Warum aktuelle Dokumentation kritisch ist: Vorteile und Herausforderungen für Ihr Unternehmen

Kein Unternehmen, unabhängig von seiner Größe und Art der Tätigkeit, kann ohne Dokumentation funktionieren. Von seiner allgemeinen Politik bis zu den detailliertesten Arbeitsanweisungen, über Sicherheitsverfahren und Berichte aller Art – alle wichtigen und nützlichen Informationen über den reibungslosen Betrieb des Unternehmens werden aufgezeichnet. Sie müssen klar, präzise und für die betroffenen Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Es ist auch entscheidend, dass diese Dokumentation aktuell ist, die neuesten Entwicklungen und Änderungen einbezieht und veraltete Elemente eliminiert. Zusammengefasst: Dokumente müssen aktualisiert werden, um anwendbar zu sein.

Das Dokumentenlenkungsverfahren

Ob es sich um QMS, Sicherheit oder ein anderes Managementsystem handelt – die Einrichtung und Anwendung eines Dokumentenlenkungsverfahrens ist in der heutigen Industrie ein Muss. Diese Verpflichtung betrifft sowohl die intern erstellte Dokumentation als auch die, deren Ursprung extern zum Unternehmen ist.

Der Zweck eines solchen Ansatzes ist im Wesentlichen, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der in der Geschäftstätigkeit verwendeten Informationen sicherzustellen. Aber auch, dass alle Vorgänge zeitgerecht und konsistent mit dem geplanten und geschriebenen durchgeführt werden.

Das Verfahren zur Kontrolle interner Dokumente beinhaltet deren Überprüfung und Freigabe vor der Verbreitung. Es umfasst auch die Notwendigkeit, vorgenommene Änderungen zu identifizieren und hervorzuheben sowie sicherzustellen, dass Mitarbeiter die korrekten Versionen der Dokumente haben, die sie benötigen. Die Verfügbarkeit, Zugänglichkeit und Klarheit der Informationen sind ebenfalls Aspekte, die vom internen Dokumentenlenkungsverfahren abgedeckt werden. Man findet auch die Identifizierung, Vernichtung und Archivierung veralteter Dokumente, wenn diese noch neben anwendbaren Dokumenten enthalten sind.

Wenden wir uns Informationen über Kunden- und Lieferantenaustausch, Vorschriften, Normen und anderen Dokumentationsstücken zu, die außerhalb des Unternehmens entstehen. Das Dokumentenlenkungsverfahren, das letztere einschließt, besteht hauptsächlich darin, diejenigen zu identifizieren, deren Nützlichkeit für das Unternehmen erwiesen ist (Aussortierung der notwendigen und überflüssigen Dokumente) und deren Inhalt zu überprüfen, bevor sie verbreitet werden.

Die Dokumentenprüfung, die Aktualisierung und ihre Bedeutung

In der Industrie ist die Dokumentation aktuell zu halten eine der Hauptachsen der Dokumentenprüfung. Dies entspricht einem Ansatz, um sicherzustellen, dass der Inhalt der Dokumente immer gültig, anwendbar und aktuell ist. Dies wird von den meisten Managementnormen gefordert, einschließlich ISO 9001 (Version 2008, Abschnitt 4.2.3), die spezifisch besagt: „Überprüfen, falls notwendig aktualisieren und erneut freigeben“. Dies setzt voraus, dass die anwendbare Dokumentation modifiziert werden muss, um mit der Realität des Unternehmens in Einklang zu stehen.

Durch Aktualisierung wird die Dokumentation veralteter Informationen entledigt. Dies verringert das Risiko, Fehler zu machen, fehlerhafte Anweisungen an neue Mitarbeiter zu senden und am Ende mit veralteter Dokumentation dazustehen.

Vorausgesetzt jedoch, dass das Management von Revisionen und veralteten Dokumenten effektiv ist. Dabei spielt die Aktualisierung der Dokumente eine bestimmende Rolle in der kontinuierlichen Verbesserung. Weil sie die Faktoren angeht, die die Qualität beeinflussen können, und die Maßnahmen zur Unterstützung integriert.

Aktuelle Dokumentation gewährleistet optimale Effizienz an jedem Arbeitsplatz. Jeder Mitarbeiter hat einen zuverlässigen und aktualisierten Leitfaden, der es ihm ermöglicht, seine Mission ordnungsgemäß auszuführen. Gleichzeitig hilft es, die Mitarbeitersicherheit zu verbessern, indem das Risiko von Zwischenfällen durch geeignete Verfahren oder Arbeitsanweisungen verringert wird. Indem vergangene gefährliche Ereignisse und neue Entwicklungen in diesem Bereich berücksichtigt werden.

Wie man eine aktuelle Dokumentation aufrechterhält?

Um eine aktuelle Dokumentation aufrechtzuerhalten, nutzen Industrieunternehmen eine Software für digitale Arbeitsanweisungen. Damit lässt sich den Bedienern und Technikern immer die neueste Version des Dokuments bereitstellen. Picomto ist die führende Software zur Digitalisierung der operativen Dokumentation. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.