Alles, was Sie über Notfallwartung wissen müssen

Notfall-Wartungssituationen sind die stressigsten Ereignisse für jedes Wartungsteam.

Notfälle können den Ruf der Marke stark schädigen, zum Verlust von Menschenleben führen und einen großen negativen Einfluss auf das Endergebnis des Unternehmens haben. Da ist es nur natürlich, dass auf das Wartungsteam ein immenser Druck ausgeübt wird, den Bedarf an Notfallwartungen auf ein Minimum zu reduzieren und schnell reagieren zu können, falls doch einmal eine passiert.

Deshalb werfen wir in der Fortsetzung dieses Artikels einen Blick auf:

• wie man Notfallwartung definiert
• Beispiele für Notfallwartungen im Wohn- und Industriebereich
• verschiedene Möglichkeiten, um die Anzahl der Notfallwartungssituationen zu minimieren
• wie man allgemeine Notfallwartungsverfahren definiert

Was ist Notfallwartung?

Notfallwartung ist eine Art von Wartung, die erforderlich ist, wenn eine Anlage eine unerwartete Fehlfunktion aufweist, die erhebliche Gesundheits- und Sicherheitsprobleme oder große Produktionsverzögerungen verursachen kann. Das Problem muss so schnell wie möglich angegangen werden, daher der „Notfall“.

Die große Herausforderung besteht jedoch darin, dass „schnell repariert“ selten so einfach ist, wie es sich anhört. Dies sind oft schwerwiegende Störungen, die eine Koordination zwischen mehreren Teammitgliedern erfordern. Daher bereiten Notfallreparaturen Wartungsmanagern ernsthafte operative Kopfschmerzen.

Im schlimmsten Fall erfordern diese Situationen einen All-Man-Deck-Ansatz, bei dem alle anderen Wartungsaufgaben ausgesetzt werden, bis der Notfall behoben ist.

Beispiele für Notfallwartung

Unabhängig davon, für welche Art von Geschäft ein Gebäude genutzt wird – Wohnen oder Gewerbe – können Notfälle auftreten. Nachfolgend listen wir einige Beispiele für jedes Szenario auf.

Beispiele für Notfallwartungen in der Immobilienwartung

Zu den Arten von Notfällen, die in einem Wohn- oder Gastgewerbegebäude erwartet werden, gehören normalerweise:

• Brandausbruch
• undichtes Dach 
• elektrische Fehlfunktion, die Stromstöße verursacht
• große Überschwemmung
• Aufzug Panne
• keine Wasserversorgung im Haus/Etage
• …

Beispiele für Notfallwartung im industriellen Umfeld

Im industriellen Umfeld ist eine Notfallwartung erforderlich, um potenzielle Katastrophen abzuwenden, die durch fehlgeschlagene Kontrollmaßnahmen oder ausgefallene Anlagen in Industrieunternehmen entstehen. Leider können Arbeitsunfälle, egal ob sie aus Versehen oder durch Fahrlässigkeit oder Inkompetenz eintreten, zu großen Schäden, Verletzungen und sogar zum Verlust des Lebens führen. Einige Beispiele sind:

• Brandausbruch
• (giftiges) Gasleck
• Unerwarteter Ausfall des Stromgenerators  
• Dampfkesselexplosion
• Ausfall eines kritischen Assets, der die gesamte Produktion zum Erliegen bringt
• …

So minimieren Sie die Anzahl der Notfallwartungsanforderungen

Situationen, die zu einer Notfallwartung führen, können nie vollständig vermieden werden, aber es gibt Möglichkeiten, ihre Häufigkeit erheblich zu reduzieren und einige der damit verbundenen Risiken zu mindern.

Der effektivste Weg, um die Anzahl der Notfallwartungsanforderungen zu reduzieren, ist eine solide proaktive Wartungsstrategie, die aufkommende Probleme erkennt und angeht, bevor sie zu größeren Notfällen eskalieren.

Es gibt viele proaktive Wartungsstrategien, die Sie anwenden können:

• Vorbeugende Wartung 
• Zustandsbasierte Wartung (CBM)
• Vorausschauende Wartung (PdM)
• Total Productive Maintenance (TPM) 

Wenn Sie eine dieser Strategien mit einer guten CMMS-Software kombinieren, haben Sie die vollständige Kontrolle über Ihre Wartungsvorgänge und können die Reaktion beschleunigen, wenn eine Notfallwartungssituation eintritt. Wenn Sie nicht wissen, was ein CMMS ist, lesen Sie unseren Leitfaden Was ist ein CMMS-System und wie es funktioniert.

Andere Möglichkeiten, das Auftreten von Notfall-Wartungssituationen zu reduzieren, sind:

• gut ausgebildete Techniker, die Qualitätsarbeit leisten
• über entsprechend geschulte Maschinenbediener und andere Mitarbeiter, die mit gefährlichen und/oder kritischen Anlagen in Kontakt kommen
• Definieren klarer Betriebsverfahren und Wartungschecklisten, denen Techniker folgen können
• Verwendung von Geräten/Werkzeugen/Maschinen wie in den jeweiligen Handbüchern empfohlen
• Ersatzteile des Originalherstellers verwenden

4 Schritte zum Einrichten effektiver Notfallwartungsverfahren

Da Sie die Möglichkeit eines Notfalls nie ausschließen können, ist es immer eine gute Idee, einige Verfahren und Protokolle einzurichten, die Ihre Reaktion beschleunigen, das Sicherheitsrisiko minimieren und Kollateralschäden verhindern.

Hier ist ein kurzer Überblick über die Einrichtung von Notfallwartungsverfahren.

#1) Definiere und identifiziere deine Notfälle 

Beginnen Sie damit, Situationen zu definieren, die als Notfälle in Ihrer Einrichtung gelten. Dieser Schritt hilft, eine klare Unterscheidung zwischen echten Notfällen und anderen Problemen zu treffen, die zwar dringend, aber keine Notfälle sind.

Es wird immer Überschneidungen geben, aber hier sind einige Erklärungen, die Ihnen helfen können, Ihre Definitionen einzugrenzen:

• Notfälle sich innerhalb kurzer Zeit rapide verschlechtern wird, was zu Sicherheitsvorfällen und größeren Betriebsstörungen führt; sie brauchen sofortige Aufmerksamkeit. Auch wenn sie an einem Wochenende, Feiertag oder nachts passieren.
• Dringende Situationen (keine Notfälle) sind ebenfalls wichtig, können aber normalerweise während der normalen Geschäftszeiten isoliert und betreut werden.

Eine andere Sichtweise ist, dass es sich um einen Notfall handelt, wenn es sofort behandelt werden muss, und wenn es etwas später behoben werden kann, ist es nur ein Arbeitsauftrag mit hoher Priorität. Es hilft, wenn alle Mitarbeiter auf dem Gelände zwischen Notfall- und Nicht-Notfall-Wartungsproblemen unterscheiden können, da dies den Meldeprozess beschleunigen kann.

Normalerweise ist es am sinnvollsten, sich auf Notfallwartungsprobleme zu konzentrieren, die in Form von kritischen Anlagenausfällen auftreten, da allgemeine Notfälle am Arbeitsplatz bereits durch eine Standard-Sicherheitsschulung gemäß den Empfehlungen der OSHA abgedeckt werden sollten.

Klarheit darüber zu gewinnen, was in potenziellen Notfallszenarien passieren könnte, hilft einer Organisation, ihre Ressourcen (Arbeitskräfte, Gelder, Ersatzteile, PSA usw.) besser zu verwalten, die zur Lösung dieser Probleme erforderlich sind.

Natürlich sollten Sie sich nur die Szenarien ansehen, bei denen eine gewisse Wahrscheinlichkeit besteht, dass sie eintreten. Eine Möglichkeit, abzuschätzen, welches Ausfallszenario mit größerer Wahrscheinlichkeit eintritt, besteht darin, die Risikobewertung Ihrer kritischen Anlagen durchzuführen.

#2) Notfallwartungsworkflow definieren 

Entscheiden Sie, wie Notfall-Wartungssituationen von Anfang bis Ende gemeldet, aufgezeichnet und verarbeitet werden. Normalerweise kann dies mit einem der folgenden oder einer Kombination aus beiden erfolgen:

1. Manuelle Antwort: Das Problem wird von einem Mitarbeiter gemeldet. Der Wartungsmanager oder Vorgesetzte überprüft die Arbeitsanforderung und erstellt einen Arbeitsauftrag, um den gesamten Reparatur- und Wiederherstellungsprozess zu verfolgen.
2. Automatisierte Antwort: Ein System ist vorhanden, um Anomalien in Hochrisikoinstallationen zu erkennen und bestimmte Maßnahmen ohne menschliches Eingreifen zu ergreifen. Die Aktionen eines automatisierten Notfallreaktionssystems können das Abschalten der unmittelbaren Gefahrenquelle und das Generieren elektronischer Wartungsanforderungen umfassen.

Welche Art von Reaktion auch immer eine Organisation verwendet, es muss ein System – normalerweise ein CMMS – geben, das dazu dient, diese Vorfälle aufzuzeichnen und so im Laufe der Zeit eine digitale Spur der Notfallwartung zu erstellen. Dies liefert unter anderem wertvolle Hinweise für eine kontinuierliche Verbesserung in der Zukunft. Auch hier erleichtert und vereinfacht ein CMMS die Bearbeitung jeder Notfallwartungsanfrage, egal ob diese manuell oder automatisch gemeldet wurde.

#3) Notfall-Wartungsverfahren skizzieren

Als Ergebnis der in Schritt 1 durchgeführten Risikobewertung können Sie potenzielle Notfälle basierend auf bestimmten Gerätefehlern lokalisieren und dann die Schritte auflisten, die Wartungstechniker in jedem Fall befolgen müssen.

Allerdings ist es nicht notwendig, für jedes Szenario genaue Schritte aufzulisten. Stattdessen sollten die Mitarbeiter eine allgemeine Vorstellung davon haben, was bei der Bearbeitung von Notfallwartungsanforderungen im Allgemeinen zu tun ist (dies hindert Sie nicht daran, die genaue Liste der Schritte für einige Szenarien mit der höchsten Wahrscheinlichkeit zu erstellen).

Eine Liste mit allgemeinen Schritten (die für die meisten Situationen anwendbar sind), um Ihrem Team bei der Bewältigung von Notfällen zu helfen, könnte etwa so aussehen:

1. Isolieren Sie die unmittelbare Gefahrenquelle, um Kollateralschäden zu vermeiden.
2. Benachrichtigen Sie die Befehlskette und alle Mitarbeiter, die möglicherweise betroffen sind.
3. Initiieren Sie gegebenenfalls Lockout-Tagout-Verfahren (LOTO).
4. Beurteilen Sie das Ausmaß des Schadens und den Zustand des Vermögenswerts.
5. Planen Sie den Reparaturprozess.
6. Reparaturvorgang ausführen.

Beachten Sie, dass die Erhaltung der Gesundheit und Sicherheit für alle Beteiligten in jeder Situation oberste Priorität haben sollte. Erst wenn die Gefahr vorüber ist, können Notwartungsarbeiten beginnen. An diesem Punkt kann das Wartungsteam den Schaden beurteilen und den Reparaturprozess planen.

#4) Beschleunigen Sie die Notfallwartung mit einem mobilen CMMS

Abgesehen von Vorfällen, die durch Naturkatastrophen verursacht werden, können Notfälle in Gebäuden in der Regel auf einen Ausfall durch menschliches Versagen, unerwarteten Maschinenausfall oder Verfahrensfehler zurückgeführt werden.

Die Automatisierung der Wartung mit einem computergestützten Wartungsmanagementsystem trägt dazu bei, die Folgen von Störfällen zu minimieren und den Notfallreaktionsprozess zu beschleunigen, indem:

• die Fähigkeit, Arbeitsaufträge schnell zu planen und die richtigen Mitglieder Ihres Wartungsteams zu benachrichtigen
• Beschleunigung des Diagnoseprozesses durch sofortigen Zugriff auf den Wartungsverlauf der Anlage
• Ermöglichung der Echtzeitkommunikation und Koordination verschiedener Mitglieder Ihres Wartungsteams
• Beschleunigung des Reparaturvorgangs durch sofortigen Zugriff auf Wartungschecklisten, LOTO-Verfahren, Schritt-für-Schritt-Sicherheitsanweisungen und ähnliche Dokumente

Eine ausführliche Anleitung dazu, was ein CMMS ist, finden Sie in unserem Leitfaden Was ist ein CMMS-System und wie es funktioniert.

Verwalten von Notfall-WOs in Limble CMMS

In Limble CMMS können Sie Notfall-Arbeitsanforderungen verwalten, indem Sie Arbeitsaufträge mit höchster Priorität erstellen und relevante Tags wie „Sicherheitsvorfall“ hinzufügen. Das System sendet E-Mail- und Push-Benachrichtigungen an den/die zugewiesenen Techniker, um das Problem zu beheben.

Sehen wir uns anhand einiger Screenshots an, wie das in der Praxis aussieht.

Zuerst sendet ein Arbeiter die Notfallwartungsanfrage.

Der Manager prüft die Anfrage und erstellt einen Notfall-Arbeitsauftrag. Wie Sie auf einem Screenshot unten sehen können, wäre eine solche WO in Limble Stufe 6 und kann mit etwas wie @Safety getaggt werden das signalisiert, dass das Problem ein Sicherheitsrisiko ist.

Nachdem die WO geplant wurde, werden E-Mail- und Push-Benachrichtigungen an die zugewiesenen Techniker gesendet. Die Techniker können dann die WO überprüfen und mit der Durchführung der erforderlichen Arbeiten beginnen. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, müssen sie den Arbeitsauftrag schließen:

Die Techniker können Fertigstellungsnotizen hinterlassen, Bilder und Kommentare anhängen, die Zeit bis zur Fertigstellung der WO protokollieren und die Anzahl der verwendeten Ersatzteile notieren. All dies hilft Organisationen zu verfolgen, wie viel Ressourcen sie für Notfallreparaturen ausgeben .

Besser sicher als Nachsicht

Obwohl es schwierig ist, jemals vollständig auf eine Notfallwartung vorbereitet zu sein, werden die Dinge, die wir in diesem Artikel besprochen haben, Ihnen hoffentlich helfen, nicht mit heruntergelassenen Hosen erwischt zu werden.

Eine starke proaktive Wartungsstrategie und gut ausgebildete Mitarbeiter sind die beiden wichtigsten Faktoren, um vermeidbare Wartungsnotfälle zu vermeiden. Das Beste, was Sie tun können, ist, einen klaren Plan zu haben, dem die Leute folgen können, wenn eine Notfallwartungsanforderung generiert wird.

Durch Limble CMMS haben wir zahlreichen Unternehmen geholfen, ihren Kampf gegen die Notfallwartung zu gewinnen. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren .