Fünf Tipps zum Aufbau eines effizienten Lieferanten-Onboarding-Prozesses

Der Prozess der Sammlung von Daten über potenzielle Lieferanten, der Durchführung von Compliance- und Risikobewertungen und deren Integration in eine Plattform oder Lieferkette wird zusammenfassend als Lieferanten-Onboarding bezeichnet. Einfach ausgedrückt geht es darum, reibungslose und überschaubare Prozesse zu schaffen, um starke Käufer-Lieferanten-Beziehungen aufzubauen – die Art, die zu verbesserten Ergebnissen für alle Beteiligten führt.

Der Aufbau neuer Lieferantenbeziehungen kann schwierig sein. Wenn Sie keine klare und etablierte Methode zum Onboarding von Lieferanten haben, riskieren Sie von Anfang an eine beschädigte Beziehung. Wenn Sie sicherstellen, dass diese Prozesse effizient und rationalisiert sind, bevor Sie ein neues Onboard versuchen, können Sie die Beziehung optimal starten.

Gute Geschäfte entstehen durch gute Beziehungen. Genauso wie Sie Ihre Kunden pflegen, sollten Sie dies auch mit Großhandelslieferanten oder anderen Anbietern tun.

Ein funktionierender Onboarding-Prozess bildet die Grundlage für ein robustes Lieferantenmanagementsystem und verbessert diese wichtigen Partnerschaften. Folgendes wird auch helfen:

• Besseres Tracking von Workflow-Daten
• Automatisierung grundlegender Aufgaben
• Eine vernetzte Belegschaft
• Risiko reduzieren
• Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Erhöhung der Kapitalrendite
• Praxis der Personaloptimierung und
• Verringerung menschlicher Fehler.

Ohne solides Lieferanten-Onboarding droht Ihnen bestenfalls ein Produktivitätsrückgang. Im schlimmsten Fall riskieren Sie, Ihre Beziehungen durch schlechtes Management, Training oder Pflege zu schädigen.

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, um einen gut geplanten Onboarding-Prozess für Lieferanten zu erstellen.

Entwickeln Sie eine Bewertungs- und Genehmigungsmethodik. Bei der Etablierung Ihrer Onboarding-Prozesse müssen Sie zunächst genaue Lieferantenbewertungs- und Freigabeprogramme entwickeln. Die sorgfältige Bewertung eines neuen Lieferanten ist entscheidend, um Risiken zu mindern und Betrug zu vermeiden. Tun Sie dies, indem Sie Workflows einführen und standardisieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Werte und Standards denen entsprechen, die Sie an Bord nehmen.

Sie müssen eine Reihe von Fragen entwickeln, die Ihre Anliegen beantworten, unterteilt in Kategorien wie Umweltleistung, rechtliche Anforderungen, Versicherungsbedarf, mit wem sie zusammenarbeiten und wie sie damit umgehen. Sobald Sie mit den Antworten vertraut sind, wird der gesamte Prozess von da an viel einfacher.

Stellen Sie Konsistenz an allen Standorten sicher. Viele Unternehmen, insbesondere international tätige, verwenden unterschiedliche, isolierte Systeme, oft mit inkonsistenten Lieferantendaten. Sie müssen sicherstellen, dass der Onboarding-Prozess von oben bis unten an allen Standorten einheitlich ist.

Nutzen Sie Technologien, die Ihnen einen vollständigen Überblick über die Daten Ihrer Lieferanten und deren Dienstleistungen bieten. Diese Daten können in alle Filialen und Abteilungen übersetzt werden. Stellen Sie sicher, dass dies die einheitliche Methode bleibt, um einen reibungslosen Rollout zu gewährleisten.

Die erfolgreichsten Onboarding-Kampagnen bauen auf einer Kommunikationskultur auf, aber gute Kommunikation findet nicht im luftleeren Raum statt. Ihre Prozesse sollten es verschiedenen Abteilungen, Stakeholdern und Standorten erleichtern, auf Lieferantendaten zuzugreifen, damit alle auf die richtigen Informationen reagieren. Dieser Schritt wird die Effizienz steigern, gleichzeitig das Risiko von Verzögerungen mindern und eine positive Beziehung zum neuen Lieferanten auf breiter Front fördern.

Erstellen Sie ein Anbieterportal. Wenn noch keine vorhanden ist, erstellen Sie eine für potenzielle Lieferanten, um ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit Ihnen zu bekunden. Eine Angebots-E-Mail geht normalerweise in einem überfüllten Posteingang verloren.

Es kann mehrere Wochen bis zu einigen Monaten dauern, bis alle relevanten Informationen für einen Onboarding-Prozess zusammengetragen sind. Die Erstellung dieses Portals in Kombination mit einer Verwaltungsanwendung beschleunigt den Prozess für beide Parteien.

Das Portal sollte alle relevanten Formulare zum Ausfüllen sowie Kontaktinformationen und Referenzen enthalten. Dies verbessert die Genauigkeit der Daten, reduziert Rückstände und erhöht die Prozesstransparenz.

Weise strategische Bedeutung zu. Lieferanten sollten während des Onboarding-Prozesses basierend auf ihrer Bedeutung für Ihren Geschäftsbetrieb bewertet werden. Dieser Faktor sollte basierend auf der Dringlichkeit, den Kosten und den Schwierigkeiten bei der Integration gewichtet werden.

Wenn ein Lieferant einen sofortigen Gewinn bietet, schieben Sie ihn auf einer Liste weiter. Wenn ein anderer etwas anbietet, das Sie wollen, aber im Moment nicht unbedingt brauchen, dann senken Sie seine Position auf Ihrer Liste.

Es wäre am besten, Ihre Lieferanten während des Onboarding-Prozesses nach ihrer Priorität zu segmentieren, um eine bessere Governance, ein besseres Management und eine bessere Beziehungsentwicklung zu erzielen. Auf diese Weise können Sie Zeitpläne und Ressourcen besser zuweisen und sich gleichzeitig auf den täglichen Betrieb konzentrieren. All dies lässt sich in das bereits erwähnte Lieferantenportal integrieren, sodass alle Beteiligten wissen, wo sie stehen.

Investieren Sie in die richtige Technologie. Selbst die besten durchdachten Prozesse werden nie vollständig optimiert, wenn sie noch von Menschen auf dem Papier gemacht werden. Automatisierung und künstliche Intelligenz beschleunigen Ihre Prozesse, beseitigen Fehler und geben Ihrer Belegschaft Zeit, sich auf hochwertige Aufgaben wie die Rekrutierung neuer Lieferanten oder die Verbesserung bestehender Beziehungen zu konzentrieren. Es gab nie einen besseren Zeitpunkt, um Ihre Bürotechnologie zu überdenken, da die Pandemie in Zukunft jeden dazu zwingt, anders zu denken.

Die richtige Beschaffungslösung kann viele Kinderkrankheiten vermeiden, die beim Onboarding neuer Lieferanten entstehen. Indem Sie alle Ihre Daten in der Cloud aufbewahren, können Sie sie zugänglich machen und kontrollieren, wer sie verwendet, um eine konsistente Kommunikation mit den relevanten Parteien sicherzustellen.

Setzen Sie die richtigen Kommunikationstools wie VoIP-Dienste in allen Teams und Büros ein, um die Remote-Kommunikation zu verbessern. Auf diese Weise sind alle auf dem richtigen Weg und wissen, wie weit Ihr Onboarding-Prozess fortgeschritten ist.

Egal, ob es um die Einstellung freiberuflicher Mitarbeiter in Onboarding-Situationen im Einzelhandel, die Aufnahme eines neuen Anbieters, den Bewerbungsprozess eines potenziellen Partners oder einfach nur um mehr über die Personen, die mit Ihnen zusammenarbeiten möchten, erfahren möchten, Sie müssen Ihren Onboarding-Prozess rationalisieren und standardisieren.

Denken Sie daran, die richtigen Personen zuzuweisen, um den Prozess zu verwalten. Automatisieren Sie, wo Sie können. Haben Sie keine Angst, sich anzupassen und einen Plan zu erstellen, der Ihnen bei 90 % jedes Onboarding-Prozesses hilft. (Jeder Lieferant wird ein wenig anders sein.) Setzen Sie klare Erwartungen und investieren Sie in die richtige Technologie, um Ihnen zu helfen.

Wenn Sie diese fünf Tipps richtig anwenden, wird das Onboarding neuer Lieferanten zu einer Methode, die einfach zu implementieren und noch einfacher zu befolgen ist.

John Allen ist Director of Global SEO bei RingCentral, einem globalen UCaaS, VoIP und Contact-Center-Softwareanbieter.