7 Schritte zum erfolgreichen Automatisierungs-Fahrplan

Es steht außer Frage: Automatisierung wird für Unternehmen quer durch Branchen zunehmend essenziell. Laut Forbes steigern Unternehmen kontinuierlich ihre Investitionen in Automatisierungstechnologien für Betrieb, Kundenservice, Finanzen und andere Prozesse. Automatisierung wird für vielfältige Vorteile maximiert – erhöhte Produktivität, verbesserte Sicherheit, bessere Produktentwicklung.

Doch bevor Ihr Unternehmen alle Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen kann, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse bereit für den Übergang sind. Einen Automatisierungs-Fahrplan zu erstellen, ist der beste Weg dahin. Die sieben Schritte in diesem Artikel vereinfachen den Prozess für Unternehmen – unabhängig vom Sektor.

Ihren Automatisierungs-Fahrplan in sieben Schritten erstellen

Bild: 7-Schritte-Automatisierungs-Fahrplan Übersicht

Ziele definieren

Wie bei jedem Projekt ist der erste Schritt für einen umfassenden und effektiven Automatisierungs-Fahrplan, Ihre Ziele klar zu definieren. Dieser Schritt sichert Optimierung des Projekts von Anfang an.

Laut Telus müssen Sie im Prozess der Zieldefinition auch die in Ihren aktuellen Prozessen vorhandenen Chancen identifizieren. Das bedeutet, jeden Prozess anzusehen und sicherzustellen, dass Automatisierungskandidaten so effizient wie möglich sind.

Folgende Punkte sind bei der Definition Ihrer Automatisierungsziele zu beachten:

• Was gewinnt Ihr Unternehmen durch dieses Projekt?
• Wie verbessert dieses Projekt den Betrieb?
• Können andere Systeme die generierten Daten nutzen?
• Was sind die Ziele der Menschen?
• Wird Kompetenzentwicklung involviert sein?
• Wie wird dies Arbeitsdruck mindern?

Projekt visualisieren

Ein optimistischer Standpunkt nützt dem Projekt von Anfang an, da er die Einstellung zum Übergang prägt. Aber mehr noch: Das Visualisieren des Projekts in seiner Fertigstellung gibt Ihnen die einzigartige Chance, Probleme und Bedenken vorherzusehen, die sonst verborgen blieben, bis sie auftauchen.

Einige der identifizierten potenziellen Zukunftsprobleme können in dieser Phase des Fahrplanbaus adressiert werden. Es gibt Ihnen ausreichend Zeit und in manchen Fällen Ressourcen, um sie vor realen Auswirkungen zu lösen.

Visualisierung gelingt nur gut, wenn Sie verschiedene Perspektiven einnehmen. Seien Sie objektiv in Ihrer Bewertung, um so viel nützlichen Einblick wie möglich zu sammeln.

Andere einbeziehen

Dieser Übergang wird unweigerlich Menschen in Ihrer Organisation betreffen – direkt oder indirekt. An diesem Punkt der Planung ist es wichtig, andere einzubeziehen, um einen ganzheitlicheren Blick auf den Prozess zu erhalten.

• Input aus mehreren Abteilungen einholen – Diese Informationen werden viele der wichtigsten Projektentscheidungen beeinflussen. Die Zustimmung wichtiger Personen im Unternehmen zeigt, dass Sie bereit sind, sich zum Wert der Investition zu bekennen.
• Zweite Meinung einholen – Während Menschen in Ihrer Organisation Experten für Ihre eigenen Prozesse sind, schadet es nicht, Einblick von einem informierten Außenstehenden zu suchen. Ein renommierter Systemintegrator kann potenzielle Probleme identifizieren und Ihre Automatisierung optimieren.
• Team aufbauen – Ein dem Projekt gewidmetes Team kann sich auf Chancen und Bedenken fokussieren. Dieses Team kann eine effektive Strategie für den Übergang entwickeln und umsetzen. Für einen umfassenderen Ansatz sollte idealerweise jede Abteilung der Organisation in diesem Team vertreten sein.

Kommunikationsplan entwickeln

Zwei Dinge müssen früh geklärt werden: Wie und wann das Projekt am besten an die verschiedenen Organisationsebenen kommuniziert wird. Hierfür kann dieses Framework, basierend auf Produkt-Fahrplan-Kommunikation, genutzt werden:

• Planung – In dieser Phase ist es wichtig, dass Führung und Projektteam sowie direkte Stakeholder sich auf Ziele und hochrangige Themen abstimmen.
• Recherche – Das Projektteam sammelt in dieser Phase Informationen von anderen Abteilungen und Entitäten.
• Entwicklung – An diesem Punkt arbeitet das Projektteam mit Integratoren und Entwicklern an der Lösungsentwicklung.
• Implementierung – Alle Teams haben Zugriff auf die Informationen für korrekte Projektumsetzung.
• Review – Nach identifizierten Meilensteinen oder Zeiträumen bewerten Führung und Projektteam die Projektleistung mit Input aller Stakeholder.

Anforderungen klären

Damit der Übergang erfolgreich und so effizient wie möglich verläuft, müssen folgende Anforderungen zu Beginn identifiziert und bewertet werden:

• Verantwortlichkeiten – Die Verantwortlichkeiten jeder beteiligten Partei sollten klar definiert und kommuniziert werden, während das Projekt fortschreitet.
• Ressourcen – Es ist kritisch, sicherzustellen, dass die Lieferkette die projizierten Verbesserungen in der Organisation aufnehmen kann. Dies kann Rohmaterialien, Daten oder diverse andere Ressourcentypen umfassen.
• Finanzen – Automatisierung erfordert generell eine initiale Investition, die antizipiert werden sollte. In manchen Sektoren, für manche Prozesse, kann Finanzierung verfügbar sein, um den Druck zu mindern.

Projekt testen

Da nun alle Variablen etabliert sind, können Sie Ihr Projekt präzise skizzieren und implementieren. In diesem Schritt überwachen Sie den Fortschritt intensiv mit den definierten Zielen im Blick. Dieser Schritt erlaubt auch, Projektkomponenten weiter zu optimieren, soweit Bedarf und Gelegenheit bestehen.

Die Daten, die Sie in der Testphase sammeln, helfen bei der weiteren Entwicklung des Projekts sowie ähnlicher zukünftiger Vorhaben.

Skalieren

Sobald Sie den effektivsten Implementierungskurs gefunden haben, können Sie Pläne zum Skalieren des Übergangs beginnen. Seien Sie vorbereitet – einige Probleme zeigen sich erst bei Skalierung. Das Skalieren von Prozessautomatisierungstechnologien kommt auf die korrekte Ausführung der hier skizzierten Vorsteps an.

Laut LinkedIn führt durchdachte Betrachtung in Planungs- und Implementierungsphasen zu erfolgreichem Skalieren.

Fazit

Da Automatisierung weiterhin zur Notwendigkeit für Geschäftsprozesse wird, ist es auch zunehmend wichtig, den richtigen Fahrplan für Planung und Implementierung dieser Projekte zu entwickeln.

Indem Sie Ziele klar definieren, Fertigstellung visualisieren, notwendige Menschen einbeziehen, einen effektiven Kommunikationsplan entwickeln, Anforderungen umreißen, das Projekt testen und korrekt skalieren, kann Ihre Prozessautomatisierung Erfolg haben.

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