Kostenlose vs. kostenpflichtige Gerätewartungssoftware:Welche ist die beste?

Cloud-Software ist in der Fertigungsindustrie auf dem Vormarsch. Hier sind einige Zahlen von IndustryWeek, um diese Behauptung zu untermauern:

Es gibt einen Grund für diese schnelle Einführung von Cloud-basierter Software – sie hat einen großen Vorteil gegenüber herkömmlichen On-Premise-Systemen. Von Kosten über Sicherheit, Flexibilität und sogar Nachhaltigkeit überholt Cloud-Software die On-Premise-Technologie schnell.

Auch Wartungsteams erkennen die Vorteile von Cloud-basierter Gerätewartungssoftware. Immer häufiger ersetzen sie alte Systeme durch Cloud-basierte Lösungen, mit denen sie Wartungsarbeiten planen, Arbeiten verfolgen und die Leistung messen können.

Sehen Sie, wie sich Cloud-basierte CMMS-Software im Vergleich zu anderen Systemen schlägt

Aber nach Jahrzehnten der Bindung an Computerterminals und der Verwendung von Excel, Whiteboards und Post-it-Notizen zur Verwaltung der Wartung kann es schwierig sein, die Kosten für ein Cloud-basiertes computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) zu rechtfertigen. Glücklicherweise bieten viele Anbieter von Gerätewartungssoftware kostenlose Versionen ihrer Systeme an.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen zu bestimmen, welche Gerätewartungssoftware jetzt und in Zukunft am besten für Ihr Team geeignet ist, einschließlich:

• Die Vor- und Nachteile von kostenloser CMMS-Software und kostenpflichtiger CMMS-Software
• Wann Sie kostenlose CMMS-Software verwenden sollten oder in eine kostenpflichtige Lösung investieren sollten
• Wann sollte man von einem kostenlosen CMMS zu einer kostenpflichtigen Version wechseln?
• So rechtfertigen Sie den Wechsel von kostenlos zu kostenpflichtig gegenüber Ihrem Vorgesetzten

Vor- und Nachteile von kostenloser und kostenpflichtiger Gerätewartungssoftware

Die drei Schlüsselelemente, die kostenlose und kostenpflichtige CMMS-Software trennen, sind Funktionalität, Implementierung und Support. Wenn Sie sich jede Kategorie genauer ansehen, werden Sie erkennen, wo die Stärken und Schwächen beider Arten von Gerätewartungssoftware liegen.

1. Funktionalität

Die Funktionalität der Gerätewartungssoftware besteht darin, welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie diese verwenden können. Beispielsweise ist das Einrichten geplanter Wartungen in Ihrem CMMS eine Funktion. Es gibt zwei Unterschiede in der Funktionalität zwischen kostenloser Gerätewartungssoftware und kostenpflichtiger Software.

Der erste ist, dass ein kostenloses CMMS oft weniger Funktionalität hat. Sie können grundlegende Aktionen ausführen, z. B. Wartungspläne, Dashboards und Anlagenprotokolle erstellen. Sie verpassen jedoch ausgefeiltere Funktionen wie das Erstellen von Berichten, das Erstellen von E-Signaturen für abgeschlossene Arbeitsaufträge und das Generieren von Fehlercodes.

Der zweite Unterschied besteht darin, dass kostenlose Software oft Einschränkungen in ihrer Funktionalität hat, die kostenpflichtige Software nicht hat. Beispielsweise können Sie auf einem kostenlosen CMMS möglicherweise nur 30 geplante Wartungsaufgaben pro Monat erstellen. Diese Beschränkungen gelten normalerweise nicht, wenn Sie für ein Vollabonnement bezahlen, obwohl dies je nach Funktion und Stufe unterschiedlich sein kann.

2. Implementierungsunterstützung

Die Implementierung von Gerätewartungssoftware umfasst mehr als nur das Erstellen eines Passworts und das Hinzufügen einiger Informationen zum System. Es beinhaltet:

• Hochladen geplanter Wartungsaufgaben und Auslöser
• Asset-Informationen hinzufügen und Assets in Hierarchien organisieren
• Benutzerprofile erstellen und Benutzerberechtigungen festlegen
• Einrichten von Teilen und Mindestmengen und Anhängen von Stücklisten an Arbeitsaufträge
• Ihr CMMS mit anderer Software verbinden
• Schulung des Personals im Umgang mit dem System
• Herunterladen der mobilen App auf alle Benutzergeräte
• Berichte erstellen und planen

Die Implementierung kostenloser CMMS-Software ist normalerweise ein Heimwerkeraufwand. Sie haben wahrscheinlich Zugriff auf Ressourcen wie Hilfeartikel, Schulungsvideos und grundlegender Anbietersupport. Aber Sie erledigen die Kleinarbeit, um das System und die Prozesse um es herum einzurichten und zu starten.

Bezahlte Gerätewartungssoftware hingegen wird oft mit Implementierungsunterstützung geliefert. Ein geschulter Implementierungsmitarbeiter oder ein geschultes Team hilft Ihnen häufig bei der Implementierung des Systems. Der Grad der Implementierungsunterstützung kann je nach Stufe unterschiedlich sein. Implementierungsdienste können auch zusätzliche Kosten verursachen, unabhängig davon, was Sie für das System bezahlen.

3. Laufender Support

Kontinuierlicher Support ist die Hilfe, die Sie von Ihrem CMMS-Anbieter für die tägliche Fehlerbehebung oder Verbesserung des Systems erhalten. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise fortlaufenden Support, wenn:

• Sie möchten ein Feld in Ihrem Arbeitsauftragsanfrageformular obligatorisch machen, wissen aber nicht wie
• Wenn Sie Benutzerberechtigungen ändern möchten, aber nicht wissen, wie
• Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen möchten, der Ihnen die Auswirkungen der Wartung auf den Energieverbrauch Ihres Unternehmens aufzeigt

Es gibt normalerweise verschiedene Stufen des fortlaufenden Supports, je nachdem, ob Sie kostenlose Gerätewartungssoftware oder kostenpflichtige Software verwenden. Ein Cloud-basiertes CMMS hat unabhängig von der Stufe immer ein grundlegendes Serviceniveau. Zum Beispiel werden Sicherheitsmaßnahmen immer automatisch vom Anbieter aktualisiert, egal was passiert. Kostenlose Dienste umfassen auch häufig Support per Telefon, E-Mail oder Online-Chat (obwohl es möglicherweise nicht rund um die Uhr verfügbar ist), über eine kostenlose Community von Benutzern und einen Online-Hub für häufig gestellte Fragen.

Wenn Sie über eine kostenpflichtige Version der Gerätewartungssoftware verfügen, erhalten Sie in der Regel Zugang zu weiteren Support-Services. Dies kann einen dedizierten Kundendienstmitarbeiter und vorrangigen Zugriff bei der Anforderung von Hilfe umfassen. Ihr Abonnement umfasst möglicherweise eine festgelegte Anzahl von Stunden Premium-Support. Wenn Sie diesen Betrag überschreiten, müssen Sie möglicherweise zusätzlich bezahlen.

Kostenlose CMMS

Kostenpflichtige CMMS

Vorteile

• Keine Kosten :Verbessern Sie Ihre Wartung, ohne Ihr Budget zu sprengen oder auf Genehmigungen zu warten
• Einfach einzurichten und zu übernehmen :Weniger Funktionen bedeuten eine optimierte Erfahrung für Administratoren und Benutzer
• Geringes Risiko :Testen Sie neue Prozesse oder Systeme im kleinen Rahmen, bevor Sie Geld dafür investieren
• Nur das, was Sie brauchen :Wenn Sie ein kleines Team sind, erhalten Sie die benötigten Tools, ohne für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht verwenden

• Erweiterte Funktionen :Sie haben alle Werkzeuge zur Verwaltung der Wartung mit wenigen oder keinen Einschränkungen zur Hand
• Zusätzlicher oder Premium-Support :Sie haben Zugriff auf weitere Ressourcen, damit Sie Ihre Investition optimal nutzen können
• Größere Anpassung :Sie haben mehr Möglichkeiten, Ihr CMMS so zu gestalten, wie Sie es möchten
• Sonderangebote und Vergünstigungen :In der Regel erhalten Sie Zugang zu Sonderveranstaltungen, Funktionstests und mehr

Nachteile

• Eingeschränkte Funktionalität :Weniger Benutzer, weniger Funktionen und eine Obergrenze für die Anzahl der Aktionen, die Sie ausführen können
• Eingeschränkte Unterstützung :Zugang zu grundlegendem Support, wie Helpdesk-Artikeln oder Telefonsupport während der Geschäftszeiten
• Skaliert nicht :Wenn Ihr Wartungsteam wächst, kann Ihr CMMS nicht mitwachsen
• Keine Anpassungen oder Verbindungen :Sehr geringe Möglichkeit, Workflows zu ändern und keine Möglichkeit, die Software mit anderen Systemen zu verbinden

• Kostet Geld :Dies ist nicht unbedingt ein Nachteil, wenn Sie einen Return on Investment sehen, aber es nimmt im Budget Platz ein
• Größeres Einrichtungs- und Änderungsmanagement :Die Implementierung und Eingewöhnung an die Software wird länger dauern
• Funktionsflut :Möglicherweise nutzen Sie nicht alle Funktionen, für die Sie bezahlen
• Übergroße Erwartungen :Es kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie schneller Ergebnisse liefern, als Sie können, selbst wenn Sie wissen, dass ein CMMS kein Allheilmittel ist

Wann sollten Sie eine kostenpflichtige oder kostenlose Gerätewartungssoftware verwenden?

Es gibt einige Schlüsselfaktoren, die bei der Wahl zwischen kostenloser Gerätewartungssoftware und der Zahlung für ein CMMS ausschlaggebend sind. Es hängt zwar von Ihren spezifischen Umständen ab, aber hier ist ein kurzer Überblick darüber, welche Software für bestimmte Wartungsteams am besten geeignet ist:

Bei der Entscheidung zwischen den beiden Arten von Cloud-basierter CMMS-Software gibt es noch einen weiteren Aspekt:​​Sie können jederzeit von kostenlos auf kostenpflichtig upgraden und oft von einer kostenpflichtigen Stufe zu einer niedrigeren oder höheren wechseln.

Wann sollte man von kostenloser Gerätewartungssoftware zu kostenpflichtigen wechseln?

Wenn Sie kostenlose Software bereits bis an ihre Grenzen nutzen, ist es möglicherweise an der Zeit, auf eine kostenpflichtige Version umzusteigen. So wissen Sie, dass Sie an diesem Punkt sind:

1. Du musst mehr tun

Das Erreichen der Grenzen Ihres kostenlosen Tarifs ist der erste Hinweis darauf, dass Sie zu einer kostenpflichtigen Stufe wechseln sollten. Wenn Sie die Kapazität Ihres kostenlosen CMMS überschreiten, verwalten Sie die Wartung wahrscheinlich auf andere Weise außerhalb Ihrer Software, wie Excel oder ein Whiteboard. Dies erhöht das Risiko, dass Arbeit fehlt, Daten dupliziert und die CMMS-Einführungsraten reduziert werden. In diesem Szenario bietet die Zahlung für Gerätewartungssoftware eine höhere Kapitalrendite und spart Ihnen Zeit.

2. Sie brauchen mehr aus Ihren Daten

Kostenlose Software für die Gerätewartung ist eine großartige Möglichkeit, Wartungsdaten zu sammeln. Aber es verfügt normalerweise nicht über die Tools, die Sie zum Analysieren dieser Daten benötigen. Es gibt zwar grundlegende Berichte, die Sie selbst in Programmen wie Excel erstellen können, es gibt jedoch drei Probleme, die dadurch verursacht werden. Erstens ist es zeitaufwendig. Zweitens bedeutet dies, dass Sie Daten an zwei verschiedenen Stellen verarbeiten, was zu Fehlern und ungenauen Daten führt. Schließlich ist dies für komplexere Berichte und Analysen nicht effektiv.

Wenn Sie mit ungenauen Daten, zeitaufwändigen Berichtszyklen und (am schlimmsten) Daten konfrontiert sind, die Sie nicht für Entscheidungen verwenden können, ist es an der Zeit, von einem kostenlosen CMMS zu einem kostenpflichtigen zu wechseln. Wenn Sie diese Investition tätigen, können Sie Daten sammeln und verwenden, um Berichte in Ihrem CMMS zu erstellen. Einige CMMS-Software enthält sogar Predictive Analytics, um Ihr Wartungsprogramm auf die nächste Stufe zu heben.

Erfahren Sie, wie Sie bessere Berichte erstellen und Ihre Wartungsdaten verwenden

3. Sie müssen sich mit anderer Software verbinden

Wahrscheinlich ist Ihre Wartungssoftware nicht die einzige Technologie, auf der Ihr Unternehmen läuft. Es gibt eine Alphabetsuppe an Fertigungs- und vorbeugender Wartungssoftware, von SCADA und SPS bis hin zu ERPs und MES-Software. Wenn diese Systeme nicht verbunden sind und keine Informationen austauschen, kann dies zu den gleichen Problemen führen wie bei der Verwaltung der Wartung an zwei verschiedenen Orten – ungenaue Daten, doppelte Arbeit und nicht adressierte Geräteausfälle.

Die Integration Ihrer Geschäftssysteme in ein CMMS klärt diese Probleme und hilft Ihnen, Upgrades Ihres Wartungsprogramms durchzuführen, wie zum Beispiel das automatische Auslösen geplanter Wartungen basierend auf der Gerätenutzung. Leider ist diese Funktion in den meisten kostenlosen Software zur Gerätewartung nicht verfügbar. Wenn Sie dies wünschen oder benötigen, ist es an der Zeit, in eine kostenpflichtige Version eines CMMS zu investieren.

Lesen Sie, wie ein Wartungsteam durch die Integration seiner Systeme Hunderte von Stunden pro Jahr eingespart hat

4. Sie müssen mehr Personen oder mehrere Websites verwalten

Die meisten kostenlosen Software-Wartungssoftware begrenzt die Anzahl der Benutzer des Systems. Wenn Ihr Wartungsteam mehr als drei oder vier Personen umfasst, können nicht alle das CMMS verwenden. Wenn Sie ein größeres Team haben oder wachsen, ist es eine gute Idee, in eine kostenpflichtige Version Ihres CMMS zu investieren.

Auch wenn sich das Wartungsteam Ihres Unternehmens über mehrere Standorte erstreckt, benötigen Sie ein kostenpflichtiges CMMS. Der Einsatz des gleichen Systems an unterschiedlichen Standorten schafft Standardisierung. Außerdem können Sie Wartungskennzahlen in Ihrem gesamten Unternehmen einsehen und Informationen und Ressourcen freigeben. Wenn Ihre Site beispielsweise einen Teil benötigt, können Sie in Ihrem freigegebenen CMMS überprüfen, ob eine andere Site über diesen Teil verfügt. Dies erspart Ihnen Budgetausgaben für neue oder Notfallteile.

So rechtfertigen Sie die Kosten für das Upgrade Ihres CMMS auf Ihren Chef

Es gibt zwei wichtige Geschichten, die Sie erzählen müssen, um Ihren Chef bei der Investition in Gerätewartungssoftware zu überzeugen:Was Sie mit dem kostenlosen System erreicht haben und was Sie mit der kostenpflichtigen Version erreichen könnten.

Diese Pitch-Deck-Vorlage ist eine großartige Möglichkeit, diese Geschichte zu erstellen. Aber hier sind einige der Schlüsselelemente, die Sie brauchen, um Ihren Chef zu überzeugen: