Beendigung von Zahlungsknicken in der Lieferkette durch Automatisierung

Eine Welt ohne Lieferketten würde nicht so aussehen, wie wir sie heute kennen. Aber eine Welt ohne optimierte Zahlungen in dieser Lieferkette ist genau die Welt, in der wir leben.

Es gibt eine allzu häufige Kluft zwischen hochautomatisierten, effizienten Lieferantenströmen und den sehr manuellen, papierlastigen Kreditorenbuchhaltungsprozessen (AP), die zur Bezahlung dieser Lieferanten verwendet werden. Dies hat zu einem kaputten System geführt, an dem 61 % der Unternehmen steigende Kosten für das Supply-Chain-Management als ihre größte Herausforderung bezeichnen. Weitere 50 % sagen, dass jede zehnte Zahlung an Lieferanten aufgrund manueller Prozesse verspätet erfolgt, was die Beziehungen zu den wichtigsten Lieferanten zusätzlich belastet.

Dieser Stress hat echte geschäftliche Konsequenzen.

Laut der AFP-Umfrage zu elektronischen Zahlungen aus dem Jahr 2019 leisten 97 % der Unternehmen immer noch Scheckzahlungen an einen Teil ihrer Lieferanten, und diese Zahlungen sind anfälliger als jede andere Art von Zahlungen für Betrug und kostspielige Fehler.

Der Rufschaden durch Betrug und die Kosten für langsame, veraltete Zahlungen können die gesamte Arbeit der Unternehmen zur Modernisierung ihrer Lieferketten und zur Freude der Lieferanten untergraben.

Es gibt jedoch bessere Wege. In einer Branche, in der die Aufrechterhaltung einer gesunden Lieferkette entscheidend ist, um Betriebsunterbrechungen und damit verbundene Verluste zu vermeiden, kann die pünktliche Zahlung von Lieferanten in ihrem bevorzugten Format diese Beziehungen stärken und eine ununterbrochene Lieferkette sicherstellen. Diese Vorteile sowie reduzierte Kosten und Ineffizienzen für Organisationen, die Zahlungen leisten, sind die Gründe, warum sich so viele Kreditorenbuchhaltungsabteilungen jetzt auf die Automatisierung von Rechnungs-zu-Zahlungs-Prozessen konzentrieren.

Eine Revolution für Backoffice-Prozesse ist genauso wichtig wie die bereits im Gange für die Fertigungsproduktion, und das beginnt bei der AP-Automatisierung.

Mit der richtigen Finanztechnologie oder dem richtigen Bankpartner ist der Übergang zur Zahlungsautomatisierung viel weniger entmutigend als die Automatisierung und Rationalisierung einer Lieferkette. Die ideale Lösung ermöglicht es der Kreditorenbuchhaltung, bestehende Buchhaltungssysteme und Bankbeziehungen zu nutzen, um alles vom Rechnungseingang bis zur Zahlung in der gesamten Lieferkette zu rationalisieren und zu digitalisieren. Mit dem richtigen Zahlungsmix können Lieferanten von der Bequemlichkeit und Flexibilität von Zahlungen mit virtuellen Karten oder automatisierten Clearinghäusern (ACH) profitieren. Darüber hinaus kann die Organisation durch Rabatte, die bei diesen Transaktionsarten verdient werden, von einer neuen Geldquelle profitieren.

Die Fähigkeit von Lieferanten, den Forderungsprozess zu rationalisieren und schnelleren Zugang zu Bargeld zu erhalten, ist ein Nebenprodukt des richtigen Prozesses für Verbindlichkeiten. Organisationen, die auf elektronische Zahlungen umstellen, können stark verbesserte Überweisungsdaten in den bevorzugten Formaten ihrer Lieferanten anbieten, einschließlich Corporate Trade Exchange (CTX), benutzerdefinierter Debitorenbuchhaltungsdateien (AR) und E-Mails. Diese Annehmlichkeiten machen es Lieferanten viel einfacher, Bargeld zu verwenden, wenn elektronische Zahlungen eingehen, und ermöglichen erweiterte AR-Berichtsfunktionen, die der Käufer-Lieferanten-Beziehung einen Mehrwert verleihen, der mit Schecks allein nicht möglich ist.

Es dauert auch nicht lange, bis elektronische Zahlungen den ROI für Unternehmen zeigen, da die mit der Implementierung digitaler Zahlungen verbundenen Kosten oft durch verdiente Rabatte, Einsparungen durch die Automatisierung wichtiger Prozesse und Effizienzgewinne durch weniger Zeit für wichtige Mitarbeiter ausgeglichen werden bei manuellen Aufgaben.

Der vielleicht größte Vorteil sowohl für den Zahler als auch für den Lieferanten ist die Tatsache, dass mit der AP-Automatisierung eine bessere Zahlungssicherheit einhergeht. Elektronische, überprüfbare Rechnungseingangs- und Genehmigungsworkflows helfen, betrügerische Rechnungen zu verhindern oder transparent zu machen. Elektronische Zahlungen haben den Vorteil, dass sie viel schwieriger zu ändern, umzuleiten oder anderweitig Betrug ausgesetzt sind. Bei virtuellen Kartenzahlungen, bei denen eine Einmalnummer für einen genauen Betrag verwendet wird, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass eine Zahlung abgefangen wird, noch weiter.

Ein ausgeklügelter Zahlungspartner sollte über eine integrierte Überwachung verfügen, die Bedrohungen erkennen, unbefugte Geldbewegungen stoppen und vertrauliche Bankdaten von Lieferanten sicher aufbewahren kann, damit das Unternehmen dies nicht tun muss. Angesichts der sehr realen und sehr hohen Kosten im Zusammenhang mit Betrug – und angesichts der Tatsache, dass die meisten Unternehmen in den letzten zwei Jahren mindestens einen Betrugsversuch erlebt haben – sind dies keine geringen Vorteile.

Warum ist die Akzeptanz angesichts all der Vorteile der AP-Automatisierung nicht weiter verbreitet? Wie bei den meisten bedeutenden Änderungen hat dies viel mit wahrgenommenen Kosten, falschen Vorstellungen über die Schwierigkeit der Implementierung und Trägheit in Bezug auf aktuelle Prozesse zu tun.

Tatsächlich drehen sich die Hauptanliegen von AP-Mitarbeitern in der Regel um die mit der Implementierung verbundenen Kosten und Zeit. Auch hier sind AP-Automatisierungslösungen so ausgereift, dass langwierige, IT-intensive Rollouts der Vergangenheit angehören. Sie haben die Zeit zwischen der Festlegung einer Lösung und der Realisierung ihrer Vorteile verkürzt.

Mit der heute verfügbaren Technologie und Business Intelligence können die Geschäftszahlungen, die Lieferketten antreiben, genauso digital transformiert werden wie andere Teile des Lieferkettenbetriebs. Der Druck, Kosten zu senken, das Geschäft vor Betrug zu schützen und alles, was täglich getan wird, zu rationalisieren, weist auf eine klare Lösung hin:eine digitale Transformation der Kreditorenbuchhaltungsprozesse.

Bill Wardwell ist Vice President of Strategy and Product bei Bottomline Technologies.