Kostenverhandlungen mit bestehenden Lieferanten meistern – Ein praktischer Leitfaden

Lieferanten spielen eine Schlüsselrolle in der Beschaffung, und ihre Kosten haben großen Einfluss auf das Wohlergehen von Unternehmen. Um mit bestehenden Lieferanten Kosten zu senken, sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Beziehungen zu verbessern.

Lieferanten befragen

Ihre Lieferanten können eine großartige Informationsquelle sein, um zu verstehen, wie Ihr Unternehmen operiert und wie Sie Kosten entfernen können. Was aus Ihrer Perspektive Sinn ergibt, macht aus Lieferantensicht nicht immer Sinn, und vielleicht hat Ihr Unternehmen Anforderungen oder Strukturen, die Lieferanten Kosten verursachen.

Um wertvolles Feedback von Lieferanten einzufangen, erwägen Sie eine Umfrage, in der Sie sie spezifisch bitten, Bereiche mit Potenzial zur Kostensenkung zu identifizieren. In der Umfrage können Sie Fragen stellen wie:

1. Bitte schlagen Sie einen Prozess oder eine Anforderung vor, die wir Ihnen auferlegen und die wir beenden können, um Kosten zu entfernen.
2. Bitte schlagen Sie Produkte/Services vor, die wir heute kaufen, die in einer einfacheren Form oder mit einer einfacheren (standardisierteren) Spezifikation zu einem niedrigeren Preis gekauft werden könnten.
3. Bitte lassen Sie uns wissen, wie viel wir den Produktpreis reduzieren können, wenn wir unsere Zahlungsziele an Sie um 14 Tage verkürzen?
4. Bitte teilen Sie Ihre Ideen mit, wie wir unsere gemeinsamen Prozesse vereinfachen und Kosten entfernen können.

Indem Sie dieses Feedback von Lieferanten sammeln, erhalten Sie einen „Ideen-Katalog“, den Sie analysieren können. Es wird wahrscheinlich viele Vorschläge geben, die nicht umsetzbar sind, aber auch Ideen, an die Sie nie gedacht haben, die große Kosteneinsparungen generieren könnten.

Sie können die obige Umfrage per E-Mail und Excel-basiertem Fragebogen oder einem anderen manuellen Tool oder SRM-Software mit der Option, Fragebögen für Lieferanten zu erstellen, durchführen.

Munition sammeln

Für ausgewählte Lieferanten kann es notwendig sein, in einen härteren Verhandlungsprozess einzutreten, um niedrigere Preise zu erreichen.

Um Ihr gewünschtes Ergebnis zu erzielen, müssen Sie vollständig vorbereitet sein mit allen Daten und Fakten, auf die Sie Zugriff haben. Das bedeutet, Sie sollten Folgendes sammeln:

1. Wie haben sich Ihre Ausgaben entwickelt? Wenn sie gestiegen sind, können Sie dies als Argument für bessere Preise nutzen.
2. Wie haben sich Liefer- und Qualitätsleistung entwickelt? Wenn der Lieferant unterperformt hat, könnte das ein Argument für eine Rückerstattung jetzt für die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung sein, oder Sie können bessere Konditionen für die Zukunft anstreben.
3. Wie zufrieden/unzufrieden sind Ihre Stakeholder mit dem Lieferanten? Wenn Sie negatives Feedback von Stakeholdern erhalten, kann das ein guter Grund sein, Druck auf den Lieferanten auszuüben, bessere Preise anzubieten, da der Lieferant Probleme in der Zusammenarbeit schafft, was wiederum damit verbundene Kosten nach sich zieht.

Um Stakeholder-Feedback aus Ihrer Organisation zu den Lieferanten zu sammeln, für die Sie einen Verhandlungsprozess durchführen wollen, können Sie Folgendes tun:

1. Identifizieren Sie die zu bewertenden Lieferanten. Halten Sie es zunächst einfach und nehmen Sie maximal 20 Lieferanten in eine Umfrage auf. Später können Sie immer auf mehr Lieferanten erweitern.
2. Identifizieren Sie die internen Stakeholder, die die ausgewählten Lieferanten bewerten sollen. Für jeden Stakeholder identifizieren Sie, welche strategischen Lieferanten sie jeweils bewerten können/sollen. Wieder: einfach halten und später die Anzahl der involvierten Stakeholder erweitern.
3. Identifizieren Sie, welche Kriterien/Fragen die Lieferanten von Ihren Stakeholdern bewertet werden sollen. Das könnten Fragen sein (bewertet auf einer Skala von 1=Stimme gar nicht zu bis 5=Stimme voll zu), wie:
   • Der Lieferant ist einfach zu handhaben
   • Der Lieferant fügt unseren Operationen keine Kosten hinzu
   • Der Lieferant löst Probleme ohne Verzögerung
   • Der Lieferant bietet uns die Unterstützung, die wir benötigen, um effektiv zu arbeiten
4. Erstellen Sie die Umfrage und senden Sie sie an die Stakeholder zur Beantwortung. Das können Sie mit Excel oder einer automatisierten Lösung tun.
5. Wenn Stakeholder geantwortet haben, erstellen Sie einen Lieferantenbericht für jeden Lieferanten. Im Bericht stellen Sie sicher, dass Sie die Lieferanten rangieren, damit Sie schlechte Rankings als Argument für bessere Preise nutzen können.
6. Am Verhandlungstisch nutzen Sie alle gesammelten Daten und Fakten, um Argumente zu schaffen, die Ihnen helfen, bessere Preise oder bessere Konditionen zu erzielen.

Lars Kuch Pedersen ist Gründer von LeanLinking.