Automatisierte Kreditorenbuchhaltung: Betrugsprävention stärken und Zahlungen optimieren

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt Buchhaltern Sicherheit vor Betrugsrisiko und strafft den gesamten Prozess – von der Kaufentscheidung bis zur Rechnungsfreigabe mit elektronischen Zahlungen inklusive.

Das Wort „Buchhaltung“ auszusprechen, kann einen Raum schnell leeren oder Sie mit einem reduzierten Publikum aus getönten Ohren zurücklassen. Trotz der Präsenz von Zahlungen und Rechnungen in fast jedem Unternehmen werden Buchhaltungsprozesse oft mit wenig Interesse und Innovation begegnet. Automatisierung und technologischer Wandel haben Finanzsoftware und Online-Tools aufgewertet, und doch sind Standard-Buchhaltungsverfahren wie die Kreditorenbuchhaltung schmerzhaft manuell und zeitaufwändig geblieben. Mit einem Anstieg betrügerischer Zahlungen – 63 % der Unternehmen erleben 2018 mehr Betrug und Verluste als je zuvor – wird die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schnell zum einzigen Weg, mit der Raffinesse moderner Krimineller umzugehen. Dies ermöglicht Unternehmen ein ganz neues Level an Überwachung, wenn sie Zahlungsprozesse automatisieren. Hier ist wie:

Kontrolle von Benutzeranmeldedaten und Zugriff

Zu kontrollieren und – noch wichtiger – zu wissen, wer Zahlungen anfordern und tätigen kann, ist der erste Schritt zur Betrugsbekämpfung. AP-Automatisierung bietet eine einfache Lösung, da jede Rechnung und Zahlungsanforderung sofort durch vordefinierte Kanäle zur Genehmigung geleitet wird. Mitarbeiterzugriff wird in den meisten AP-Automatisierungslösungen streng kontrolliert, indem Administratoren Benutzeranmeldedaten basierend auf Jobrolle oder anderen Faktoren anpassen können.

Laut einem AFP-Bericht war über ein Drittel des Zahlungsbetrugs tatsächlich intern und betraf eingestellte Mitarbeiter. In manuellen AP-Systemen konnte jeder Mitarbeiter eine Zahlung autorisieren, und sie würde unentdeckt bleiben. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erlaubt daher nur bestimmten Mitarbeitern Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten, und diese Lösungen können sogar ein internes System von Checks and Balances einrichten.

On-Demand-Reports und Benachrichtigungen

Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) schätzt einen Median von 16 Monaten, bevor Betrugsschemata entdeckt werden. Die Einführung von AP-Automatisierung würde diese Suche eliminieren, da sie mit jeder im digitalen System aufgezeichneten Zahlung Verantwortlichkeit schafft und sofort einen Audit Trail erzeugt. Nicht nur erlaubt dies, Transaktionsdetails effizient zu finden, wenn ein Unternehmen betrügerische Aktivität vermutet, sondern es kann sie komplett abschrecken. Automatisierte Betrugserkennungstools wie Positive Pay können ebenfalls mit AP-Automatisierung eingerichtet werden, um Scheckbetrug und Phishing-Scams entgegenzuwirken.

AP-Automatisierungslösungen können oft Preisänderungen verfolgen, erhöhtes Rechnungsvolumen tracken, fehlende Rechnungen identifizieren und durch sofortige Benachrichtigungen jede Modifikation oder unverifizierte Aktivität kennzeichnen. Einige Lösungen bieten On-Demand-Reports sowie Rechnungs- und Zahlungs-Audit-Trails, um Administratoren die Macht zu geben, genau zu wissen, welche Aktionen zu jedem Zeitpunkt an welcher Rechnung durchgeführt wurden. Zusätzliche Benachrichtigungsmaßnahmen können die Sicherheit erhöhen. Beispielsweise könnte bei Änderung von Lieferanteninformationen eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung an die Zahlungsadministratoren gesendet werden.

Workflows und Prozesse festlegen

AP-Prozesse können einen Berg an Papierkram und Genehmigungen produzieren. Die Automatisierung des Systems kann dieses Volumen lindern, aber auch standardisierte Workflows und Best Practices festlegen. Dazu gehört eine Zentralisierung aller Aktivitäten und die Einhaltung eines schrittweisen Maßstabs für das Passieren jeder Phase der Genehmigung und Zahlung.

Manuell können Zahlungen leicht durch die Maschen fallen, aber wenn sie in der Cloud automatisiert sind, kann der gesamte Genehmigungs- und Workflow-Prozess von überall abgeschlossen werden. Dieser festgelegte Workflow kann beinhalten: Sicherstellung, dass in Rechnung gestellte Beträge korrekt sind, dass alle relevanten Parteien benachrichtigt werden, oder Ausgaben in angemessenen Intervallen zu genehmigen.

Die Kreditorenbuchhaltung kann ein frustrierender und zeitaufwändiger Teil der Buchhaltung für Finanzprofis sein. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gibt Buchhaltern Sicherheit vor Betrugsrisiko und strafft den gesamten Prozess – von der Kaufentscheidung bis zur Rechnungsfreigabe mit elektronischen Zahlungen inklusive. Es ist ein weiteres Beispiel dafür, wie digitale Transformation Organisationen Zeit und Ressourcen spart und in diesem Fall hilft, Verluste durch Betrug zu verhindern.

Catherine Dahl ist CEO von Beanworks, einer führenden AP-Automatisierungslösung. Als Chartered Professional Accountant (CPA) und Certified Management Accountant (CMA) mit mehr als 25 Jahren operativer Buchhaltungs- und Managementerfahrung behält Catherine einen einzigartigen Blick auf die Buchhaltungsbranche insgesamt. Sie hat diese Expertenkenntnis genutzt, um Beanworks in den letzten fünf Jahren zu steuern und ein florierendes Unternehmen mit schnell wachsendem, hochmotiviertem Personal aufzubauen.