Supply-Chain-Zahlungsineffizienzen durch Automatisierung beseitigen

Eine Welt ohne Lieferketten würde nichts wie die aussehen, die wir heute kennen. Aber eine Welt ohne straffere Zahlungen in dieser Lieferkette ist genau die Welt, in der wir leben.

Es gibt eine allzu häufige Diskrepanz zwischen hochautomatisierten, effizienten Lieferantenströmen und den sehr manuellen, papierlastigen Accounts-Payable-Prozessen (AP), die verwendet werden, um diese Lieferanten zu bezahlen. Dies hat zu einem defekten System geführt, bis zu dem Punkt, dass 61 % der Unternehmen steigende Supply-Chain-Management-Kosten als ihre Nummer-eins-Herausforderung nennen. Weitere 50 % sagen, dass eine von zehn Zahlungen an Lieferanten aufgrund manueller Prozesse zu spät ausgeht, was zusätzlichen Stress auf Beziehungen zu wichtigen Lieferanten ausübt.

Dieser Stress hat reale geschäftliche Konsequenzen.

Volle 97 % der Organisationen tätigen noch immer Scheckzahlungen an einen Teil ihrer Lieferanten, laut der 2019 AFP Electronic Payments Survey, und diese Zahlungen sind anfälliger als jede andere Art für Betrug und kostspielige Fehler.

Die Reputationsschäden durch Betrug und die Kosten langsamer, veralteter Zahlungen können all die Arbeit untergraben, die Unternehmen geleistet haben, um ihre Lieferketten zu modernisieren und Lieferanten zu begeistern.

Bessere Wege nach vorne

Es gibt jedoch bessere Wege. In einer Branche, in der die Aufrechterhaltung einer gesunden Lieferkette entscheidend für die Verhinderung von Geschäftsunterbrechungen und damit verbundenen Verlusten ist, kann die pünktliche Bezahlung von Lieferanten in ihrem bevorzugten Format diese Beziehungen stärken und eine ununterbrochene Lieferkette sicherstellen. Solche Vorteile, plus reduzierte Kosten und Ineffizienzen für Organisationen, die Zahlungen leisten, sind die Gründe, warum so viele AP-Abteilungen jetzt darauf fokussieren, Invoice-to-Pay-Prozesse zu automatisieren.

Eine Revolution für Back-Office-Prozesse ist genauso wichtig wie die bereits laufende für die Fertigungsproduktion, und das beginnt mit AP-Automatisierung.

Mit dem richtigen Finanztechnologie- oder Bankpartner ist der Übergang zur Zahlungsautomatisierung weit weniger einschüchternd als die Automatisierung und Straffung einer Lieferkette. Die ideale Lösung ermöglicht es der AP-Abteilung, bestehende Buchhaltungssysteme und Bankbeziehungen zu nutzen, um alles von Rechnungseingang bis Zahlung über die Lieferkette zu straffen und zu digitalisieren. Mit dem richtigen Zahlungsmix können Lieferanten Vorteile aus der Bequemlichkeit und Flexibilität von Virtual Card oder Automated Clearing House (ACH) Zahlungen ziehen. Was mehr ist, die Organisation kann von einer neuen Cash-Quelle via Rebates profitieren, die auf diesen Transaktionstypen verdient werden.

Die Fähigkeit von Lieferanten, ihren Debitorenprozess zu straffen und schnelleren Zugang zu Bargeld zu erhalten, ist ein Nebenprodukt des richtigen Kreditorenprozesses. Organisationen, die auf elektronische Zahlungen umsteigen, können erheblich erweiterte Remittance-Daten in den bevorzugten Formaten ihrer Lieferanten anbieten, einschließlich Corporate Trade Exchange (CTX), benutzerdefinierte Debitorenbuchhaltungsdateien (AR) und E-Mails. Diese Annehmlichkeiten machen es Lieferanten viel einfacher, Bargeld anzuwenden, wenn elektronische Zahlung empfangen wird, und ermöglichen erweiterte AR-Reporting-Fähigkeiten, was Wert zur Käufer-Lieferanten-Beziehung hinzufügt, auf eine Weise, die über Schecks allein nicht möglich ist.

Es dauert nicht lange, bis elektronische Zahlungen ROI für Organisationen zeigen, da die mit der Implementierung digitaler Zahlungen verbundenen Kosten oft durch verdiente Rebates, Einsparungen durch Automatisierung von Schlüsselprozessen und Effizienzgewinne durch weniger Zeitaufwand für manuelle Aufgaben durch Schlüsselpersonal ausgeglichen werden.

Vielleicht der größte Vorteil für sowohl Zahler als auch Lieferant ist die Tatsache, dass bessere Zahlungssicherheit mit AP-Automatisierung einhergeht. Elektronische, auditierbare Rechnungseingangs- und Genehmigungs-Workflows helfen, betrügerische Rechnungen zu verhindern oder Transparenz dafür zu schaffen. Elektronische Zahlungen tragen den Vorteil, viel schwieriger zu ändern, umzuleiten oder anderweitig Betrug ausgesetzt zu sein. Im Fall von Virtual Card Zahlungen, die eine Einmalnummer für einen exakten Betrag nutzen, schwinden die Chancen, dass eine Zahlung abgefangen wird, noch weiter.

Ein anspruchsvoller Zahlungspartner sollte eingebautes Monitoring haben, das Bedrohungen identifizieren, unautorisierte Geldbewegungen stoppen und sensible Lieferantenbankinformationen sicher aufbewahren kann, damit die Organisation das nicht tun muss. Angesichts der sehr realen und sehr hohen Kosten, die mit Betrug verbunden sind – und da die meisten Unternehmen berichten, mindestens einen Betrugsversuch in den letzten zwei Jahren erlebt zu haben – sind dies keine kleinen Vorteile.

Warum ist Adoption nicht weiter verbreitet?

Angesichts all der Vorteile der AP-Automatisierung, warum ist die Adoption nicht weiter verbreitet? Wie bei den meisten signifikanten Veränderungen hat das viel mit wahrgenommenen Kosten, Missverständnissen über die Schwierigkeit der Implementierung und Trägheit um aktuelle Prozesse zu tun.

Tatsächlich drehen sich die Hauptbedenken von AP-Mitarbeitern typischerweise um die Kosten und Zeit, die mit der Implementierung verbunden sind. Auch hier sind AP-Automatisierungslösungen so weit fortgeschritten, dass langwierige, IT-intensive Rollouts der Vergangenheit angehören. Sie haben die Zeit zwischen der Verpflichtung zu einer Lösung und der Realisierung ihrer Vorteile verkürzt.

Mit der heute verfügbaren Technologie und Business Intelligence können die Geschäftszahlungen, die Lieferketten antreiben, so digital transformiert werden wie andere Teile des Lieferkettenbetriebs. Der Druck, Kosten zu senken, das Geschäft vor Betrug zu schützen und alles, was täglich getan wird, zu straffen, deutet auf eine klare Lösung hin: eine digitale Transformation der AP-Prozesse.

Bill Wardwell ist Vice President of Strategy and Product bei Bottomline Technologies.