Vor- und Nachteile von Arbeitsauftrags-Tracking-Software: Ein umfassender Leitfaden

Haben Sie diese YouTube-Videos gesehen, in denen es um das Einrichten von Tabellenkalkulationen für die Verwaltung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen geht? Dass Wartungsmanager sich um Spaltenbreiten kümmern mussten, war nicht immer eine riesige Zeitverschwendung – aber es ist es jetzt.

Früh in jeder Branche gibt es viel mühsame, aber notwendige Arbeit. Hippo ist ein CMMS-Software-Unternehmen, also nehmen wir ein Beispiel aus der Informatik. Stellen Sie sich vor: Jahre fleißigen Studiums gefolgt von unzähligen Stunden an der Tafel, um komplexe Algorithmen auszuarbeiten. Eines Tages schlägt die Inspiration wie ein Blitz ein, mit „Eureka“ an der Seite. Was passiert als Nächstes? Die geistbetäubend mühsame Aufgabe, winzige Löcher in tausende Papierkarten zu stanzen.

Damals war das der Weg, Software zu schreiben. Als schnellere, einfachere, zuverlässigere Technologie entwickelt wurde, warfen alle Lochkarten so schnell wie möglich weg. Die gesparte Zeit und Mühe konnte in wichtigere Arbeit investiert werden. Genauso verhält es sich mit Tabellenkalkulationen für die Arbeitsauftragsverfolgung.

Tabellenkalkulationen – einige Vorteile

Tabellenkalkulationen waren ein Schritt nach oben vom Versuch, alles mit Stift und Papier zu verfolgen. Festplatten brauchen viel weniger Platz als Aktenschränke. Formeln eingeben und die Software erledigt die ganze Mathematik. Und weil Tabellenkalkulationen digital sind, ist es einfach, Kopien zu erstellen und zu verteilen. Mit einem Klick können Sie sie sichern und teilen. Auf all den Vorteilen aufbauend nutzten Wartungsmanager Tabellenkalkulationen, weil die meisten Unternehmen sie ohnehin schon hatten. Tabellenkalkulationen sind überall im Business, werden von Leuten auf allen Ebenen der Unternehmensleiter genutzt; die einfache Verfügbarkeit machte sie zur einfachen Wahl.

Tabellenkalkulationen – viele Nachteile

Es gab echte Vorteile. Aber es gibt auch viele Probleme. Für den Anfang müssen Sie ein Layout entwickeln und alles selbst aufbauen – ein zeitintensiver Prozess. Wenn Sie die YouTube-Tutorials ansehen, wissen die Leute, was sie tun, machen keine Fehler und es dauert trotzdem lange, bis etwas auch nur annähernd halbwegs nützlich ist. Für den durchschnittlichen Wartungsmanager ist das Zusammenstellen eines Tabellenkalkulations-Designs eine langsame, schwierige Plackerei. Und selbst wenn Sie ein gutes, verständliches Design mit allen richtigen Feldern, korrekt gruppiert, hinbekommen – Sie stoßen schnell auf Probleme.

Stellen Sie sich vor, Sie brauchen einen Arbeitsauftrag für eine defekte Pumpe. Das Erste, was Sie tun: Sich an Ihren Computer setzen (wenn Sie nicht in der Nähe Ihres Büros sind, ist das Erste eigentlich: den ganzen Weg dorthin laufen), die Tabellenkalkulations-Vorlage aufrufen und anfangen zu tippen. Okay. Haben Sie den Fehler bemerkt? Erst müssen Sie eine Kopie der Vorlage erstellen und dann tippen. Sie wollen Ihre Vorlage nicht vermasseln. Also haben Sie Ihren Arbeitsauftrag schön eingetippt, und jetzt müssen Sie ihn einem Techniker zuweisen. Sie können ihn entweder ausdrucken oder als E-Mail-Anhang senden.

Wenn Sie ihn ausgedruckt haben, haben Sie gerade alle Vorteile der Tabellenkalkulation zunichte gemacht. Sie sind zurück in den fehleranfälligen Tagen von Stift-und-Papier-Systemen. Was ist mit E-Mail als Anhang? Nun, das ist eine Trickfrage, weil Sie ihn tatsächlich nie als Anhang mailen können. Nie. Sie können nur eine Kopie senden. Und hier fangen Ihre Probleme an. Sobald Sie diese E-Mail absenden, gibt es zwei Kopien Ihres Arbeitsauftrags. Aber Sie können nur eine davon sehen – die auf Ihrem Computer gefangene. Die Kopie des Technikers ist da draußen in der Wildnis.

Tabellenkalkulations-Arbeitsaufträge: Zwillinge, bei der Geburt getrennt

Apropos YouTube-Videos: Haben Sie die über bei der Geburt getrennte Zwillinge gesehen, die getrennt aufwuchsen? Als Erwachsene sehen sie sich irgendwie ähnlich und teilen einige Eigenschaften, aber in den meisten Hinsichten sind sie unterschiedlich. Nun, dasselbe passiert mit Ihren Arbeitsaufträgen. Sie starten identisch, aber mit der Zeit sehen sie ganz anders aus. Jedes Mal, wenn Sie Ihre Version aktualisieren, wird sie etwas mehr aus der Synchronisation mit der Kopie des Technikers geraten. Und jedes Mal, wenn sie etwas an ihrer machen – zum Beispiel abschließen – wird sie noch weiter aus der Synchronisation geraten. Diese Arbeitsaufträge starteten als eineiige Zwillinge, endeten aber als entfernte Cousins.

Tabellenkalkulationen – generell anfällig für Schlimmes

Das ist nur eines der Probleme mit Tabellenkalkulationen. Es gibt noch mehr. Zum Beispiel sind Tabellenkalkulationen notorisch ungenau. Eine oft zitierte Studie fand, dass 88 % der Excel-Tabellen Fehler enthalten. Ein großer Teil des Problems ist, wie leicht es ist, falsche Informationen einzugeben oder Zellen bei der Formeleinrichtung zu vergessen. So einfach, dass ein paar berühmte Harvard-Forscher genau das bei einer ihrer bahnbrechenden Studien taten. Wenn Tabellenkalkulationen Harvard-Professoren stolpern lassen, ist die Chance groß, dass sie auch in Ihrer Wartungsabteilung Chaos anrichten.

Heutiges CMMS und Arbeitsaufträge

Warum haben Menschen Tabellenkalkulationen für die Arbeitsauftragsverfolgung und das Wartungsmanagement hingenommen? Sie mussten. Genau wie damals, als Programmierer Lochkarten nutzten und viel, viel früher, als CFOs Abakus benutzten – es gab keine Alternativen. Aber das ist nicht mehr der Fall. Nicht einmal annähernd.

Ein modernes, voll ausgestattetes, cloud-basiertes CMMS lässt Sie Arbeitsaufträge schnell und einfach erstellen, priorisieren, delegieren, nutzen und verfolgen. Weil Arbeitsauftragssoftware speziell für Wartungsmanagement entwickelt wurde, hat eine gute alles, was Sie brauchen, bereits eingebaut. Sie müssen sich nicht um Workarounds kümmern oder selbst herausfinden, welche Formeln Sie hinzufügen müssen. Und weil es eine Cloud-Lösung ist, ist alles von jedem internetfähigen Gerät aus verfügbar, jederzeit und von überall. Alle greifen auf dieselbe Datenbank zu – es gibt nur eine aktuelle Version Ihrer Daten. Der Arbeitsauftrag, den Sie sehen, ist derselbe, den der Techniker sieht. Keine bei der Geburt getrennten Zwillinge mehr.

Arbeitsaufträge einfach erstellen

Wenn jemand ein Ticket einreicht, können Sie es prüfen, bevor Sie es zu einem aktiven Arbeitsauftrag machen. Oder Sie erstellen einfach Ihre eigenen Arbeitsaufträge basierend auf aktuellen Bedürfnissen. Wichtig ist: Sie können beides von überall tun. Statt zurück ins Büro zu rennen, um alles in eine Tabellenkalkulation zu tippen, können Sie Arbeitsaufträge von Ihrem Mobilgerät erstellen und verwalten.

Eine gute CMMS-Software lässt Sie schnell alles einbinden, was ein Techniker braucht, um effizient abzuschließen, darunter:

• interaktive Grundrisse
• Fotos des Assets
• Asset O&M-Handbücher und Schaltpläne
• Asset-Reparatur- und Wartungshistorien
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen und Checklisten
• zugehörige Teile und Materialien

Sie finden und identifizieren das Asset schnell, wissen, wie sie es warten, folgen den Standards und Best Practices Ihrer Abteilung und haben alle richtigen Teile und Materialien von Anfang an dabei. Keine zeitfressenden Rückwege ins Büro mehr.

Sobald Sie den Arbeitsauftrag erstellt haben, können Sie ihn einfach über das CMMS zuweisen. Der Techniker sieht denselben Arbeitsauftrag, keine Kopie. Das ist entscheidend für den nächsten Schritt: Arbeitsaufträge verfolgen.

Arbeitsaufträge von überall verfolgen

Weil Sie und der Techniker denselben Arbeitsauftrag ansehen, können Sie deren Fortschritt verfolgen. Zum Beispiel wissen Sie, ob sie die anpassbaren Schritte, die Sie für die Aufgabe eingerichtet haben, abgehakt und die richtigen Teile und Materialien verwendet haben. Am Ende macht effektive Arbeitsauftragsverfolgung alles transparenter und alle verantwortlicher. Auf einen Blick wissen Sie, was erledigt ist und was noch zu tun ist. Sie wissen, wer was gemacht hat und wie lange es gedauert hat.

Arbeitsauftragsberichte schmerzlos generieren

Ein voll ausgestattetes CMMS tut mehr als nur Ihre Arbeitsaufträge organisieren und verfolgen. Es nutzt diese Daten auch, um Berichte zu erstellen und Ihnen den großen Überblick über die Leistung Ihrer Abteilung zu geben. Durch das Verfolgen von Arbeitsauftrags-KPIs gewinnen Sie Einblicke in:

• Personalkosten
• Teile- und Materialkosten
• Arbeitsauftrags-Abschlussraten
• Asset-Abschreibung

Können Sie diese Fragen zu Ihrer Anlage beantworten?

• Welches Asset hat in den letzten sechs Monaten am meisten gekostet, am Laufen zu halten?
• Welches Asset ist dem Ende seiner Nutzungsdauer am nächsten?
• Welcher Techniker hat in der letzten Woche die meisten Arbeitsaufträge abgeschlossen?

Arbeitsaufträge zu verfolgen und dann das CMMS zur Berichterstellung zu nutzen, könnte Ihnen helfen, all diese zu beantworten. Beispielsweise wissen Sie, weil Teile und Arbeit im Arbeitsauftrag enthalten sind, welches Asset Sie in den letzten sechs Monaten am meisten gekostet hat. Mit den richtigen Informationen können Sie konkrete Schritte unternehmen, um Kosten zu senken und Betriebszeit zu erhöhen.

Nächste Schritte

Obwohl sie in anderen Abteilungen ihren Platz haben, sollten Wartungsmanager Tabellenkalkulationen als historische Relikte behandeln. Sie waren einmal die richtige Lösung, aber ihre Zeit ist gekommen und gegangen.

Wenn Sie noch kein CMMS haben, ist jetzt die Zeit, eins zu besorgen. Anbieter moderner Cloud-Lösungen patchen und aktualisieren die Software, schützen und sichern die Datenbank für Sie. Die Kinderkrankheiten der Technologie sind behoben. Ihre Daten bleiben sowohl sicher als auch leicht zugänglich.