Smart Factory voranbringen: Dokumentation mit digitalen Lösungen standardisieren

Wird Industrie 4.0 ohne Dokumente funktionieren? Nichts deutet darauf hin, im Gegenteil. Alles legt nahe, dass das Dokumentationssystem nicht nur die Basis aller industriellen Tätigkeit bleiben wird, sondern dank der Digitalisierung dieser Tätigkeit auch ein Vektor für Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit wird. Die Standardisierung der Dokumentation spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Digitale Dokumentation: Eckpfeiler der Industrie der Zukunft

Gestern, heute und erst recht in der Zukunft bleibt Dokumentation ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Wenn ihre Bedeutung nie in Zweifel stand, so hat sich doch die Wahrnehmung je nach Epoche gewandelt. Einst als notwendiges Übel betrachtet – als Tätigkeit, die schwer auf der Organisation lastet –, wird sie heute als Asset für Kommunikation, Leistung und Wettbewerbsfähigkeit gesehen.

Doch um diesen Status zu bewahren, darf sie offensichtlich nicht beliebig gehandhabt werden. Industrielle Dokumente und ihr Management spielen eine zentrale Rolle im Qualitätsmanagement. Als solches stellen sie zwei Schlüsselaspekte sicher:

• Dass Informationen zum Funktionieren der Organisation (hier das Unternehmen) den Akteuren, die sie benötigen, gut zugänglich gemacht werden
• Kenntnis, Anwendung und Kontrolle von Prozessen und Best Practices

Die Erfüllung dieser Funktionen erfordert jedoch, dass Industriedokumentation vereinfacht und standardisiert wird.

Der Wechsel zum Digitalen erleichtert diesen Ansatz, insbesondere dank Softwarelösungen für digitale Arbeitsanweisungen, die der Industrie und ihren Standards gewidmet sind.

Standardisierte Dokumentation: Einfacher zu verwalten und zu aktualisieren

Die Standardisierung von Dokumentationsmedien vereinfacht deren Verwaltung. Wenn ein Modell, ein Implementierungsschema für eine gegebene Aktivität vorliegt, genügt es im Prinzip, es vor sich zu haben und auf letztere anzuwenden, um ein vordefiniertes Ergebnis zu erzielen. Die Dokumentation entzieht sich dieser Logik nicht. Die Implementierung von Standards im Management von Referenzdokumenten spart Zeit und hilft, Kosten zu senken. Kurz gesagt: Sie ermöglicht effizienteres Arbeiten.

Die Dematerialisierung von Medien unterstützt diese Dokumentenmodellierung, indem sie durch Informationstechnologien Werkzeuge bereitstellt, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Unternehmen in diesem Bereich angepasst sind. Betriebsanweisungen, Qualitätshandbücher, diverse Berichte und andere Dokumenttypen erfordern alle Standardisierung gekoppelt mit Digitalisierung, um optimale Prozessbereitstellung und -kontrolle zu gewährleisten. Dies ist eine der großen Entwicklungen, die die Industrie 4.0 kennzeichnen.

Einmal mehr werden Softwarelösungen für digitale Arbeitsanweisungen es ermöglichen, die Form von Betriebsanweisungen zu standardisieren, aber auch deren Verwaltung zu erleichtern – für ein einziges Ziel: Die richtige strukturierte und standardisierte Information zur richtigen Zeit an die richtige Person liefern.

Dokumentstandardisierung: Garant für Leistung

Wie wir gerade gesehen haben, sind Standardisierung und Vereinfachung zwei eng verbundene Konzepte.

In dieser Perspektive ist die 3U-Regel (Nützlich, Nutzbar, Genutzt) angebracht. Sie wird auf die Standardisierung industrieller Dokumentation angewendet, indem sie die drei Fragen beantwortet, aus denen sie besteht:

• Nützlich? → Das erstellte Dokument muss einen Bedarf decken. Es muss ein Werkzeug zur Ausführung einer Aktivität und zum Erreichen der vordefinierten Ergebnisse sein.
• Nutzbar? → Das Dokument muss perfekt lesbar, praktisch, leicht zugänglich und leicht anwendbar sein.
• Genutzt? → Das Dokument muss tatsächlich vom Mitarbeiter verwendet werden, für den es bestimmt ist, an seinem Arbeitsplatz.

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