Wartungsmanagement mit fortschrittlicher Geräteverfolgungssoftware optimieren

Computerized Maintenance Management Software (CMMS) Systeme haben den täglichen Betrieb von Unternehmen, die eine breite Palette von Branchen umspannen – einschließlich Fertigung, Gesundheitswesen, Gastgewerbe, Einzelhandel etc. – revolutioniert. Geräteverfolgungssoftwares sind raffinierte und robuste Facility-Management-Softwaresysteme, die Arbeitsaufträge verfolgen, schnell präzise Berichte generieren und sofort bestimmen, welche Assets eines Unternehmens präventive Wartungssoftware benötigen. Der wachsende Trend zu diesen Systemen beruht auf ihrer Fähigkeit, Geschäftsabläufe zu automatisieren, Produktionsausfallzeiten zu reduzieren und die Lebensdauer von Geräten zu erhöhen. Mit voll funktionsfähigen Managementsystemen können Unternehmen eine Steigerung ihres Return on Investment (ROI) realisieren.

Einer der kritischsten Aspekte einer erfolgreichen CMMS-Implementierung ist die Sicherstellung, dass alle eingegebenen Daten sowohl vollständig als auch genau sind. Da Computerprogramme nicht zwischen guten und schlechten Daten unterscheiden können (oder die Quellen fehlender Daten identifizieren), sind die Personen, die für die Einrichtung des Managementsystems ihres Unternehmens verantwortlich sind, dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass das System das tut, wofür es entworfen wurde. Folgend sind fünf einfache Wege, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensgeräte und Assets ihren Weg in das Management-Softwareprogramm finden.

1. Bestimmen, welche Assets und Geräte in Ihr CMMS-Inventar aufgenommen werden sollen

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und so sind auch seine Geräte und Assets. Bei der Entscheidung, welche Artikel inventarisiert werden sollen, ist es wichtig, die Bedürfnisse und Prioritäten eines Unternehmens zu berücksichtigen. Zum Beispiel sind Produktionsmaschinen und -teile für Fertigungsbetriebe essenziell, und mechanische, elektrische und sanitäre Geräte sind kritisch für Bürogebäude und große Einrichtungen. Schreibtische, Tische, Computer und AV-Geräte sind für Schulen und Universitäten essenziell. Über die Bestimmung der essenziellen Geräte hinaus müssen auch Entscheidungen bezüglich sekundärer Assets getroffen werden. Dazu können Fahrzeuge sowie Lagergüter wie Bürobedarf, Reinigungsmittel, Werkzeuge etc. gehören.

2. Bestimmen, welche Asset-Details Sie für Ihr CMMS sammeln möchten

Idealerweise ist es am besten, so viele Informationen wie möglich über die Geräte und Assets eines Unternehmens in das System einzugeben. Da dies jedoch Zeit und Aufwand erfordert, müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, wie umfassend eine Geräte- und Asset-Liste sein sollte. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass je größer ein Betrieb, desto mehr Daten es geben wird. Für die meisten Unternehmen sind große Betriebs- und mechanische Bestände am wichtigsten und sollten daher die meiste Liebe zum Detail erhalten. Relevante Informationen, die hinzugefügt werden sollten, umfassen:

• Seriennummern
• Standorte
• Barcodes
• Bilder
• Handbücher und Dokumente
• Herstellerangaben
• Daten (Installation, Garantieablauf, Inspektion)
• Zugehörige Lieferanten
• Zugehörige Ersatzteile und Zulieferer

Bei der Sammlung von Geräte- und Asset-Daten für Ihre CMMS-Software kann es hilfreich sein, eine formatierte Tabellenkalkulation zu erstellen, die unter Abteilungsleitern zirkuliert und aktualisiert werden kann. Dadurch können Mitglieder verschiedener Abteilungen, die Zugriff auf spezifische Gerätedetails haben, bei der Erstellung einer Master-Asset-Liste zusammenarbeiten. Die Nutzung eines cloudbasierten Programms ermöglicht Teammitgliedern, Dokumente in Echtzeit zu aktualisieren.

3. Personen für die CMMS-Datenerfassung mit Zeitplänen verantwortlich machen

Es besteht kein Zweifel, dass die Einrichtung eines Gerätewartungssoftwaresystems Zeit und Energie erfordert. Aus diesen Gründen ist es sinnvoll, eine Strategie zu entwickeln, die den Prozess leitet. Wenn ein Team für die Erstellung einer Geräteliste verantwortlich ist, ist es wichtig, dass jedes Teammitglied über die Gesamtaufgabe sowie seine eigene Verantwortung gut informiert ist. Das Festlegen realistischer Zeitpläne für die Erstellung einer Inventarliste bietet einen Rahmen für die Aufgabenerledigung. Folgendes gibt eine Vorstellung davon, wie realistische Zeitpläne aussehen sollten:

• Unternehmen mit 0–100 Assets: 30 Tage
• Unternehmen mit 200 Assets: 45 Tage
• Unternehmen mit 201–500 Assets: 60 Tage
• Unternehmen mit 501–1000 Assets: 90–120 Tage

Zudem sollten regelmäßige Fortschrittskontrollen wöchentlich oder zweiwöchentlich durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Aufgabe im Zeitplan bleibt.

Große Unternehmen oder solche mit vielen Assets können sich entscheiden, die Aufgabe des Geräteaudits auszulagern. Bei der Entscheidung über dieses Thema müssen Unternehmen die Kosten für die Beauftragung eines externen Anbieters, diese Aufgabe ordnungsgemäß und effizient zu erledigen, gegen die Opportunitätskosten abwägen, die mit der Zeit verbunden sind, die Mitarbeiter von ihren regulären Aufgaben abgezogen werden.

4. CMMS-Anbieter um Rat fragen

Für Unternehmen, die bereits eine Geräteinventarliste online haben und diese zu einem CMMS migrieren möchten, können potenzielle Anbieter dabei helfen, zu verstehen, was zu tun ist. Kunden können wählen, die Daten selbst zu migrieren oder den Anbieter damit zu beauftragen. Diejenigen, die die Zeit haben und sich in der Handhabung der technischen Aspekte der CMMS-Implementierung sicher fühlen, finden das Migrieren ihrer Daten möglicherweise vorzuziehen. Wenn Sie ungeduldig sind, loszulegen, keine Hürden wollen und den Job von Anfang an richtig erledigt haben möchten, bieten CMMS-Anbieter Turnkey-Setup-Optionen an.

5. CMMS-Gerätedatenliste überprüfen und bereinigen

Der letzte Schritt bei der Erstellung einer Geräte- und Inventarliste beinhaltet die Fehlerprüfung und die Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen gesammelt wurden. Der finale Schritt umfasst Folgendes:

• Überprüfen, ob die Inventarliste vollständig ist (Empfehlung: zweites Paar Augen)
• Prüfen, ob die Rechtschreibung korrekt ist (Rechtschreibfehler signalisieren mangelnde Glaubwürdigkeit)
• Bilder sind klar und angemessen formatiert, um auf verschiedenen Geräten angezeigt zu werden
• Alle Handbücher und Dokumente sind referenziert
• Geräte- und Asset-Standorte sind korrekt

Das Hinzufügen einer Geräteverfolgungssoftware zu einem Betrieb erfordert weit mehr als eine finanzielle Investition. Es erfordert das Engagement für die Zeit und Energie, die nötig sind, um sicherzustellen, dass das System das tut, wofür es entworfen wurde. Die Erstellung einer umfassenden Geräte- und Asset-Inventarliste, die ordnungsgemäß in das System eingegeben wird, ist essenziell für einen erfolgreichen Ausgang. Zu diesem Zweck freuen sich Anbieter, Kunden zu Wartungsmanagementsoftware-Implementierungsoptionen zu beraten. Unabhängig von der gewählten Option bietet ein CMMS, sobald das System-Setup abgeschlossen ist, Unternehmen einen vollautomatisierten Weg, um sicherzustellen, dass Abläufe optimal funktionieren, während Zeit, Energie und Geld gespart werden.

Bei Hippo CMMS wissen wir, dass die ersten 6 Monate der Implementierung am kritischsten für den Kundenerfolg sind. Wenn Sie kein Buy-in von allen Nutzern haben und die Adoption gering ist, ist die Chance, dass die CMMS-Implementierung erfolgreich ist, nicht vielversprechend. Deshalb investieren wir stark in unseren Kunden-Onboarding-Prozess. Wenn Sie unseren unschlagbaren Kundenservice und unsere benutzerfreundliche Software erleben möchten, können Sie sie 30 Tage kostenlos testen!