Was sind Daueraufträge?

Selbst bei modernen, perfekt optimierten Arbeitsabläufen scheinen einige Aufgaben den Verwaltungsaufwand nicht zu rechtfertigen. Sollten Sie sich fünf Minuten Zeit nehmen, um einen Arbeitsauftrag für einen wiederkehrenden Drei-Minuten-Job zu erstellen? Aber wenn Sie sie nicht in das System bekommen, schaffen Sie mit der Zeit und sobald Sie genug davon haben, zunächst blinde Flecken in Ihren Daten und dann in Ihrem Budget.

Die Lösung könnten Dauerarbeitsaufträge sein, bei denen Sie den Verwaltungsaufwand für einige kleine wiederkehrende Inspektionen und Aufgaben reduzieren können.

Was ist ein Dauerarbeitsauftrag?

Ein Dauerarbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag, den Sie für einen längeren Zeitraum, manchmal auf unbestimmte Zeit, für routinemäßige oder wiederkehrende Aufgaben eröffnen, die Sie nicht mit einem bestimmten Vermögenswert oder Ausrüstungsteil verbinden. Anstatt die Aufgabe abzuschließen und den Arbeitsauftrag zu schließen, halten Sie den Arbeitsauftrag offen und aktualisieren ihn jedes Mal, wenn Sie mehr Arbeit erledigen.

Warum macht man das so? Mit einem Dauerarbeitsauftrag können Sie die Kosten und den Verlauf bestimmter Aufgaben aufzeichnen und gleichzeitig die allgemeine Arbeitsauftragsverwaltung reduzieren. Am Ende erhalten Sie also die gleiche Menge an zuverlässigen Daten, aber für weniger allgemeinen Verwaltungsaufwand.

Dauerarbeitsaufträge eignen sich hervorragend für Aufgaben, die Sie keinem bestimmten Vermögenswert zuweisen können, aber sie sind sogar noch besser, wenn die Kosten der Aufgabe minimal sind im Vergleich zu den Verwaltungskosten für das Erstellen, Zuweisen und Abschließen eines separaten Arbeitsauftrags . Dauerarbeitsaufträge ersparen Ihnen zehn Minuten Verwaltungsaufwand für einen Fünf-Minuten-Job.

Was ist ein Pauschalarbeitsauftrag?

Viele Leute verwenden Pauschalarbeitsauftrag und Dauerarbeitsauftrag synonym, aber es gibt kleine, aber wichtige Unterschiede.

Blanko-Arbeitsaufträge decken verschiedene Aufgaben ab, während Dauer-Arbeitsaufträge spezifischer sind. Sie können Rahmenarbeitsaufträge verwenden, um die Kosten für verschiedene vom Team durchgeführte Arbeiten zu erfassen, aber nicht die Details, wodurch Datenlücken in Ihrem Wartungsbudget entstehen. Letztendlich besteht der wichtigste Unterschied zwischen Dauer- und Pauschalaufträgen also darin, dass Sie die Pauschalaufträge vermeiden sollten.

Wann sollten Sie Dauerarbeitsaufträge verwenden?

Normalerweise verwenden Sie Dauerarbeitsaufträge für kleine sich wiederholende Aufgaben, die Sie möglicherweise nicht mit dem verknüpfen, was Sie im Allgemeinen als tatsächliche Wartungsarbeiten betrachten, einschließlich Werkzeugprüfungen, Sicherheits- und Schulungstreffen sowie Aufgaben für kleinere Wartungsarbeiten. In diesen Fällen ist es normalerweise nicht wirtschaftlich, für jede Aufgabe einen neuen Arbeitsauftrag zu erstellen, sodass Sie einen ständigen Arbeitsauftrag erstellen können, der offen ist und häufig aktualisiert wird, um die Kosten im Auge zu behalten.

Dauerarbeitsaufträge können sich auch als nützlich erweisen, wenn die von Ihnen verwendete CMMS-Lösung es Ihnen nicht ermöglicht, Transaktionen einzelnen Assets zuzuordnen. In diesem Fall kann das Einrichten eines Dauerarbeitsauftrags eine Problemumgehung sein, mit der Sie die Kosten verfolgen und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren können.

Was sind die Vor- und Nachteile von Dauerarbeitsaufträgen?

Einer der Hauptvorteile von Dauerarbeitsaufträgen besteht darin, dass sie eine einfache Möglichkeit sind, alltägliche oder sich wiederholende Aufgaben zu verfolgen, bei denen Sie keine vollständigen historischen Aufzeichnungen benötigen. Sie können auch eine hilfreiche Möglichkeit sein, den Zeit- und Geldaufwand für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen zu reduzieren, um die Effizienz Ihrer Wartung und Bestandsverwaltung zu verbessern.

Daueraufträge sind jedoch keine perfekte Lösung, daher müssen Sie sich der üblichen Fallstricke bewusst sein, damit Sie sie vermeiden können. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass Daueraufträge zwischen den vielen Korrektur- und Vorbeugeaufträgen in Ihrem Auftragsbestand verloren gehen können. Infolgedessen ist es möglich, zu vergessen, Daueraufträge nach einem festgelegten Zeitplan abzuschließen und zu erneuern.

Genau wie der Ordner „Sonstiges“ in Ihrem Aktenschrank kann es auch manchmal schwierig sein, sich genau zu merken, was Ihre Daueraufträge abdecken sollen, insbesondere wenn sie seit Jahren offen sind.

Wie können Sie Daueraufträge effektiv nutzen?

Eine einfache Faustregel für Daueraufträge für die allgemeine Wartung ist, sie für alle Aufgaben zu verwenden, die Ihre Techniker 15 Minuten oder weniger in Anspruch nehmen. Der Grund dafür ist, dass die Kosten und die Zeit zum Erstellen und Schließen eines Arbeitsauftrags wahrscheinlich die Zeit und die Kosten der eigentlichen Arbeit übersteigen.

Wenn Sie für diese kleineren Jobs einen Dauerarbeitsauftrag erstellen möchten, ist es wichtig, einige Regeln festzulegen. Um Regeln aufzustellen, müssen Sie sich Antworten auf die folgenden Fragen überlegen:

• Wie lange halten Sie den Dauerarbeitsauftrag offen und berechtigt zur Abrechnung?
• Welche Arten von Teilen können Sie dem Dauerauftrag in Rechnung stellen?
• Wie wird der Arbeitsauftrag geschlossen und am Ende des Intervalls ein neuer eröffnet?
• Wie werden Sie Ihre Daueraufträge überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sie richtig verwenden?

Üblicherweise schließen Sie Dauerarbeitsaufträge am Ende des Monats ab, aber Sie können sie auch vierteljährlich schließen, wenn Ihre Finanzperiode endet, was Ihnen hilft, die Anzahl der Transaktionen für den Arbeitsauftrag auf einem überschaubaren Niveau zu halten.

Wie kann Hippo CMMS helfen?

Hippo CMMS® ermöglicht es Ihnen, Arbeitsaufträge von überall aus zu genehmigen, zu generieren, zu priorisieren, zuzuweisen, zu verfolgen und abzuschließen, sodass Sie Ihre ständigen Arbeitsaufträge nie aus den Augen verlieren. Und da alles digital ist und sich auf derselben intuitiven Plattform befindet, müssen Sie sich keine Sorgen machen, Zettel zu verlieren oder zusehen zu müssen, wie kritische Daten in endlosen, unzusammenhängenden Tabellen verschwinden.

Es ist leicht, dass Dauerarbeitsaufträge in Papierform und Tabellenkalkulation untergehen, aber Hippo CMMS verfolgt alles, damit Sie Nacharbeiten vermeiden und Ihr Team zur Rechenschaft ziehen können. Das übersichtliche und einfache Layout macht auch alles leicht zu sehen und zu verstehen, während die integrierte Arbeitsauftragsvorlagenfunktion bedeutet, dass Sie vorhandene Anweisungen einfach übernehmen und in neue Arbeitsaufträge kopieren können. Sie erhalten mehr Zeit für den Schraubenschlüssel und weniger Geld für die Verwaltung.

Was kommt als nächstes?

Hippo ist hier, um Ihnen zu helfen, die Lösung zu finden, die für Sie am besten geeignet ist, von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allen Themen rund um die Wartung bis hin zur Unterstützung bei der Buchung einer Live-Softwaredemo.

Zusammenfassung

Ein Dauerarbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag, den Sie für einen längeren Zeitraum, manchmal auf unbestimmte Zeit, für routinemäßige oder wiederkehrende Aufgaben eröffnen, die Sie nicht mit einem bestimmten Gerät verknüpfen können. Normalerweise verwenden Sie Dauerarbeitsaufträge für kleine Aufgaben wie Werkzeugprüfungen und allgemeine Instandhaltung, da es nicht wirtschaftlich ist, für jede Aufgabe einen neuen Arbeitsauftrag zu erstellen.

Einer der Hauptvorteile von Daueraufträgen besteht darin, dass sie eine einfache Möglichkeit sind, alltägliche oder sich wiederholende Aufgaben zu verfolgen, wenn Sie keine Aufzeichnungen benötigen. Sie können jedoch zwischen den vielen korrigierenden und vorbeugenden Arbeitsaufträgen in Ihrem Rückstand verloren gehen, und Sie können vergessen, sie zu schließen und routinemäßig zu erneuern.

Um Dauerarbeitsaufträge effektiver zu nutzen, müssen Sie einige Regeln aufstellen, z. B. wie lange der Arbeitsauftrag gültig sein soll und was Sie dagegen verlangen können. Die Hippo CMMS-Arbeitsauftragssoftware kann Ihnen dabei helfen, da sie es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Arbeitsaufträge, einschließlich Dauerarbeitsaufträge, im Auge zu behalten, sodass Sie am Ende Datenlücken in Ihren Aufzeichnungen und Ihrem Wartungsbudget haben.