Drei Möglichkeiten, wie Beschaffungsteams die Unternehmenskosten senken können

Eine Deloitte-Umfrage aus dem Jahr 2014 ergab, dass 69 Prozent der Einkaufsleiter die Kostensenkung als ihre Hauptpriorität in den folgenden 12 Monaten ansahen. Im Jahr 2018 zeigte dieselbe Umfrage, dass die Zahl auf 78 Prozent gestiegen war – ein Anstieg von 9 Prozent in nur vier Jahren.

Die Fähigkeit, Ausgaben zu verstehen, Sparziele festzulegen und die Beschaffung zu verwalten, um diese Ziele zu erreichen, wird immer wichtiger. Um dorthin zu gelangen, wechseln Unternehmen zu einer neuen Generation von Beschaffungsplattformen, um die Arbeitsweise von Beschaffungsorganisationen grundlegend zu verändern. Die Investition in eine Lösung, die Beschaffungsprozesse rationalisiert und erweitert, ermöglicht kritische Veränderungen und neue Ansätze, darunter dynamische Verhandlungen, genaue Analysen, umgekehrte Auktionen und ein neues Maß an Transparenz und Zusammenarbeit. Diese Änderungen führen zu geplanten, gezielten Kosteneinsparungen und anderen strategischen Vorteilen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie strategische Lösungen Beschaffungsteams dabei helfen können, dem Unternehmen als Ganzes mehr Einfluss zu verleihen.

Transparenz hilft, Kostensenkungsmöglichkeiten zu erkennen. Ohne einen einfachen, optimierten und gemeinsamen Einblick in Lieferantenbeziehungen, Verträge und Verpflichtungen ist es für Beschaffungsteams fast unmöglich, fundierte Entscheidungen über Risiken und Kosteneinsparungen zu treffen. Umständliche, manuelle und veraltete Vertragstools verlängern die Prozesszeit und verringern den Wettbewerbsvorteil und die Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Mit Legacy-Tools sind die Verbindungen zwischen Lieferanten, Verpflichtungen und Dokumenten schwer zu finden, geschweige denn zu verwalten und zu optimieren.

Im Gegensatz dazu bieten Lösungen, die es Teams ermöglichen, zusammenzuarbeiten und Echtzeit-Überblick über alle Lieferantenaktivitäten zu haben, Beschaffungsleitern und Vertragsmanagern eine einfache und effiziente Möglichkeit zu bieten, einen 360-Grad-Überblick über die Lieferantenbeziehung zu erhalten. Darüber hinaus erhalten Sourcing-Experten eine nahtlose und effektive Möglichkeit, Verträge für ihre Geschäftsbeteiligten zu verwalten und eine kontinuierliche End-to-End-Transparenz zu gewährleisten.

Wenn die Rechtsabteilung, Interessenvertreter, Lieferanten und Anbieter volle Transparenz haben, können Beschaffungsteams einen optimierten End-to-End-Prozess erreichen, da alle Parteien die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt haben. Teams können den Fortschritt in jeder Phase priorisieren und verfolgen und letztendlich erfolgreiche Geschäftsergebnisse vorhersagen. Diese Transparenz senkt wiederum die Kosten für Unternehmen, da sie schneller mehr Möglichkeiten zur Kostensenkung finden und Kommunikationskreise schneller schließen können.

Einsparungen durch umgekehrte Auktionen und dynamische Verhandlungen. Neuere Ansätze wie umgekehrte Auktionen und dynamische Verhandlungen wirken sich auf das Endergebnis im gesamten Unternehmen aus. Sie bieten neue Einkaufsmöglichkeiten, insbesondere für Volumen- und laufende Regelbeschaffungen. Beide Methoden waren in der Vergangenheit bekanntermaßen schwierig, aber neue Plattformen können Prozesse vereinfachen und in die Hände der meisten Beschaffungsorganisationen legen. Diese Lösungen können das richtige Gleichgewicht zwischen Preis, Qualität und anderen wichtigen Faktoren ermöglichen. Laut einer Scout RFP-Umfrage aus dem Jahr 2017 priorisieren Unternehmen, die erfolgreich Reverse Auctions durchführen, hohe Qualität zu einem guten Preis, anstatt automatisch an den niedrigsten Bieter zu vergeben.

Wenn Reverse Auction und dynamische Verhandlungen integrale Bestandteile einer Beschaffungsplattform und nicht eigenständige Tools sind, maximieren sie nicht nur die Kosteneinsparungen, sondern tragen auch zur Verbesserung der Lieferantenbeziehungen bei, da Preisgestaltung und Verhandlungen im Kontext historischer Erfahrungen und zusätzlich identifizierter Möglichkeiten für die Erweiterung erfolgen können Wert. Käufer und Lieferanten haben die Sichtbarkeit, die sie für eine erfolgreiche und gerechte Auktion benötigen; Lieferanten haben einen klaren Einblick in die Anforderungen und Einkäufer können bei den Auktionen eine Due Diligence durchführen, die die Punkte für alle Beteiligten nahtlos verbindet. Unternehmen, die eine umgekehrte Auktionsstrategie verwenden, sparen zwischen 10 und 20 Prozent bei ihrem Kaufprozess. Ein globales Einzelhandelsunternehmen hat bei einer 30-minütigen Warenauktion fast 400.000 US-Dollar eingespart, weil es die Verhandlungen beschleunigen konnte.

Zusammenarbeit aller Parteien. Zusammenarbeit ist ein wichtiges Standard-Beschaffungsereignis sowie fortgeschrittenere Formen, wie beispielsweise solche, die umgekehrte Auktionen verwenden. Es gewährleistet Genauigkeit und Effizienz und vereint Interessenvertreter sogar in einer virtuellen Gruppe, die daran arbeitet, das beste Ergebnis zu erzielen. Fragen und Probleme können schnell beantwortet werden, wodurch viele der Start-/Stopp-Probleme, die bei der traditionellen Beschaffung üblich sind, beseitigt werden.

Wenn Ihr Unternehmen eine Sourcing-Plattform verwendet, die keine Zusammenarbeit zwischen allen Parteien zulässt, ist es an der Zeit, die verwendeten Tools zu überdenken. Die Zusammenarbeit zwischen allen Geschäftsbeteiligten ist entscheidend für einen erfolgreichen Beschaffungsprozess, mit dem Kosteneinsparungsziele erreicht und die Anforderungen interner Kunden erfüllt werden können. Ohne Zusammenarbeit kann das Sourcing für alle Beteiligten zu einer lästigen und ständigen Irritation werden. Dies führt oft dazu, dass wichtige Elemente fehlen oder weniger als ideale Ergebnisse erzielt werden.

Die Zusammenarbeit ermöglicht es den Geschäftsbeteiligten, Teil des gesamten Prozesses zu sein. Geschäftsinteressenten sind stärker investiert, fühlen sich wertgeschätzt und werden zu Mitwirkenden anstelle von bloßen Zuschauern des Prozesses. Das Ergebnis ist eine bessere Kommunikation im gesamten Unternehmen, was letztendlich der gesamten Cash-Position und den geschäftlichen Auswirkungen des Projekts zugute kommt.

Eine kürzlich durchgeführte Studie unter Einkaufsführern auf der ganzen Welt ergab, dass sie mit automatisierten Beschaffungslösungen eine jährliche Einsparung von 40 Prozent erwarten. Mit diesen Schlüsselstrategien und den richtigen Lösungen haben Beschaffungsteams einen größeren Einfluss auf das gesamte Unternehmen, was zum Erfolg für alle Beteiligten führt und Jahr für Jahr messbare Auswirkungen hat.

Die Kombination aus Transparenz, neueren Beschaffungspraktiken wie Reverse Auction und dynamischen Verhandlungen sowie einer umfassenden Zusammenarbeit zwischen dem Beschaffungsteam und allen Geschäftsbeteiligten schafft ein Umfeld, das wesentliche Veränderungen vorantreibt. Unterstützt und erweitert durch eine neue Generation von Sourcing-Plattformen ermöglicht es Kosteneinsparungen, die sich direkt auf das Endergebnis auswirken. Gleichzeitig dürfen Einsparungen nicht zu Lasten anderer wichtiger Erwägungen gehen. Risiken und Kompromisse sollten gemeinsam geklärt und bedacht werden. Auch andere Faktoren wie Qualität, Geschwindigkeit und Mehrwert müssen berücksichtigt werden. Mit all diesen Eigenschaften kann eine neue Art der Beschaffung entstehen, die zum Erfolg und zur Langlebigkeit des Unternehmens beiträgt.

Stan Garber ist Präsident und Mitbegründer von Scout RFP, einem Anbieter von Sourcing- und Beschaffungssoftware.