;
• Lieferantendatenmanagement zu straffen, indem alle relevanten Daten (z. B. W-9 und Bankkontoinformationen) an einem Ort sind;
• Lieferantenbeziehungen zu verbessern, indem Transparenz in Zahlungsstatus gegeben wird und sichergestellt wird, dass sie pünktlich bezahlt werden; und
• Sicherzustellen, dass AP, interne Einkäufer und Abteilungsleiter nur Zeit für wertschöpfende Aktivitäten aufwenden.

Alles zusammengezählt: AP-Automatisierung ist ein einfacher Weg, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette effizient brummt, während Produktivität und Profitabilität steigen.

Shan Haq ist Vice President of Corporate Strategy and Development bei Transcepta, einer cloudbasierten Procure-to-Pay-Plattform.