Frachtbriefrechnungen schnell prüfen und bezahlen: Ein vollständiger Leitfaden

Es gibt guten Grund, warum Frachtzahlung als die braune Wellpappkiste der Supply-Chain-Branche betrachtet wird. Es ist ein farbloses Thema in einer Welt voller regulatorischer Komplexitäten, Kapazitätsbeschränkungen, geopolitischer Herausforderungen, steigender Nachfrage, globaler Pandemie und sich wandelndem Verbraucherverhalten. Angesichts dieser Marktkräfte registriert Frachtzahlung typischerweise nicht unter den Top 10 Anliegen von Versendern.

Das heißt nicht, dass Frachtzahlung keine genaue Aufmerksamkeit verdient. Carrier-Rechnungen sind notorisch ungenau und bedrohen, Carrier-Performance und Kapazitätsverfügbarkeit zu stören, wenn sie nicht ordnungsgemäß gemanagt werden.

Aber wie ungenau sind Carrier-Rechnungen wirklich? Branchenanalysten setzen die Zahl zwischen 15 % und 66 % an, wobei ein Third-Party-Fracht-Auditor berichtet, dass eines von vier geprüften Rechnungen aufgrund von Fehlern abgelehnt wird. Wie stellen Sie also sicher, dass Frachtrechnungen korrekt sind und Carrier schnell bezahlt werden, um die Supply Chain ununterbrochen zu halten?

Warum Frachtrechnungen abgelehnt werden

Ablehnungen wurden historisch genutzt, um Carrier-Verhalten zu steuern. Es ist absolut angemessen, Carrier an Qualifikationsstandards zu binden. Wenn ein Liefernachweis nicht vorgelegt wird, sollte die Rechnung abgelehnt werden. Aber den Carrier an einen Rechnungsvalidierungsstandard zu halten, der die Lieferung zusätzlicher Informationen einschließt, selbst wenn solche Informationen nicht konsequent an ihn geliefert werden, kann als Subrogation des Versender-Buchhaltungsprozesses angesehen werden.

Nichts davon deutet darauf hin, dass Validierungsstandards gelockert werden sollten. Es gibt einen Unterschied zwischen einem Abrechnungsfehler, der Teilzahlung erlaubt (wie ein falscher Rabatt) und einer direkten Ablehnung, die in keiner Zahlung an den Carrier resultiert. Gründe, die eine direkte Ablehnung verursachen – wie fehlende unterstützende Dokumentation – sind selten und machen 1 % bis 2 % aller Ablehnungen aus. Die meisten Rechnungen, die einem Frachtzahlungsanbieter vorgelegt werden, bestehen den ersten Test: Ist dies die Rechnung des Kunden zur Zahlung, und ist dies ein genehmigter Carrier? Zusätzliche Validierungen, gebunden an versenderspezifische Geschäftsregeln, sind der Ort, an dem der Großteil der Ablehnungen auftritt und die den meisten Aufwand zur Lösung erfordern. Daher hängt die Genauigkeit der Carrier-Rechnung stark von den Informationen ab, die der Versender bereitstellt. Wenn der Carrier einen Frachtbrief vom Versender hat, wird die Rechnung nur so genau sein wie die Informationen darauf.

Rechnungsablehnungs-Schwellenwert

Im Allgemeinen sollten Rechnungsablehnungen nicht höher als 4 % aller erhaltenen Rechnungen sein, mit 2 % als Best Practice. Wenn die Ablehnungsrate Ihrer Organisation höher als 4 % ist, ist es wahrscheinlich, dass das Problem nicht so sehr in der Carrier-Abrechnungspraxis liegt als vielmehr in den Regeln, die dem Fracht-Audit-Anbieter auferlegt wurden, um den Prozess zu managen. Um Rechnungen korrekt und schnell zu bezahlen, müssen die richtigen Informationen an den Carrier gesendet werden. Auch müssen Versender überlegen, ob eine Geschäftsregel die Last der Datensammlung, Buchhaltung und sogar Endkunden-Service-Anforderungen auf den Carrier verlagert hat, der oft schlecht gerüstet ist, diese Probleme zu lösen. Zusätzlich können andere Kräfte wie ein neuer Vertrag, neu verhandelte Raten oder eine neue Carrier-Beziehung Informations- und Kommunikationslücken auslösen, die zu Rechnungsablehnungen führen.

Die häufigste Ursache für Rechnungsablehnung sind inkorrekte oder zusätzliche assessorische Gebühren, die auf die Rechnung angewendet werden. Auf der Carrier-Seite sollte er Stichproben machen und Kernsysteme ändern, wenn er Feedback erhält, dass ein Rechnungsaudit zu einer abgelehnten Rechnung geführt hat, um zukünftige Vorfälle und verzögerte Zahlungen zu verhindern.

Letztendlich setzt der Versender die Regeln und die Carrier wissen das. Ablehnungen fügen dieser Dynamik Spannung hinzu, was letztendlich die Waage zugunsten einer Partei auf Kosten der anderen kippt. Um Rechnungsablehnungsraten zu reduzieren, erfordert Frachtzahlung solide Prozesse, umfangreiche Datenerfassung, rigoroses Audit und totale Compliance mit den vom Versender-Kunden eingesetzten Geschäftsregeln.

Schritte zur Reduzierung von Rechnungsablehnungen

Es gibt eine Vielzahl von Schritten, die Versender unternehmen können, um Rechnungsablehnungsraten zu senken und Supply-Chain-Störungen zu vermeiden. Erstens: Überprüfen Sie die Informationen auf dem Frachtbrief einschließlich Klasse. Es ist üblich, dass Carrier mehrere Lieferungen desselben Typs handhaben, und ein System-Default kann zu einem Klassifizierungsfehler führen. Zweitens: Stellen Sie sicher, dass jedes Mal, wenn sich Raten ändern (durch neue Lane, Standort oder Vertrag etc.), validiert wird, dass der Carrier die richtige Rate-Basis und das effektive Datum der Änderung hat. Drittens: Auditen Sie Frachtzahlungen – entweder intern oder durch einen Third-Party-Auditor –, um sicherzustellen, dass Sie assessorische Gebühren überwachen. Einige Gebühren, die auf Carrier-Rechnungen auftauchen, gelten nicht einmal für die transportierten Waren.

Last but not least: Umarmen Sie die digitale Zukunft. Daten treiben alles an, und ein Transportation Management System (TMS) ermöglicht Versandautomatisierung, während es Templates mit notwendigen Feldern für die Etablierung eines Frachtbriefs bereitstellt. Es gibt auch neue Wege zu erkunden, wie Shipment Visibility, die End-to-End-Bestätigung der Bewegung mit den begleitenden Dokumenten bietet. Die Informationen und die Dokumentation werden in eine vereinte Sicht der Bewegung kombiniert und daher der Rechnung.

Zusätzlich zu oder anstelle dieser neuen Tools ist der beste Schutz vor Supply-Chain-Störung, Zeit und Ressourcen für die proaktive Lösung von Ablehnungen zu allokieren. Sehen Sie an, was abgelehnt wird und warum. Bestimmen Sie, ob die richtigen Informationen an den Carrier übertragen werden, und helfen Sie ihm, die Wichtigkeit dieser Informationen zu verstehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter, Lieferanten und andere Stakeholder Ihre Protokolle befolgen, wenn sie Ihr Carrier-Netzwerk nutzen.

Frachtzahlungs-Kopfschmerzen vermeiden

Mit Nachfrage auf dem höchsten Stand seit Jahren passen sich Versender an weniger verfügbare Kapazität bei exponentiell höheren Raten an. Ein Rückbesinnung auf das „Shipper of Choice“ zu werden, gewinnt erneute Bedeutung und wirft ein Licht auf den Wert, den der Versender und sein Third-Party-Anbieter für den Carrier-Backoffice-Prozess bringen. Carrier schätzen kollaborative Bemühungen, die beide Parteien in Prozessdesign, Datenanforderungen und Ausnahmelösung berücksichtigen. Das Erkennen dieses Shifts zu versäumen, kann schädlich sein.

Rechnungsablehnungen sind ein notwendiger Bestandteil des Fracht-Audit-Prozesses, aber sie müssen kein überwältigender Kopfschmerz sein. Smarte Regeln, klare Direktiven und geplanter Fokus auf schnelle Lösung von Ablehnungen halten die finanzielle und physische Supply Chain ununterbrochen.

Roberta Tamburrino ist President of Freight Audit and Payment, und Chet Richardson ist President of LTL bei AFS Logistics.