4 Arten von Bestandskontrollsystemen:Fortlaufende vs. periodische Bestandskontrolle und die sie unterstützenden Bestandsverwaltungssysteme

Bestandskontrollsysteme sind Technologielösungen, die alle Aspekte der Bestandsaufgaben eines Unternehmens integrieren, einschließlich Versand, Einkauf, Empfang, Lagerhaltung, Umschlag, Nachverfolgung und Nachbestellung. Während es einige Diskussionen über die Unterschiede zwischen Bestandsverwaltung und Bestandskontrolle gibt, ist die Wahrheit, dass ein gutes Bestandskontrollsystem alles kann, indem es einen ganzheitlichen Ansatz für die Bestandsaufnahme verfolgt und Unternehmen in die Lage versetzt, schlanke Praktiken zur Optimierung von Produktivität und Effizienz entlang der Lieferkette einzusetzen und gleichzeitig über das richtige Inventar an den richtigen Standorten zu verfügen, um die Kundenerwartungen zu erfüllen.

Abgesehen davon gibt es heute zwei verschiedene Arten von Bestandskontrollsystemen:permanente Bestandssysteme und periodische Bestandssysteme. Innerhalb dieser Systeme werden zwei Haupttypen von Bestandsverwaltungssystemen – Strichcodesysteme und Funkfrequenzidentifikationssysteme (RFID) – verwendet, um den gesamten Bestandskontrollprozess zu unterstützen:

• Haupttypen von Bestandskontrollsystemen:
  • Perpetual Inventory System
  • Periodisches Inventarsystem
• Arten von Bestandsverwaltungssystemen innerhalb von Bestandskontrollsystemen:
  • Barcode-System
  • RFID-System (Radio Frequency Identification)

Bestandskontrollsysteme helfen Ihnen bei der Bestandsverfolgung und liefern Ihnen die Daten, die Sie zur Kontrolle und Verwaltung benötigen. Unabhängig davon, für welche Art von Bestandskontrollsystem Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass es ein System zur Identifizierung von Bestandsartikeln und deren Informationen enthält, einschließlich Barcode-Etiketten oder Asset-Tags; Hardware-Tools zum Scannen von Barcode-Etiketten oder RFID-Tags; eine zentrale Datenbank für alle Bestände zusätzlich zu der Möglichkeit, Daten zu analysieren, Berichte zu erstellen und die Nachfrage zu prognostizieren; und Prozesse zur Kennzeichnung, Dokumentation und Berichterstellung von Beständen zusammen mit einer bewährten Bestandsmethodik wie Just-in-Time, ABC-Analyse, First-In oder First-Out (FIFO) oder Last-In-First-Out (LIFO).

Lesen Sie weiter, um mehr über die Arten von Inventar und die Arten von Inventarkontrollsystemen und Inventarverwaltungs-Apps zu erfahren, die Unternehmen dabei helfen können, ihr Inventar effizienter zu verwalten.

Was sind die 4 Arten von Inventar?

Bevor Sie auf Einzelheiten zu den Arten von Bestandskontrollsystemen eingehen, ist es wichtig, die verschiedenen Bestandsarten zu verstehen.

Im Allgemeinen kann Inventar in vier primäre Klassifikationen eingeteilt werden:

• Rohstoffe – Rohstoffe sind Bestandsartikel, die im Herstellungsprozess zur Herstellung fertiger Waren verwendet werden. Was für ein Unternehmen als Rohmaterial gilt, kann für ein anderes als fertiges Produkt angesehen werden. Beispielsweise würde ein Unternehmen, das Teile oder Komponenten für Maschinen oder Anlagen herstellt, diese Komponenten als fertige Waren betrachten. Ein Hersteller, der diese Komponenten zur Verwendung in seinem Herstellungsprozess kauft, würde dieselben Komponenten als Rohmaterialien betrachten. Rohstoffe können aus Dingen wie Papier oder Stahl, Schrauben und Muttern, Chemikalien, Rädern und anderen Gegenständen bestehen.
• In Bearbeitung – Work-in-Progress (WIP)-Inventar umfasst Artikel, die derzeit verarbeitet werden. Der WIP-Bestand kann Rohmaterialien und Komponenten umfassen, die den Herstellungsprozess durchlaufen, um fertige Waren herzustellen, sowie fertige Artikel, die auf die Endkontrolle oder Qualitätskontrolle warten. Nachdem diese letzten Schritte abgeschlossen sind, gelten diese fertigen Artikel als fertige Waren.
• Fertigware – Fertigwaren sind alle fertigen Artikel, die für den Verkauf an den Endkunden bereit sind.
• MRO-Güter – MRO steht für Maintenance, Repair and Operating Supplies. MRO-Inventar besteht aus Artikeln, die für den Betrieb notwendig sind, wie Ausrüstung und Maschinen, und den Artikeln, die für die Wartung von Ausrüstung und Infrastruktur benötigt werden. Das bedeutet, dass der MRO-Bestand auch Artikel enthalten kann, die manchmal als Rohstoffe gelten, in diesem Fall aber im Wesentlichen Ersatzteile sind. Schrauben und Muttern sind ein gutes Beispiel. Wenn Schrauben und Muttern zur Verfügung stehen, um fertige Produkte zusammenzubauen, werden sie als Rohstoffe klassifiziert. Zusätzliche Muttern und Schrauben, die ein Unternehmen zur Reparatur von Geräten auf Lager hält, werden dagegen als MRO klassifiziert. Weitere Beispiele für MRO-Inventar sind Hausmeisterbedarf wie Reinigungslösungen, Mopps und Besen, Werkzeuge, Verpackungsmaterialien, Uniformen und Handschuhe sowie Bürobedarf wie Papier, Stifte, Taschenrechner, Druckertinte und andere Artikel.

Das Inventar kann je nach Branche, Geschäftstätigkeit des Unternehmens und Art des vom Unternehmen verwalteten Inventars auf verschiedene Weise weiter klassifiziert werden. Unternehmen, die fertige Waren kaufen und mit einem Aufschlag an Kunden verkaufen, haben nur eine Art von Inventar, das als Merchandising-Inventar bezeichnet wird.

Einige Unternehmen, wie z. B. Hersteller, müssen eine Vielzahl von Beständen in verschiedenen Klassifizierungen verwalten, was eine effiziente Bestandsverfolgung zu einem Muss macht. Um den Bestand effektiv zu verwalten, wird eine Bestandsverfolgungslösung mit einer Bestandskontroll-App oder einer Bestandsverwaltungs-App gekoppelt.

Wie funktionieren Warenwirtschaftssysteme?

Warenwirtschaftssysteme, wie z. B. Warenwirtschafts-Apps, bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen bei der Verwaltung verschiedener Arten von Warenbeständen unterstützen. Bestandskontrollsysteme bestehen in der Regel aus Bestandsverwaltungs-Apps, die mit Barcode-Tagging gekoppelt sind, um Bestandsgüter zu identifizieren, und Informationen zu jedem Artikel werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. Barcode-Etiketten dienen als Bestandsverfolgung, sodass Benutzer Informationen über den Artikel in einem Computersystem abrufen können, z. B. den Preis des Artikels, die Anzahl der Artikel auf Lager, den Standort eines Artikels in einem Lagerhaus und mehr.

Die besten Bestandskontroll-Apps sind mobilkompatibel, mit begleitenden Apps, die es Benutzern ermöglichen, Inventar zu verfolgen und zu verwalten, während sie sich in einer Einrichtung oder von Standort zu Standort bewegen. Es gibt viele Bestandsverfolgungs-Apps für Smartphones, von denen einige nur für Mobilgeräte verfügbar sind, während andere über Desktop-Anwendungen verfügen, mit denen Benutzer den Bestand von jedem Gerät aus verfolgen können. Es gibt auch viele Bestandsverfolgungs-Apps, die speziell auf die Bedürfnisse von Lagerverwaltern zugeschnitten sind. Achten Sie bei der Suche nach einer Bestandsverwaltungs-App auf Funktionen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen, z. B. das Auslösen von Warnungen, wenn der Bestand vordefinierte Schwellenwerte erreicht, Nachbestellfunktionen sowie Analysen und Berichte zur Unterstützung von Funktionen wie Prognosen.

Die 2 Arten von Bestandskontrollsystemen

Nachdem wir nun die Grundlagen des Inventars und die Funktionsweise von Inventarkontrollsystemen im Allgemeinen behandelt haben, wollen wir die zwei Haupttypen von Inventarkontrollsystemen besprechen.

Perpetual Inventory System

Wenn Sie ein kontinuierliches Bestandssystem verwenden, aktualisiert es kontinuierlich Bestandsaufzeichnungen und -konten für Hinzufügungen und Abzüge, wenn Bestandsartikel empfangen, aus dem Lager verkauft, von einem Standort an einen anderen bewegt, aus dem Bestand entnommen und verschrottet werden. Einige Organisationen bevorzugen kontinuierliche Bestandssysteme, da sie aktuelle Bestandsinformationen liefern und minimale physische Bestandszahlen besser bewältigen können. Fortlaufende Bestandssysteme werden auch für die Bestandsverfolgung bevorzugt, da sie bei ordnungsgemäßer Verwaltung kontinuierlich genaue Ergebnisse liefern. Diese Art von Bestandskontrollsystem funktioniert am besten, wenn es in Verbindung mit verwendet wird eine Datenbank mit Bestandsmengen und Lagerplätzen, die in Echtzeit von Lagerarbeitern mit Barcode-Scannern aktualisiert wird. Bestandsverwaltungs-Apps sind fortlaufende Bestandssysteme.

Mit Perpetual Inventory-Systemen sind einige Herausforderungen verbunden. Erstens können diese Systeme nicht manuell gewartet werden und erfordern spezielle Geräte und Software, was zu höheren Implementierungskosten führt, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Lagern. Periodische Wartung und Upgrades sind für Perpetual Inventory-Systeme erforderlich, was ebenfalls kostspielig werden kann. Eine weitere Herausforderung bei der Verwendung eines permanenten Bestandssystems besteht darin, dass der aufgezeichnete Bestand möglicherweise nicht den tatsächlichen Bestand im Laufe der Zeit widerspiegelt, da keine regelmäßigen physischen Bestandszählungen durchgeführt werden, eine notwendige Aktivität, selbst wenn Bestandsverfolgungssysteme verwendet werden. Das Ergebnis ist, dass Fehler, gestohlene Artikel und unsachgemäß gescannte Artikel die aufgezeichneten Bestandsaufzeichnungen beeinträchtigen und dazu führen, dass sie nicht mit den tatsächlichen Bestandszahlen übereinstimmen.

Periodisches Inventarsystem

Periodische Bestandssysteme verfolgen den Bestand nicht täglich; Vielmehr ermöglichen sie es Unternehmen, den Anfangs- und Endbestand während eines bestimmten Zeitraums zu kennen. Diese Arten von Bestandskontrollsystemen verfolgen den Bestand anhand von Inventurzählungen. Wenn die physische Bestandsaufnahme abgeschlossen ist, wird der Saldo des Einkaufskontos auf das Bestandskonto verschoben und angepasst, um den Kosten des Endbestands zu entsprechen. Organisationen können wählen, ob sie die Kosten für das Beenden des Bestands mithilfe von LIFO- oder FIFO-Bestandsbuchhaltungsmethoden oder einer anderen Methode berechnen möchten; Denken Sie daran, dass der Anfangsbestand der Endbestand des vorherigen Zeitraums ist.

Die Verwendung eines periodischen Inventarsystems hat einige Nachteile. Erstens, wenn die Inventurzählungen abgeschlossen sind, werden die normalen Geschäftsaktivitäten fast eingestellt. Infolgedessen können sich Arbeiter aufgrund von Zeitbeschränkungen mit ihren körperlichen Zählungen beeilen. Periodische Bestandssysteme verwenden normalerweise keine Bestandsverfolgung, sodass Fehler und Betrug häufiger auftreten können, da keine kontinuierliche Kontrolle über den Bestand besteht. Es wird auch schwieriger zu identifizieren, wo Abweichungen in Bestandszählungen auftreten, wenn ein periodisches Bestandskontrollsystem verwendet wird, da zwischen den Zählungen so viel Zeit vergeht. Aufgrund des Arbeitsaufwands, der für regelmäßige Bestandskontrollsysteme erforderlich ist, eignen sie sich besser für kleinere Unternehmen.

Barcode-Inventarsysteme

Bestandsverwaltungssysteme mit Barcode-Technologie sind genauer und effizienter als solche mit manuellen Prozessen. Bei Verwendung als Teil eines umfassenden Bestandskontrollsystems aktualisieren Barcodesysteme die Lagerbestände automatisch, wenn Mitarbeiter sie mit einem Barcodescanner oder Mobilgerät scannen. Die Vorteile der Verwendung von Barcodes in Ihren Bestandsverwaltungsprozessen sind zahlreich und beinhalten:

• Genaue Aufzeichnungen aller Bestandstransaktionen
• Beseitigung zeitraubender Datenfehler, die häufig bei manuellen oder Papiersystemen auftreten
• Beseitigung von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe
• Einfaches und schnelles Scannen
• Aktualisiert den verfügbaren Bestand automatisch
• Erfassen Sie Transaktionsverläufe und bestimmen Sie ganz einfach Mindestmengen und Nachbestellmengen
• Dokumentation und Berichterstellung optimieren
• Schneller Return on Investment (ROI)
• Erleichtern Sie die Bewegung von Inventar innerhalb von Lagern und zwischen mehreren Standorten und vom Wareneingang bis zur Kommissionierung, Verpackung und dem Versand

RFID-Inventarsysteme (Radio Frequency Identification)

Bestandssysteme mit Funkfrequenzidentifikation (RFID) verwenden aktive und passive Technologien, um Bestandsbewegungen zu verwalten. Die aktive RFID-Technologie verwendet fest installierte Tag-Lesegeräte im gesamten Lager; RFID-Tags passieren das Lesegerät und die Bewegung wird in der Bestandsverwaltungssoftware erfasst. Aus diesem Grund eignen sich aktive Systeme am besten für Unternehmen, die Bestandsverfolgung in Echtzeit benötigen oder bei denen die Bestandssicherheit ein Problem darstellt. Passive RFID-Technologie hingegen erfordert die Verwendung von Handlesegeräten zur Überwachung der Bestandsbewegungen. Beim Lesen eines Tags werden die Daten von der Bestandsverwaltungssoftware erfasst. Die RFID-Technologie hat eine Lesereichweite von ungefähr 40 Fuß mit passiver Technologie und 300 Fuß mit aktiver Technologie.

RFID-Bestandsverwaltungssysteme haben einige damit verbundene Herausforderungen. Erstens sind RFID-Tags viel teurer als Barcode-Etiketten; Daher werden sie typischerweise für höherwertige Waren verwendet. Es ist auch bekannt, dass RFID-Tags Interferenzprobleme haben, insbesondere wenn Tags in Umgebungen mit viel Metall oder Flüssigkeiten verwendet werden. Außerdem kostet die Umstellung auf RFID-Ausrüstung viel Geld, und auch Ihre Lieferanten, Kunden und Transportunternehmen müssen über die erforderliche Ausrüstung verfügen. Darüber hinaus enthalten RFID-Tags mehr Daten als Barcode-Etiketten, was bedeutet, dass Ihr System und Ihre Server mit zu vielen Informationen überlastet werden können.

Bei der Auswahl eines Bestandskontrollsystems für Ihr Unternehmen sollten Sie zunächst entscheiden, ob ein kontinuierliches Bestandssystem oder ein periodisches Bestandssystem für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Wählen Sie dann ein Barcode- oder RFID-System zur Verwendung in Verbindung mit Ihrem Bestandskontrollsystem für eine Komplettlösung, die es Ihnen ermöglicht, Einblick in Ihren Bestand zu erhalten, um die Genauigkeit beim Scannen, Verfolgen, Aufzeichnen und Melden von Bestandsbewegungen zu verbessern.

Bilder via Pixabay von icondigital und Flickr von Naval Surface Warriors