3 bewährte Strategien für Procurement-Teams zur Senkung von Enterprise-Kosten

Eine Deloitte-Umfrage 2014 ergab, dass 69 Prozent der Chief Procurement Officers Kostensenkung als ihre Hauptpriorität für die folgenden 12 Monate sahen. 2018 zeigte dieselbe Umfrage, dass die Zahl auf 78 Prozent gesprungen war – ein 9-Prozent-Anstieg in nur vier Jahren.

Die Fähigkeit, Ausgaben zu verstehen, Sparziele zu setzen und Sourcing zu managen, um diese Ziele zu erreichen, wird essenziell. Um dorthin zu gelangen, bewegen sich Organisationen zu einer neuen Generation von Sourcing-Plattformen, um die Art und Weise, wie Procurement-Organisationen operieren, grundlegend zu verändern. Investition in eine Lösung, die Sourcing-Prozesse strafft und erweitert, ermöglicht kritische Veränderungen und neue Ansätze, einschließlich dynamischer Verhandlungen, präziser Analytics, Reverse Auctions und neuer Level an Transparenz und Collaboration. Diese Veränderungen resultieren in geplanten, gezielten Kosteneinsparungen und anderen strategischen Vorteilen.

Hier sind einige Wege, wie strategische Lösungen Procurement-Teams helfen können, größeren Impact auf das gesamte Enterprise zu haben.

Transparenz hilft, Kostensenkungsmöglichkeiten zu identifizieren

Informierte Entscheidungen über Risiko und Kostensenkungsmöglichkeiten sind für Procurement-Teams ohne einen einfachen, straff organisierten und geteilten Blick in Supplier-Beziehungen, Verträge und Verpflichtungen nahezu unmöglich. Klobige, manuelle und Legacy-Contract-Tools verlängern die Prozesszeit und reduzieren den Wettbewerbsvorteil und Kostensenkungsmöglichkeiten. Mit Legacy-Tools sind die Verbindungen zwischen Suppliers, Verpflichtungen und Dokumenten schwer zu finden, geschweige denn zu managen und zu optimieren.

Im Gegensatz dazu können Lösungen, die Teams erlauben, zu kollaborieren und Echtzeit-Transparenz über alle Supplier-Aktivitäten zu haben, einen einfachen und effizienten Weg für Sourcing-Leiter und Contract-Manager bieten, einen 360-Grad-Blick auf die Supplier-Beziehung zu haben. Zusätzlich gewinnen Sourcing-Professionals einen nahtlosen und effektiven Weg, Verträge für ihre Business Stakeholder zu managen, sowie fortlaufende End-to-End-Transparenz zu bieten.

Wenn Legal, Stakeholder, Suppliers und Vendors volle Transparenz haben, können Procurement-Teams zu einem strafferen End-to-End-Prozess treiben, weil alle Parteien die Informationen haben, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen. Teams können priorisieren und Fortschritte durch jede Phase tracken und letztlich erfolgreiche Business Outcomes vorhersagen. Umgekehrt reduziert dieses Level an Transparenz Kosten für Unternehmen, weil sie mehr Kostensenkungsmöglichkeiten finden und Kommunikationsschleifen schneller schließen können.

Savings durch Reverse Auctions und dynamische Verhandlungen

Neuere Ansätze wie Reverse Auctions und dynamische Verhandlungen machen einen Bottom-Line-Impact quer durch das Enterprise. Sie bieten neue Beschaffungsmittel, besonders für Volumen und laufende regelmäßige Beschaffungen. Beide Methoden waren in der Vergangenheit notorisch schwierig, aber neue Plattformen können Prozesse vereinfachen und sie in die Hände der meisten Sourcing-Organisationen legen. Diese Lösungen können das richtige Gleichgewicht zwischen Preis, Qualität und anderen wichtigen Faktoren ermöglichen. Laut einer 2017 Scout RFP Umfrage priorisieren Enterprises, die Reverse Auctions erfolgreich durchführen, hohe Qualität für einen guten Preis, statt automatisch dem niedrigsten Bieter zuzuschlagen.

Wenn Reverse Auction und dynamische Verhandlungen integrale Teile einer Sourcing-Plattform sind statt standalone Tools, maximieren sie nicht nur Kosteneinsparungen, sondern helfen auch, Supplier-Beziehungen voranzubringen, da Pricing und Verhandlungen im Kontext historischer Erfahrung und zusätzlich identifizierter Value-Add-Möglichkeiten stattfinden können. Buyers und Suppliers haben die Transparenz, die sie brauchen, um eine erfolgreiche und gerechte Auktion durchzuführen; Suppliers haben klaren Einblick in die Requirements, und Buyers können Due Diligence auf den Auktionen betreiben, nahtlos die Punkte für alle Beteiligten verbindend. Enterprises, die eine Reverse-Auction-Strategie nutzen, sparen 10-20 Prozent in ihrem Beschaffungsprozess. Ein globales Retail-Unternehmen sparte fast 400.000 Dollar in einer 30-minütigen Commodity-Auktion, weil es Verhandlungen beschleunigen konnte.

Collaboration über alle Parteien hinweg

Collaboration ist Key bei standard Procurement Events sowie bei fortgeschritteneren Formen, wie denen mit Reverse Auction. Sie gewährleistet Accuracy und Effizienz und vereint Stakeholder sogar in eine virtuelle Gruppe, die darauf hinarbeitet, das beste Outcome zu erzielen. Fragen und Issues können schnell beantwortet werden, was viel der Start/Stop-Issues eliminiert, die traditionellem Procurement eigen sind.

Wenn Ihr Enterprise eine Sourcing-Plattform nutzt, die keine Collaboration über alle Parteien erlaubt, ist es Zeit, die Tools, die Sie nutzen, zu überdenken. Collaboration über Business Stakeholder ist kritisch für einen erfolgreichen Procurement-Prozess, der Kostensenkungsziele erreichen und die Anforderungen interner Kunden erfüllen kann. Ohne Collaboration kann Sourcing beschwerlich werden und eine ständige Irritation für alle Beteiligten darstellen. Es resultiert oft darin, dass wichtige Elemente fehlen oder weniger als ideale Ergebnisse produziert werden.

Collaboration erlaubt Business Stakeholders, Teil des gesamten Prozesses zu sein. Business Stakeholders sind investierter, fühlen sich wertgeschätzt und werden zu Contributoren statt bloßer Zuschauer des Prozesses. Das Resultat ist größere Kommunikation quer durch das Enterprise, was letztlich der Gesamt-Cash-Position und dem Business Impact des Projekts zugutekommt.

Eine kürzliche Studie von Procurement-Leitern weltweit ergab, dass sie einen 40-prozentigen Anstieg der jährlichen Savings mit automatisierten Procurement-Lösungen erwarten. Mit diesen Schlüsselstrategien im Fokus und den richtigen Lösungen an Ort und Stelle werden Procurement-Teams einen größeren Impact auf das gesamte Enterprise haben, was zu Erfolg für alle beteiligten Parteien und messbarem Impact Year-over-Year führt.

Die Kombination aus Transparenz, neueren Sourcing-Praktiken wie Reverse Auction und dynamischen Verhandlungen sowie vollständiger Collaboration zwischen Procurement-Team und allen Business Stakeholdern schafft ein Umfeld, das signifikanten Wandel antreibt. Unterstützt und verstärkt durch eine neue Generation von Sourcing-Plattformen, ermöglicht es Kosteneinsparungen, die direkt zum Bottom-Line-Impact führen. Gleichzeitig dürfen Savings nicht auf Kosten anderer Schlüsselüberlegungen gehen. Risiken und Kompromisse sollten geklärt und kollaborativ betrachtet werden. Andere Faktoren auch, wie Qualität, Speed und zusätzlicher Value-Add, müssen berücksichtigt werden. Mit all diesen Qualitäten kann eine neue Art von Sourcing entstehen, die zum Erfolg und zur Langlebigkeit des Enterprise beiträgt.

Stan Garber ist President und Co-Founder von Scout RFP, einem Anbieter von Sourcing- und Procurement-Software.