Die Rolle eines Instandhaltungsleiters: Verantwortlichkeiten & Auswirkungen

Oft ist der erste Schritt zur Asset-Instandhaltung zu wissen, was die Teile sind und wie sie zusammenarbeiten müssen. Und es ist dasselbe mit einer Instandhaltungsabteilung: Je mehr Sie darüber wissen, wie und wo die Positionen zusammenpassen, desto einfacher ist es, alles reibungslos zum Laufen zu bringen.

Also, was sind die Rollen und Verantwortlichkeiten des Instandhaltungsleiters, und wie arbeitet er mit dem Rest der Abteilung zusammen, um alles am Laufen zu halten?

Was ist ein Instandhaltungsleiter?

Der Instandhaltungsleiter hat die höchste Position innerhalb der Instandhaltungsabteilung. Je nach Organigramm des restlichen Unternehmens berichten sie entweder an den Eigentümer, den Präsidenten oder einen der VPs.

Das ist, wer über ihnen steht. Unter ihnen stehen der Instandhaltungsmanager, Instandhaltungssupervisoren und dann die Instandhaltungstechniker. Auch hier hängt es von der Größe und Struktur des Unternehmens ab, ob es einen oder mehrere Instandhaltungsmanager unter ihnen gibt. Wenn Sie mehrere Standorte haben, ergibt es oft mehr Sinn, mehrere Manager zu haben.

Was macht ein Instandhaltungsleiter?

Um diese Frage zu beantworten, hilft es, den Unterschied zwischen Strategien und Taktiken zu überprüfen. Eine einfache Art, den Unterschied zu verstehen, ist, sich das Sprichwort „Strategisch denken, taktisch handeln“ zu merken. Im Grunde sind Ihre Strategien Ihre großen Bild-Ziele, während Ihre Taktiken die kleineren, spezifischeren Schritte sind, die Sie dorthin bringen.

Sie wollen länger leben. Ihre Strategie ist, in bessere Form zu kommen. Ihre Taktiken sind: Ins Fitnessstudio gehen und fettiges Essen vermeiden.

Was bedeutet es also, strategisch für eine Instandhaltungsabteilung zu denken? Der Instandhaltungsleiter setzt übergeordnete Ziele, legt Richtlinien und Verfahren fest und implementiert Programme, um der Abteilung zu helfen, OSHA-Anforderungen zu erfüllen. Er ist für das große Ganze des Departments verantwortlich, muss aber auch auf die Details achten, einschließlich der Art und Weise, wie Arbeit zugewiesen und verfolgt wird. Als Teil der Betrachtung der Verfolgung legt er auch die Key Performance Indicators (KPIs) für alle anderen in der Abteilung fest und schafft die Standards, die die Abteilung verwendet, um zu bewerten, wie gut die Leute ihre Jobs machen.

Das ist alles sehr allgemein, also lohnt es sich, die spezifischen Verantwortlichkeiten genauer anzusehen.

Was sind die Verantwortlichkeiten eines Instandhaltungsleiters?

Ein Instandhaltungsleiter macht viel, darunter:

• Jährliche Instandhaltungsbudgets schätzen
• Angebote von Lieferanten prüfen
• Kapitalprojekte beaufsichtigen
• Ressourcennutzung planen
• Bei der Entwicklung von Instandhaltungsprogrammen helfen
• Abteilungsbesetzungsniveaus kontrollieren

Sie berichten auch an die Unternehmensführung, die manchmal Hilfe braucht, die Instandhaltungsabteilung als kritisch für den Gesamterfolg der Organisation zu sehen. Traditionell hat die Führung die Instandhaltung als Kostenstelle gesehen, was nur eine andere Art sein kann, „notwendiges Übel“ zu sagen. Es ist die Aufgabe des Instandhaltungsleiters, als Anwalt für seine Abteilung aufzutreten und sicherzustellen, dass Instandhaltungsprofis den Respekt, die Anerkennung und die Ressourcen bekommen, die sie verdienen.

Was sind die verschiedenen Arten von Instandhaltungsleitern?

Weil verschiedene Branchen unterschiedliche Arten von Instandhaltung brauchen, spielen nicht alle Instandhaltungsleiter die gleichen Rollen. Tatsächlich können die Rollen und Verantwortlichkeiten so stark variieren, dass es Variationen des Titels für jede gibt, darunter:

• Facility-Instandhaltungsleiter
• Werks-Instandhaltungsleiter
• Gebäude-Instandhaltungsleiter
• Stadtwerke-Instandhaltungsleiter

Unabhängig von den verschiedenen Titeln gibt es immer viel Überschneidung. Zum Beispiel die Arbeit mit Budgets, das Festlegen von Richtlinien und Verfahren, die Entwicklung und Implementierung neuer Programme und das Verfolgen und Berichten kritischer KPIs.

In vielen kleineren Organisationen gibt es überhaupt keinen Instandhaltungsleiter, und es gibt keinen speziellen Titel dafür. Weil die Instandhaltungsanforderungen kleiner sind, deckt der Manager alles ab, einschließlich der Berichterstattung an die Leute oben.

Wie erleichtert eine CMMS dem Instandhaltungsleiter das Leben?

Denken Sie daran, ein Instandhaltungsleiter macht viel, also hilft alles, das Workflows glättet und Daten managt.

Und das bedeutet, dass moderne CMMS-Lösungen, die Workflows straffen, indem sie das Erfassen, Teilen und Zugreifen auf Daten erleichtern, sehr helfen können.

Wenn Sie versuchen, alles mit Papier und Tabellen zu managen, gibt es zu viele Chancen, dass Dinge schiefgehen. Und selbst wenn sie richtig laufen, ist der gesamte Prozess schmerzhaft langsam. Mit Papier kopieren Sie alles von Hand, was bedeutet, dass Sie entweder kurze Arbeitsaufträge haben oder solche mit mindestens ein paar Fehlern. Die Papier-Arbeitsaufträge zu den Technikern zu bringen, dauert lange, weil sie entweder zurück ins Büro laufen müssen, um sie zu holen, oder Sie durch die Anlagen rennen müssen, um sie aufzuspüren. Jedes Mal, wenn sich etwas ändert – eine neue Aufgabe hat jetzt Vorrang vor einem älteren Arbeitsauftrag – beginnt der Prozess von vorne.

Mit Tabellen tauschen Sie nur ein Problemset gegen ein anderes. Jetzt ist es statt Schwierigkeiten, Daten herauszubekommen, schwer, Daten aktuell zu halten. Sie können einen Arbeitsauftrag per E-Mail an einen Techniker senden, aber sobald dieser seine Kopie aktualisiert, ist sie out of sync mit dem Original. Bald haben Sie viele Kopien mit unterschiedlichen Daten.

Moderne CMMS-Software löst all diese Probleme mit einer zentralen Datenbank, in der all Ihre Daten leben. Einmal haben Sie eine Single Source of Truth, können Sie darauf vertrauen, dass alle mit denselben Daten arbeiten, auf dieselben Ziele hinarbeiten.

Darüber hinaus gibt es eine Menge Funktionen, die Instandhaltungsleitern helfen, ihre Ziele zu erreichen. Hier ist ein Teil der Liste aus dem Rollen- und Verantwortlichkeitsabschnitt:

• Hilft bei der Entwicklung von Instandhaltungsprogrammen
• Prüft Angebote von Lieferanten
• Schätzt jährliche Instandhaltungsbudgets

Und hier sind die Funktionen, die Instandhaltungsleiter direkt unterstützen.

Präventive Instandhaltung

Für viele Organisationen ist das Ziel, den Sprung von Bedarfswartung zu präventiver Instandhaltung zu schaffen, wo die Abteilung alles im Voraus planen kann und sicherstellt, dass sie kritische Inspektionen und Aufgaben vor Ausfällen abschließt. Es ist viel schneller, billiger und insgesamt einfacher, mit kleinen Problemen frühzeitig umzugehen, bevor sie die Chance haben, sich zu großen Problemen zu entwickeln.

Moderne CMMS-Software kann den gesamten Prozess der Einrichtung, des Betriebs und der Verfolgung von PMs erleichtern. Der Instandhaltungsleiter kann mit Managern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die richtige Arbeit zum richtigen Zeitpunkt erledigt wird. Davon ausgehend können sie verfolgen, wie viele PMs das Team monatlich abschließt, was ihnen hilft, Ressourcen zuzuweisen.

Bestandsverwaltung

Sobald Sie Ihre Mindestbestände (Par-Levels) in der Software festgelegt haben, erhalten Sie eine Warnung, sobald Sie zu tief sinken. Wie weiß die Software, wann sie warnen muss? Weil sie nicht nur Par-Levels hat, sondern auch Echtzeitbestände all Ihrer kritischen Bestände. Wenn Sie Teile und Materialien mit einem Arbeitsauftrag verknüpfen, passt die Software die Bestandszahlen automatisch an, wenn der Techniker den Auftrag abschließt.

Das ist eine riesige Hilfe für die Techniker und den Instandhaltungsmanager, weil es ihnen hilft, sicherzustellen, dass sie den MRO-Bestand haben, den sie brauchen, wenn sie ihn brauchen.

Aber es ist auch eine riesige Hilfe für den Instandhaltungsleiter, der Angebote von Lieferanten prüfen muss. Statt nach den besten Deals basierend auf Volumenkäufen zu suchen, können sie basierend auf Einblicken in das kaufen, was und wie oft die Instandhaltungsabteilung braucht.

Automatisierte Berichte

In der Lage zu sein, abzuschätzen, was in der Zukunft passieren wird, erfordert ein solides Verständnis dessen, was bereits in der Vergangenheit passiert ist. Deshalb ist Geschichte ein Schulfach.

Für den Instandhaltungsleiter beginnt gute Planung mit den richtigen Daten. CMMS-Plattformen machen es einfacher, Daten zu erfassen und zu behalten. Aber sie helfen auch, diese Zahlen in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln.

Mit der automatisierten Berichterstattungsfunktion können Instandhaltungsleiter sehen, welche Assets sie am meisten kosten, um sie am Laufen zu halten – was kritisch für Reparatur-oder-Ersatz-Entscheidungen ist. Sie können auch Instandhaltungsmetriken und KPIs zu ihrer PM-Planung sehen, was es ihnen ermöglicht, fein abzustimmen, was das Team macht und wie oft sie es tun.

Nächste Schritte

Hippo hilft Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihnen passt – von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allem, was mit Instandhaltung zu tun hat, bis hin zur Buchung einer Live-Software-Demo.

Zusammenfassung

Der Instandhaltungsleiter ist die höchste Instandhaltungsposition in einer Organisation und berichtet direkt an den Eigentümer, Präsidenten oder einen der VPs. Unter ihm stehen die Instandhaltungsmanager, Supervisoren und Techniker. Seine Aufgabe ist es, strategisch zu denken und das große Ganze zu sehen. Gleichzeitig beaufsichtigt er die Einrichtung vieler spezifischer Verfahren und Richtlinien in der Abteilung. Das kann die Implementierung neuer Instandhaltungsstrategien umfassen, um zu bestätigen, dass die Abteilung OSHA-Vorschriften einhält. Der spezifische Titel kann sich je nach Branche ändern, weil die Rollen und Verantwortlichkeiten unterschiedlich sein können, aber es gibt auch viel Überschneidung. Wenn die Organisation klein genug ist, hat sie vielleicht gar keinen Leiter; der Instandhaltungsmanager kümmert sich um alles. Unabhängig davon, wer in der Verantwortung steht, macht moderne CMMS-Software sie effizienter. Zum Beispiel können Instandhaltungsleiter eine Instandhaltungsplattform nutzen, um einen präventiven Instandhaltungszeitplan einzurichten, Bestände zu verfolgen und zu kontrollieren und Berichte für kritische Einblicke in ihre Abläufe zu generieren. Instandhaltungsleiter sind die „Big Picture“-Denker der Abteilung, und die richtige CMMS erfasst, behält und verarbeitet Daten, um ein genaues Bild zu zeichnen.