Vier Inventar-Kontrollsysteme im Vergleich: Perpetual vs. Periodic und unterstützende Management-Lösungen

Inventar-Kontrollsysteme sind Technologielösungen, die alle Aspekte der Inventaraufgaben einer Organisation integrieren – einschließlich Versand, Einkauf, Wareneingang, Lagerhaltung, Umschlag, Tracking und Nachbestellung. Während es einige Debatte über die Unterschiede zwischen Inventarmanagement und Inventarkontrolle gibt, ist die Wahrheit: Ein gutes Inventar-Kontrollsystem deckt alles ab, indem es einen ganzheitlichen Ansatz für Inventar verfolgt und Organisationen befähigt, Lean-Praktiken zu nutzen, um Produktivität und Effizienz entlang der Lieferkette zu optimieren, während das richtige Inventar an den richtigen Standorten vorhanden ist, um Kundenerwartungen zu erfüllen.

Doch es gibt heute zwei Haupttypen von Inventar-Kontrollsystemen: Perpetual-Inventarsysteme (permanente Inventur) und Periodic-Inventarsysteme (periodische Inventur). Innerhalb dieser Systeme werden zwei Haupttypen von Inventarmanagement-Systemen – Barcode-Systeme und Radio-Frequency-Identification (RFID)-Systeme – zur Unterstützung des gesamten Inventar-Kontrollprozesses eingesetzt:

• Haupttypen von Inventar-Kontrollsystemen:
  • Perpetual Inventory System (Perpetuelles Inventarsystem)
  • Periodic Inventory System (Periodisches Inventarsystem)
• Typen von Inventarmanagement-Systemen innerhalb von Inventar-Kontrollsystemen:
  • Barcode-System
  • Radio Frequency Identification (RFID) System

Inventar-Kontrollsysteme helfen Ihnen, Inventar zu verfolgen und liefern die Daten, die Sie benötigen, um es zu kontrollieren und zu managen. Egal für welchen Typ Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass er Folgendes umfasst: ein System zur Identifikation von Inventarartikeln und deren Informationen (wie Barcode-Etiketten oder Asset-Tags); Hardware-Tools zum Scannen von Barcode-Etiketten oder RFID-Tags; eine zentrale Datenbank für alle Inventarbestände sowie die Fähigkeit, Daten zu analysieren, Berichte zu generieren und Nachfrage zu prognostizieren; sowie Prozesse für Etikettierung, Dokumentation und Berichterstattung von Inventar zusammen mit einer bewährten Inventar-Methodik wie Just-in-Time, ABC-Analyse, First-In-First-Out (FIFO) oder Last-In-First-Out (LIFO).

Lesen Sie weiter, um mehr über die Inventartypen und die Arten von Inventar-Kontrollsystemen und Inventarmanagement-Apps zu erfahren, die Unternehmen helfen, ihr Inventar effizienter zu verwalten.

Was sind die 4 Inventartypen?

Bevor wir ins Detail zu den Arten von Inventar-Kontrollsystemen gehen, ist es wichtig, die verschiedenen Inventartypen zu verstehen.

Generell lässt sich Inventar in vier primäre Klassifizierungen einteilen:

• Rohmaterialien – Rohmaterialien sind Inventarartikel, die im Fertigungsprozess zur Erstellung von Fertigprodukten verwendet werden. Was für ein Unternehmen als Rohmaterial gilt, kann für ein anderes Fertigprodukte sein. Beispiel: Ein Unternehmen, das Teile oder Komponenten für Maschinen oder Geräte herstellt, betrachtet diese Komponenten als Fertigprodukte. Ein Hersteller, der diese Komponenten für seinen Fertigungsprozess einkauft, betrachtet dieselben Komponenten als Rohmaterialien. Rohmaterialien können Dinge wie Papier oder Stahl, Schrauben und Muttern, Chemikalien, Räder und andere Artikel umfassen.
• Arbeit in Prozess (Work-in-Progress) – Work-in-Progress (WIP) Inventar umfasst Artikel, die derzeit verarbeitet werden. WIP-Inventar kann Rohmaterialien und Komponenten umfassen, die den Fertigungsprozess durchlaufen, um Fertigprodukte herzustellen, sowie fertige Artikel, die auf endgültige Inspektion oder Qualitätskontrolle warten. Nach Abschluss dieser letzten Schritte würden diese fertigen Artikel als Fertigprodukte gelten.
• Fertigprodukte – Fertigprodukte umfassen alle abgeschlossenen Artikel, die zum Verkauf an den Endkunden bereit sind.
• MRO-Güter – MRO steht für Maintenance, Repair and Operating Supplies (Wartung, Reparatur und Betriebsvorräte). MRO-Inventar besteht aus Artikeln, die für den Betrieb notwendig sind, wie Ausrüstung und Maschinen, und den Artikeln, die für die Wartung von Ausrüstung und Infrastruktur benötigt werden. Das bedeutet, MRO-Inventar kann auch Artikel umfassen, die manchmal als Rohmaterialien betrachtet werden, in diesem Fall aber im Wesentlichen Ersatzteile sind. Schrauben und Muttern sind ein gutes Beispiel. Wenn Schrauben und Muttern vorrätig sind, um Fertigprodukte zu montieren, würden sie als Rohmaterialien klassifiziert. Zusätzliche Schrauben und Muttern, die ein Unternehmen zur Reparatur von Ausrüstung auf Lager hält, werden als MRO klassifiziert. Andere Beispiele für MRO-Inventar sind Reinigungsmittel wie Reinigungslösungen, Mopps und Besen, Werkzeuge, Verpackungsmaterialien, Uniformen und Handschuhe sowie Bürovorkehrungen wie Papier, Stifte, Taschenrechner, Druckertinte und andere Artikel.

Inventar kann je nach Branche, Unternehmensbetrieb und den verwalteten Inventartypen weiter klassifiziert werden. Unternehmen, die Fertigprodukte einkaufen und mit Aufschlag an Kunden verkaufen, haben nur einen Inventartyp, genannt Handelswaren-Inventar (Merchandising Inventory).

Einige Unternehmen, wie Hersteller, müssen eine Vielzahl von Inventar in verschiedenen Klassifizierungen verwalten, was effizientes Inventar-Tracking unerlässlich macht. Um Inventar effektiv zu managen, wird eine Inventar-Tracking-Lösung mit einer Inventar-Kontroll-App oder Inventarmanagement-App gekoppelt.

Wie funktionieren Inventar-Kontrollsysteme?

Inventar-Kontrollsysteme, wie Inventar-Kontroll-Apps, bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen helfen, verschiedene Inventartypen zu managen. Inventar-Kontrollsysteme bestehen typischerweise aus Inventarmanagement-Apps, gekoppelt mit Barcode-Tagging zur Identifikation von Inventar-Assets; Informationen zu jedem Artikel werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. Barcode-Etiketten dienen als Inventar-Tracker, die es Nutzern ermöglichen, Informationen zum Artikel in einem Computersystem abzurufen – wie den Artikelpreis, die Anzahl der Artikel auf Lager, den Standort eines Artikels im Lager und mehr.

Die besten Inventar-Kontroll-Apps sind mobil-kompatibel, mit Begleit-Apps, die es Nutzern erlauben, Inventar zu tracken und zu managen, während sie sich durch eine Anlage oder von Standort zu Standort bewegen. Es gibt viele Inventar-Tracking-Apps für Smartphones, einige davon mobil-exklusiv, andere mit Desktop-Anwendungen, um Inventar von jedem Gerät aus zu tracken. Es gibt auch viele Inventar-Tracking-Apps, die speziell auf die Bedürfnisse von Lagerleitern zugeschnitten sind. Bei der Suche nach einer Inventarmanagement-App sollten Sie nach Funktionen suchen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen – wie Auslöser-Warnungen, wenn Inventarlevel vordefinierte Schwellenwerte erreichen, Nachbestellfunktionen und Analyse und Reporting zur Unterstützung von Funktionen wie Prognose.

Die 2 Typen von Inventar-Kontrollsystemen

Nachdem wir die Grundlagen von Inventar und der Funktionsweise von Inventar-Kontrollsystemen im Allgemeinen abgedeckt haben, besprechen wir die zwei Haupttypen von Inventar-Kontrollsystemen.

Perpetual Inventory System (Perpetuelles Inventarsystem)

Bei einem Perpetual Inventory System werden Inventaraufzeichnungen kontinuierlich aktualisiert und Zugänge und Abgänge erfasst, wenn Inventarartikel eingehen, aus dem Bestand verkauft, von einem Standort an einen anderen verschoben, aus dem Inventar kommissioniert oder verschrottet werden. Einige Organisationen bevorzugen Perpetual-Inventarsysteme, weil sie aktuelle Inventarinformationen liefern und minimale physische Inventurzählungen besser handhaben. Perpetual-Inventarsysteme werden auch für Inventar-Tracking bevorzugt, weil sie bei ordnungsgemäßer Verwaltung kontinuierlich genaue Ergebnisse liefern. Dieser Typ von Inventar-Kontrollsystem funktioniert am besten in Verbindung mit einer Datenbank für Inventarmengen und Lagerplätze, die in Echtzeit von Lagermitarbeitern mittels Barcode-Scannern aktualisiert wird. Inventarmanagement-Apps sind Perpetual-Inventarsysteme.

Es gibt einige Herausforderungen bei Perpetual-Inventarsystemen. Erstens können diese Systeme nicht manuell gewartet werden und erfordern spezialisierte Ausrüstung und Software, was zu höheren Implementierungskosten führt – besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Lagern. Regelmäßige Wartung und Upgrades sind notwendig, was ebenfalls kostspielig werden kann. Eine weitere Herausforderung: Aufgezeichnetes Inventar spiegelt möglicherweise nicht das tatsächliche Inventar wider, da keine periodischen physischen Inventurzählungen durchgeführt werden – eine notwendige Aktivität, selbst wenn Inventar-Tracker genutzt werden. Das Resultat: Fehler, gestohlene Artikel und unsachgemäß gescannte Artikel beeinflussen die aufgezeichneten Inventaraufzeichnungen und führen dazu, dass sie nicht mit den tatsächlichen Inventarzählungen übereinstimmen.

Periodic Inventory System (Periodisches Inventarsystem)

Periodische Inventarsysteme tracken Inventar nicht täglich; vielmehr ermöglichen sie Organisationen, die Anfangs- und Endbestandsmengen während eines bestimmten Zeitraums zu kennen. Diese Systeme tracken Inventar mittels physischer Inventurzählungen. Wenn die physische Inventur abgeschlossen ist, verschiebt sich der Saldo im Einkaufskonto in das Inventarkonto und wird an den Kosten des Endbestands angepasst. Organisationen können wählen, ob sie die Kosten des Endbestands mittels LIFO- oder FIFO-Inventar-Buchhaltungsmethoden oder einer anderen Methode berechnen; beachten Sie, dass der Anfangsbestand der Endbestand der vorherigen Periode ist.

Es gibt einige Nachteile bei periodischen Inventarsystemen. Erstens werden normale Geschäftsaktivitäten während der physischen Inventurzählung nahezu unterbrochen. Daher können Mitarbeiter ihre physischen Zählungen aufgrund von Zeitdruck überstürzen. Periodische Inventarsysteme nutzen typischerweise keine Inventar-Tracker, sodass Fehler und Betrug häufiger vorkommen können, da keine kontinuierliche Kontrolle über das Inventar besteht. Es wird auch schwieriger, Diskrepanzen in Inventarzählungen zu identifizieren, wenn ein periodisches Inventar-Kontrollsystem verwendet wird, da viel Zeit zwischen den Zählungen vergeht. Der Arbeitsaufwand, der für periodische Inventar-Kontrollsysteme erforderlich ist, macht sie besser für kleinere Unternehmen geeignet.

Barcode-Inventarsysteme

Inventarmanagement-Systeme mit Barcode-Technologie sind genauer und effizienter als manuelle Prozesse. Als Teil eines Gesamt-Inventar-Kontrollsystems aktualisieren Barcode-Systeme Inventarlevel automatisch, wenn Mitarbeiter sie mit einem Barcode-Scanner oder Mobilgerät scannen. Die Vorteile der Verwendung von Barcoding in Ihren Inventarmanagement-Prozessen sind zahlreich und umfassen:

• Genauen Aufzeichnungen aller Inventartransaktionen
• Beseitigung zeitaufwändiger Dateneingabefehler, die häufig bei manuellen oder Papier-Systemen auftreten
• Beseitigung manueller Dateneingabefehler
• Einfaches und schnelles Scannen
• Automatische Aktualisierung des verfügbaren Bestands
• Aufzeichnung von Transaktionshistorien und einfache Ermittlung von Mindestbeständen und Nachbestellmengen
• Vereinfachung von Dokumentation und Reporting
• Schneller Return on Investment (ROI)
• Erleichterung der Bewegung von Inventar innerhalb von Lagern und zwischen mehreren Standorten sowie vom Wareneingang zur Kommissionierung, Verpackung und Versand

Radio Frequency Identification (RFID) Inventarsysteme

Radio-Frequency-Identification (RFID) Inventarsysteme nutzen aktive und passive Technologie zur Verwaltung von Inventarbewegungen. Aktive RFID-Technologie verwendet feste Tag-Reader im gesamten Lager; RFID-Tags passieren den Reader, und die Bewegung wird in der Inventarmanagement-Software aufgezeichnet. Aus diesem Grund eignen sich aktive Systeme am besten für Organisationen, die Echtzeit-Inventar-Tracking benötigen oder bei denen Inventarsicherheit ein Problem war. Passive RFID-Technologie hingegen erfordert die Verwendung von Handheld-Readern zur Überwachung von Inventarbewegungen. Wenn ein Tag gelesen wird, werden die Daten von der Inventarmanagement-Software aufgezeichnet. RFID-Technologie hat eine Lesereichweite von ca. 40 Fuß mit passiver Technologie und 300 Fuß mit aktiver Technologie.

RFID-Inventarmanagement-Systeme haben einige Herausforderungen. Erstens sind RFID-Tags weit teurer als Barcode-Etiketten; daher werden sie typischerweise für höherwertige Güter verwendet. RFID-Tags sind auch bekannt für Interferenzprobleme, besonders in Umgebungen mit viel Metall oder Flüssigkeiten. Der Übergang zu RFID-Ausrüstung kostet zudem viel, und Ihre Lieferanten, Kunden und Transportunternehmen benötigen ebenfalls die erforderliche Ausrüstung. Zusätzlich tragen RFID-Tags mehr Daten als Barcode-Etiketten, was bedeutet, dass Ihr System und Ihre Server mit zu vielen Informationen überlastet werden können.

Bei der Wahl eines Inventar-Kontrollsystems für Ihre Organisation sollten Sie zuerst entscheiden, ob ein Perpetual-Inventarsystem oder ein Periodic-Inventarsystem am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Wählen Sie dann ein Barcode-System oder RFID-System zur Verwendung in Verbindung mit Ihrem Inventar-Kontrollsystem für eine Komplettlösung, die Ihnen Transparenz in Ihr Inventar ermöglicht – für verbesserte Genauigkeit beim Scannen, Tracken, Aufzeichnen und Berichten von Inventarbewegungen.

Bilder via Pixabay von icondigital und Flickr von Naval Surface Warriors