Wartungsdokumentation meistern: Vertrauenswürdiger Ansatz zum Schutz Ihrer Assets

Wartungsdokumentation ist jeder Datensatz, der Informationen enthält, die Sie für die Durchführung von Wartungsaufgaben und Inspektionen benötigen könnten. Sie sagt Ihnen, was Sie haben, zeigt, wie Sie es warten, und hält Aufzeichnungen all Ihrer vergangenen Arbeit.

Natürlich gibt es das alte Sprichwort „Nie alle Eier in einen Korb legen“ – aber wenn Sie präzise, zugängliche Wartungsdokumentation wollen, ist das genau, was Sie tun sollten.

Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie den richtigen Korb wählen.

Was ist Wartungsdokumentation?

Bevor Sie entscheiden, wo Sie sie aufbewahren, lohnt es sich, genauer hinzuschauen, was sie ist.

Sie können sie als Ihre Sammlung von Antworten auf kritische Fragen zu Ihren Operationen sehen: Was haben wir? Wie kümmern wir uns darum? Welche Arbeit haben wir bisher erledigt – und was waren die Ergebnisse?

Beispiel: Ein Equipment-Bediener reicht eine Wartungsanfrage zu einer Presse ein, die ein neues, seltsames Geräusch macht. Die Anfrage wird vom Wartungsleiter geprüft, der sie nutzt, um einen Arbeitsauftrag zu generieren – komplett mit Anweisungen und Checklisten. Dort priorisiert er ihn und weist ihn einem Techniker zu. Sobald der Techniker ihn hat, schaut er das Handbuch für die Presse an, zusammen mit einigen kürzlich abgeschlossenen Arbeitsaufträgen. Vor Ort bemerkt er: Ein Leck in einem Schlauchabschnitt. Er tropft, sieht aber auch neu aus – also prüft der Techniker die Garantie, ob der Hersteller verpflichtet ist, sie zu decken. Leider nicht – also geht der Techniker ins Lager und holt die benötigten Teile und Materialien. Nach Abschluss der Arbeit schließt er den Arbeitsauftrag, nachdem er eine Beschreibung dessen, was er getan hat, eingetragen hat.

In dieser Situation umfasst die Wartungsdokumentation:

• Wartungsanfrage
• Zugewiesener Arbeitsauftrag
• Equipment-Handbuch
• Equipment-Garantie
• Abgeschlossener Arbeitsauftrag

Jedes Dokument spielt eine wichtige Rolle im Prozess. Ohne sie: Der Wartungsleiter wüsste nicht, dass es ein Problem gab, der Techniker nicht, wie er es behebt – und später weiß niemand, was der Techniker getan hat.

Welche Arten von Wartungsdokumentation gibt es?

Obwohl es viele Typen gibt, fallen sie alle in eine von drei breiten Kategorien: Was Sie haben, was Sie tun und wie Sie es tun, und was Sie getan haben.

Was Sie haben

Hier gehören Dokumente hin, die Ihre Assets und Equipment beschreiben – einschließlich:

• Seriennummern
• CAD- und BIM-Dateien
• Schaltpläne
• Bilder
• Garantien
• Versicherungspolicen

Hier können Sie auch alle Dokumente ablegen, die Ihnen sagen, wer in Ihrem Wartungsteam ist – einschließlich Zertifikate für Schulungen und handwerksspezifische Siegel.

All diese Informationen zu sammeln und in etwas Nützliches zu kompilieren, kann komplex sein – ist aber notwendig, wenn Sie den Schritt von ganz reaktiv zu mehr vorbeugend machen wollen. Die gute Nachricht: Sie können Hilfe bei Ihrem Facility Audit finden.

Was Sie tun, wie Sie es tun

Hier haben Sie alle Dokumente, die erklären, wie Sie Ihre Assets pflegen – einschließlich:

• Original Equipment Manufacturer (OEM) Handbücher
• Checklisten für Inspektionen
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Standard Operating Procedures (SOPs)
• Allgemeine Policies und Verfahren
• Vorbeugende Wartungspläne
• Weil Sicherheit so wichtig ist, kann sie eine eigene Unterkategorie sein – und umfassen:
• Sicherheitsspezifische Policies und Verfahren
• Lock-out/Tag-out (LOTO) Richtlinien
• Workplace Hazardous Materials Information System (WHMIS)
• OSHA-Dokumentation

Je nach Standort fügen Sie ggf. auch Workers' Compensation Dokumente hinzu.

Ein häufiges Problem vieler Abteilungen: All diese Informationen schwirren in den Köpfen ihrer Senior-Techniker herum. Statt sie dort zu haben, wo sie sicher und zugänglich sind, sind sie weggesperrt. Und sobald diese Senior-Techniker die Tür verlassen – sei es für einen neuen Job oder in den Ruhestand – verlieren Sie all dieses kritische Wartungs-Know-how.

Was Sie getan haben

Hier sind alle Dokumente zur von Wartungsteam und Drittanbietern erledigten Arbeit. Sie können einbeziehen:

• Wartungsanfragen
• Arbeitsaufträge
• Wartungsmetriken
• Key Performance Indicators (KPIs)
• Reports

Arbeitsaufträge enthalten viele Dokumente in sich – einschließlich Notizen und Bilder, die der Techniker erstellt hat.

Warum ist Wartungsdokumentation wichtig?

Das Bestehen von Audits hängt oft davon ab, wie gut Sie diese Fragen beantworten können:

• Haben Sie einen Prozess?
• Hat das Team Ihre Prozesse befolgt?
• Wenn sie ihnen gefolgt sind – wann haben sie die Arbeit gemacht?
• Wenn Sie SOPs haben und das Team folgt ihnen – wann haben Sie sie zuletzt aktualisiert?

Nun, da wir wissen, was es ist und warum es wichtig ist, können wir die nächste Frage beantworten: Was ist der beste Weg, es sicher und zugänglich zu halten?

Warum ist ein CMMS der weltbeste Eierkorb?

Zurück zu den Eiern und ihrem Korb – unserer fragilen Metapher. Die Idee bei Eiern und allem, was Sie sicher aufbewahren wollen: Sie sollten sie nicht alle an einem Ort aufbewahren. Aber für Wartungsdokumente ist es das Gegenteil.

Sie müssen nur sicherstellen, dass Sie den richtigen Typ Korb haben: ein modernes Computerized Maintenance Management System (CMMS).

Mit traditionellen manuellen Methoden kämpfen Sie gegen Papierberge und zufällige Tabellenkalkulationsdateien. Und jedes Mal, wenn Sie zwei Dokumente verbinden müssen, ist die Chance groß, dass sie in zwei verschiedenen Formaten vorliegen. Der PM-Plan ist in einer Tabelle, aber die zugehörigen Garantien sind alle Papier. Der Arbeitsauftrag, den Sie gerade zugewiesen haben, ist auf Papier – aber die Schaltpläne für das Asset sind alles PDF-Dateien.

Mit einem modernen CMMS gehen alle Ihre Dokumente in eine zentrale Datenbank – wo sie alle sicher, zugänglich und verknüpfbar sind. Der CMMS-Anbieter nimmt Ihnen die gesamte IT-Last ab – und ist verantwortlich dafür, dass Ihre Daten gebackupt sind und da sind, wenn Sie sie brauchen. Und sie sorgen auch dafür, dass Ihre Daten überall da sind, wo Sie sie brauchen – zugänglich für alle im Team über ihre internetfähigen Geräte.

Wenn Sie einen Arbeitsauftrag generieren und zuweisen müssen: Alles passiert an einem Ort, in der Software. Wenn der Techniker sein Mobilgerät nutzt, um in Echtzeit auf die Infos zuzugreifen, kann er auch die zugehörigen Bilder und SOPs aufrufen, die er braucht, um smart und sicher zu arbeiten.

Nächste Schritte

Hippo hilft Ihnen, die passende Lösung zu finden – von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allem rund um Wartung bis zur Buchung einer Live-Software-Demo.

Zusammenfassung

Wartungsdokumentation ist Ihre Sammlung von Aufzeichnungen, die Ihnen helfen, Wartungsarbeit zu erledigen. Sie ist der Weg, wie Sie wissen, was Sie haben, wie Sie es pflegen, und welche Arbeit Sie bisher erledigt haben. Die erste Kategorie kann Asset-Seriennummern, Bilder, CAD- und BIM-Dateien, Garantien, Versicherungspolicen und Infos zu Ihrem Wartungsteam inkl. Zertifikaten und Handwerkssiegeln umfassen. Für die zweite: SOPs, vorbeugende Wartungspläne, Checklisten, Handbücher. In der dritten: abgeschlossene Arbeitsaufträge, Reports, KPIs. All diese Informationen sind vital für Ihre Operationen – Sie können sie gemeinsam als Landkarte sehen, die zeigt, wo Sie waren, wo Sie jetzt sind, und wie Sie zu Ihren Zielen kommen. Um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente sowohl sicher als auch zugänglich sind, brauchen Sie eine moderne CMMS-Lösung. Weil alles in einer zentralen Datenbank lebt und Ihr Anbieter sich um alle Backups und Updates kümmert, müssen Sie sich nie Sorgen machen, Ihre Wartungsdokumentation zu verlieren oder den Zugriff darauf zu verlieren.