Conformance Checking meistern: Der vollständige Leitfaden zur Sicherstellung der Prozesseinhaltung

Genauso sehr wie ich Business Analytics liebe, liebe ich Detektivgeschichten. In gewisser Weise wird ein Prozessanalyst, der nach Hinweisen auf Prozessprobleme sucht, zum Detektiv. Und wie Sherlock Holmes sagen würde: „Es ist ein kapitaler Fehler, zu theorisieren, bevor man Daten hat.“ Als guter Detektiv verlasse ich mich bei meinen Untersuchungen auf Process-Mining-Daten.

Falls Sie noch nie von Process Mining gehört haben, empfehlen wir Ihnen, zuerst diesen Artikel zu lesen.

Process Mining wirkt wie eine Lupe, die Ihnen hilft, in die Prozessdetails hineinzuzoomen und Anzeichen für Fehlverhalten zu finden. Der Trick besteht darin zu verstehen, ob sich Ihre Untersuchung in die richtige Richtung bewegt.

Alle Prozesseigner und Analysten arbeiten daran festzustellen, ob die Prozessausführung wie geplant verläuft. Bittet man sie, ihren Prozess zu skizzieren, zeichnen sie den idealen Graphen auf Papier:

Der Graph (oben) ist theoretisch korrekt, in der Praxis sieht der Graph jedoch oft anders aus. Mitarbeiter halten sich nicht immer an den Plan, überspringen gelegentlich kleinere Regeln, wiederholen Aufgaben oder kommunizieren falsch mit Stakeholdern. Diese scheinbar kleinen Abweichungen von der ursprünglichen Prozessplanung führen zu unzufriedenen Kunden, verzögerter Arbeit und sogar finanziellen Verlusten. Das Aufdecken dieser Ineffizienzen kann einem Unternehmen helfen, den Kurs auf Prozessoptimierung und höhere Leistung einzuschlagen.

Process Mining hilft, solche Ineffizienzen zu finden, indem es Unternehmensdaten sammelt und in einen echten Prozessgraphen transformiert, der etwa so aussehen kann:

Haben Sie den Unterschied zwischen den beiden Graphen bemerkt? Darum geht es beim Conformance Checking – zu identifizieren, wie die tatsächliche Situation von den Vorstellungen der Menschen abweicht. Oder IT-Systemdaten mit menschlichem Wissen und Meinungen zu vergleichen.

Conformance Checking ist ein schneller Weg zu verstehen, warum Sie im Prozess Geld verlieren, was der Grund für verspätete Lieferungen ist und was Engpässe verursacht.

Conformance Checking ist eine Process-Mining-Technik, die Ihnen hilft, eine höhere Prozesseffizienz zu erreichen, und sie beginnt damit, Dinge zu finden, die schiefgehen.

Conformance Checking in der Praxis

Conformance Checking lässt sich in der Praxis leichter erklären als in Worten. Tauchen wir also ein!

Mit UiPath Process Mining können Sie eine Conformance-Checking-Analyse in einem dedizierten Conformance-Tab durchführen.

Wenn Sie sehen möchten, wie stark der tatsächliche Prozess vom idealen Prozess abweicht, wechseln Sie zum Referenzmodell-Tab. Zusammen mit einem Prozesseigner und dem Process-Mining-Center-of-Excellence (CoE) können Sie den idealen Prozessgraphen in UiPath Process Mining erstellen.

Der ideale Prozessgraph repräsentiert die Vision des Teams, wie die Dinge funktionieren sollen. Dann ordnet der UiPath-Conformance-Checking-Algorithmus diesen Graphen den Daten aus Ihren IT-Systemen (Oracle, SAP®, Salesforce und andere) zu.

Als Ergebnis überlagern sich der ideale Prozessgraph (auch Referenzmodell genannt) und der tatsächliche Prozessgraph in einem Dashboard. Übereinstimmende Schritte erscheinen in Blau, Unterschiede in Gelb, wie im Bild unten.

Von dort aus können Sie die Conformance-Checking-Analyse starten. UiPath Process Mining verfügt über verschiedene Algorithmen, die die Analyse vereinfachen, indem sie schnelle Hinweise auf potenzielle Probleme geben. Die zwei häufigsten Anzeichen für Prozessabweichungen sind nicht spezifizierte Prozessschritte und übersprungene Prozessschritte.

Nicht spezifizierte Prozessschritte sind ungeplante Aktivitäten, die Mitarbeiter immer wieder ausführen. Ein häufiges Szenario: Das Team tut etwas, was es nicht sollte, und fügt dem Prozess zusätzliche Schritte hinzu. UiPath Process Mining hebt diese Aktivitätskästen gelb hervor:

Die Aufgabe des Prozessanalysten ist es zu verstehen, warum diese Schritte überhaupt existieren. Wie ein Detektiv, der nach Motiven sucht:

• Waren diese Schritte geplant?
• Was sind die Gründe für die zusätzlichen Schritte?
• Treten die zusätzlichen Schritte in den falschen Teilen des Prozesses auf?
• Wie wirken sich die zusätzlichen Schritte auf die Prozesseffizienz aus?

In anderen Fällen führen Mitarbeiter bestimmte Aufgaben nicht aus und überspringen vordefinierte Prozessschritte. Diese erscheinen im UiPath-Process-Mining-Conformance-Tab als übersprungene Prozessschritte. Sie können die übersprungenen Schritte verfolgen, indem Sie dem gelben Pfeil folgen, der die beiden blauen Aktivitätskästen verbindet.

Wenn sich gelbe Pfeile entgegen der Prozessflussrichtung bewegen (siehe Bild unten), bedeutet dies Nacharbeit. Richtig, jeder gelbe Pfeil zeigt eine Stelle im Prozess, an der Mitarbeiter Arbeit aus irgendeinem Grund wiederholen (und das sollte nicht passieren). Ein reibungsloser Prozess impliziert wenig bis gar keine Nacharbeit.

Übersprungene Schritte können die Arbeitsqualität mindern und die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern verringern. Ein übersprungener Schritt kann auch zu Nacharbeit führen, was Lieferverzögerungen, niedrige Kundenzufriedenheit und sogar finanzielle Verluste verursacht.

Ein Prozessanalyst sollte die Macht kleiner Probleme nie unterschätzen – ihre Lösung kann am Jahresende einen ansehnlichen Teil des Cashflows einsparen.

Erweiterte Funktionen für Conformance Checking

Es gibt noch mehr! UiPath Process Mining ermöglicht es Ihnen, Geschäftsregeln und Key Performance Indicators (KPIs) in Ihre Analyse einzuspeisen.

Was sind diese Geschäftsregeln?

Komplexe gängige Prozesse wie Purchase-to-Pay (P2P) oder Order-to-Cash (O2C) können in verschiedenen Unternehmen und Branchen unterschiedliche Strukturen haben. Unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele können Prozesseigner Regeln und KPIs für die Verfolgung festlegen.

Für ein E-Commerce-Unternehmen (wie Amazon oder Alibaba) ist es beispielsweise entscheidend, die hohe Geschwindigkeit des Kundensupports zu halten. Daher kann ein Kundenservice-Prozesseigner in UiPath Process Mining einen KPI festlegen: „Kundenanfragen müssen innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden.“

Oder zurück zu unserem P2P-Beispiel: Eine Geschäftsregel kann lauten: „Bestellungen dürfen nicht vom selben Mitarbeiter genehmigt und bezahlt werden.“

Sie können all diese Regeln und KPIs im UiPath Process Mining Tag Manager spezifizieren. Der Tag Manager bietet Ihnen ein schnelles Dashboard, das alle Fallverletzungen auflistet. Das Dashboard bewertet die Wichtigkeit der Verletzungen nach Häufigkeit und Betrag der Fälle.

Die integrierten Technologien der UiPath Platform lassen Sie den Überblick behalten. Jede Regelverletzung, die von Process Mining erkannt wird, warnt die Stakeholder automatisch über das UiPath Action Center. Von dort aus können Sie sofort Maßnahmen ergreifen, indem Sie Software-Roboter einrichten, diese neu organisieren oder für andere Aktionen melden.

Die Kombination aus UiPath Process Mining und Action Center ist für einen Business Analyst so hilfreich wie Dr. Watson für Sherlock Holmes.

Auf Process-Mining-Erkenntnisse reagieren

Nach einer Conformance-Checking-Analyse fassen Sie die Ergebnisse zusammen und passen Ihre Erkenntnisse an den Unternehmenskontext an. Wenn Sie Business Analyst sind, besteht Ihr Ziel darin, die Gründe für Prozesseffizienzen zu definieren und Maßnahmen vorzuschlagen.

Nutzen Sie Process-Mining-Erkenntnisse in Ihrem Bericht, um Ihre Schlussfolgerungen zu stützen. Die Daten werden Ihre Vorschläge unterstützen und Ihnen helfen, die digitale Transformation im gesamten Unternehmen zu beschleunigen. Und vergessen Sie nicht, den Menschen in die Gleichung einzubeziehen. Indem Sie sich sowohl auf Daten als auch auf Expertenmeinungen verlassen, erhalten Sie ein ganzheitliches Bild des Prozesses und steigern Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität.

Meistern Sie Ihre Business-Analyse, indem Sie die Erkenntnisse mit der leistungsstarken Kombination aus RPA und Process Mining in Taten umsetzen – fordern Sie Ihr kostenloses Exemplar unseres neuesten Whitepapers an.

Happy Mining!