Back to Basics: Der ultimative CMMS-Leitfaden – Teil 3: Funktionen für erfolgreiche Implementierung auswählen

Es ist Zeit für Teil 3 in unserer Back To Basics: Der ultimative CMMS-Leitfaden Blogserie. Wir decken alles ab, was Sie über ein CMMS-System wissen müssen. Falls Sie Teil 1 verpasst haben, können Sie ihn hier lesen oder hier für Teil 2 – Kennenlernen wichtiger CMMS-Features.

In heutigem Beitrag diskutieren wir wichtige Softwareattribute, die über Erfolg oder Misserfolg einer CMMS-Implementierung entscheiden können.

Lesen Sie weiter für Teil 3 – Die richtige Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Preis und Bereitstellung in Ihrem CMMS finden.

Letzte Woche gaben wir Ihnen einen einfachen Überblick über wichtige CMMS-Features, die Kunden typischerweise auf ihrer Käuferreise suchen. Aber die Geschichte endet nicht, sobald eine Software Ihre Kriterien für einen bestimmten Satz von CMMS-Features erfüllt. Die Faktoren, die ein CMMS wirklich von einem anderen unterscheiden, gehen weit über ihre Features hinaus – es geht darum, wie diese Features geliefert werden und welches Preisschild dabei dranhängt. Softwareattribute wie der Grad der Benutzerfreundlichkeit, die Preisstruktur und die Bereitstellungsmethode der Software – sei es installiert vs. webbasiert – tragen alle zur erfolgreichen Implementierung der Software in einer Organisation bei. Wir brechen alle drei herunter und zeigen Ihnen, worauf Sie bei Ihrer perfekten Softwareattribut-Mischung achten sollten.

1) Benutzerfreundlichkeit in CMMS-Software

Wie wir bereits sagten, gibt es meist einen Trade-off zwischen Usability und Robustheit. CMMS-Software, die Nutzern umfangreiche Features bietet, mag wie ein No-Brainer zum Kauf erscheinen, doch diese Systeme neigen dazu, überladen und schwer zu meistern zu sein. Zudem vernachlässigen einige Computerized Maintenance Management Software Unternehmen benutzerfreundliches Design und eine straffere Oberfläche. Sie testen sie nicht an Nutzern ohne starken Tech-Hintergrund oder implementieren intuitive, grafische Layouts.

Benutzerfreundlichkeit ist einer der entscheidendsten Faktoren für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung. Schätzungsweise 40–80 % der CMMS-Implementierungen scheitern im ersten Jahr, daher stellt jede unnötige Komplexität ein echtes Risiko für die erfolgreiche Einführung dar. Wenn Wartungsmanager mehr Zeit damit verbringen, komplexe Software zu lernen, komplexe Menüs zu navigieren, verschiedene Benutzerberechtigungen anzupassen und dringend Tech-Support zu kontaktieren, als tatsächliche Wartungsaufgaben auszuführen, ist es unwahrscheinlich, dass sie ihr neues CMMS-Softwaresystem lieben. Solange die Software nicht straff ist, besteht das reale Risiko, die Vorteile computerisierter Wartungssoftware nie zu realisieren.

Selbst in Organisationen mit komplexen Anforderungen ist das benutzerfreundlichste CMMS oft die beste Wahl. Armtec Infrastructure Inc., ein Hersteller von Bau- und Infrastrukturmaterialien, ist ein perfektes Beispiel. Sie betreiben ein Netzwerk kleiner, schlanker, geografisch getrennter Werke, um effizienter reagieren zu können, was effektives Wartungsmanagement recht herausfordernd macht.

2013 nutzten sie noch Papier und Stift oder Tabellenkalkulationen – jeder Werkleiter war für seine eigene Wartung verantwortlich – und brauchten einen Weg, ein zentralisierteres, konsistenteres Wartungsprogramm zu fahren. Sie verglichen alle Optionen sorgfältig und entschieden sich letztlich für Hippo CMMS. Es hatte alle Features, die sie brauchten, aber Features waren nicht der entscheidende Faktor.

„Jeder mochte Hippo am besten von allen Paketen“, sagte Leo Logashov, National Operations Excellence Manager. „Wir wählten Hippo wegen seiner Einfachheit, weil einige Nutzer keine fortgeschrittenen Computerkenntnisse haben und nur die Basics kennen.“

2) CMMS-Software-Bereitstellung (Provisioning)

Es mag viele Unternehmen überraschen, die ein CMMS suchen, aber die Bereitstellungsmethode der Software ist genauso wichtig wie das, was sie kann. Computerized Maintenance Management Systems mussten früher on-premise installiert werden. Die IT-Abteilung musste das Programm (und Software-Updates) auf einen lokalen Computer oder ein Netzwerk laden und es manuell konfigurieren (alternativ mussten sie ihren eigenen Server vor Ort installieren). Das war mühsam und zeitaufwändig und erforderte oft viel Feintuning, bevor alles richtig funktionierte. Oft konnte das Programm nur von einem Computer aus aufgerufen werden. Wenn der Computer ausfiel, konnten Sie Jahre an Aufzeichnungen im Handumdrehen verlieren. Zudem waren installierte CMMS-Systeme viel teurer als andere Optionen aufgrund hoher Vorabkosten und teurer laufender Kosten, da Nutzer für jedes zusätzliche Update, das der Anbieter herausbrachte, zahlen mussten. Der hohe Preis war die Haupthürde für viele Unternehmen, um auf ein CMMS zuzugreifen oder einen ROI sicherzustellen.

Heutzutage wird Computerized Maintenance Management Software meist in der Cloud angeboten, unter Verwendung eines Software-as-a-Service (SaaS)-Modells. Statt das Programm und Upgrades zu kaufen und IT für Installation und Betrieb zu bezahlen, zahlen Sie eine Abonnementgebühr und lassen den Softwareanbieter die technischen Details regeln. Sie können von überall darauf zugreifen, und das Unternehmen kümmert sich automatisch um Installation und Updates. Es gibt auch weit weniger Risiko, dass Ihre Daten durch Computerausfall beschädigt oder zerstört werden, da alles in einem sicheren Rechenzentrum gespeichert ist.

Beachten Sie: Mit SaaS sind Sie vom Softwareanbieter abhängig, daher ist es wichtig, sich über deren Garantien und Support zu informieren. Services reichen von kurzen Schulungssitzungen, um Nutzer mit ihrem System vertraut zu machen, bis hin zum Full-Setup, bei dem der Anbieter für Datenerfassung und Datenintegration verantwortlich ist. Verschiedene Preispunkte, zusätzliche CMMS-Ressourcen und laufende Tech-Support-Pläne existieren für jeden Anbieter, also stellen Sie sicher, dass Sie einen Anbieter nicht nur basierend auf dem Produkt, sondern auch auf den professionellen Services auswählen, die sie bieten.

3) CMMS-Software-Preise

Der Großteil der Computerized Maintenance Management Software Industrie bietet Pro-User- und Pro-Modul-Lizenzierung an. Mit anderen Worten: Für einen gegebenen Funktionsumfang (z. B. Arbeitsauftragsmanagement und Bestandsmanagement) zahlen Sie X Dollar pro Monat für jeden Nutzer.

Das kann wie ein großartiges Angebot erscheinen, wenn Sie eine kleine Wartungsabteilung haben, aber es wird Sie beißen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Zudem kann dieses Preismodell limitieren, wie Sie Computerized Maintenance Management Software nutzen. Zum Beispiel könnte es prohibitiv teuer sein, externen Auftragnehmern oder gewöhnlichen Mitarbeitern Zugang zu gewähren, die vielleicht Arbeitsanfragen einreichen müssen.

Andere Preismodelle, wie das von Hippo CMMS, funktionieren anders. Wir berechnen pro Einrichtung, nicht pro Kopf. Das ermöglicht unseren Nutzern, die Software zur Kommunikation mit Lieferanten, Auftragnehmern und allen anderen zu nutzen, die sie brauchen. Und weil der Preis pro Einrichtung sinkt, je mehr Einrichtungen Sie zu Ihrem System hinzufügen, wird die Software tatsächlich kosteneffektiver, je mehr Sie wachsen.

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Die Wichtigkeit, CMMS-Software zu finden, die die richtige Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Bereitstellungsmethode und kosteneffektiver Preisstruktur hat, wird oft von der Verfolgung eines feature-reichen Wartungsmanagementsystems überschattet. Durch das Verständnis des Unterschieds zwischen Softwareattributen und Features können Käufer eine informiertere Entscheidung über die Art von CMMS treffen, die am besten zu ihrer Organisation passt.

Nun, da Sie mit einem generellen Verständnis der CMMS-Zusammensetzung ausgestattet sind, ist es Zeit, alles zusammenzufügen. Schalten Sie nächste Woche ein für den finalen Beitrag unserer 4-teiligen Serie – Die richtige Passform finden: Die besten Fragen an CMMS-Anbieter.

Woche 3 Hausaufgabe: Lesen Sie unseren gastbeitragenen Blogpost, um mehr über den Trade-off zwischen benutzerfreundlicher vs. robuster Software zu erfahren.

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