Alles, was Sie über die Konformitätsprüfung wissen müssen

So sehr ich Business Analytics liebe, so sehr liebe ich Detektivgeschichten. In gewisser Weise wird ein Prozessanalytiker, der nach Hinweisen auf Prozessprobleme sucht, zu einem Detektiv. Und wie Sherlock Holmes sagen würde:„Es ist ein großer Fehler, zu theoretisieren, bevor man Daten hat.“ Als guter Detektiv verlasse ich mich bei meinen Ermittlungen auf Process-Mining-Daten.

Wenn Sie noch nie von Process Mining gehört haben, empfehlen wir Ihnen, zuerst diesen Artikel zu lesen.

Process Mining ist wie eine Lupe, die Ihnen hilft, die Prozessdetails zu vergrößern und die Anzeichen von Fehlverhalten zu finden. Der Trick besteht darin, zu verstehen, ob sich Ihre Untersuchung in die richtige Richtung bewegt.

Alle Prozessverantwortlichen und Analysten arbeiten daran festzustellen, ob die Prozessausführung wie geplant verläuft. Wenn Sie sie bitten, ihren Prozess zu zeichnen, bringen sie die ideale Grafik zu Papier:

Die Grafik (oben) ist theoretisch genau, aber in der Praxis sieht die Grafik oft anders aus. Mitarbeiter halten sich nicht immer an den Plan, überspringen manchmal kleinere Regeln, wiederholen einige der Aufgaben oder kommunizieren falsch mit Stakeholdern. Diese scheinbar kleinen Abweichungen von der ursprünglichen Prozessplanung führen zu unzufriedenen Kunden, Arbeitsverzögerungen und sogar finanziellen Verlusten. Das Auffinden dieser Ineffizienzen kann einem Unternehmen helfen, die Weichen für Prozessoptimierung und höhere Leistung zu stellen.

Process Mining hilft dabei, solche Ineffizienzen zu finden, indem Unternehmensdaten gesammelt und in ein echtes Prozessdiagramm umgewandelt werden, das so aussehen könnte:

Haben Sie den Unterschied zwischen den beiden Diagrammen bemerkt? Darum geht es bei der Konformitätsprüfung – um festzustellen, wie sich die tatsächliche Situation von der Wahrnehmung der Menschen unterscheidet. Oder den Vergleich von Daten aus IT-Systemen mit dem Wissen und den Meinungen von Menschen.

Die Konformitätsprüfung ist ein schneller Weg, um zu verstehen, warum Sie während des Prozesses Geld verlieren, was der Grund für verspätete Lieferungen ist und was Engpässe verursacht.

Die Konformitätsprüfung ist eine Process-Mining-Technik, die Ihnen hilft, eine höhere Prozesseffizienz zu erreichen, und sie beginnt damit, Dinge zu finden, die schief gehen.

Konformitätsprüfung in Aktion

Conformance Checking lässt sich in der Praxis leichter erklären als in Worten. Tauchen wir also ein!

Mit UiPath Process Mining können Sie eine Konformitätsprüfungsanalyse auf einer bestimmten Konformitätsregisterkarte durchführen.

Wenn Sie sehen möchten, wie unterschiedlich der tatsächliche Prozess vom idealen Prozess ist, wechseln Sie zur Registerkarte Referenzmodell. Zusammen mit einem Process Owner und dem Process Mining Center of Excellence (CoE) können Sie in UiPath Process Mining den idealen Prozessgraphen erstellen.

Das ideale Prozessdiagramm repräsentiert die Vision des Teams, wie die Dinge funktionieren sollten. Anschließend ordnet der UiPath-Konformitätsprüfungsalgorithmus dieses Diagramm den Daten aus einem Ihrer IT-Systeme (Oracle, SAP®, Salesforce und andere) zu.

Infolgedessen überschneidet sich das ideale Prozessdiagramm (auch als Referenzmodell bezeichnet) mit dem tatsächlichen Prozessdiagramm in einem Dashboard. Die übereinstimmenden Schritte werden in Blau und die Unterschiede in Gelb angezeigt, wie im Bild unten.

Von dort aus können Sie die Konformitätsprüfungsanalyse starten. UiPath Process Mining verfügt über verschiedene Algorithmen, die die Analyse vereinfachen, indem sie schnelle Hinweise auf potenzielle Probleme geben. Die beiden häufigsten Anzeichen für eine Prozessabweichung sind die nicht spezifizierten Prozessschritte und die übersprungenen Prozessschritte.

Die nicht spezifizierten Prozessschritte sind die ungeplanten Aktivitäten, die von Personen ausgeführt werden. Es ist ein häufiges Szenario, wenn das Team etwas tut, was es nicht tun sollte, und dem Prozess zusätzliche Schritte hinzufügt. UiPath Process Mining hebt diese Aktivitätsfelder gelb hervor:

Die Aufgabe des Prozessanalytikers besteht darin, zu verstehen, warum diese Schritte überhaupt vorhanden sind. Wie ein Detektiv auf der Suche nach Motiven:

• Waren diese Schritte geplant?

• Was sind die Gründe für die zusätzlichen Schritte?

• Treten die zusätzlichen Schritte in den falschen Teilen des Prozesses auf?

• Wie wirken sich die zusätzlichen Schritte auf die Prozesseffizienz aus?

In anderen Fällen erledigen Mitarbeiter bestimmte Aufgaben nicht und überspringen vordefinierte Prozessschritte. Diese werden auf der Registerkarte UiPath Process Mining-Konformität als übersprungene Prozessschritte angezeigt. Sie können die übersprungenen Schritte identifizieren, indem Sie dem gelben Pfeil folgen, der die beiden blauen Aktivitätskästchen verbindet.

Wenn sich gelbe Pfeile entgegen der Prozessflussrichtung bewegen (siehe Bild unten), bedeutet dies Nacharbeit. Richtig, jeder gelbe Pfeil zeigt eine Stelle im Prozess an, an der Mitarbeiter aus irgendeinem Grund die Arbeit wiederholen (und das sollte nicht passieren). Ein reibungsloser Prozess bedeutet wenig bis gar keine Nacharbeit.

Übersprungene Schritte können die Qualität der Arbeit und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern beeinträchtigen. Ein übersprungener Schritt kann auch zu Nacharbeiten führen, was zu Lieferverzögerungen, geringer Kundenzufriedenheit und sogar finanziellen Verlusten führen kann.

Ein Prozessanalyst sollte niemals die Macht kleiner Probleme unterschätzen – ihre Lösung kann am Ende des Jahres einen ordentlichen Teil des Cashflows einsparen.

Erweiterte Möglichkeiten zur Konformitätsprüfung

Es gibt mehr! UiPath Process Mining ermöglicht es Ihnen, Geschäftsregeln und Key Performance Indicators (KPIs) in Ihre Analyse einfließen zu lassen.

Was sind diese Geschäftsregeln?

Die gängigen komplexen Prozesse wie Purchase-to-Pay (P2P) oder Order-to-Cash (O2C) können je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich aufgebaut sein. Durch die Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele können Prozessverantwortliche die Nachverfolgung von Prozessregeln und KPIs festlegen.

Für ein E-Commerce-Unternehmen (wie Amazon oder Alibaba) ist es beispielsweise entscheidend, die hohe Geschwindigkeit des Kundensupports aufrechtzuerhalten. Daher kann ein Kundendienstprozessverantwortlicher in UiPath Process Mining einen KPI festlegen:„Kundenanfragen müssen innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden.“

Oder, um auf unser P2P-Beispiel zurückzukommen, eine Geschäftsregel kann lauten:„Bestellungen können nicht von demselben Mitarbeiter genehmigt und bezahlt werden.“

Sie können alle diese Regeln und KPIs im Tag-Manager von UiPath Process Mining angeben. Der Tag-Manager bietet Ihnen ein schnell auffindbares Dashboard, das alle Fallverstöße auflistet. Das Dashboard stuft auch die Wichtigkeit der Verstöße nach Fallhäufigkeit und -menge ein.

Mit den integrierten Technologien der UiPath-Plattform behalten Sie den Überblick. Jede von Process Mining erkannte Regelverletzung benachrichtigt die Beteiligten automatisch über das UiPath Action Center. Von dort aus können Sie eine sofortige Aktion durchführen, indem Sie Software-Roboter einrichten, sie neu organisieren oder andere Aktionen melden.

Die Kombination aus UiPath Process Mining und Action Center ist für einen Business Analyst genauso hilfreich wie Dr. Watson für Sherlock Holmes.

Reagieren Sie auf Erkenntnisse aus Process Mining

Führen Sie nach einer Conformance-Checking-Analyse die Ergebnisse zusammen und passen Sie Ihre Erkenntnisse an den Kontext des Unternehmens an. Wenn Sie Business Analyst sind, ist es Ihr Ziel, Gründe für Prozessineffizienzen zu definieren und Maßnahmen vorzuschlagen.

Verwenden Sie Erkenntnisse aus Process Mining in Ihrem Bericht, um Ihre Schlussfolgerungen zu untermauern. Die Daten unterstützen Ihre Vorschläge und helfen Ihnen, die digitale Transformation im gesamten Unternehmen zu beschleunigen. Und vergessen Sie nicht, Menschen in die Gleichung aufzunehmen. Wenn Sie sich sowohl auf Daten als auch auf Expertenmeinungen verlassen, erhalten Sie ein ganzheitliches Bild des Prozesses und steigern die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Meistern Sie Ihre Geschäftsanalyse, indem Sie die Erkenntnisse mit der leistungsstarken Kombination aus RPA und Process Mining in die Tat umsetzen, indem Sie Ihr kostenloses Exemplar unseres neuesten Whitepapers anfordern.

Viel Spaß beim Schürfen!