Vor- und Nachteile von Arbeitsauftragsverfolgungssoftware

Haben Sie diese YouTube-Videos zum Einrichten von Tabellen zum Verwalten und Verfolgen von Arbeitsaufträgen gesehen? Wartungsmanager, die sich über Spaltenbreiten Gedanken machen mussten, waren nicht immer eine große Zeitverschwendung, aber jetzt ist es das sicher.

In jeder Branche gibt es am Anfang eine Menge mühsamer, aber notwendiger Arbeit. Hippo ist ein CMMs-Softwareunternehmen, also nehmen wir ein Beispiel aus der Informatik. Stellen Sie sich vor:Jahre fleißiges Lernen, gefolgt von Tonnen von Zeit an der Tafel, um komplexe Algorithmen auszuarbeiten. Eines Tages schlägt die Inspiration wie ein Blitz ein, auf dessen Seite „Heureka“ prangt. Was passiert als nächstes? Die unglaublich mühselige Aufgabe, winzige Löcher in Tausende von Papierkarten zu stanzen.

Damals war das die Art, Software zu schreiben. Als eine schnellere, einfachere und zuverlässigere Technologie entwickelt wurde, gab jeder die Lochkarten so schnell wie möglich auf. Die eingesparte Zeit und Mühe könnte in wichtigere Aufgaben investiert werden. Das Gleiche gilt für die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verfolgung von Arbeitsaufträgen.

Einige Vorteile von Tabellenkalkulationen

Tabellenkalkulationen waren ein Fortschritt gegenüber dem Versuch, alles mit Stift und Papier zu verfolgen. Festplatten nehmen viel weniger Platz ein als Aktenschränke. Geben Sie einige Formeln ein und die Software erledigt die ganze Mathematik für Sie. Und da Tabellenkalkulationen digital sind, ist es einfach, Kopien zu erstellen und zu verteilen. Mit einem Klick können Sie sie sichern und freigeben. Zusätzlich zu all den Vorteilen verwendeten Wartungsmanager Tabellenkalkulationen, weil die meisten Unternehmen sie bereits hatten. Tabellenkalkulationen sind überall in der Wirtschaft zu finden und werden von Menschen auf und ab in der Unternehmensstruktur verwendet. die einfache Verfügbarkeit machte sie zu einer einfachen Wahl.

Kalkulationstabellen-Nachteile, jede Menge

Es gab echte Vorteile. Aber es gibt auch viele Probleme. Zunächst müssen Sie sich ein Layout ausdenken und dann alles selbst bauen, ein zeitintensiver Prozess. Wenn Sie sich die Tutorials auf YouTube ansehen, wissen die Leute, was sie tun, und machen dabei keine Fehler, und es dauert immer noch lange, bis irgendetwas auch nur annähernd halbwegs nützlich ist. Für den durchschnittlichen Wartungsmanager ist das Zusammenstellen eines Tabellenentwurfs eine langsame, schwierige Aufgabe. Und selbst wenn Sie es schaffen, ein gutes, leicht verständliches Design mit allen richtigen Feldern richtig zu gruppieren, stoßen Sie schnell auf Probleme.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen Arbeitsauftrag für eine defekte Pumpe erstellen. Das erste, was Sie tun, ist, sich an Ihren Computer zu setzen (wenn Sie nicht in der Nähe Ihres Büros sind, gehen Sie eigentlich als erstes den ganzen Weg dorthin), rufen Sie die Arbeitsauftragsvorlage für die Tabelle auf und beginnen Sie mit der Eingabe. OK. Hast du den Fehler erwischt? Zuerst müssen Sie eine Kopie der Vorlage erstellen und dann mit der Eingabe beginnen. Sie möchten Ihre Vorlage nicht durcheinander bringen. Sie haben also Ihren Arbeitsauftrag schön getippt und müssen ihn jetzt einem Techniker zuweisen. Sie können es entweder ausdrucken oder als E-Mail-Anhang versenden.

Wenn Sie es ausgedruckt haben, haben Sie von vornherein alle Vorteile der Verwendung von Tabellenkalkulationen gelöscht. Sie befinden sich wieder in den fehleranfälligen Tagen von Pen-and-Paper-Systemen. Wie wäre es, wenn Sie es als Anhang per E-Mail versenden? Nun, das ist eine Fangfrage, weil Sie sie nicht als Anhang per E-Mail versenden können. Je. Sie können nur eine Kopie davon senden. Und hier fangen deine Probleme an. Sobald Sie diese E-Mail senden, gibt es zwei Kopien Ihres Arbeitsauftrags. Aber Sie können nur einen von ihnen sehen, nämlich den, der auf Ihrem Computer gefangen ist. Die Kopie des Technikers ist irgendwo da draußen in der Wildnis.

Tabellenarbeitsaufträge:Zwillinge bei der Geburt getrennt

Apropos YouTube-Videos, haben Sie die über Zwillinge gesehen, die bei der Geburt getrennt und dann getrennt aufgezogen wurden? Als Erwachsene sehen sie irgendwie gleich aus und haben einige Eigenschaften gemeinsam, aber in den meisten Punkten sind sie unterschiedlich. Nun, das Gleiche wird mit Ihren Arbeitsaufträgen passieren. Sie werden gleich anfangen, aber mit der Zeit werden sie ganz anders aussehen. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Version aktualisieren, wird sie mit der Kopie des Technikers ein wenig mehr synchron. Und jedes Mal, wenn sie etwas mit ihrem tun, es zum Beispiel schließen, wird es noch mehr asynchron. Diese Arbeitsaufträge begannen als eineiige Zwillinge, endeten aber als entfernte Cousins.

Tabellenkalkulationen, neigen dazu, allgemein schrecklich zu sein

Das ist nur eines der Probleme bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen. Es gibt noch ein paar mehr. Beispielsweise sind Tabellenkalkulationen notorisch ungenau. Eine oft zitierte Studie ergab, dass 88 % der Excel-Tabellen Fehler enthalten. Ein großer Teil des Problems besteht darin, wie einfach es ist, beim Einrichten der Formeln falsche Informationen einzugeben oder zu vergessen, Zellen einzuschließen. Es ist in der Tat so einfach, dass ein paar berühmte Forscher aus Harvard genau das mit einer ihrer wegweisenden Studien getan haben. Wenn Tabellenkalkulationen Professoren aus Harvard ein Bein stellen können, besteht eine gute Chance, dass sie auch in Ihrer Wartungsabteilung Chaos anrichten.

Die heutigen CMMS und Arbeitsaufträge

Warum haben die Leute Tabellenkalkulationen für die Verfolgung von Arbeitsaufträgen und die Verwaltung von Wartungsabteilungen in Kauf genommen? Sie mussten. Genau wie damals, als Programmierer Computer-Lochkarten benutzten, und vor langer, langer Zeit, als CFOs Abakus benutzten, gab es keine Alternativen. Aber das ist nicht mehr der Fall. Nicht einmal annähernd.

Mit einem modernen Cloud-basierten CMMS mit vollem Funktionsumfang können Sie schnell und einfach Arbeitsaufträge erstellen, priorisieren, delegieren, nutzen und verfolgen. Da die Arbeitsauftragssoftware speziell für das Wartungsmanagement entwickelt wurde, ist in einer guten Software alles, was Sie benötigen, bereits integriert. Sie müssen sich keine Gedanken über Problemumgehungen machen oder versuchen, herauszufinden, welche Formeln Sie selbst hinzufügen müssen. Und da es sich um eine Cloud-basierte Lösung handelt, ist alles von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät jederzeit und überall verfügbar. Jeder greift auf dieselbe Datenbank zu, sodass es nur eine aktuelle Version Ihrer Daten gibt. Der Arbeitsauftrag, den Sie sehen, ist derselbe, den der Techniker sieht. Keine Zwillinge mehr, die bei der Geburt getrennt werden.

Arbeitsaufträge einfach erstellen

Wenn jemand ein Ticket einreicht, können Sie es überprüfen, bevor Sie es zu einem aktiven Arbeitsauftrag machen. Oder Sie können einfach Ihre eigenen Arbeitsaufträge auf der Grundlage des aktuellen Bedarfs erstellen. Das Wichtigste ist, dass Sie beides von überall aus tun können. Anstatt zurück ins Büro zu laufen, um alles in eine Tabelle einzugeben, können Sie Arbeitsaufträge von Ihrem mobilen Gerät aus erstellen und verwalten.

Mit einer guten CMMS-Software können Sie schnell alles einbeziehen, was ein Techniker für einen effizienten Abschluss benötigt, einschließlich:

• Interaktive Grundrisse
• Fotos des Objekts
• Betriebs- und Wartungshandbücher und Schaltpläne für Anlagen
• Reparatur- und Wartungshistorien von Assets
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Checklisten
• zugehörige Teile und Materialien

Sie können die Anlage schnell finden und identifizieren, wissen, wie sie gewartet wird, befolgen die Standards und Best Practices Ihrer Abteilung und haben von Anfang an die richtigen Teile und Materialien dabei. Keine zeitraubenden Fahrten zurück ins Büro mehr.

Sobald Sie den Arbeitsauftrag erstellt haben, können Sie ihn einfach über das CMMS zuweisen. Der Techniker sieht denselben Arbeitsauftrag, keine Kopie. Dies ist entscheidend für den nächsten Schritt, die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen.

Verfolgen Sie Arbeitsaufträge von überall aus

Da Sie und der Techniker denselben Arbeitsauftrag betrachten, können Sie ihren Fortschritt verfolgen. Sie wissen beispielsweise, ob sie die anpassbaren Schritte, die Sie für die Aufgabe eingerichtet haben, abgehakt und die richtigen Teile und Materialien verwendet haben. Letztendlich macht eine effektive Arbeitsauftragsverfolgung alles transparenter und alle verantwortlicher. Auf einen Blick wissen Sie, was erledigt wurde und was noch zu tun ist. Sie werden wissen, wer was getan hat und wie lange es gedauert hat.

Erstellen Sie mühelos Arbeitsauftragsberichte

Ein voll funktionsfähiges CMMS kann mehr als nur Ihre Arbeitsaufträge organisieren und verfolgen. Es verwendet diese Daten auch zur Erstellung von Berichten, die Ihnen einen Gesamtüberblick über die Leistung Ihrer Abteilung geben. Durch das Verfolgen von Arbeitsauftrags-KPIs erhalten Sie Einblicke in:

• Arbeitskosten
• Teile- und Materialkosten
• Arbeitsauftragsabschlussquoten
• Abschreibung von Vermögenswerten

Können Sie diese Fragen zu Ihrer Einrichtung beantworten?

• Welcher Vermögenswert hat in den letzten sechs Monaten am meisten gekostet, um ihn am Laufen zu halten?
• Welcher Vermögenswert steht am nächsten am Ende seiner Nutzungsdauer?
• Welcher Techniker hat in der letzten Woche die meisten Arbeitsaufträge abgeschlossen?

Die Verfolgung von Arbeitsaufträgen und die anschließende Verwendung des CMMS zur Erstellung von Berichten könnte Ihnen dabei helfen, alle zu beantworten. Da zum Beispiel Teile und Arbeit im Arbeitsauftrag enthalten sind, wissen Sie, welche Anlage Sie in den letzten sechs Monaten am meisten gekostet hat. Ausgestattet mit den richtigen Informationen können Sie konkrete Schritte unternehmen, um Kosten zu senken und die Betriebszeit zu erhöhen.

Nächste Schritte

Obwohl sie in anderen Abteilungen ihren Platz haben, sollten Wartungsmanager Tabellenkalkulationen als historische Relikte behandeln. Früher waren sie die richtige Lösung, aber ihre Zeit ist gekommen und gegangen.

Wenn Sie noch kein CMMS haben, ist es jetzt an der Zeit, eines zu erwerben. Anbieter moderner Cloud-basierter Lösungen patchen und aktualisieren die Software, schützen und sichern die Datenbank für Sie. Die Knicke hat die Technik ausgearbeitet. Ihre Daten bleiben sicher und leicht zugänglich.