Der ultimative CMMS-Leitfaden: Teil 4 – Das richtige System für Ihre Organisation wählen

Es ist Zeit für unseren finalen Teil der Serie Back To Basics: Der ultimative CMMS-Leitfaden. Wir decken alles ab, was Sie über ein CMMS-System wissen müssen. Klicken Sie hier, falls Sie Teil 1 verpasst haben, hier für Teil 2 und hier für Teil 3.

In heutigem Beitrag diskutieren wir, wie Sie die richtige Passform zwischen Ihrem CMMS und Ihrer Organisation finden, indem Sie die besten Fragen ermitteln, die Sie stellen sollten.

Lesen Sie weiter für Teil 4 – Drei wichtige Fragen, die Sie bei der Recherche nach dem richtigen CMMS für Ihre Organisation stellen sollten.

Wie bei allen Käufen, sei es ein Auto kaufen oder das perfekte Paar Schuhe auswählen, müssen Sie die richtigen Fragen stellen, um eine informierte Kaufentscheidung zu treffen. Eine kritische Bewertung muss vorgenommen werden, um die Vorteile eines Produkts gegenüber einem anderen wirklich zu verstehen. Wenn Sie keinen Mix von Produkten vergleichen, wie können Sie sicher sein, dass Sie wirklich die richtige Passform gefunden haben?

In heutigem Beitrag decken wir drei wesentliche Fragen auf, die Sie stellen sollten, um das beste CMMS zu finden. Bevor Sie CMMS-Software kaufen, sollte Ihre Organisation ein Team zusammenstellen, das fragt:

• Wer die Software nutzen muss,
• Was sie tun muss, und
• Welche Vorteile sie erwarten.

1) Wer muss die Software nutzen?

Beginnen Sie mit der Größe, Verteilung, Struktur und den Fähigkeiten Ihrer Wartungsabteilung. Haben Sie ein kleines Team, das allgemeine Reparaturen an einer einzelnen Einrichtung durchführt, ein großes Team von Spezialisten, das über Dutzende von Gebäuden arbeitet, oder etwas dazwischen? Erhalten Sie monatliche Lieferungen von einem einzelnen Lieferanten oder arbeiten Sie täglich mit einer Vielzahl von Lieferanten und externen Technikern zusammen?

Was ist mit Nicht-Wartungsnutzern? Wünschen Sie ein Portal, das anderen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen erlaubt, Arbeitsauftragsanfragen einzureichen? Wird die obere Führung das CMMS zur Bewertung der Wartungsabteilung nutzen? Und wird diese Bewertung über mehrere Einrichtungen hinweg erfolgen? Wird HR es zur Leistungsbewertung nutzen? Die Antworten auf diese Fragen beeinflussen direkt den Umfang Ihres CMMS und die verfügbaren Softwarepreisstrukturen.

2) Was muss die Software tun?

Eine kleine Facility-Management- und Gebäudewartungsabteilung wird andere Bedürfnisse haben als ein großes Unternehmen in der Fertigungsindustrie. Einige Organisationen benötigen nur einfache CMMS-Apps zum Erstellen und Verfolgen von Arbeitsaufträgen. Andere Unternehmen brauchen einen umfassenden Werkzeugkasten, einschließlich präventiver Wartung, Verfolgung und Lieferantenmanagement.

Vergessen Sie nicht, an Mobilität und Benutzerfreundlichkeit zu denken. Welche Funktionen müssen Mitarbeiter im Außendienst nutzen? Muss Ihre Computerized Maintenance Management Software für computeraffine oder nicht-englischsprachige Mitarbeiter zugänglich sein? Eine einfache visuelle Benutzeroberfläche mag für ein Team von IT-Technikern nicht entscheidend sein, aber in einer Organisation, die geringqualifizierte Arbeiter oder Einwanderer mit begrenzten Englischkenntnissen beschäftigt, kann sie den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

Sie sollten auch darüber nachdenken, was der Anbieter leisten muss. Brauchen Sie einen CMMS-Partner, der die CMMS-Software installieren und konfigurieren oder Schulungen anbieten kann? Welchen Support-Level benötigen Sie, wenn Sie auf einen Bug stoßen? Können Sie es sich leisten, dass die Software ein paar Tage ausfällt, während Sie Softwareprobleme klären, oder brauchen Sie Kundensupport, der sich sofort meldet?

3) Welche Vorteile erwarten Sie von CMMS-Software?

Zielen Sie auf gesteigerte Produktivität ab? Bessere Verfolgung und Ausgabenkontrolle? Mehr standardisierte Prozesse in Ihrer Organisation? Oder versuchen Sie, spezifische Probleme zu lösen, wie mangelnde präventive Wartung, Desorganisation oder schlechte Bestandsführung?

Es ist entscheidend, dass sowohl Management als auch die Wartungsabteilung bei der Wahl der CMMS-Software ein Mitspracherecht haben. Wenn das Management allein entscheidet, könnte es sich auf schicke Features konzentrieren, während Zugänglichkeit, Mobilität und andere für die Wartungsabteilung entscheidende Funktionen vernachlässigt werden. Wenn die Wartungsabteilung allein entscheidet, könnten sie Tracking- und Reporting-Features ignorieren, die das Management braucht. Idealerweise sollten Sie auch mit anderen Stakeholdern sprechen, wie Mitarbeitern, die Wartungsanfragen einreichen müssen oder (im Facility Management) Mietern.

Zusammenführen: Die Situation erneut betrachtet

Erinnern Sie sich an die reale Situation, die wir am Anfang von Teil 1 beschrieben haben? Ohne die Hilfe eines standardisierten CMMS kann ein defektes Förderband Ihre gesamten Abläufe ins Chaos stürzen. Einmal implementiert, wird diese einst komplizierte Situation fast sofort gestrafft und behoben. So würde es mit einem CMMS ablaufen:

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Revolutionieren Sie Ihre Wartungsabteilung. Es gibt Herausforderungen bei jedem Computerized Maintenance Management System. Es kann schwierig sein, die beste Option zu finden, und viele Unternehmen stoßen auf starken Widerstand von Wartungsabteilungen, wenn die Software nicht den richtigen Workflow hat.

Wir ermutigen Sie, viele Fragen zu stellen und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, damit Sie ein System finden, das die Bedürfnisse aller erfüllt.

Wenn Sie bereit sind, CMMS-Optionen zu recherchieren, kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Live-Webinar und eine 30-tägige kostenlose Testversion – wir würden Ihnen gerne zeigen, was Hippo CMMS kann!

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