So formatieren Sie Asset-Tags richtig:Regulierungsstandards und andere Überlegungen

Asset-Tags sind ein entscheidendes Werkzeug für Unternehmen, die kostspielige Assets verfolgen und verwalten. Während es eine Vielzahl von Formatierungsoptionen für Asset-Tags gibt, ist das spezifische Format für Asset-Tags, das für ein Unternehmen am besten geeignet ist, möglicherweise nicht das geeignetste für ein anderes. Das beste Format hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B. der Art der nachzuverfolgenden Assets, der Nummerierungsfolge und/oder Barcode-Symbologien, die zum Nachverfolgen anderer Unternehmens-Assets verwendet werden (falls bereits andere Assets nachverfolgt werden) und anderen Überlegungen.

Regulatorische Standards

Darüber hinaus haben einige Branchen Standards, die regeln, wie Vermögenswerte und physischer Bestand gekennzeichnet werden müssen, um Konsistenz zu gewährleisten und den Prozess der Übertragung von Vermögenswerten oder Daten zwischen Organisationen zu rationalisieren. Beispielsweise gibt GS1 Standards für die Einzelhandelsbranche sowie Hersteller und Lieferanten heraus, darunter sowohl allgemeine Standards als auch spezifische Standards, die sich auf die Identifizierung, Datenerfassung, -weitergabe und -nutzung konzentrieren, um die globale Zusammenarbeit zu verbessern.
The Food and Die Drug Administration (FDA) identifiziert den Health Industry Bar Code Supplier Labelling Standard (HIBC SLS) als Datenstandard für die Unique Device Identification (UDI), einen Standard, der vom Health Industry Business Communications Council (HIBCC) entwickelt wurde. Die FDA-Verordnung verlangt, dass Geräte sowohl mit einer Produktkennung als auch mit einer Kennung des Etikettierers, wie z. B. dem HIBC LIC, gekennzeichnet sind. Die Federal Highway Administration (FHWA), die Environmental Protection Agency (EPA), die Automotive Industry Action Group (AIAG) und eine Vielzahl anderer Einrichtungen geben ebenfalls branchenspezifische Standards heraus, die sich mit den erforderlichen Formatierungs- und Identifizierungsverfahren für verschiedene Arten von Industrieanlagen befassen.
Der erste Schritt bei der Bestimmung der geeigneten Formatierung für Ihre Asset-Tags besteht also darin, sich mit allen geltenden Industriestandards vertraut zu machen, insbesondere mit Standards, die die erforderlichen Asset-Identifizierungsverfahren oder Etikettenformate vorschreiben.
Neben allen geltenden Branchenanforderungen , gibt es mehrere Formatierungsoptionen, die für Asset-Tags in Betracht gezogen werden sollten:

• Bildunterschrift (Überschrift oder Titel)
• Textzeichenbegrenzung
• Schriftart
• Laufende Nummerierung
• Farbcodierung
• Barcodierung
• Firmenlogo

Lesen Sie weiter unten, um mehr über diese verschiedenen Formatierungsoptionen zu erfahren.

Bildunterschrift (Überschrift oder Titel)

Viele Asset-Tags verwenden eine Überschrift oder Beschriftung mit der Aufschrift „Eigentum von“, obwohl dies in vielen Fällen ein unnötiges Element ist, insbesondere wenn der Name oder das Logo des Unternehmens an anderer Stelle auf dem Etikett aufgedruckt ist. Es gibt jedoch auch andere Beschriftungen, die häufig für Asset-Tags verwendet werden, wie zum Beispiel:

• Nicht entfernen
• Gefahr!
• Gemietet von
• Installiert von
• Garantieetikett
• Für Serviceruf
• Für Verkaufsgespräch
• Registrierungsnummer
• Charge #
• Servicedatum

Bei Wertgegenständen, die verloren gehen oder gestohlen werden können, können Beschriftungen wie „Belohnung, falls gefunden“ oder „Wenn gefunden, Anruf“ hilfreich sein, ebenso wie Beschriftungen wie „Nicht entfernen“. Bildunterschriften wie „Installiert von“ und „Für Serviceruf“ können hilfreiche Informationen für Anlagen sein, die regelmäßig gewartet werden müssen, und es Mitarbeitern erleichtern, das richtige Unternehmen mit den richtigen Informationen zu kontaktieren, um einen Service zu vereinbaren und Anlagen wieder in einen funktionsfähigen Zustand zu versetzen schnellstmöglich.

Textzeichenbegrenzung

Die meisten Asset-Tags haben eine Textzeichenbegrenzung von etwa 24 Zeichen, was auf den begrenzten verfügbaren Platz zurückzuführen ist. Asset-Tags sind üblicherweise in Standardgrößen von 1,5 x 0,75 Zoll bis zu 2 Zoll x 1 Zoll erhältlich. Wenn Sie zusätzliche Zeichen benötigen, ist dies ggf. durch eine Verringerung der Schriftgröße möglich; Eine kleinere Schriftart kann jedoch die Lesbarkeit beeinträchtigen. Alternativ können Sie ein größeres, benutzerdefiniertes Asset-Tag in Betracht ziehen, um ausreichend Platz zu schaffen.

Schriftart

Lesbarkeit ist ein wichtiger Aspekt beim Formatieren von Asset-Tags. Neben der Schriftgröße kann auch der Schriftstil einen großen Einfluss auf die Lesbarkeit haben. Die meisten Asset-Tags verwenden Arial- oder Helvetica-Schriftarten, obwohl andere Schriftartoptionen verfügbar sind, wenn ein benutzerdefiniertes Design benötigt wird.

Laufende Nummerierung

Asset-Tags werden verwendet, um Assets zu identifizieren und zu verfolgen, was bedeutet, dass jedes Asset eine eindeutige Identifikationsnummer haben sollte. Es gibt eine Vielzahl von Nummerierungssystemoptionen, die von einem einfachen numerischen, fortlaufenden Nummerierungssystem bis hin zu einer komplexeren Formel reichen, die Präfixe zur Identifizierung des Unternehmens, der Abteilung, des Herstellers oder sogar des Herstellungsdatums oder der Art des Vermögenswerts enthält.

Farbcodierung

Eine zusätzliche Anpassung des Asset-Tags ist durch Farbcodierung möglich. Anstelle eines Präfixes kann eine Farbcodierung verwendet werden, um eine Abteilung oder einen Vermögenswerttyp zu identifizieren oder um auf andere Weise eine beliebige Variable zu kennzeichnen, die für die Organisation zum Identifizieren und Verfolgen von Vermögenswerten nützlich ist.

Barcodierung

Viele Asset-Tags enthalten Barcode-Etiketten, mit denen Asset-Tags gescannt werden können, anstatt Etiketten zu lesen und Informationen manuell zu dokumentieren. Dies kann Dokumentationsfehler, die auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, erheblich reduzieren und Prozesse erheblich beschleunigen. Es gibt mehrere Symbologien, die für die Strichcodierung verwendet werden können, darunter sowohl 1D- als auch 2D-Barcode-Symbologien. Barcodes können nur numerisch oder alphanumerisch sein, abhängig vom bestehenden Barcodesystem und den Anforderungen des Unternehmens. Für stark regulierte Branchen können bestimmte Barcode-Symbologien gemäß Industriestandards erforderlich sein.

Firmenlogo

Das Drucken des Firmenlogos auf Asset-Tags ermöglicht eine sofortige Erkennung des Eigentums, und infolgedessen ist es weniger wahrscheinlich, dass mit diesen Tags ausgestattete Assets gestohlen oder manipuliert werden, was die Sicherheit erhöht. Wie bereits erwähnt, entfällt durch das Drucken des Firmenlogos auf Asset-Tags auch die Notwendigkeit, den Beschriftungs- oder Schlagzeilenbereich zu verwenden, um das Unternehmen als Eigentümer oder Leasingnehmer des Assets zu identifizieren, wodurch dieser wertvolle Platz für andere wichtige Asset-Informationen frei wird.
Während vorhanden Da es eine Vielzahl von Optionen zu berücksichtigen gilt, gibt es keinen einzigen richtigen oder falschen Weg zum Formatieren von Asset-Tags, aber es gibt einige Best Practices, die, wenn sie befolgt werden, Asset-Tags nützlicher und praktischer machen, sogar das Diebstahlrisiko verringern und die Sicherheit erhöhen. Die Ausnahme von dieser Regel ist, wenn ein Unternehmen Branchenvorschriften und -standards unterliegt, die bestimmte erforderliche Formate und Elemente vorschreiben können, die auf Asset-Tags vorhanden sein müssen. Die beste Vorgehensweise besteht darin, sich an einen erfahrenen Anbieter von Asset-Tracking-Lösungen zu wenden, der über das Fachwissen verfügt, um Sie bei der Entwicklung einer benutzerdefinierten Asset-Tag-Lösung zu unterstützen, die allen geltenden Standards und Vorschriften entspricht, und gleichzeitig etablierte Best Practices anzuwenden, um sicherzustellen, dass Sie diese erhalten die größtmögliche Reichweite Ihrer Investition.