Wartungsdokumentation und der größte Eierkorb der Welt

Wartungsdokumentation ist jede Aufzeichnung mit Informationen, die Sie möglicherweise benötigen, um Wartungsaufgaben und Inspektionen durchzuführen. Es sagt Ihnen, was Sie haben, zeigt Ihnen, wie Sie es pflegen, und enthält Aufzeichnungen über alle Ihre bisherigen Arbeiten.

Natürlich gibt es das alte Sprichwort „Lege niemals alle Eier in einen Korb“, aber wenn du eine genaue, zugängliche Wartungsdokumentation möchtest, solltest du genau das tun.

Sie müssen nur darauf achten, den richtigen Korb zu wählen.

Was ist Wartungsdokumentation?

Bevor Sie sich entscheiden, wo Sie es aufbewahren möchten, lohnt es sich, mehr Zeit damit zu verbringen, sich anzusehen, was es ist.

Sie können es sich als Ihre Sammlung von Antworten auf kritische Fragen zu Ihrem Betrieb vorstellen:Was haben wir? Wie kümmern wir uns darum? Welche Arbeit haben wir bisher geleistet, und was waren die Ergebnisse dieser Arbeit?

Beispielsweise kann ein Maschinenbediener eine Wartungsanfrage im Zusammenhang mit einer Druckmaschine stellen, die ein neues und seltsames Geräusch von sich gibt. Die Anfrage wird vom Wartungsleiter geprüft, der daraus einen Arbeitsauftrag mit Anweisungen und Checklisten erstellt. Von dort priorisieren sie es und weisen es einem Techniker zu. Sobald der Techniker es hat, schlagen sie das Handbuch für die Presse nach, zusammen mit einigen der kürzlich abgeschlossenen Arbeitsaufträge. Vor Ort stellen sie fest, dass ein Schlauchabschnitt ein Leck aufweist. Es ist undicht, sieht aber auch aus wie neu, also überprüft der Techniker die Garantie, um festzustellen, ob der Hersteller verpflichtet ist, sie abzudecken. Leider sind sie es nicht, also geht der Techniker ins Inventar und holt die erforderlichen Teile und Materialien. Sobald sie ihre Arbeit abgeschlossen haben, schließen sie den Arbeitsauftrag ab, nachdem sie eine Beschreibung ihrer Arbeit ausgefüllt haben.

In dieser Situation enthält die Wartungsdokumentation:

• Wartungsanfrage
• Zugewiesener Arbeitsauftrag
• Gerätehandbuch
• Gerätegarantie
• Abgeschlossener Arbeitsauftrag

Jede Dokumentation spielt dabei eine wichtige Rolle. Ohne sie würde der Wartungsleiter nicht wissen, dass es ein Problem gibt, der Techniker hätte nicht gewusst, wie er es beheben könnte, und später weiß niemand, was der Techniker getan hat.

Welche Arten von Wartungsdokumentationen gibt es?

Obwohl es viele Arten gibt, fallen sie alle in eine von drei großen Kategorien:was Sie haben, was Sie tun und wie Sie es tun und was Sie getan haben.

Was Sie haben

Hier können Sie Dokumente einfügen, die Ihre Vermögenswerte und Ausrüstung beschreiben, darunter:

• Seriennummern
• CAD- und BIM-Dateien
• Schaltpläne
• Bilder
• Garantien
• Versicherungspolicen

Hier können Sie auch alle Dokumente einfügen, aus denen hervorgeht, wer Sie im Wartungsteam haben, einschließlich Zertifikate für Schulungen und branchenspezifische Siegel.

Das Sammeln all dieser Informationen und deren Zusammenstellung zu etwas Nützlichem kann eine komplizierte Aufgabe sein, aber es ist notwendig, wenn Sie versuchen, von einer rein reaktiven zu einer eher vorbeugenden Wartung überzugehen. Die gute Nachricht ist, dass Sie Hilfe bei Ihrem Facility Audit finden können.

Was Sie tun, wie Sie es tun

Hier haben Sie alle Dokumente, die erklären, wie Sie Ihr Vermögen pflegen, einschließlich:

• Handbücher des Originalgeräteherstellers (OEM)
• Checklisten für Inspektionen
• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Allgemeine Richtlinien und Verfahren
• Zeitpläne für die vorbeugende Wartung
• Da Sicherheit so wichtig ist, kann es eine eigene Unterkategorie sein und Folgendes beinhalten:
• Sicherheitsspezifische Richtlinien und Verfahren
• Richtlinien sperren/kennzeichnen
• Informationssystem für gefährliche Materialien am Arbeitsplatz (WHIMIS)
• OSHA-Dokumentation

Abhängig von Ihrem Standort können Sie auch Arbeitsunfalldokumente hinzufügen.

Ein häufiges Problem vieler Abteilungen ist, dass all diese Informationen in den Köpfen ihrer leitenden Techniker herumschwirren. Anstatt es dort unten zu haben, wo es sicher und zugänglich ist, ist es eingesperrt. Und sobald diese erfahrenen Techniker aus der Tür gehen, entweder weil sie in ein neues Unternehmen wechseln oder in den Ruhestand gehen, verlieren Sie all das wichtige Wartungs-Know-how.

Was Sie getan haben

Und hier sind es alle Dokumente, die sich auf die vom Wartungsteam sowie von Drittanbietern durchgeführten Arbeiten beziehen. Sie können Folgendes einschließen:

• Wartungsanfragen
• Arbeitsaufträge
• Wartungsmetriken
• Leistungskennzahlen
• Berichte

Arbeitsaufträge enthalten viele Dokumente, einschließlich Notizen und Bilder, die vom Techniker erstellt wurden.

Warum ist die Wartungsdokumentation wichtig?

Das Bestehen von Audits hängt oft davon ab, wie gut Sie diese Fragen beantworten können:

• Haben Sie einen Prozess eingerichtet?
• Hat das Team Ihre Prozesse befolgt?
• Wenn sie ihnen gefolgt sind, wann haben sie die Arbeit verrichtet?
• Wenn Sie SOPs haben und das Team sie befolgt, wann haben Sie sie das letzte Mal aktualisiert?

Jetzt, da wir wissen, was es ist und warum es wichtig ist, können wir die nächste Frage beantworten:Wie kann es am besten geschützt und zugänglich gemacht werden?

Warum ist ein CMMS der größte Eierkorb der Welt?

Zurück zu den Eiern und ihrem Korb, unserer zerbrechlichen Metapher. Die Idee bei Eiern und allem anderen, was Sie sicher aufbewahren möchten, ist, dass Sie sie nicht alle an einem Ort aufbewahren sollten. Bei Wartungsdokumenten ist es jedoch umgekehrt.

Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie den richtigen Korbtyp haben, ein modernes computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS).

Mit traditionellen manuellen Methoden kämpfen Sie mit Papierbergen und zufälligen Tabellenkalkulationsdateien. Und jedes Mal, wenn Sie zwei Dokumente verbinden müssen, besteht eine gute Chance, dass es sich um zwei unterschiedliche Formate handelt. Der PM-Zeitplan befindet sich möglicherweise in einer Tabelle, aber die zugehörigen Garantien sind alle auf Papier. Der Arbeitsauftrag, den Sie gerade zugewiesen haben, ist auf Papier, aber die Schaltpläne für das Asset sind alle PDF-Dateien.

Mit einem modernen CMMS landen alle Ihre Dokumente in einer zentralen Datenbank, wo sie alle sicher, zugänglich und verknüpfbar sind. Der CMMS-Anbieter nimmt Ihnen das gesamte IT-Gewicht von den Schultern und sorgt dafür, dass Ihre Daten gesichert werden und da sind, wenn Sie sie brauchen. Und sie stellen auch sicher, dass Ihre Daten überall dort sind, wo Sie sie brauchen, und dass alle im Team über ihre mit dem Internet verbundenen Geräte darauf zugreifen können.

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag erstellen und zuweisen müssen, geschieht alles an einem Ort, in der Software. Wenn der Techniker sein mobiles Gerät verwendet, um in Echtzeit auf die Informationen zuzugreifen, kann er auch die zugehörigen Bilder und SOPs abrufen, die er benötigt, um intelligent und sicher zu arbeiten.

Nächste Schritte

Hippo ist hier, um Ihnen zu helfen, die Lösung zu finden, die für Sie am besten geeignet ist, von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allen Themen rund um die Wartung bis hin zur Unterstützung bei der Buchung einer Live-Softwaredemo.

Zusammenfassung

Die Wartungsdokumentation ist Ihre Sammlung von Aufzeichnungen, die Ihnen bei der Durchführung von Wartungsarbeiten helfen. So wissen Sie, was Sie haben, wie Sie es pflegen und welche Arbeiten Sie bisher abgeschlossen haben. Die erste Kategorie kann also Geräteseriennummern, Bilder, CAD- und BIM-Dateien, Garantien, Versicherungspolicen und Informationen zu Ihrem Wartungsteam, einschließlich Zertifikaten und Handelssiegeln, umfassen. Zweitens haben Sie SOPs, vorbeugende Wartungspläne, Checklisten und Handbücher. Im dritten gibt es abgeschlossene Arbeitsaufträge, Berichte und KPIs. All diese Informationen sind für Ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung, und Sie können sie sich zusammenfassend als eine Karte vorstellen, die Ihnen zeigt, wo Sie waren, wo Sie jetzt sind und wie Sie Ihre Ziele erreichen. Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente sowohl sicher als auch zugänglich sind, benötigen Sie eine moderne CMMS-Lösung. Da alles in einer zentralen Datenbank lebt und Ihr Anbieter sich um alle Backups und Updates kümmert, müssen Sie sich nie Sorgen machen, den Zugriff auf Ihre Wartungsdokumentation zu verlieren oder zu verlieren.