CMMS-Testphase meistern: 5 Expertentipps für eine reibungslose Evaluation

Sie befinden sich im Auswahlprozess für Instandhaltungsmanagement-Software (CMMS) für Ihre Instandhaltung, Reparatur und Betrieb? Das kann eine echte Herausforderung sein!

Sie haben die Liste der CMMS-Programme auf eine Handvoll passender Produkte reduziert. Jetzt ist es Zeit für Testphasen der Wartungssoftware.

Wie nutzt man die CMMS-Testphase optimal? Welcher Evaluationsprozess ist sinnvoll?

Tipps für die CMMS-Software-Testphase

1. Testphase so einrichten, wie man das System nach dem Kauf nutzen würde

Leichter gesagt als getan! Es können Tausende von Anlagen oder Teilen mit unterschiedlichen Wartungsanforderungen sein. Ein vollständiges Setup für jedes Kandidatenprogramm wird zum Projekt.

Nicht so schauen!

Identifizieren Sie zunächst eine Teilmenge der Anlagen, mit denen Sie regelmäßig arbeiten. So bekommen Sie ein Gefühl für die Software.

Prüfen Sie dann, ob Daten aus Ihrem bestehenden Instandhaltungssystem importierbar sind: Anlagen, Teile, Wartungsroutinen, vorbeugende Checklisten usw. Nutzen Sie noch keine CMMS-Software, liegen die Daten vielleicht in Excel-Tabellen vor, die importiert werden können.

Beispiel: „How to start the CMMS software setup process?“ für Importtipps bei FastMaint CMMS.

2. Warum suchen Sie ein neues System? Wie gut erfüllt die Kandidatensoftware diese Bedürfnisse?

Hier müssen Sie die potenzielle Software wirklich auf die Probe stellen. Bestehende Wartungspläne und Geräteprotokolle sind nützlich für Vergleiche.

Vergleichen Sie Berichte und Wartungsplanung. Erhalten Sie die benötigten Informationen? Ist die Wartungsplanung einfach? Stellen Sie vor allem sicher, dass die getesteten Produkte die wichtigsten Anforderungen erfüllen.

3. Können auch andere Personen die CMMS-Testphase ausprobieren?

Ein Multi-User-Test kann sehr wertvoll sein. Andere Stakeholder testen die Software und prüfen, wie gut sie für sie funktioniert. Gleichzeitige Nutzung durch verschiedene Personen – Änderungen, Datenabruf – testen. Verursacht das Softwareprobleme oder Performance-Einbrüche?

Wir wollen nicht viel in ein neues Produkt investieren und dann feststellen, dass die Performance katastrophal ist, sobald mehrere Nutzer parallel arbeiten. Bei solchen Problemen Softwareanbieter kontaktieren – oft nur Konfigurationssache. Gleichzeitig prüfen Sie, wie gut der Support ist, bevor Sie kaufen!

4. Lässt sich die Testversion in die Vollversion überführen, oder muss man von vorn beginnen?

Das kann ein großes Ärgernis sein, wenn der Test-Setup arbeitsintensiv war. Man will vermeiden, alles nochmal zu machen – sonst fühlt es sich an wie ein ganz neues Produkt!

5. Wie einfach lässt sich der Test so einrichten, dass er mit dem Wartungsprogramm tatsächlich nutzbar ist?

Übersetzen sich die Wartungsworkflows in der Testsoftware leicht in Ihren Prozess? Oder müssen Sie Ihre Arbeitsweise komplett ändern? Das kann gut oder schlecht sein – abhängig von Ihren Zielen für die neue CMMS-Software.

Typische Instandhaltungsworkflows finden Sie in „Why An Equipment Maintenance Workflow Is Important“. Aber beachten Sie: Größere Workflow-Änderungen, um die Software-Workflows zu matchen, sind schwer richtig umzusetzen.

Was bedeutet das?

Die meisten – Instandhalter, Bediener, Kunden, Manager – wehren sich gegen Änderungen, es sei denn, sie sind nicht zu schwierig und der Nutzen ist verständlich. Das ist tatsächlich entscheidend, da die meisten Fehlschläge bei neuer Wartungssoftware genau hier passieren. Wenn Leute Abkürzungen nehmen und schlechte Daten eingeben: Garbage in, Garbage out!

Weitere CMMS-Auswahltipps gewünscht?

Der „CMMS Software Selection Guide“ ist hilfreich. Er enthält diverse Tipps und Fragen, um das richtige CMMS-Produkt für Ihre Organisation zu identifizieren. Die Nutzung beschleunigt und vereinfacht den Auswahlprozess.