Die richtige CMMS wählen: Webbasiert vs. On-Premise – Vorteile, Nachteile und Entscheidungsleitfaden

In den letzten Jahren wurden Unternehmen herausgefordert, mit Branchen- und Wirtschaftsanforderungen Schritt zu halten. Um ihren Wettbewerbsvorteil zu wahren, müssen sie Wege finden, ihre Produktivität und Effizienz zu steigern, während sie gleichzeitig die Kosten dabei im Blick behalten. Computerized Maintenance Management Software (CMMS) ist eine Lösung, die zunehmend von Unternehmen gewählt wird, die eine breite Palette von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren abdecken.

Der CMMS-Markt hält ebenfalls Schritt mit den Branchenanforderungen und tut dies, indem er in der Anzahl der verfügbaren Anbieter sowie der Produktlinien, die sie anbieten, wächst. Für diejenigen, die neu in Wartungsmanagementsystemen sind, können diese am besten als hochentwickelte Softwareprogramme beschrieben werden, die Tausende von Datenpunkten nutzen, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt einem Benutzer einen Überblick über den Betrieb einer Anlage oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts liefern können. In Bezug auf Funktionalität bieten CMMS Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell präzise Berichte zu erstellen und sofort festzustellen, welche ihrer Assets vorausschauende & präventive Wartung benötigen. Unterschiede in Systemen beziehen sich allgemein auf Produktfunktionen, Robustheit, Benutzerfreundlichkeit, Einrichtungsoptionen, Support und Kosten.

Obwohl es erhebliche Überschneidungen in den auf dem Markt verfügbaren CMMS-Produkten gibt, sticht ein wesentlicher Differenzierungsfaktor hervor: die Art und Weise, wie die Software bereitgestellt wird; einige Systeme sind „cloud-basiert“, während andere „on-premise“ sind.

Einfach ausgedrückt: Cloud-basierte, manchmal auch als webbasierte Systeme bezeichnete Systeme, verlassen sich darauf, dass der Anbieter die Datenbank des Kunden auf dem Server des Anbieters hostet, wodurch die Anwendung über das Internet zugänglich wird, während On-Premise-Systeme erfordern, dass das Kundenunternehmen seine Daten vor Ort auf eigener Hardware hostet.

Das erstere verlässt sich auf den Anbieter zur Systemwartung, während das letztere auf die Wartung der CMMS-Software und Hardware durch die interne IT-Abteilung angewiesen ist. Bei der Entscheidung zwischen On-Premise vs. webbasierter CMMS-Software sollten die folgenden Vor- und Nachteile berücksichtigt werden:

1. Sicherheit

Die Sicherheit eines Systems hängt weitgehend von der Integrität der Sicherheitsmaßnahmen sowie davon ab, wie konsequent sie vom Endbenutzer eingehalten werden. Cloud-basierte Systeme verfügen über ausgefeilte Datenverschlüsselung, die im Laufe der Zeit routinemäßig aktualisiert wird. CMMS-Anbieter, die webbasierte Bereitstellung anbieten, gehen große Wege, um sicherzustellen, dass die Daten ihrer Kunden sicher sind und Ausfallzeiten minimiert werden. Dies geschieht durch die Nutzung von Drittanbieter-Rechenzentren wie Rackspace, Amazon Web Services oder Microsoft Azure. Verantwortungsvolle Anbieter, die cloudbasierte Bereitstellung anbieten, führen auch häufige Schwachstellen- und Penetrationstests durch, um sicherzustellen, dass die Daten ihrer Kunden nicht kompromittiert und von anderen zugänglich sind. On-Premise-Systeme mögen weniger anfällig für globale Hacking-Bedrohungen sein, verlassen sich aber ausschließlich auf die vom Unternehmen ausgewählte Sicherheitssoftware sowie die Fähigkeiten des internen IT-Personals und die Wachsamkeit der Systembenutzer. Bei cloudbasierten Systemen werden Sicherheitswartung, Firewalls, Upgrades, Patches und Antivirensoftware alle vom Anbieter bereitgestellt; On-Premise-Systeme erfordern, dass diese manuell verwaltet werden.

2. Zugänglichkeit

On-Premise-Systeme erfordern, dass die Software auf einem Unternehmensnetzwerk installiert und konfiguriert wird und nur innerhalb der Einrichtung zugänglich ist. Dies beschränkt Wartungsmanagement-Operationen auf die tatsächliche Einrichtung während der Geschäftszeiten. Andererseits können cloudbasierte CMMS von jedem Computer oder Gerät, das eine Internetverbindung hat, abgerufen werden.

3. Mobiler Zugriff

Einer der attraktivsten Vorteile cloudbasierter CMMS ist ihre Fähigkeit, mit anderen Geräten wie Tablets und Mobiltelefonen sowie Kamera- und Scanner-Plug-in-Tools zu interagieren. Zusammen betrachtet, fügen diese Funktionen dem Wartungssystem Wert hinzu, da sie seine Fähigkeiten erweitern und es ermöglichen, Wartungsmanagement-Arbeit im Feld zu erledigen. Mobiler Zugriff hat es Technikern ermöglicht, auf ihr CMMS zuzugreifen, während sie Geräte reparieren oder präventive Wartungsaufgaben durchführen, anstatt von Papier zu arbeiten und die Software von einem Desktop zu aktualisieren. Es gibt enorme Effizienzgewinne, wenn dies effektiv genutzt wird.

4. CMMS-Kosten

Bei jeder wichtigen Anschaffung wiegt der Kostenfaktor schwer im Entscheidungsprozess. Die Vorab- und laufenden Kosten eines CMMS-Systems zu kennen, ist entscheidend, besonders bei der Entscheidung zwischen On-Premise- und cloudbasierten Plattformen. Beginnend mit den Vorabkosten: On-Premise-Plattformen neigen dazu, das Dreifache der jährlichen Lizenzgebühr webbasierter Systeme zu kosten. Allerdings ist dies eine einmalige Zahlung, da keine zusätzlichen Systemgebühren anfallen. Andererseits ist der Anfangskosten für ein cloudbasiertes System niedriger, aber langfristig sind die mit Lizenzgebühren verbundenen Kosten höher (z. B. jährliche Abonnement-/Lizenzgebühr geschätzt auf 1500 $ pro Jahr für eine kleine Wartungsabteilung). In Bezug auf damit verbundene und/oder laufende Kosten erfordern On-Premise-CMMS-Plattformen Hardware, Firewalls und Antivirensoftware sowie einen IT-Mitarbeiter, der alle Aspekte der Systemfunktionalität einschließlich Installation, Dateneingabe, Upgrades, Sicherheit und Mitarbeiterschulung wartet und verwaltet. Cloudbasierte CMMS erfordern diese zusätzlichen Kosten nicht, da Systemunterstützungen einschließlich Software-Updates, System-Upgrades, Sicherheit, technischem Support sowie Tutorials für interne Dateneingabe und Mitarbeiter-Onboarding in jährliche Lizenzgebühren gebündelt sind (mit Ausnahme von Vor-Ort-Inventur-Audits und Mitarbeiter-Onboarding). Während On-Premise-Systeme CMMS-Käufern volle Autonomie bieten, hängen cloudbasierte Systeme von einer laufenden Anbieterbeziehung ab, um die Datenverfügbarkeit zu erhalten.

5. Bequemlichkeit

Der Hauptvorteil von On-Premise-CMMS ist, dass sie Unternehmen volle Kontrolle und Anpassbarkeit ihrer Systeme bieten. Diese CMMS-Features können für Unternehmen wichtig sein, die im Wandel sind, auf einer Wachstumskurve sind oder nicht unbedingt in die Parameter passen, die cloudbasierte Systeme bieten. Andererseits sind cloudbasierte Systeme als benutzerfreundlich bekannt und erfordern keine technische Erfahrung über Mausklicks oder Geräte-Tippen hinaus, damit Mitarbeiter sie nutzen können.

Unternehmen, die Wartungssoftware kaufen möchten, müssen CMMS-Anbieter und ihre Produkte sorgfältig recherchieren und diese basierend auf ihren Bedürfnissen, Geschäftszielen, Personalressourcen und Budget bewerten. Während der Trend zu webbasierten CMMS geht, bedeutet dies nicht, dass On-Premise-Plattformen eine weniger lebensfähige Option sind. Die Wahl der Systemplattformen bietet einfach mehr Optionen zur Auswahl.