So stellen Sie sicher, dass Frachtrechnungen korrekt sind und schnell bezahlt werden

Frachtzahlung gilt nicht umsonst als die braune Wellpappe der Supply-Chain-Industrie. Es ist ein glanzloses Thema in einer Welt, die von regulatorischen Komplexitäten, Kapazitätsbeschränkungen, geopolitischen Herausforderungen, steigender Nachfrage, globaler Pandemie und sich änderndem Verbraucherverhalten geprägt ist. Angesichts dieser Marktkräfte gehört die Frachtzahlung in der Regel nicht zu den zehn größten Bedenken, denen sich Versender gegenübersehen.

Das soll nicht heißen, dass die Frachtzahlung keine besondere Aufmerksamkeit verdient. Rechnungen von Spediteuren sind bekanntermaßen ungenau und können die Leistung und Kapazitätsverfügbarkeit des Spediteurs beeinträchtigen, wenn sie nicht ordnungsgemäß verwaltet werden.

Aber wie ungenau sind Frachtführerrechnungen? Branchenanalysten schätzen die Zahl zwischen 15 und 66 %, wobei ein externer Frachtprüfer berichtet, dass jede vierte der von ihm überprüften Rechnungen aufgrund von Fehlern abgelehnt wird. Wie stellen Sie also sicher, dass die Frachtrechnungen korrekt sind und die Spediteure schnell bezahlen, damit die Lieferkette nicht unterbrochen wird?

Warum Frachtrechnungen abgelehnt werden

Zurückweisungen wurden in der Vergangenheit verwendet, um das Verhalten von Trägern zu steuern. Es ist durchaus angebracht, die Beförderungsunternehmen den Qualifikationsstandards gegenüber zur Verantwortung zu ziehen. Wird kein Lieferschein vorgelegt, ist die Rechnung abzulehnen. Aber den Spediteur an einen Rechnungsvalidierungsstandard zu halten, der die Lieferung zusätzlicher Informationen einschließt, selbst wenn ihm diese Informationen nicht konsistent zur Verfügung gestellt werden, kann als Ersatz für den Abrechnungsprozess des Versenders angesehen werden.

Nichts davon legt nahe, dass die Validierungsstandards gelockert werden sollten. Es gibt einen Unterschied zwischen einem Abrechnungsfehler, der eine Teilzahlung ermöglicht (z. B. ein falscher Rabatt) und einer vollständigen Ablehnung, die zu keiner Zahlung an den Spediteur führt. Probleme, die dazu führen, dass eine Rechnung direkt abgelehnt wird – zum Beispiel das Fehlen von Belegen – sind selten und machen zwischen 1 % und 2 % aller Ablehnungen aus. Die meisten Rechnungen, die einem Frachtzahlungsanbieter vorgelegt werden, bestehen den ersten Test:Ist dies die Rechnung des Kunden und ist dies ein zugelassener Spediteur? Zusätzliche Validierungen, die an versenderspezifische Geschäftsregeln gebunden sind, treten dort auf, wo der Großteil der Ablehnungen auftritt und deren Lösung den größten Aufwand erfordert. Daher hängt die Richtigkeit der Spediteurrechnung stark von den Informationen ab, die der Versender bereitstellt. Wenn der Spediteur einen Frachtbrief vom Spediteur hat, ist die Rechnung nur so genau wie die Informationen darauf.

Rechnungsablehnungsschwelle

Im Allgemeinen sollten Rechnungsablehnungen nicht mehr als 4% aller eingegangenen Rechnungen ausmachen, wobei 2% als Best Practice gilt. Wenn die Ablehnungsrate Ihres Unternehmens über 4 % liegt, ist es wahrscheinlich, dass das Problem nicht die Abrechnungspraxis des Spediteurs ist, sondern die Regeln, die dem Frachtauditanbieter zur Verwaltung des Prozesses auferlegt werden. Um Rechnungen korrekt und schnell bezahlen zu können, müssen die richtigen Informationen an den Spediteur gesendet werden. Außerdem müssen Verlader berücksichtigen, ob eine Geschäftsregel die Last der Datenerfassung, Buchhaltung und sogar des Endkundenservices auf den Spediteur verlagert hat, der oft nicht in der Lage ist, diese Probleme zu lösen. Darüber hinaus können andere Faktoren wie ein neuer Vertrag, neu ausgehandelte Tarife oder eine neue Spediteurbeziehung Informations- und Kommunikationsausfälle auslösen, die zur Ablehnung der Rechnung führen.

Der häufigste Grund für die Ablehnung einer Rechnung sind falsche oder zusätzliche Gebühren auf der Rechnung. Auf der Spediteurseite sollte es Kernsysteme stichprobenartig überprüfen und ändern, wenn es Feedback erhält, dass eine Rechnungsprüfung zu einer abgelehnten Rechnung geführt hat, um zukünftige Vorfälle und verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Letztendlich legt der Versender die Regeln fest und die Spediteure wissen es. Ablehnungen verstärken diese Dynamik und kippen letztendlich die Waage zugunsten einer Partei auf Kosten der anderen. Um die Ablehnungsquote von Rechnungen zu reduzieren, erfordert die Frachtzahlung solide Prozesse, umfangreiche Datenerfassung, strenge Audits und die vollständige Einhaltung der vom Versenderkunden eingeführten Geschäftsregeln.

Schritte zur Reduzierung der Rechnungsablehnung

Es gibt eine Vielzahl von Maßnahmen, die Versender ergreifen können, um die Ablehnungsquote von Rechnungen zu senken und Unterbrechungen der Lieferkette zu vermeiden. Überprüfen Sie zunächst die Angaben auf dem Konnossement einschließlich der Klasse. Es ist üblich, dass Spediteure mehrere Lieferungen desselben Typs abwickeln, und eine Vorgabe im System kann zu einem Klassifizierungsfehler führen. Stellen Sie außerdem sicher, dass bei jeder Tarifänderung (aufgrund einer neuen Fahrspur, eines neuen Standorts oder eines neuen Vertrags usw.) sichergestellt ist, dass der Spediteur über die richtige Tarifbasis und das richtige Datum der Änderung verfügt. Drittens, prüfen Sie Frachtzahlungen – entweder intern oder durch einen externen Prüfer – um sicherzustellen, dass Sie die Bewertungsgebühren überwachen. Einige Gebühren, die auf den Rechnungen des Spediteurs erscheinen, gelten nicht einmal für die transportierten Waren.

Begrüßen Sie nicht zuletzt die digitale Zukunft. Daten steuern alles, und ein Transportmanagementsystem (TMS) ermöglicht die Versandautomatisierung und bietet gleichzeitig Vorlagen mit den erforderlichen Feldern für die Erstellung eines Frachtbriefs. Es gibt auch neue Wege zu erkunden, wie die Sendungstransparenz, die eine durchgängige Bestätigung des Umzugs mit den Begleitdokumenten bietet. Die Informationen und die Dokumentation werden zu einer einheitlichen Ansicht des Umzugs und damit der Rechnung kombiniert.

Zusätzlich zu oder anstelle dieser neuen Tools besteht der beste Schutz vor Unterbrechungen der Lieferkette darin, Zeit und Ressourcen für die proaktive Lösung von Ablehnungen bereitzustellen. Schauen Sie sich an, was abgelehnt wird und warum. Stellen Sie fest, ob die richtigen Informationen an den Spediteur übermittelt werden, und helfen Sie ihm, die Bedeutung dieser Informationen zu verstehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und andere Interessengruppen Ihre Protokolle befolgen, wenn Sie Ihr Mobilfunknetz nutzen.

Vermeidung von Kopfschmerzen bei der Frachtzahlung

Da die Nachfrage auf dem höchsten Stand seit Jahren liegt, passen sich die Verlader zu exponentiell höheren Raten an weniger verfügbare Kapazitäten an. Ein Rückruf, um zum „Versender der Wahl“ zu werden, gewinnt erneut an Bedeutung und beleuchtet den Wert, den der Versender und sein Drittanbieter für den Backoffice-Prozess des Spediteurs leisten. Spediteure schätzen kollaborative Bemühungen, die beide Parteien bei der Prozessgestaltung, den Datenanforderungen und der Ausnahmelösung berücksichtigen. Wird diese Verschiebung nicht erkannt, kann dies schädlich sein.

Rechnungsablehnungen sind ein notwendiger Bestandteil des Frachtauditprozesses, müssen aber keine überwältigenden Kopfschmerzen bereiten. Intelligente Regeln, klare Richtlinien und der geplante Fokus auf eine schnelle Lösung von Ablehnungen halten die finanzielle und physische Lieferkette ununterbrochen.

Roberta Tamburrino ist Präsidentin für Frachtprüfung und Zahlung, und Chet Richardson ist Präsidentin von LTL bei AFS Logistics.