Die Vorteile des neuen EDI erschließen

Die COVID-19-Pandemie hat die akute Verwundbarkeit bislang verlässlicher Geschäftspraktiken gegenüber tiefgreifenden wirtschaftlichen Schocks offengelegt.

Für Branchen weltweit ist die unangenehme Wahrheit, dass Ansätze wie Just-in-Time und Build-to-Order als unzureichend erwiesen haben.

Während diese Methodologien traditionell helfen, Lager- und Lagerhaltungskosten zu sparen, basieren sie auf Lieferzuverlässigkeit. Wenn diese nicht zu 100 % garantiert ist oder ganz zusammenbricht, kämpft das Liefernetzwerk um Kontinuität und muss dringend nach Alternativlösungen suchen.

Mit anderen Worten: Alte Prozesse sind schlicht zu statisch, um einen dynamischen Workflow aufrechtzuerhalten. So werden kluge Unternehmen, während sie sich von ihrem wirtschaftlichen Schlag erholen, Lektionen anwenden, um Netzwerkresilienz durch robustere Prozesse zu stärken.

Größere Marken, bereits Hauptnutzer von Automatisierung, werden wahrscheinlich noch technologischer werden, während sie bieten, Audits zu vereinfachen und Kosteneffizienz zu optimieren. Das könnte bedeuten, mehr ihrer Lieferanten aufzufordern, in elektronische Lösungen für Bestellung, Versand, Rechnungsstellung und Speicherung von Handelsinformationen zu investieren.

Unternehmen aller Art werden unter Druck stehen, den Zeit- und Kostenaufwand für die Verwaltung von Handelsdokumentation zu reduzieren. Als Ergebnis werden sie zunehmend auf schnelle, automatisierte Systeme setzen, die Transaktionen validieren und den menschlichen Aufwand für Prüfung und erneutes Senden eliminieren.

Die Art, wie Handelsbeziehungen funktionieren, zu resetten, ist nicht einfach, aber wenn es um die Verbesserung von Dokumentprozessen geht, kann Hilfe in einer stärkeren Nutzung von Electronic Data Interchange (EDI) gefunden werden.

Dies ist ein langjähriger Ansatz, der es ermöglicht, digitalisierte Informationen leicht über ein Liefernetzwerk fließen zu lassen. Statt Tabellenkalkulationen mit Lager- und Verkaufsinformationen zu erstellen, Bestellungen und Rechnungen manuell zu erheben und Dokumente per E-Mail zu versenden, die in die Systeme von Handelspartnern eingegeben werden müssen, kann EDI die gesamte Aktivität des Teilens von Transaktionsdaten für den elektronischen Handel automatisieren. Es bietet das Potenzial, Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen – alle notwendigen Managementanforderungen, während wir aus COVID-19 hervorgehen und für die Zukunft planen.

Hier sind sechs Wege, wie EDI Ihnen helfen kann, die Hauptforderungen beim Aufbau von Lieferkettenresilienz zu überwinden:

Cashflow schützen

Viele Unternehmen haben während der Pandemie wegen mangelndem Zugang zu bereitstehendem Bargeld gekämpft. Je agiler und anpassungsfähiger Ihre Prozesse sind, desto mehr können Sie Ihre Margen schützen, während Sie auf die Verarbeitung von Rechnungen warten. Idealerweise brauchen Sie ein vereinbartes Cashflow-Managementsystem, das Ihre Lieferanten-Käufer-Beziehung regelt. Eine Rechnungszahlungsanwendung, die durch EDI unterstützt wird, kann beiden Seiten – Lieferanten und Käufern – eine enorme Sorge nehmen.

Daten sammeln

Um das Risiko von Lieferkettenstörungen auszugleichen, müssen Sie verstehen, wie Sie bestehende Risikomanagementverfahren und -planung verbessern können. Einige Lieferkettenpartner verlassen sich möglicherweise noch auf Papierprozesse, mit dem damit verbundenen Risiko menschlicher Fehler, die Bestell-, Versand- und Rechnungsdaten ungenau machen. EDI kann Datensammlung und -formatierung straffen und fortlaufende End-to-End-Transparenz von Bestellungen, Sendungen, Rechnungen und Zahlungen ermöglichen.

Schwellenwerte neu setzen

Die Entscheidung, wann verschiedene Lageroptionen eingesetzt werden, hängt von Frühwarnsystemen im Bestand ab. Das wiederum basiert auf genauer Transparenz über Lagerbestellungen. Sie brauchen ein gutes Verständnis der Schwellenwerte, die anzeigen, wann ein Lagerengpass besteht und somit Nachbestellung nötig ist, sowie wann zu viel Lager ein Lagerkrise riskiert. Je stärker Sie von der COVID-19-Störung betroffen waren, desto stärker müssen Sie erwägen, Lagertoleranzen neu zu berechnen und damit die Schwellenwerte für Handlungsbedarf neu zu setzen. Die über EDI mit Handelspartnern geteilten Lager- und Verkaufsdaten bedeuten, dass Sie Ihr Geschäft früher anpassen können, um mit Störungen umzugehen.

Käufer und Lieferanten diversifizieren

Ein vielfältiges Versorgungs- und Logistiknetzwerk zu betreiben, kann Sie widerstandsfähiger gegen Störungen machen. Allerdings bedeutet es mehr Managementaufwand. Jede Handelsbeziehung involviert wahrscheinlich eine andere Arbeitsweise bezüglich Dokumentation. Das bedeutet, Daten müssen übersetzt werden, bevor sie geteilt werden können – was wertvolle Zeit und Ressourcen verbraucht. EDI erledigt diese Übersetzungsarbeit für Sie, sodass Sie nicht „unter die Haube“ schauen müssen, um sicherzustellen, dass Systeme miteinander sprechen.

Von einem Legacy-System wegkommen

Traditionelles EDI neigte dazu, ein Value-Added Network (VAN) zu involvieren, das eine Datentransaktionsgebühr pro Transaktion beinhaltet. Das kann leicht zu übermäßigen Kosten führen. Jetzt, dank verbesserter Digitalisierung, hat sich die zugrundeliegende Technologie weiterentwickelt, und Transaktionskosten können mit dem richtigen Anbieter leicht vermieden werden.

Ihren EDI-Lösungsanbieter herausfordern

Wenn Sie bereits ein EDI-System nutzen, ist es natürlich, sich an eine bestimmte Arbeitsweise gewöhnt zu haben, die von Ihren Beratern empfohlen wird. Ein Punkt, den man ansprechen sollte, ist, ob Sie Gebühren für Datentransmission zahlen oder Middleware-Kosten generieren. Wenn ja, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihr Anbieter wenig tut, um sie zu rechtfertigen. Es ist weit besser, zu einem Festpreisservice zu wechseln, damit Sie jederzeit Kostensicherheit wissen. Sie sollten ein klares Preismodell fordern, das genau den Grad der Hilfe widerspiegelt, den Sie brauchen – ohne versteckte Extras oder Vorabgebühren.

Die gute Nachricht ist, dass dank verbesserter EDI mehr Spielraum denn je besteht, manuelle Prozesse beim Verbinden von Liefernetzwerken und Validieren von Handelsdaten zu vermeiden.

Verbesserte Digitalisierung bedeutet, dass alle Teile eines Liefernetzwerks essenzielle Dokumentation teilen, aufzeichnen und dauerhaft sichern können – was Ihnen Sicherheit über Vertrauen und Rückverfolgbarkeit gibt.

Technologie ermöglicht es jedem, mehr mit EDI zu tun. Während Lieferketten aus dem Schock von COVID-19 hervorgehen und in die Zukunft blicken, ist es Zeit, Legacy-Systeme hinter sich zu lassen und die wahren Vorteile stärkerer Automatisierung zu realisieren.

Aniello Sabatino ist Gründer und Joint Managing Director von Transalis.