Zurück zu den Grundlagen:Der ultimative CMMS-Leitfaden, Teil 4

Es ist Zeit für den letzten Teil unserer Reihe Zurück zu den Grundlagen:Der ultimative CMMS-Leitfaden. Wir decken alles ab, was Sie über ein CMMS-System wissen müssen. Klicken Sie hier, wenn Sie Teil 1 verpasst haben, hier für Teil 2 und hier für Teil 3.

Im heutigen Beitrag werden wir erörtern, wie Sie die richtige Verbindung zwischen Ihrem CMMS und Ihrer Organisation finden, indem Sie die besten Fragen ermitteln, die Sie stellen sollten.

Lesen Sie weiter für Teil 4 – Drei wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie nach dem richtigen CMMS für Ihr Unternehmen suchen.

Wie bei allen Einkäufen, sei es beim Autokauf oder bei der Auswahl des perfekten Paars Schuhe, müssen Sie die richtigen Fragen stellen, um eine fundierte Kaufentscheidung zu treffen. Eine kritische Bewertung muss vorgenommen werden, um die Vorteile eines Produkts gegenüber einem anderen wirklich zu verstehen. Wenn Sie keine Produktmischung vergleichen, wie können Sie dann sicher sein, dass Sie wirklich das Richtige gefunden haben?

Im heutigen Beitrag decken wir drei wesentliche Fragen auf, die Sie sich stellen sollten, um das beste CMMS zu finden. Vor dem Kauf von CMMS-Software sollte Ihr Unternehmen ein Team zusammenstellen, um Folgendes zu fragen:

• Wer muss die Software verwenden?
• Was es tun muss und
• Welche Vorteile sie erwarten.

1) Wer muss die Software verwenden?

Beginnen Sie mit der Größe, Verteilung, Struktur und den Fähigkeiten Ihrer Instandhaltungsabteilung. Haben Sie ein kleines Team, das allgemeine Reparaturen an einer einzelnen Einrichtung durchführt, ein großes Team von Spezialisten, die in Dutzenden von Gebäuden arbeiten, oder etwas dazwischen? Erhalten Sie monatliche Lieferungen von einem einzigen Anbieter oder arbeiten Sie täglich mit einer Auswahl an Anbietern und externen Technikern zusammen?

Was ist mit Nicht-Wartungsbenutzern? Möchten Sie ein Portal, über das andere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Arbeitsauftragsanfragen einreichen können? Wird das obere Management das CMMS zur Bewertung der Instandhaltungsabteilung verwenden? Und wird diese Bewertung über mehrere Einrichtungen hinweg erfolgen? Wird HR es verwenden, um die Leistung zu bewerten? Die Antworten auf diese Fragen wirken sich direkt auf den Umfang Ihres CMMS und die verfügbaren Software-Preisstrukturen aus.

2) Was muss die Software können?

Eine kleine Abteilung für Facility Management und Gebäudeinstandhaltung hat andere Anforderungen als ein großes Unternehmen in der Fertigungsindustrie. Einige Organisationen benötigen nur einfache CMMS-Apps, um Arbeitsaufträge zu erstellen und zu verfolgen. Andere Unternehmen benötigen ein umfassendes Tool-Set, einschließlich vorbeugender Wartung, Nachverfolgung und Lieferantenmanagement.

Vergessen Sie nicht, an Mobilität und Benutzerfreundlichkeit zu denken. Auf welche Funktionen müssen die Mitarbeiter im Außendienst zugreifen? Muss Ihre computergestützte Wartungsverwaltungssoftware für Computer-Analphabeten oder nicht englischsprachige Mitarbeiter zugänglich sein? Eine einfache visuelle Benutzeroberfläche ist für ein Team von IT-Technikern möglicherweise nicht entscheidend, kann aber in einer Organisation, die gering qualifizierte Arbeitnehmer oder Einwanderer mit begrenzten Englischkenntnissen beschäftigt, entscheidend sein.

Sie sollten auch darüber nachdenken, was der Anbieter tun muss. Benötigen Sie einen CMMS-Partner, der die CMMS-Software installieren und konfigurieren oder Schulungen anbieten kann? Welchen Grad an Support benötigen Sie, wenn Sie auf einen Fehler stoßen? Können Sie es sich leisten, dass die Software für ein paar Tage ausfällt, während Sie Softwareprobleme beheben, oder benötigen Sie einen Kundensupport, der sich umgehend bei Ihnen meldet?

3) Welche Vorteile erwarten Sie von CMMS-Software?

Streben Sie nach Produktivitätssteigerung? Besseres Tracking und Ausgabenkontrolle? Mehr standardisierte Prozesse in Ihrem Unternehmen? Oder versuchen Sie, spezifische Probleme zu lösen, wie fehlende vorbeugende Wartung, Desorganisation oder schlechte Bestandskontrolle?

Es ist entscheidend, dass sowohl das Management als auch die Wartungsabteilung bei der Auswahl der CMMS-Software eine Stimme haben. Wenn das Management die Entscheidung allein trifft, konzentriert es sich möglicherweise auf auffällige Funktionen und vernachlässigt Zugänglichkeit, Mobilität und andere Funktionen, die für die Wartungsabteilung von entscheidender Bedeutung sind. Wenn die Wartungsabteilung andererseits die Entscheidung alleine trifft, könnte sie die Verwaltungsanforderungen der Tracking- und Berichtsfunktionen außer Acht lassen. Idealerweise sollten Sie auch mit anderen Beteiligten sprechen, wie z. B. Arbeitern, die Wartungsanträge stellen müssen, oder (in der Gebäudeverwaltung) Mietern.

Zusammenfassen:Die Situation neu betrachtet

Erinnerst du dich an die reale Lebenssituation, die wir zu Beginn von Teil 1 beschrieben haben? Ohne die Hilfe eines standardisierten CMMS kann ein defektes Förderband Ihren gesamten Betrieb verheeren. Sobald ein CMMS implementiert ist, wird diese einst komplizierte Situation praktisch sofort gestrafft und behoben. So würde es mit einem CMMS ablaufen:

Revolutionieren Sie Ihre Wartungsabteilung. Es gibt Herausforderungen bei jedem computergestützten Wartungsmanagementsystem. Es kann schwierig sein, die beste Option zu finden, und viele Unternehmen werden von den Wartungsabteilungen oft zurückgewiesen, wenn die Software nicht über den richtigen Workflow verfügt.

Wir empfehlen Ihnen, viele Fragen zu stellen und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, damit Sie ein System finden, das die Anforderungen aller erfüllt.

Wenn Sie bereit sind, mit der Suche nach CMMS-Optionen zu beginnen, kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Live-Webinar und eine 30-tägige kostenlose Testversion – wir würden Ihnen gerne zeigen, was Hippo CMMS leisten kann!

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