Drei Vorteile der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Supply-Chain-Manager stehen seit langem vor Herausforderungen, wenn es um Kreditoren- und Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) geht. Trotz der Umstellung auf die Digitalisierung in allen Branchen verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle, papierbasierte Kreditorenbuchhaltungsprozesse, um Rechnungen zu genehmigen und zu bezahlen. Dies führt zu einer Reihe von Problemen – einschließlich fehlender Kontrolle über den Zeitpunkt von Zahlungen an Lieferanten, Rechnungsausnahmen, die wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen, und schlechte Transparenz sowohl für Ihr Finanzteam als auch für Lieferanten.

Die gute Nachricht ist, dass Sie den langsamen und fehleranfälligen Prozess beseitigen können, der die Ursache vieler Probleme bei Ihren Lieferanten ist, indem Sie den Kreditorenprozess Ihres Unternehmens auf die Digitalisierung umstellen. Auf diese Weise senken Sie Kosten, optimieren den Cashflow, erhalten in Echtzeit Einblick in ausstehende Verbindlichkeiten und verhindern potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette, bevor sie auftreten.

Rechnungsausnahmen eliminieren

In einer idealen Welt wären Rechnungsausnahmen selten. Aber für viele Organisationen, die immer noch auf veraltete AP-Prozesse angewiesen sind, ist dies einfach nicht der Fall. Tatsächlich hat eine kürzlich von Ardent Partners durchgeführte Studie ergeben, dass 62 % der Kreditorenbuchhalter zustimmen, dass Rechnungsausnahmen ihnen im Alltag die größten Kopfschmerzen bereiten.

Rechnungsausnahmen nehmen nicht nur viel Zeit in Anspruch, sondern führen auch zu inkonsistenten Zahlungszyklen.

Als Supply-Chain-Manager verstehen Sie vielleicht, warum AP Rechnungsausnahmen eliminieren möchte. Aber Sie fragen sich vielleicht, warum Sie sich darum kümmern sollten.

Stellen Sie sich vor, Lieferantenrechnungen werden zurückgestellt, weil die Waren nicht eingegangen sind und AP keinen Drei-Wege-Abgleich durchführen kann. In diesem Szenario setzen viele Lieferanten den Kunden eine Kreditsperre ein. Einige stellen möglicherweise sogar den Versand zusätzlicher Waren ganz ein.

Auch wenn es nicht so extrem wird, werden Ihre Lieferanten nicht rechtzeitig bezahlt. Dies führt im besten Fall zu schlechten Lieferantenbeziehungen und Instabilität bei Lieferanten, die sich in einer schwierigen Liquiditätslage befinden.

Möglichkeiten mit Frühzahlerrabatt

Während die COVID-19-Pandemie die Lieferketten auf der ganzen Welt unterbrach, verspürte nicht jede Organisation das gleiche Maß an Schmerz. Diejenigen, die über automatisierte Prozesse mit Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen verfügten, konnten ohne allzu große Probleme schnell auf eine Remote-Arbeitskraft umstellen. Im Bereich Kreditorenbuchhaltung bedeutete dies, dass die Mitarbeiter Rechnungen von überall aus bearbeiten konnten – und zwar in großem Umfang.

Wenn ein Finanzmanager Hunderte oder Tausende von Lieferanten vorzeitig bezahlen wollte, um von einem Frühzahlerrabatt zu profitieren, war dies kein Problem. Auf der anderen Seite, wenn die Optimierung des Cashflows das Ziel war, war es einfach, die Zahlung bis zum letztmöglichen Tag innerhalb der Fristen zu halten.

Einsicht in AP- und P2P-Prozesse bieten

Je mehr Transparenz Sie in Ihrer Lieferkette haben, desto einfacher ist es, den Cashflow vorherzusagen, potenzielle Störungen zu erkennen, bevor sie auftreten, und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie sich auf Workflows für die papierbasierte Rechnungsstellung verlassen, ist es leider praktisch unmöglich, den aktuellen Stand der Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt zu sehen.

Durch die Automatisierung von AP/P2P-Prozessen erhalten Sie rund um die Uhr Einblick in den gesamten Rechnungsprozess. Dies vermeidet Überraschungen und verbessert die Business Intelligence, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Betrieb durch die Nutzung von Echtzeiteinblicken kontinuierlich zu optimieren.

Wenn Ihr Unternehmen immer noch papierbasierte AP-Workflows verwendet, kann Ihre Lieferkette nicht so effizient wie möglich sein. Durch die Investition in Tools zur Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses können Sie eine digitale Verbindung zu Ihren Lieferanten herstellen, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Vermeiden Sie Unterbrechungen der Lieferkette, indem Sie die Kreditsperre umgehen oder ganz abschneiden;
• Optimieren Sie das Lieferantendatenmanagement, indem Sie alle relevanten Daten (z. B. W-9 und Bankkontoinformationen) an einem Ort haben;
• Verbessern Sie die Lieferantenbeziehungen, indem Sie den Zahlungsstatus transparent machen und sicherstellen, dass sie pünktlich bezahlt werden; und
• Stellen Sie sicher, dass Kreditorenbuchhalter, interne Einkäufer und Abteilungsleiter nur ihre Zeit mit wertschöpfenden Aktivitäten verbringen.

Addieren Sie alles, und die AP-Automatisierung ist eine einfache Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Lieferkette effizient funktioniert und gleichzeitig die Produktivität und Rentabilität erhöht wird.

Shan Haq ist Vice President of Corporate Strategy and Development bei Transcepta, einer cloudbasierten Procure-to-Pay-Plattform.