Dauerhafte Arbeitsaufträge (Standing Work Orders): Admin-Aufwand reduzieren & Transparenz erhöhen

Selbst mit modernen, perfekt optimierten Workflows fühlt es sich so an, als rechtfertigen manche Aufgaben den Verwaltungsaufwand nicht. Sollten Sie fünf Minuten aufwenden, um einen Arbeitsauftrag für einen wiederkehrenden Drei-Minuten-Job zu erstellen? Aber wenn Sie sie nicht ins System bekommen, schaffen Sie mit der Zeit und sobald Sie genug davon haben, erst Blindstellen in Ihren Daten und dann in Ihrem Budget.

Die Lösung könnten dauerhafte Arbeitsaufträge (Standing Work Orders) sein, mit denen Sie den Verwaltungsaufwand bei manchen kleinen wiederkehrenden Inspektionen und Aufgaben reduzieren können.

Was ist ein dauerhafter Arbeitsauftrag?

Ein dauerhafter Arbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag, den Sie für einen längeren Zeitraum öffnen – manchmal unbefristet – für routinemäßige oder wiederkehrende Aufgaben, die Sie nicht mit einem bestimmten Asset oder Gerät verknüpfen. Anstatt die Aufgabe abzuschließen und den Arbeitsauftrag zu schließen, halten Sie den Arbeitsauftrag offen und aktualisieren ihn jedes Mal, wenn Sie mehr Arbeit erledigen.

Warum macht man das so? Mit einem dauerhaften Arbeitsauftrag können Sie die Kosten und die Historie spezifischer Aufgaben erfassen, während Sie gleichzeitig die gesamte Arbeitsauftragsverwaltung reduzieren. Am Ende erhalten Sie also die gleiche Menge an zuverlässigen Daten, aber für weniger gesamten Verwaltungsaufwand.

Dauerhafte Arbeitsaufträge sind großartig für Aufgaben, die Sie keinem spezifischen Asset zuordnen können, aber sie sind noch besser, wenn der Aufwand der Aufgabe minimal im Vergleich zum Verwaltungsaufwand der Erstellung, Zuweisung und Abwicklung eines separaten Arbeitsauftrags ist. Dauerhafte Arbeitsaufträge bewahren Sie davor, zehn Minuten für Admin für einen Fünf-Minuten-Job aufzuwenden.

Was ist ein Pauschalarbeitsauftrag (Blanket Work Order)?

Viele Leute verwenden Pauschalarbeitsauftrag und dauerhaften Arbeitsauftrag synonym, aber es gibt kleine, aber wichtige Unterschiede.

Pauschalarbeitsaufträge decken diverse Aufgaben ab, während dauerhafte Arbeitsaufträge spezifischer sind. Sie können Pauschalarbeitsaufträge nutzen, um die Kosten der vom Team erledigten diversen Arbeiten zu erfassen, aber nicht die Details – was Löcher in Ihrem Instandhaltungsbudget hinterlässt. Am Ende ist der wichtigste Unterschied zwischen dauerhaften und Pauschalarbeitsaufträgen, dass Sie die Pauschalarten vermeiden sollten.

Wann sollten Sie dauerhafte Arbeitsaufträge verwenden?

Sie verwenden dauerhafte Arbeitsaufträge normalerweise für kleine sich wiederholende Aufgaben, die Sie nicht mit dem verbinden, was Sie allgemein als eigentliche Instandhaltungsarbeit betrachten – einschließlich Werkzeugkontrollen, Sicherheits- und Schulungssitzungen und Aufgaben für kleinere Instandhaltungsarbeiten. In diesen Fällen ist es meist nicht wirtschaftlich, für jede Aufgabe einen neuen Arbeitsauftrag zu erstellen, also können Sie einen dauerhaften Arbeitsauftrag erstellen, der offen und oft aktualisiert wird, um Kosten zu verfolgen.

Dauerhafte Arbeitsaufträge können auch nützlich sein, wenn die CMMS-Lösung, die Sie verwenden, es Ihnen nicht erlaubt, Transaktionen einzelnen Assets zuzuordnen. In diesem Fall kann die Einrichtung eines dauerhaften Arbeitsauftrags ein Workaround sein, der es Ihnen ermöglicht, Kosten zu verfolgen, während Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Was sind die Vor- und Nachteile dauerhafter Arbeitsaufträge?

Einer der Hauptvorteile dauerhafter Arbeitsaufträge ist, dass sie eine einfache Möglichkeit sind, banale oder sich wiederholende Aufgaben im Auge zu behalten, wo Sie keine vollständige historische Aufzeichnung brauchen. Sie können auch ein hilfreicher Weg sein, die Zeit und das Geld zu reduzieren, die Sie für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen ausgeben, um die Effizienz Ihrer Instandhaltungs- und Bestandsverwaltung zu verbessern.

Aber dauerhafte Aufträge sind keine perfekte Lösung, also müssen Sie sich der häufigen Fallstricke bewusst sein, um sie zu vermeiden. Eine der Hauptschwierigkeiten ist, dass dauerhafte Arbeitsaufträge unter den vielen korrektiven und präventiven Arbeitsaufträgen in Ihrem Backlog verloren gehen können. Dadurch ist es möglich, dass Sie vergessen, dauerhafte Arbeitsaufträge nach einem festen Zeitplan zu schließen und zu erneuern.

Genau wie der „Sonstige“-Ordner in Ihrem Aktenschrank kann es manchmal auch schwierig sein, sich genau zu erinnern, was Ihre dauerhaften Arbeitsaufträge abdecken sollen – besonders wenn sie seit Jahren offen sind.

Wie können Sie dauerhafte Arbeitsaufträge effektiv nutzen?

Eine einfache Faustregel für dauerhafte Arbeitsaufträge für allgemeine Instandhaltung ist, sie für jede Aufgabe zu verwenden, die Ihre Techniker 15 Minuten oder weniger kostet. Die Begründung ist, dass die Kosten und die Zeit für die Erstellung und Schließung eines Arbeitsauftrags wahrscheinlich die Zeit und Kosten der eigentlichen Arbeit übersteigen.

Wenn Sie einen dauerhaften Arbeitsauftrag für diese kleineren Jobs erstellen wollen, ist es wichtig, einige Regeln aufzustellen. Eine Möglichkeit, Regeln zu machen, ist, sich Antworten auf die folgenden Fragen zu überlegen:

• Wie lange werden Sie den dauerhaften Arbeitsauftrag offen und für Abrechnungen berechtigt halten?
• Welche Arten von Teilen können Sie dem dauerhaften Arbeitsauftrag belasten?
• Was ist der Prozess für das Schließen des Arbeitsauftrags und das Eröffnen eines neuen am Ende des Intervalls?
• Wie werden Sie Ihre dauerhaften Arbeitsaufträge prüfen, um sicherzustellen, dass Sie sie richtig nutzen?

Typischerweise schließen Sie dauerhafte Arbeitsaufträge zum Monatsende ab, aber Sie können sie auch quartalsweise schließen, wenn Ihr Finanzzeitraum endet – was hilft, die Anzahl der Transaktionen gegen den Arbeitsauftrag auf einem handhabbaren Niveau zu halten.

Wie kann Hippo CMMS helfen?

Hippo CMMS® ermöglicht es Ihnen, Arbeitsaufträge von überall zu genehmigen, zu erstellen, zu priorisieren, zuzuweisen, zu verfolgen und zu schließen, damit Sie Ihre dauerhaften Arbeitsaufträge nie aus den Augen verlernen. Und weil alles digital und auf der gleichen intuitiven Plattform ist, müssen Sie sich nie Sorgen machen, Zettel zu verlieren oder kritische Daten in endlosen, getrennten Tabellen verschwinden zu sehen.

Es ist einfach, dass Papier- und Tabellen-Daueraufträge zwischen den Ritzen durchfallen, aber Hippo CMMS verfolgt alles, damit Sie Nacharbeit vermeiden und Ihr Team verantwortlich halten können. Sein sauberes, einfaches Layout macht alles leicht zu sehen und zu verstehen, während die integrierte Arbeitsauftragsvorlagen-Funktion bedeutet, dass Sie bestehende Anweisungen leicht auf neue Arbeitsaufträge kopieren können. Sie erhalten mehr Schraubenschlüssel-Zeit (Wrench Time) und weniger Geld für Admin ausgegeben.

Was kommt als Nächstes?

Hippo hilft Ihnen, die Lösung zu finden, die am besten zu Ihnen passt – von der Beantwortung Ihrer Fragen zu allem, was mit Instandhaltung zu tun hat, bis hin zur Buchung einer Live-Software-Demo.

Exekutive Zusammenfassung

Ein dauerhafter Arbeitsauftrag ist ein Arbeitsauftrag, den Sie für einen längeren Zeitraum – manchmal unbefristet – für routinemäßige oder wiederkehrende Aufgaben öffnen, die Sie nicht mit einem bestimmten Gerät verknüpfen können. Sie verwenden dauerhafte Arbeitsaufträge typischerweise für kleine Jobs wie Werkzeugkontrollen und allgemeine Instandhaltung, weil es nicht wirtschaftlich ist, für jede Aufgabe einen neuen Arbeitsauftrag zu erstellen.

Einer der Hauptvorteile dauerhafter Arbeitsaufträge ist, dass sie eine einfache Möglichkeit sind, banale oder sich wiederholende Aufgaben im Auge zu behalten, wenn Sie keine Aufzeichnung brauchen. Allerdings können sie unter den vielen korrektiven und präventiven Arbeitsaufträgen in Ihrem Backlog verloren gehen, und Sie können vergessen, sie routinemäßig zu schließen und zu erneuern.

Um dauerhafte Arbeitsaufträge effektiver zu nutzen, müssen Sie einige Regeln aufstellen – wie lange der Arbeitsauftrag offen bleiben soll und was Sie dagegen belasten können. Hippo CMMS Arbeitsauftragssoftware kann helfen, weil sie es Ihnen ermöglicht, all Ihre Arbeitsaufträge – einschließlich dauerhafter – im Blick zu behalten, damit Sie am Ende keine Datenlöcher in Ihren Aufzeichnungen und Ihrem Instandhaltungsbudget haben.