Future-Proof Procurement: 5 wesentliche Strategien zur Überwindung von Supply-Chain-Herausforderungen

Mehr als 66 % der Beschaffungsprofis sagen, dass die Navigation von Lieferketten der größte Belastungspunkt im Beschaffungsprozess während der COVID-19-Pandemie war, laut einer laufenden Umfrage. Es ist keine Überraschung, dass das Navigieren von Lieferkettenengpässen als gemeinsames Thema aufgetaucht ist, wenn man bedenkt, dass die ganze Welt viele der gleichen Güter und Dienstleistungen benötigte, um den Betrieb wie gewohnt aufrechtzuerhalten – von Handdesinfektionsmittel bis zu PSA-Anzügen.

Es wird erwartet, dass Lieferkettenherausforderungen mindestens über das nächste Jahr anhalten, während wir gemeinsam unseren Weg durch die Auswirkungen der Pandemie fortsetzen. Als solches wenden sich Beschaffungsteams jetzt mehr denn je Technologie zu, um ihre Prozesse zu digitalisieren und anzupassen. Der Beschaffungs-Digitalisierungsprozess findet in drei aufkommenden Phasen statt: Reagieren, Neu bewerten und Future-Proof. Beschaffungsteams können sich in einer anderen Phase befinden, basierend auf ihrem operativen Setup vor COVID-19.

Phase 1: Reagieren (React)

Als die COVID-19-Pandemie zuerst zuschlug, bedeutete das, dass Beschaffungsteams tun mussten, was immer möglich war, um Prozesse "Business as usual" am Laufen zu halten, was zu reaktiven statt strategischen Entscheidungen führte. Die 'React'-Phase der Beschaffungs-Digitaltransformation umfasst Initiativen wie:

• Straffung der Operationen durch Online-Bringung, um effizienter auf dringende Anfragen zu reagieren, die öffentliche Gesundheit und Sicherheit adressieren;
• Ermöglichung besserer Telearbeitsfähigkeiten während Remote-Arbeit oder mit begrenztem Bürozugang;
• Nutzung von Online-Ressourcen wie Lieferantendatenbanken zur Diversifizierung und Erweiterung von Lieferantenpools angesichts von Lieferkettenstörungen, etc.

Einige Teams konnten schnell reagieren, weil sie die Infrastruktur dafür hatten, während andere Teams neue Tools und Prozesse in kurzer Zeit einführen mussten, um effektiv mit dem Notfall umzugehen. Diejenigen, die die Weitsicht oder strategische Planung hatten, auf nachhaltige digitale Prozesse wie validierte E-Procurement-Tools umzusteigen, können diese mit kleineren Anpassungen in die Zukunft fortsetzen. Während jene, die in einer Art dringender Panik auf die Situation reagierten (wie so viele!), sich jetzt möglicherweise in der Neubewertung der Tools und Prozesse befinden, die sie nutzen.

Phase 2: Neu bewerten (Reevaluate)

Während Beschaffungsteams weiterhin auf dringende Anfragen und Bedürfnisse im Zusammenhang mit COVID-19 reagieren, müssen sie auch die Tools und Prozesse neu bewerten, die ursprünglich in der "React"-Phase eingeführt wurden, Effizienzlücken, Compliance-Mängel bei staatlichen Vorschriften identifizieren und ob diese Lösungen über die Pandemie hinaus nachhaltig sind. In dieser Neubewertungsphase müssen Beschaffungsteams ihre Operationen und Tools anhand von Fragen bewerten wie:

• Sind meine End-to-End-Operationen (d.h. Intake bis Vertragsmanagement) digitalisiert und vernetzt?
• Ist meine Projektpipeline an einem Ort zentralisiert und leicht zugänglich?
• Sind unsere Prozesse intuitiv und einfach zu bedienen für alle internen Kunden?

Zusätzlich ist die Nachfrage nach digitalen und kontaktlosen Services in den USA laut McKinsey um 20 % gewachsen, daher müssen Beschaffungsteams diese Nachfrage adressieren, während sie langfristige Digitalisierungsprozesse bestimmen. Die rasche Reaktion der Beschaffung auf COVID-19 durch Bereitstellung digitaler Zahlung und Servicebereitstellung (besonders für den öffentlichen Sektor) hat einen Präzedenzfall geschaffen, den Kunden oder Wähler über die Pandemie hinaus erwarten werden.

Phase 3: Future-Proof

Entwicklungen wie weit verbreitete Impfstoffverteilung bringen das Ende von COVID-19-Beschränkungen und Lockdowns in Sicht, was viele Organisationen dazu bringt, ernsthaft über die Pandemie hinaus zu denken. COVID-19 hat die kritische Rolle der Beschaffung in Krisenzeiten ins Rampenlicht gerückt – sie werden in Organisationen als kritische und strategische Akteure im Lieferkettenprozess wahrgenommen, statt als der notwendige "Bürokratie"-Ballast, als den sie so oft dargestellt werden. Beschaffungsteams müssen auf ihrem Digitalisierungsfundament aufbauen, fokussiert auf Effizienz, Compliance und Lieferantenengagement, um Erholungsbedürfnisse zu erfüllen und wachsende Anforderungen an Nachhaltigkeit, Resilienz und technologische Anpassung zu beantworten.

Da Organisationen im vergangenen Jahr durch diese drei Phasen gegangen sind und weiterhin durch sie hindurch übergehen werden, haben wir einen Anstieg von fünf Kerntrends beobachtet, die die Beschaffungsfunktion innerhalb von Lieferketten umhüllt haben. Diese Trends müssen berücksichtigt werden, wenn Organisationen in die 'Future-Proof'-Phase eintreten und Technologie als Ausgleicher für alle nutzen:

1. Kostensenkungsentscheidungen. Beschaffung muss nicht nur mehr mit weniger erreichen, sondern auch die Strategie liefern, die dem Rest der Agentur hilft, trotz begrenzter Ressourcen zu gedeihen.

Weil Beschaffungsteams in Nordamerika ihr strategisches Potenzial in den frühen Tagen der COVID-19-Pandemie demonstrierten, werden sie unweigerlich aufgefordert, Hauptentscheidungsträger bei Kostensenkung, Planung und Budget-Umpriorisierung zu sein.

2. Telearbeit. COVID-19 hat eine neue Normalisierung von Remote-Arbeit eingeleitet, was für öffentliche Sektor-Mitarbeiter relativ neu ist. Ab 2019 waren beispielsweise nur 42 % der US-Bundesbelegschaft als telework-geeignet eingestuft. Aber 2020 hat die US-Armee beispielsweise einen 400-prozentigen Anstieg der Remote-Arbeitsfähigkeiten gesehen.

Beschaffung wird zweifellos aufgefordert, die notwendigen Produkte und Lösungen zu beschaffen, um die Infrastruktur sicher und effektiv aufzubauen. Das bedeutet, eng mit IT-Abteilungen zusammenzuarbeiten, um sich entwickelnde Arbeitsanforderungen zu unterstützen.

3. Effizienz und Anpassungsfähigkeit. Das nächste Normal der Beschaffung wird die Neubewertung von Beschaffungsprozessen beinhalten, sie schneller und agiler für den Langzeitbetrieb zu machen – nicht nur in Notfällen – um diese neuen Erwartungen von Stakeholdern und Wählern zu erfüllen.

Da Beschaffungsteams, besonders im öffentlichen Sektor, sich auf die prognostizierte wirtschaftliche Turbulenz in den kommenden Monaten und Jahren vorbereiten, richtet die Fähigkeit, mehr Ausschreibungen effizienter durchzuführen, Ihre Agentur darauf aus, schneller, stärker und produktiver zu sein – selbst bei Budget-Umpriorisierung und Ressourcenkürzungen.

4. Fokus auf DBE-Verträge. Soziale Gerechtigkeitsbewegungen wie Black Lives Matter hatten Bürger, die sich an ihre Regierung wandten, um Veränderung im vergangenen Jahr zu fordern. Was viele nicht realisieren: Beschaffungsabteilungen im öffentlichen Sektor haben die Möglichkeit, soziales Gutes zu fördern, indem sie ein ebenes Spielfeld für diverse Lieferanten schaffen.

Disadvantaged Business Enterprises (DBEs) waren immer ein Fokus für öffentliche Beschaffungsteams, aber sie sind im vergangenen Jahr zu einer Priorität geworden und wir werden den Trend fortsetzen sehen. Als solches können Teams Technologie (z.B. E-Procurement-Tools) als Ausgleicher für Vertragsvergabe und Auditing nutzen, um ein Gleichgewicht zwischen DBE- und Nicht-DBE-Lieferantenverträgen sicherzustellen.

5. Daten und KI. Beschaffung war immer eine "Jack of all trades, master of none"-Abteilung, erwartet, Expertise in allem zu haben – von Bau bis IT bis Professional Services. Als Ergebnis verbringen Beschaffungsagenten viel Zeit mit Google-Suchen nach Vorlagen oder am Telefon mit einem Kollegen einer anderen Agentur, um zu sehen, wie sie neue Kategorien angehen.

Das nächste Normal der Beschaffung wird mehr datengesteuerte Entscheidungsfindung beinhalten, um mit Benchmarks und Dateneinblicken von Peers zu helfen, ihre internen Kunden zu den richtigen Anforderungen zu führen und andere Beschaffungs-Best-Practices anzuwenden, wie angemessene Kriteriengewichtung, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Was bedeutet das für Regierung, Geschäftspartner und Bürger?

Diese Trends haben bereits begonnen, den Markt zu erfassen und werden dies weiterhin tun – so sehr, dass sie Beschaffungs 'neues Normal' werden, wie im E-Book "The Rise of Procurement's Next Normal" angegeben. Wenn man spezifisch auf Regierungsbeschaffungsoperationen schaut, werden Teams agiler und strategischer; viele Agenturen könnten die Zentralisierung von Käufen sehen, die zuvor dezentralisiert waren, während Beschaffung weiterhin ihren Ruf als datengesteuerter Partner entwickelt.

Die Regierung wird ihre Beschaffungsabteilung als wichtigen strategischen Akteur sehen, der die Fähigkeit hat, sowohl soziale als auch wirtschaftliche Entscheidungen durch Budget- und Vertragsmanagement zu beeinflussen. Geschäftspartner werden klarere Kommunikationslinien und Transparenz in den Beschaffungsprozess haben. Daher werden sie ein besseres Verständnis und Wertschätzung des Lieferantenauswahlprozesses haben, besonders bei DBEs. Zuletzt werden Bürger die Welleneffekte der Entscheidungen, die von Regierungsbeschaffungsteams getroffen werden, weiterhin erfahren. Da Beschaffungsentscheidungen jedoch effizienter sein werden, werden die Auswirkungen auf Bürger schneller erlebt als zuvor. Es ist auch wichtig zu beachten, dass wirtschaftliche Veränderungen – und Vorteile – sich entwickeln werden, da der Trend Beschaffung für soziale Gleichheit zur treibenden Priorität für viele Regierungsbeschaffungsteams wird.

COVID-19 mag viele Unternehmen in den Lockdown gezwungen und viele Menschen zur Heimarbeit veranlasst haben, aber es ist auch die treibende Kraft hinter der beschleunigten digitalen Transformation, die die Regierungsbeschaffung in vielerlei Hinsicht auf ihren unvermeidlichen Pfad gebracht hat – wenn auch schneller, als jemand hätte vorhersagen können.

Omar Salaymeh ist Chief Client and Product Officer bei Bonfire.