Kosten mit bestehenden Lieferanten neu verhandeln:Ein Leitfaden

Lieferanten spielen eine Schlüsselrolle in der Beschaffung, und ihre Kosten haben einen großen Einfluss auf das Wohlergehen der Unternehmen. Um mit bestehenden Lieferanten Kosten zu senken, sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Beziehungen zu verbessern.

Umfrage Lieferanten

Ihre Lieferanten können eine hervorragende Informationsquelle sein, um zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und wie Sie Kosten reduzieren können. Was aus Ihrer Sicht sinnvoll ist, ist aus Sicht der Lieferanten möglicherweise nicht immer sinnvoll, und möglicherweise hat Ihr Unternehmen einige Anforderungen oder Strukturen, die die Kosten für Lieferanten erhöhen.

Um wertvolles Feedback von Lieferanten zu erhalten, ziehen Sie eine Umfrage in Betracht, in der Sie sie ausdrücklich bitten, Bereiche mit Kostensenkungspotenzial zu identifizieren. In der Umfrage können Sie Fragen stellen wie:

1. Bitte schlagen Sie einen Prozess oder eine Anforderung vor, die wir Ihnen auferlegen und die wir beenden können, um Kosten zu beseitigen.
2. Bitte schlagen Sie Produkte/Dienstleistungen vor, die wir heute kaufen, die in einer einfacheren Form oder mit einer einfacheren (standardisierten) Spezifikation zu einem niedrigeren Preis gekauft werden könnten.
3. Bitte teilen Sie uns mit, um wie viel wir die Produktpreise senken können, wenn wir unsere Kreditlaufzeiten um 14 Tage verkürzen?
4. Bitte teilen Sie uns Ihre Ideen mit, wie wir unsere gemeinsamen Prozesse vereinfachen und Kosten reduzieren können.

Durch das Sammeln dieses Feedbacks von Lieferanten erhalten Sie einen „Ideenkatalog“, den Sie analysieren können. Es wird wahrscheinlich viele Vorschläge geben, die nicht umgesetzt werden können, aber es wird auch Ideen geben, an die Sie noch nie gedacht haben und die große Kosteneinsparungen bewirken können.

Sie können die obige Umfrage mit E-Mails und einem Excel-basierten Fragebogen oder einem anderen manuellen Tool oder einer SRM-Software mit der Möglichkeit, Fragebögen für Lieferanten zu erstellen, durchführen.

Munition sammeln

Bei ausgewählten Lieferanten kann es erforderlich sein, einen schwierigeren Neuverhandlungsprozess einzuleiten, um niedrigere Preise zu erzielen.

Um Ihr gewünschtes Ergebnis zu erzielen, müssen Sie mit allen Daten und Fakten, auf die Sie zugreifen können, vollständig vorbereitet sein. Das bedeutet, dass Sie Folgendes sammeln sollten:

1. Wie haben sich Ihre Ausgaben entwickelt? Wenn sie gestiegen ist, können Sie dies als Argument für die Forderung nach besseren Preisen verwenden.
2. Wie hat sich die Liefer- und Qualitätsleistung entwickelt? Wenn der Lieferant unterdurchschnittliche Leistungen erbracht hat, könnte dies ein Argument dafür sein, jetzt eine Rückerstattung für die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung zu verlangen, oder Sie können versuchen, in Zukunft bessere Konditionen zu erzielen.
3. Wie zufrieden/unzufrieden sind Ihre Stakeholder mit dem Lieferanten? Wenn Sie negative Rückmeldungen von Stakeholdern erhalten, kann dies ein guter Grund sein, Druck auf den Lieferanten auszuüben, Ihnen eine bessere Preisgestaltung anzubieten, da der Lieferant Probleme in der Zusammenarbeit schafft, was wiederum damit verbundene Kosten mit sich bringt.

Um Stakeholder-Feedback von Ihrer Organisation zu den Lieferanten zu sammeln, für die Sie einen Neuverhandlungsprozess durchführen möchten, können Sie Folgendes tun:

1. Identifizieren Sie die zu bewertenden Lieferanten. Halten Sie es zunächst einfach und nehmen Sie maximal 20 Lieferanten in eine Umfrage auf. Später können Sie jederzeit auf weitere Lieferanten expandieren.
2. Identifizieren Sie die internen Stakeholder, die die ausgewählten Lieferanten bewerten sollen. Identifizieren Sie für jeden Stakeholder, welche strategischen Lieferanten jeder bewerten kann/sollte. Auch hier, halten Sie es einfach und später können Sie die Anzahl der beteiligten Akteure erweitern.
3. Identifizieren Sie, nach welchen Kriterien/Fragen die Lieferanten von Ihren Stakeholdern bewertet werden sollten. Dies können Fragen sein (auf einer Skala von 1 =stimme überhaupt nicht zu und 5 =stimme voll und ganz zu) wie:
   • Die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten ist einfach
   • Der Lieferant fügt unserem Betrieb keine Kosten hinzu
   • Der Lieferant löst Probleme unverzüglich
   • Der Lieferant bietet uns die Unterstützung, die wir für eine effektive Arbeit benötigen
4. Machen Sie die Umfrage und senden Sie sie an die Interessengruppen, damit sie diese beantworten können. Sie können dies mit Excel oder einer automatisierten Lösung tun.
5. Wenn Stakeholder geantwortet haben, erstellen Sie einen Lieferantenbericht für jeden Lieferanten. Stellen Sie im Bericht sicher, dass Sie die Lieferanten einstufen, damit Sie auch ein schlechtes Ranking als Argument für eine bessere Preisgestaltung verwenden können.
6. Verwenden Sie am Nachverhandlungstisch alle gesammelten Daten und Fakten, um Argumente zu erstellen, die Ihnen helfen, bessere Preise oder bessere Bedingungen zu erzielen.

Lars Kuch Pedersen ist Gründer von LeanLinking.