Vendor-Managed Inventory: Experteneinblicke zu Vorteilen, Herausforderungen & Best Practices

Was sind die Best Practices für den Einstieg in ein Vendor-Managed-Inventory-System? Zwei Experten beleuchten Vor- und Nachteile und geben Einblicke, wie man es effektiv zum Laufen bringt.

Die CNC-Drehmaschine, die mehr kostet als manche Häuser, steht still, weil die Werkstatt Minuten nach Schichtbeginn der zweiten Schicht keine M4-Gewindebohrer mehr hat. Hartmetallwendeschneidplatten, die seit Jahren ungenutzt in einem vergessenen Regal im Werkzeuglager verstauben. Der Einkäufer entscheidet, ein paar Euro zu sparen, indem er eine No-Name-Marke für einen Schaftfräser wählt, der gleiche Leistung verspricht, aber nicht liefert. Zerspaner verstecken Bohrbohlen und Bohrer in ihren Werkzeugkästen, weil sie Angst haben, sie auszugehen, während der Betrieb für dieselben Werkzeuge Expressgebühren zahlt.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Das sind nur einige der alltäglichen Herausforderungen, denen Hersteller jeder Größe gegenüberstehen. Hinzu kommen Kosten für routinemäßige Zykluszählungen, der Aufwand jährlicher Lieferantenbewertungen, Obsoleszenz und Frachtkosten, verlorene Zeit, Verschwendung – und sogar Diebstahl. Es wird klar: Werkzeuglager- und Materialverwaltung ist eine umständliche, oft teure Aufgabe.

Gibt es nicht einen besseren Weg?

Wie sich herausstellt, gibt es ihn: Vendor Managed Inventory (VMI) – und obwohl Sie vielleicht noch nicht bereit sind, die Verantwortung für die Bestückung von Werkzeuglager und Regalen an einen externen Anbieter abzugeben, ist VMI möglicherweise der beste Schritt, den ein Unternehmen in Richtung effizienterer Zerspanungsoperationen unternehmen kann.

Das sagt John Smalley, MSC Senior Director of Solutions Strategy and Innovation, und Field Solutions Director Chad G. Himmelman. Beide würden natürlich gerne VMI-Lösungen für Ihren Betrieb anbieten. Doch beide sagen auch: Unabhängig von der Wahl des VMI-Partners und -Systems ist das Wichtigste, dass Betriebe ein klares Verständnis der Vorteile und Fallstricke dieser Supply-Chain-Initiative gewinnen – und zwar bevor sie in den VMI-Pool springen.

Hier sind einige Fragen, die ein typisches Fertigungsunternehmen bei der Bewertung von VMI haben könnte, samt Antworten der beiden Supply-Chain-Management-Experten:

F: Warum nutzen Unternehmen VMI?

A: Vendor-Managed-Inventory-Programme verlagern Kosten und Verantwortung für die Verwaltung von Schlüsselverbrauchs- und C-Teilen auf einen vertrauenswürdigen Partner. Sie konsolidieren Ausgaben auf einen Lieferanten, automatisieren den Procure-to-Pay-Prozess und reduzieren Personalkosten für Wareneingang und Einlagerung. Der Kunde behält jedoch stets die Kontrolle darüber, welche Artikel in die Vereinbarung einbezogen werden, sowie wie oft und in welcher Menge nachgefüllt wird. Das Ergebnis: höhere Effizienz, Beseitigung von Fehlbeständen, Obsoleszenz und Verschwendung.

F: Wie funktioniert Vendor Managed Inventory?

A: Das hängt von der Vereinbarung und den Kundenbedürfnissen ab. VMI kann genau das sein, was der Name beschreibt: ein automatisierter, fast händefreier Ansatz, der den Hersteller von der Last und den Kosten der Werkzeuglager- und Materialverwaltung befreit. Er kann aber auch manueller Natur sein, wobei der Endnutzer Scannen, Bestellfreigabe und Bedarfsplanung mikromanagt.

F: Für welche Arten von Betrieben ist es am besten geeignet?

A: Alle Hersteller können von einem VMI-Programm profitieren, sofern es auf ihren Beschaffungsprozess und Warenbedarf zugeschnitten ist. Ein Lohnfertiger könnte beispielsweise VMI über einen Automaten für seine verschleißenden Werkzeuge nutzen, während Montagebetriebe und Chargenfertiger ein Regallagerprogramm für kostengünstige Verbrauchsmaterialien einsetzen könnten. In jedem Fall vereinfacht ein solches Programm die Lieferkette und reduziert Risiko und Personalkosten, die mit traditioneller Werkzeuglagerverwaltung verbunden sind.

F: Welche Teile und Werkzeuge eignen sich gut für VMI?

A: Einfach gesagt: Praktisch jeder Verbrauchsartikel ist ein VMI-Kandidat. Es gibt traditionelle Regallagerprogramme für Artikel wie Schrauben, Fittings, Batterien und Sicherheitsausrüstung. Cribware oder Barcodescanner können für Lagerbedarf wie Reinigungs- und Instandhaltungsprodukte genutzt werden. Automaten werden oft nah an Fertigungszellen platziert und enthalten kritische Zerspanungsverbrauchsmaterialien – und neuerdings auch persönliche Schutzausrüstung.

F: Können Sie messbare Vorteile oder Erfolgsgeschichten nennen?

A: „Wir sind nicht befugt, individuelle Kundenerfolgsgeschichten zu diskutieren, außer zu sagen, dass die Vorteile eines gut geführten VMI-Programms alle Bereiche einer Fertigungsstätte betreffen“, sagt Smalley. „Das Beschaffungsteam genießt eine Reduzierung der Verbrauchsraten und erhöhte Transparenz der Nutzung. Betriebskosteneinsparungen werden im gesamten Procure-to-Pay-Prozess durch elektronische Bestellplatzierung realisiert. Es gibt auch Personalreduzierung durch Eliminierung von Zykluszählungen und manueller Nachbestellung, zusammen mit höheren Lagerumschlägen, was zu erhöhtem Cashflow führt.“

F: Was sollten Leute wissen, bevor sie eine VMI-Vereinbarung eingehen?

A: Ein VMI-Programm ist ein Commitment – nicht nur gegenüber dem Lieferanten, dem Sie vertrauen, sondern vor allem gegenüber dem Gesamtprozess. Hersteller müssen erkennen, dass Einsparungen durch Automatisierung und Bestandsmanagement erzielt werden. Viel zu viele wollen VMI, investieren aber nicht die nötige Zeit in das Management von Bedarfsänderungen oder, noch wichtiger, in die Annahme der Effizienz, die mit dem Loslassen des Bestellprozesses einhergeht. Schließlich ist es ein Vendor-Managed-Inventory-Programm.

F: Häufige Fehler oder Fallstricke bei der VMI-Implementierung?

A: „Wie gesagt, einige Kunden geben die Kontrolle nicht auf, hinterfragen das System oder bestehen auf manuellen Bestellungen“, fügt Smalley hinzu. „Das ist wie die Investition in ein selbstfahrendes Auto und dann nie das Lenkrad loszulassen. Zusätzlich wählen einige Kunden ungeeignete Waren für ihr Programm. Das könnten Motoren, Getriebe usw. sein, die selten genutzt werden, oder Materialien, die zusätzliche Sicherheit benötigen und einen sicheren Automaten erfordern.“

F: Muss ich in (oder leasen) Automaten investieren? Elektronische Werkzeugkästen?

A: „Jeder VMI-Partner ist anders, aber meiner Meinung nach sollte der Anbieter oder Distributor dieses Material als Teil ihres Lösungsangebots bereitstellen“, merkt Himmelman an. „Es gibt erhebliche Kosten für solche Ausrüstung, daher wird der Kunde wahrscheinlich gebeten, sich zum Geschäftsvolumen mit diesem Lieferanten zu verpflichten, um die Investition auszugleichen. Auf jeden Fall bieten diese Lösungen hervorragende Sicherheit und Echtzeit-Transparenz des verfügbaren Bestands – sodass ausfallbedingte Stillstandzeiten der Vergangenheit angehören.“

F: Was ist mit Werkzeugverwaltungssoftware? Ist das nicht ein wesentlicher Bestandteil jedes VMI-Systems?

A: Werkzeuglagermanagement-Software ist tatsächlich Bestandteil vieler VMI-Lösungen, aber keine Voraussetzung. Viele können in das ERP-System des Unternehmens, ihre TMS (Tool Management Software) und CAD/CAM-Software eingebunden werden oder Informationen mit EDI-Plattformen wie Ariba teilen. Das strafft den Datenfluss zwischen diesen verschiedenen Software- und Cloud-Systemen weiter und öffnet die Tür zu größerer Raffinesse und Transparenz insgesamt.

F: Weitere Ratschläge oder Themen, die wir übersehen haben?

A: Der Wert einer VMI-Lösung liegt nicht in der Ausrüstung oder den Maschinen, sondern in der Leichtigkeit, mit der ein Unternehmen seine Lagerbestände managen kann, und in der höheren Effizienz, die alle Mitarbeiter genießen, die an einem solchen Programm teilnehmen. VMI-Mitarbeiter können Probleme lösen, Optimierungsmöglichkeiten empfehlen und zusätzliche Artikel für eine VMI-Lösung vorschlagen. Zudem bietet es einen digitalen Ansatz zum Bestandsmanagement und ist ein wichtiger Bestandteil jeder Industrie-4.0-Initiative.

Welche Schwierigkeiten oder Vorteile haben Sie bei der Einführung eines Vendor-Managed-Inventory-Systems festgestellt? Teilen Sie Ihre Gedanken und Erkenntnisse in den Kommentaren unten.

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