Expertentipps für die Planung eines CMMS-Projekts

Ein gut geplantes und durchgeführtes computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS)-Projekt kann eine maximale Rendite aus Ihrer Investition erzielen. Diese Rendite wird durch gesteigerte Effizienz, Produktivität und Gewinn erzielt. Ein schlecht geplantes und ausgeführtes CMMS-Projekt kann jedoch zu Umsatzeinbußen führen. Diese Verluste können in Bezug auf die Gesamtinvestition in das Projekt sowie durch Zeitverschwendung und verlorene prognostizierte Einnahmen in Verbindung mit der erfolgreichen Installation und Implementierung eines CMMS gemessen werden.

Planung

Die richtige Planung des CMMS-Implementierungsprojekts ist eines der Schlüsselelemente. In der Planungsphase bestimmen Sie das „Was“, „Warum“, „Wer“ und „Wie“.

Gerätedaten

Die Entwicklung eines Plans für Gerätedaten ist ein guter erster Schritt, da er einem CMMS eine Grundlage harter, überprüfbarer Daten liefert. Einige Wartungsabteilungen verwenden möglicherweise bereits ein wirksames Gerätenummerierungsschema. Dies lässt sich leicht in das CMMS übersetzen. Wenn derzeit kein Schema vorhanden ist oder das aktuelle fehlerhaft ist, ist es an der Zeit, ein Nummerierungsschema für Geräte zu entwickeln.

Die Ermittlung einer Equipmenthierarchie ist der nächste Schritt. Dies beinhaltet das Einrichten von Eltern/Kind-Beziehungen zwischen Geräten. Zum Beispiel kann ein Luftbehandlungsgerät als Kinder Pumpen und Motoren haben. Wenn Sie sowohl die Eltern als auch die Kinder im Auge behalten möchten, muss die Beziehung dokumentiert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ausrüstungsgegenstände einschließen, die unter dieses Hierarchieschema fallen. Eltern-Kind-Beziehungen können auch für ganze Einrichtungen konstruiert werden. Zum Beispiel könnte ein Gebäude das Elternteil sein und jede Etage ein Kind. Jeder Raum könnte dann ein Kind des Stockwerks sein.

Informationen zu Ersatzteilen sind an den einzelnen Geräten zu kennzeichnen. Dies wird als Stückliste (BOM) bezeichnet.

Schließlich müssen Sie entscheiden, was Sie von Ihrem CMMS in Bezug auf die Überwachung von Ausfallzeiten erwarten. Sie sollten auswählen, welche Geräte Sie überwachen möchten und wie Sie geplante und ungeplante Ausfallzeiten nachverfolgen möchten. Planen Sie auf der Grundlage der Auswirkungen oder des Betriebsausfalls. Sie sollten diese Informationen für jedes Gerät oder zumindest für kritische Geräte haben.

Vorbeugende Wartung

Die folgenden Entscheidungen müssen für jede Aufgabe der vorbeugenden Instandhaltung (PM) getroffen werden:

• Wird die PM nach Kalenderzeit oder Laufzeit (Meilen, Stunden usw.) ausgeführt?
• Wird der PM einem festen Zeitplan folgen (unabhängig vom Fertigstellungsdatum) oder einem Zeitplan basierend auf dem Fertigstellungsdatum?
• Wie oft werden PM-Arbeitsaufträge generiert (täglich, wöchentlich, monatlich usw.)?
• Welche Strategien gibt es für routenbasierte PMs? (Zum Beispiel ein Inspektionsweg für alle Feuerlöscher in einem Gebäude.)

Verfahren

Verfahren können vorbeugende Wartung, Sicherheitsanweisungen oder andere Anweisungen sein. Für jedes Gerät sollten alle präventiven, korrigierenden und vorausschauenden Wartungsaufgaben identifiziert werden, die für die ordnungsgemäße Wartung dieses Geräts erforderlich sind. Neben der Wartungsaufgabe sind Informationen über Wartungshäufigkeit, verantwortliches Fahrzeug, Reparatur- und/oder Verbrauchsteile, die für die Durchführung der Wartungsaufgabe erforderlich sind, und die geschätzte Zeit für die Durchführung der Aufgabe einige der zusätzlichen Informationen, die die Nützlichkeit Ihrer CMMS-Datenbank erhöhen. Diese Verfahren können dann überall im CMMS angewendet werden.

Arbeit

Sie benötigen Informationen zu jedem Wartungstechniker wie Name, Adresse, Telefon, Sozialversicherungsnummer usw. Sie müssen auch entscheiden, ob Sie für Ihre Techniker einen Personalausweis verwenden, der mit einem Lesegerät gescannt werden kann. Wenn Sie dies tun, werden die Karten intern oder von einem externen Anbieter hergestellt?

Inventar

Die folgenden Maßnahmen müssen ergriffen werden:

Zuerst müssen Sie ein Teilenummerierungsschema entwickeln. Dies ist ähnlich dem Prozess, der für die Gerätenummerierung verwendet wird. Einige Unternehmen verwenden ein 20 bis 30 Zeichen langes Teilenummerierungsschema. Es enthält jedes Detail dieses Teils (d. h. Art des Teils, Dicke, Durchmesser, Position usw.). Mit den Fortschritten in CMMS und einem verfügbaren Feld für jede dieser Details (Kategorie, Abmessungen, Position usw.) benötigen Sie kein Teilenummerierungsschema, um alle Details aufzunehmen. Es erhöht nur das Potenzial für Dateneingabefehler.

Implizit bei der Entwicklung eines Teilenummerierungsschemas ist die Notwendigkeit, die Details von Teilen konkret zu definieren. Am nützlichsten im Hinblick auf den Arbeitsablauf ist die Definition der Position eines Teils. Gibt es einen oder mehrere Lagerräume? Gibt es ein Standortschema innerhalb des Lagerraums (z. B. Gang, Behälter, Regale usw.)?

In der Phase der Datenerhebung erstellen Sie eine Liste aller Lieferanten, bei denen Sie Teile und Dienstleistungen beziehen. Einer von ihnen sollte als Hauptlieferant für jedes Teil zugewiesen werden. Das CMMS generiert automatisch Bestellungen an die primären Lieferanten. Dies kann von den Benutzern auf Wunsch geändert werden.

In dieser Phase müssen Sie die Kriterien für die Auswahl eines Hauptanbieters festlegen (d. h. Preis, Lieferung, Gesamtleistung usw.). Darüber hinaus sollten Sie die Teilenummern des Anbieters/Herstellers zu Querverweisen nachverfolgen. Sie müssen auch die Ausgabeeinheiten festlegen, die Sie verwenden möchten (metrisch, britisch oder eine Kombination aus beiden). Wie werden Sie den Bestand an Rohren, Trägern usw. handhaben? Werden Sie die Längen im Auge behalten? Wenn ein Stück geschnitten wird, behalten Sie dann die verbleibende Rohrlänge im Auge? Sobald die Informationen zu Anbieter und Sendungsverfolgung festgelegt sind, müssen Sie außerdem Folgendes festlegen:

• Wer ist befugt, Teile zu bestellen und bis zu welcher Menge?
• Über welchen Betrag hinaus ist eine weitere Genehmigung erforderlich?

Bei der Gesamtplanung des Inventurprozesses müssen Sie folgende Entscheidungen treffen:

• Wie oft werden Sie die Inventur durchführen?
• Wer macht das?
• Wird es manuell oder mit mobiler Technologie sein? Wenn es manuell ist, stellen Sie sicher, dass Ihr CMMS die entsprechenden Formulare für diesen Zweck drucken kann.

Mit diesem Schritt verbunden ist die Entwicklung eines Teileetikettendesigns und eines Strichcode-Etikettendesigns. Welche Informationen möchten Sie auf die Teileetiketten drucken? Teilenummer, Beschreibung und Position sind typisch. Wenn Sie Barcode mit Inventar verwenden, müssen Sie entscheiden, welche Informationselemente Sie mit Barcodes versehen möchten. Teilenummer und Position sind typisch.

Wenn Sie mehrere Werke/Einrichtungen haben, ist es wichtig, dass jede Einrichtung den gleichen Schemata folgt. Ohne Konsistenz wird das CMMS nicht sehr effektiv sein. Wenn Sie ein Teil in einer anderen Einrichtung suchen und diese Einrichtung das Teil anders beschreibt als Sie, werden Sie es möglicherweise nicht finden, selbst wenn es auf Lager ist.

Einkauf und Buchhaltung

Dafür benötigen Sie wahrscheinlich die in die Planungsphase eingebundenen Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen:

• "Rechnung an"-Informationen
• „Versand an“-Informationen
• Mehrwertsteuersatz
• Budgetkonten und -beträge festlegen

Codes

Sie sollten festlegen, welche Plan- und Designcodes im gesamten CMMS verwendet werden. In der Planungsphase müssen Sie Strategien für die Basis von Codes festlegen. Die eigentliche Zusammenstellung der Codes erfolgt während der Datenerfassungsphase. Bestimmen Sie Folgendes:

• Kontocodes
• Arbeitsauftragstyp
• Fehlercodes
• Aktionscodes
• Reparaturcodes
• Arbeitsauftragspriorität
• Kritikalität der Ausrüstung
• Auftragsstatus
• Bestellstatus
• Abteilungen

Mobile Anwendungen

Wenn Sie mobile Anwendungen verwenden, müssen Sie jede Anwendung identifizieren und daran arbeiten, die Details zu artikulieren. Einige Beispiele umfassen die Verwendung eines tragbaren Datenferneingabegeräts zum Erfassen von Gerätezählerständen, Teile können mit einem tragbaren Gerät ausgegeben und/oder zurückgegeben werden, tragbare Geräte können verwendet werden, um Bestandsteile zu zählen und zu verfolgen usw.

Sicherung

Auch hinsichtlich der Datensicherung müssen Entscheidungen getroffen werden. Es sollte ein artikuliertes Backup-Schema erstellt werden, das sowohl Hardware als auch Setup berücksichtigt. Legen Sie fest, wie oft Backups erstellt werden (täglich, wöchentlich usw.).

Verlauf

Planen Sie die Art der Wartungshistorie ein, die Sie pflegen möchten. Ihre Entscheidungen sollten das Datum der Ausführung, die ausgeführte Aufgabe, die Person(en), die den Auftrag ausgeführt haben, die geschätzte und tatsächliche Zeit für die Ausführung, die ausgeführte Ausrüstung, das verwendete Material und alle angefallenen externen Auftragnehmerkosten umfassen.

Entscheidungen

Für den allgemeinen Betrieb Ihres CMMS müssen mehrere Entscheidungen getroffen werden. Diese Fragen liefern nicht nur Informationen für die Planung, sondern auch für die Bewertung aktueller Fähigkeiten:

• Werden Sie die geschätzte Zeit auf Arbeitsaufträgen drucken?
• Welche Berichtsdetails werden in Ihrem CMMS benötigt?
• Welche Berichte werden im Grafikformat benötigt?
• Welche Entscheidungen werden auf Grundlage der Berichtsanalyse getroffen?
• Sicherheitsfragen:Wer darf was tun?
• Feldlegenden:Müssen Sie die von Ihrem CMMS bereitgestellten Begriffe in einer der Legenden ändern? Wenn ja, dokumentieren Sie die Änderungen unbedingt.

Key Performance Indicators (KPIs)

Entwickeln Sie eine Liste von KPIs für Ihre Anwendung. In dieser Phase sollten Sie sie überprüfen und gegebenenfalls überarbeiten. Bestimmen Sie auch, wie Sie diese KPIs berechnen würden. Die meisten KPIs sollten aus dem CMMS-Reporting stammen.

Verantwortlichkeiten zuweisen

Planen Sie, wer:

• Installieren Sie die Hardware (falls erforderlich)
• Pflegen Sie die Computerhardware, Backups usw.
• Archivierung und Zusammenführung von Daten durchführen
• Kümmere dich um die Notfallwiederherstellung
• Berichte erstellen
• Überprüfen und analysieren Sie verschiedene Berichte
• Arbeitsaufträge planen und planen
• Führen Sie die laufende Dateneingabe durch
• Arbeitsaufträge schließen
• Verantwortung für die Anpassung, Konfiguration, Anpassung und Wartung des CMMS übernehmen

Die Planungsphase eines CMMS ist vielleicht eine der wichtigsten für den Erfolg. Zugegeben, die Implementierung selbst ist kein kurzer Prozess, aber mit einem gut durchdachten Plan, der alle Möglichkeiten berücksichtigt, wird der Prozess einfacher und rationalisiert.

Die größte Herausforderung bei der Planung eines CMMS besteht darin, die gesamte Breite Ihres Betriebs bis hin zu jedem einzelnen Gerät, Teil und jeder Einrichtung zu berücksichtigen und dann Ihre Ziele realistisch zu verfolgen. Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten Ihres Betriebs, sich an eine neue Technologie anzupassen, ohne den Arbeitsablauf unnötig zu stören. Mit einem durchdachten Plan werden Sie viele Jahre lang davon profitieren.