Ein Fünf-Punkte-Leitfaden für eine zukunftssichere Beschaffung

Mehr als 66 % der Beschaffungsexperten sagen, dass die Navigation in den Lieferketten laut einer laufenden Umfrage der größte Belastungspunkt im Beschaffungsprozess während der COVID-19-Pandemie war. Es ist keine Überraschung, dass die Bewältigung von Lieferkettenengpässen zu einem gemeinsamen Thema wurde, wenn man bedenkt, dass die ganze Welt viele der gleichen Waren und Dienstleistungen benötigte, um den Geschäftsbetrieb wie gewohnt aufrechtzuerhalten, von Händedesinfektionsmitteln bis hin zu PSA-Anzügen.

Es wird erwartet, dass die Herausforderungen in der Lieferkette zumindest im nächsten Jahr anhalten werden, während wir uns weiterhin gemeinsam durch die Auswirkungen der Pandemie bewegen. Daher wenden sich Beschaffungsteams mehr denn je der Technologie zu, um ihre Prozesse zu digitalisieren und anzupassen. Der Digitalisierungsprozess der Beschaffung erfolgt in drei aufkommenden Phasen:reagieren, neu bewerten und zukunftssicher machen. Beschaffungsteams befinden sich möglicherweise in einer anderen Phase, je nach ihrer Betriebsstruktur vor COVID-19.

Reagieren

Als die COVID-19-Pandemie zum ersten Mal ausbrach, mussten die Beschaffungsteams alles tun, um die Prozesse wie gewohnt am Laufen zu halten, was zu reaktiven und nicht zu strategischen Entscheidungen führte. Die „Reagieren“-Phase der digitalen Transformation der Beschaffung umfasst Initiativen wie:

• Rationalisierung der Abläufe durch Online-Schaltung, um effizienter auf dringende Anfragen im Bereich der öffentlichen Gesundheit und Sicherheit reagieren zu können;
• Ermöglichung besserer Telearbeitsfunktionen bei der Remote-Arbeit oder mit eingeschränktem Zugang zum Büro;
• Verwendung von Online-Ressourcen wie Anbieterdatenbanken, um Lieferantenpools bei Unterbrechungen der Lieferkette usw. zu diversifizieren und zu erweitern.

Einige Teams konnten schnell reagieren, weil sie über die dafür erforderliche Infrastruktur verfügten, während andere Teams in kurzer Zeit neue Tools und Prozesse einführen mussten, um effektiv auf Notfallmaßnahmen reagieren zu können. Wer mit Weitblick oder strategischer Planung auf nachhaltige digitale Prozesse wie validierte E-Procurement-Tools umgestiegen ist, kann diese mit kleinen Optimierungen und Anpassungen auch in Zukunft weiter nutzen. Während diejenigen, die auf die Situation in einer ziemlich dringenden Panik reagierten (wie so viele mussten!), jetzt möglicherweise die Tools und Prozesse, die sie verwenden, neu bewerten müssen.

Neu bewerten

Da Beschaffungsteams weiterhin auf dringende Anfragen und Bedürfnisse im Zusammenhang mit COVID-19 reagieren, müssen sie auch die Instrumente und Prozesse, die ursprünglich während der „Reaktionsphase“ eingeführt wurden, neu bewerten, um Effizienzlücken, staatliche Compliance-Mängel und ob diese Lösungen zu identifizieren über die Pandemie hinaus nachhaltig sind. In dieser Neubewertungsphase müssen Beschaffungsteams ihre Abläufe und Tools anhand von Fragen wie den folgenden bewerten:

• Sind meine End-to-End-Operationen (d. h. Eingang zum Vertragsmanagement) digitalisiert
• und verbunden?
• Ist meine Projektpipeline zentralisiert und leicht zugänglich?
• Sind unsere Prozesse für alle internen Kunden intuitiv und einfach zu bedienen?

Darüber hinaus ist die Nachfrage nach digitalen und berührungslosen Diensten in den USA laut MicKinsey um 20 % gestiegen, sodass Beschaffungsteams diese Nachfrage bei der Festlegung langfristiger Digitalisierungsprozesse berücksichtigen müssen. Die schnelle Reaktion des Beschaffungswesens auf COVID-19 durch die Bereitstellung digitaler Zahlungen und Bereitstellung von Dienstleistungen (insbesondere für den öffentlichen Sektor) hat einen Präzedenzfall geschaffen, den Kunden oder Auftraggeber über die Pandemie hinaus erwarten werden.

Zukunftssicher

Entwicklungen wie die weit verbreitete Verteilung von Impfstoffen machen das Ende der COVID-19-Beschränkungen und der Sperrung in Sicht, was viele Organisationen dazu veranlasst, ernsthaft über die Pandemie hinaus zu denken. COVID-19 hat die kritische Rolle der Beschaffung in Krisenzeiten ins Rampenlicht gerückt – sie werden in Unternehmen als kritische und strategische Akteure innerhalb des Lieferkettenprozesses wahrgenommen und nicht als die notwendige „Bürobelastung“, als die sie so oft dargestellt werden . Beschaffungsteams müssen auf ihrer Grundlage für die digitale Transformation aufbauen, die sich auf Effizienz, Compliance und Lieferantenengagement konzentriert, um den Wiederherstellungsbedarf zu decken und den wachsenden Anforderungen an Nachhaltigkeit, Widerstandsfähigkeit und technologische Anpassung gerecht zu werden.

Während Unternehmen im vergangenen Jahr diese drei Phasen durchlaufen haben und weiterhin durchlaufen werden, haben wir einen Anstieg von fünf Kerntrends beobachtet, die die Beschaffungsfunktion innerhalb der Lieferketten umfasst haben. Diese Trends müssen berücksichtigt werden, wenn Unternehmen in die „zukunftssichere“ Phase eintreten und die Technologie als Ausgleich für sie alle nutzen:

1. Entscheidungen zur Kostensenkung. Die Beschaffung muss nicht nur mit weniger mehr erreichen, sondern auch die Strategie bieten, die dem Rest ihrer Agentur trotz begrenzter Ressourcen zum Erfolg verhilft.

Da Beschaffungsteams in ganz Nordamerika in den frühen Tagen der COVID-19-Pandemie ihr strategisches Potenzial unter Beweis gestellt haben, werden sie unweigerlich als wichtige Entscheidungsträger in Bezug auf Kostensenkung und Planung und Neupriorisierung des Budgets.

2. Telearbeit. COVID-19 hat eine neue Normalisierung der Fernarbeit eingeleitet, die für Angestellte des öffentlichen Dienstes relativ neu ist. Im Jahr 2019 galten beispielsweise nur 42 % der US-Bundesbeschäftigten als berechtigt für Telearbeit. Aber im Laufe des Jahres 2020 hat die US-Armee beispielsweise eine 400-prozentige Zunahme der Remote-Arbeitsfähigkeiten verzeichnet.

Der Einkauf wird zweifellos aufgefordert, die notwendigen Produkte und Lösungen für den sicheren und effektiven Aufbau der Infrastruktur zu beschaffen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit I.T. Abteilungen, um sich ändernde Arbeitsanforderungen zu unterstützen.

3. Effizienz und Anpassungsfähigkeit. Die nächste Normalität der Beschaffung wird die Überprüfung von Beschaffungsprozessen beinhalten, um sie langfristig schneller und agiler zu machen – nicht nur in Notfällen –, um diese neuen Erwartungen von Interessengruppen und Auftraggebern zu erfüllen.

Während Beschaffungsteams, insbesondere im öffentlichen Sektor, sich auf die prognostizierten wirtschaftlichen Turbulenzen in den kommenden Monaten und Jahren einstellen, kann Ihre Agentur durch die Möglichkeit, mehr Gebote effizienter zu erstellen, Seien Sie schneller, stärker und produktiver, selbst bei einer Neuordnung des Budgets und Ressourcenkürzungen.

4. Konzentrieren Sie sich auf DBE-Verträge. Bewegungen für soziale Gerechtigkeit wie Black Lives Matter haben die Bürger im letzten Jahr dazu gebracht, sich an ihre Regierung zu wenden, um sich zu ändern. Was viele nicht wissen, ist, dass Beschaffungsabteilungen im öffentlichen Sektor die Möglichkeit haben, soziales Wohl zu fördern, indem sie gleiche Wettbewerbsbedingungen für verschiedene Lieferanten schaffen.

Benachteiligte Unternehmen (DBEs) waren schon immer ein Schwerpunkt der Teams im öffentlichen Beschaffungswesen, aber im letzten Jahr sind sie zu einem vorrangigen Schwerpunkt geworden und wir werden sehen, dass sich der Trend fortsetzt. Als solche können Teams Technologien (dh E-Procurement-Tools) nutzen, um als Ausgleich für die Auftragsvergabe und Prüfung zu fungieren, um sicherzustellen, dass ein Gleichgewicht zwischen DBE- und Nicht-DBE-Lieferantenverträgen besteht.

5. Daten und KI Der Einkauf war schon immer ein „Alleskönner, Meister aller Zeiten“, von dem man von der Konstruktion bis zur IT Expertise in allen Bereichen erwartet. zu professionellen Dienstleistungen. Infolgedessen verbringen Beschaffungsmitarbeiter möglicherweise viel Zeit damit, bei Google nach Vorlagen zu suchen, oder telefonieren mit einem Kollegen einer anderen Agentur, um zu sehen, wie sie neue Kategorien angehen.

Die nächste Normalität der Beschaffung wird eine stärker datengesteuerte Entscheidungsfindung beinhalten, um den Zugriff auf Benchmarks und Dateneinblicke von Kollegen zu erleichtern, damit ihre internen Kunden die richtigen Anforderungen berücksichtigen und andere anwenden können Best Practices für die Beschaffung, wie eine angemessene Gewichtung der Kriterien, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Was bedeutet dies für Behörden, Unternehmen und Bürger?

Diese Trends haben bereits begonnen, den Markt zu erobern und werden dies auch weiterhin tun, sogar so sehr, dass sie zur neuen Normalität der Beschaffung werden, wie im E-Book The Rise of Procurement’s Next Normal beschrieben. Wenn man sich speziell die Vorgänge im öffentlichen Beschaffungswesen ansieht, werden Teams agiler und strategischer; Viele Agenturen sehen möglicherweise die Zentralisierung von Einkäufen, die zuvor dezentralisiert waren, da der Einkauf seinen Ruf als datengesteuerter Partner weiter aufbaut.

Die Regierung wird ihre Beschaffungsabteilung als einen wichtigen strategischen Akteur betrachten, der die Fähigkeit besitzt, durch Budget- und Vertragsmanagement sowohl soziale als auch wirtschaftliche Entscheidungen zu beeinflussen. Geschäftsanbieter werden klarere Kommunikationswege und Transparenz in den Beschaffungsprozess haben. Daher haben sie ein besseres Verständnis und eine bessere Wertschätzung des Anbieterauswahlprozesses, insbesondere wenn es um DBEs geht. Schließlich werden die Bürger auch weiterhin die Auswirkungen der Entscheidungen der staatlichen Beschaffungsteams erleben. Da Beschaffungsentscheidungen jedoch effizienter werden, werden die Auswirkungen auf die Bürger schneller als bisher spürbar. Es ist auch wichtig zu beachten, dass sich die wirtschaftlichen Veränderungen – und die Vorteile – weiterentwickeln werden, da der Trend der Beschaffung für soziale Gleichstellung zu einer treibenden Priorität für viele öffentliche Beschaffungsteams wird.

COVID-19 mag viele Unternehmen zur Schließung gezwungen und viele Menschen dazu veranlasst haben, von zu Hause aus zu arbeiten, aber es ist auch die treibende Kraft hinter der beschleunigten digitalen Transformation, die das öffentliche Beschaffungswesen in vielerlei Hinsicht auf seinen unvermeidlichen Weg gebracht hat, wenn auch schneller als irgendjemand könnte vorhergesagt haben.

Omar Salaymeh ist Chief Client und Product Officer bei Bonfire.