Erkennen der Vorteile des „neuen EDI“

Die COVID-19-Pandemie hat die akute Anfälligkeit bisher zuverlässiger Geschäftspraktiken tiefgreifenden wirtschaftlichen Schocks ausgesetzt.

Für Branchen auf der ganzen Welt ist die unangenehme Wahrheit, dass Ansätze wie Just-in-Time und Build-to-Order mangelhaft sind.

Während diese Methoden traditionell dazu beitragen, Lager- und Lagerkosten zu sparen, basieren sie auf der Zuverlässigkeit der Lieferung. Wenn dieser weniger als 100 % gewährleistet ist oder ganz zusammenbricht, kämpft das Versorgungsnetz um Kontinuität und muss dringend nach alternativen Lösungen suchen.

Mit anderen Worten, alte Prozesse sind einfach zu statisch, um einen dynamischen Workflow aufrechtzuerhalten. Wenn intelligente Unternehmen also versuchen, sich von ihrem wirtschaftlichen Schlag zu erholen, werden sie Lehren ziehen, um die Widerstandsfähigkeit der Netzwerke durch robustere Prozesse zu stärken.

Größere Marken, die bereits die Hauptanwender der Automatisierung sind, werden wahrscheinlich immer technologischer werden, um die Prüfung zu vereinfachen und die Kosteneffizienz zu optimieren. Das könnte bedeuten, dass mehr ihrer Lieferanten aufgefordert werden, in elektronische Lösungen für Bestellung, Versand, Rechnungsstellung und die Speicherung von Handelsinformationen zu investieren.

Unternehmen aller Art werden unter Druck stehen, den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung der Handelsdokumentation zu reduzieren. Infolgedessen werden sie sich zunehmend schnellen, automatisierten Systemen zuwenden, die Transaktionen validieren und den menschlichen Aufwand für die Überprüfung und erneute Übertragung überflüssig machen.

Es ist nicht einfach, die Funktionsweise von Handelsbeziehungen zurückzusetzen, aber wenn es um die Verbesserung der Dokumentenprozesse geht, kann eine stärkere Verbreitung des elektronischen Datenaustauschs (EDI) hilfreich sein.

Dies ist ein seit langem bewährter Ansatz, der es ermöglicht, digitalisierte Informationen einfach über ein Versorgungsnetzwerk zu fließen. Anstatt Tabellen mit Lager- und Verkaufsinformationen zu erstellen, Bestellungen und Rechnungen manuell zu erstellen und Dokumente per E-Mail zu versenden, die in die Systeme der Handelspartner eingegeben werden müssen, kann EDI die gesamte Aktivität des Austauschs von Transaktionsdaten für den elektronischen Handel automatisieren. Es bietet das Potenzial, Zeit und Kosten zu sparen, alle notwendigen Managementanforderungen, wenn wir aus COVID-19 hervorgehen und für die Zukunft planen.

Hier sind sechs Möglichkeiten, wie EDI Ihnen helfen kann, die wichtigsten Herausforderungen beim Aufbau der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette zu meistern:

Cashflow schützen. Viele Unternehmen hatten während der Pandemie Schwierigkeiten, weil sie keinen Zugang zu verfügbarem Bargeld hatten. Je agiler und anpassungsfähiger Ihre Prozesse sind, desto besser können Sie Ihre Margen schützen, während Sie auf die Bearbeitung von Rechnungen warten. Idealerweise benötigen Sie ein abgestimmtes Cashflow-Management-System, das Ihre Lieferanten-Käufer-Beziehung regelt. Eine von EDI unterstützte Rechnungszahlungsanwendung kann sowohl Lieferanten als auch Käufern eine große Sorge nehmen.

Erfassen von Daten. Um das Risiko einer Unterbrechung der Lieferkette auszugleichen, müssen Sie verstehen, wie Sie bestehende Risikomanagementverfahren und -planung verbessern können. Einige Supply-Chain-Partner verlassen sich möglicherweise immer noch auf Papierprozesse, mit dem damit verbundenen Risiko menschlicher Fehler, die Bestell-, Versand- und Rechnungsdaten ungenau werden lassen. EDI kann die Datenerfassung und -formatierung rationalisieren und eine kontinuierliche End-to-End-Transparenz von Bestellungen, Sendungen, Rechnungen und Zahlungen ermöglichen.

Schwellenwerte zurücksetzen . Die Entscheidung, wann verschiedene Speicheroptionen eingesetzt werden, hängt von Frühwarnsystemen im Bestand ab. Dies wiederum basiert auf einer genauen Transparenz der Lagerbestellungen. Sie müssen die Schwellenwerte genau kennen, die zeigen, wann ein Mangel an Lagerbeständen besteht und somit Nachbestellungen erforderlich sind, sowie wenn zu viel Lagerbestand eine Lagerkrise riskiert. Je stärker Sie von der COVID-19-Störung betroffen waren, desto stärker müssen Sie erwägen, die Lagertoleranzen neu zu berechnen und damit die Schwellenwerte für den Handlungsbedarf neu zu setzen. Der Datenbestand und die Verkaufsdaten, die über EDI mit Handelspartnern geteilt werden, bedeuten, dass Sie Ihr Geschäft früher auf Störungen einstellen können.

Einkäufer und Lieferanten diversifizieren. Der Betrieb eines vielfältigen Liefer- und Logistiknetzwerks kann dazu beitragen, Sie widerstandsfähiger gegen Störungen zu machen. Es ist jedoch eher eine Managementaufgabe. Jede Handelsbeziehung erfordert wahrscheinlich eine andere Arbeitsweise in Bezug auf die Dokumentation. Das bedeutet, dass Daten übersetzt werden müssen, bevor sie geteilt werden können, was wertvolle Zeit und Ressourcen verbraucht. EDI übernimmt diese Übersetzungsarbeit für Sie, sodass Sie nicht „unter die Haube“ gehen müssen, um sicherzustellen, dass die Systeme miteinander sprechen.

Wechsel von einem Legacy-System. Herkömmliches EDI hat dazu tendiert, ein Mehrwertnetzwerk (VAN) zu beinhalten, das eine Datengebühr pro Transaktion mit sich bringt. Dies kann leicht zu überhöhten Kosten führen. Dank der verbesserten Digitalisierung hat sich die zugrunde liegende Technologie nun weiterentwickelt und Transaktionskosten können mit dem richtigen Anbieter leicht vermieden werden.

Herausfordern Ihres EDI-Lösungsanbieters. Wenn Sie bereits ein EDI-System verwenden, ist es selbstverständlich, dass Sie sich an eine bestimmte Vorgehensweise gewöhnt haben, die von Ihren Beratern empfohlen wird. Ein wichtiger Punkt ist, ob Sie Gebühren für die Datenübertragung zahlen oder Middleware-Kosten verursachen. Wenn ja, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Lieferant wenig tut, um sie zu rechtfertigen. Viel besser ist es, zu einem Festpreisservice zu wechseln, damit Sie jederzeit wissen, wo Sie in Bezug auf die Kostensicherheit stehen. Sie sollten ein klares Preismodell fordern, das genau das Maß an Hilfe widerspiegelt, das Sie benötigen, ohne versteckte Extras oder Vorabgebühren.

Die gute Nachricht ist, dass es dank verbessertem EDI mehr Spielraum denn je gibt, manuelle Prozesse bei der Anbindung von Liefernetzwerken und der Validierung von Handelsdaten zu vermeiden.

Die verbesserte Digitalisierung bedeutet, dass alle Teile eines Liefernetzwerks wichtige Dokumente dauerhaft teilen, aufzeichnen und sichern können, sodass Sie sich auf Vertrauen und Rückverfolgbarkeit verlassen können.

Die Technologie ermöglicht es jedem, mehr mit EDI zu erreichen. Da Lieferketten aus dem Schock von COVID-19 hervorgehen und in die Zukunft blicken, ist es an der Zeit, von Legacy-Systemen wegzukommen und die wahren Vorteile einer stärkeren Automatisierung zu erkennen.

Aniello Sabatino ist Gründer und Mitgeschäftsführer von Transalis .