Asset-Tag-Formatierung: Best Practices, regulatorische Standards und wichtige Überlegungen

Asset-Tags sind entscheidendes Werkzeug für Unternehmen, die kostspielige Assets tracken und managen. Obwohl es diverse Formatierungsoptionen gibt, ist das für ein Unternehmen beste Format nicht unbedingt für ein anderes geeignet. Das optimale Format hängt von mehreren Faktoren ab: Art der getrackten Assets, Nummerierungssequenz und/oder Barcode-Symbologien für andere Unternehmensassets (falls bereits getrackt), weitere Überlegungen.

Regulatorische Standards

Zusätzlich haben einige Branchen Standards, die regeln, wie Assets und physischer Bestand gekennzeichnet werden müssen, um Konsistenz zu gewährleisten und Übergänge von Assets/Daten zwischen Organisationen zu straffen. Beispiel: GS1 stellt Standards für Einzelhandel, Hersteller, Lieferanten – allgemeine und spezifische Standards für Identifikation, Datenerfassung, Austausch, Nutzung zur Verbesserung globaler Kollaboration.
Die FDA (Food and Drug Administration) nennt den Health Industry Bar Code Supplier Labeling Standard (HIBC SLS) als Datennorm für Unique Device Identification (UDI), entwickelt vom Health Industry Business Communications Council (HIBCC). FDA-Regulierung verlangt Produkt- und Labeler-Identifikator (z. B. HIBC LIC). Auch Federal Highway Administration (FHWA), Environmental Protection Agency (EPA), Automotive Industry Action Group (AIAG) und andere geben branchenspezifische Standards für Formatierung und Identifikationsverfahren verschiedener Industrieassets heraus.
Erster Schritt zur passenden Formatierung: Sich mit allen anwendbaren Branchenstandards vertraut machen – speziell solche, die Asset-Identifikationsverfahren oder Labelformate vorschreiben.
Abseits branchenspezifischer Vorgaben gibt es diverse Formatierungsoptionen für Asset-Tags:

• Caption (Überschrift/Titel)
• Text-Zeichenlimit
• Schriftart
• Sequentielle Nummerierung
• Farbcodierung
• Barcodierung
• Firmenlogo

Lesen Sie weiter für Details zu diesen Optionen.

Caption (Überschrift/Titel)

Viele Asset-Tags nutzen Headline „Property of“, was oft überflüssig ist, wenn Firmenname/Logo anderswo auf dem Label steht. Andere gängige Captions:

• Do Not Remove
• Danger!
• Leased By
• Installed By
• Warranty Label
• For Service Call
• For Sales Call
• Registration #
• Lot #
• Service Date

Für hochwertige, verlust-/diebgefährdete Assets nützlich: „Reward If Found“, „If Found Call“, „Do Not Remove“. Captions wie „Installed By“, „For Service Call“ helfen bei Assets mit periodischer Wartung – Mitarbeiter kontaktieren schneller richtige Firma mit richtigen Infos für schnellen Service.

Text-Zeichenlimit

Die meisten Asset-Tags haben ein Text-Zeichenlimit von ca. 24 Zeichen aufgrund begrenzten Platzes. Standardgrößen: 1,5 × 0,75 Zoll bis 2 × 1 Zoll. Mehr Zeichen möglich durch kleinere Schrift, aber Lesbarkeit leidet. Alternative: Größeres, individuelles Asset-Tag für ausreichend Platz.

Schriftart

Lesbarkeit ist wichtiges Formatierungskriterium. Neben Schriftgröße beeinflusst Schriftstil die Lesbarkeit stark. Die meisten Asset-Tags nutzen Arial oder Helvetica, andere Fonts bei Custom-Design möglich.

Sequentielle Nummerierung

Asset-Tags identifizieren und tracken Assets – jedes Asset braucht eindeutige Identifikationsnummer. Optionen: einfaches numerisches, sequentielles System bis komplexe Formel mit Präfixen für Unternehmen, Abteilung, Hersteller, Herstellungsdatum, Asset-Typ.

Farbcodierung

Zusätzliche Individualisierung durch Farbcodierung möglich. Farbe kann Präfix ersetzen zur Identifikation von Abteilung/Asset-Typ oder zur Kennzeichnung beliebiger für die Organisation nützlicher Variablen.

Barcodierung

Viele Asset-Tags enthalten Barcode-Labels – Scannen statt manuelles Ablesen & Dokumentieren. Das reduziert Dokumentationsfehler durch menschlichen Fehler signifikant und beschleunigt Prozesse dramatisch. Verschiedene Symbologien nutzbar: 1D und 2D Barcode-Symbologien. Barcodes numerisch oder alphanumerisch, je nach bestehendem Barcoding-System und Anforderungen. In stark regulierten Branchen können spezifische Symbologien per Branchenstandard vorgeschrieben sein.

Firmenlogo

Firmenlogo auf Asset-Tags ermöglicht sofortige Eigentümererkennung – Assets mit solchen Tags werden seltener gestohlen/manipuliert, Sicherheit steigt. Wie erwähnt: Logo auf Tag macht Caption/Headline für Eigentümer/Leasingnehmer überflüssig – wertvoller Platz für andere Asset-Infos frei.
Obwohl vielfältige Optionen bestehen, gibt es kein einzelnes „richtiges“ oder „falsches“ Format, aber Best Practices machen Tags nützlicher, praktischer, reduzieren Diebstahlrisiko, erhöhen Sicherheit. Ausnahme: Unternehmen unterliegen Branchenregulierungen/Standards, die spezifische Formate/Elemente vorschreiben. Bester Weg: Beratung durch erfahrenen Asset-Tracking-Lösungsanbieter mit Expertise für Custom-Design, das allen Standards/Regulierungen entspricht und Best Practices nutzt für maximalen ROI Ihrer Investition.