Von reaktiver zu vorbeugender Wartung: Zuverlässige Abläufe erreichen

Beim Sprung von ausfallsfokussierter Wartung zum reibungslosen Segeln eines vorbeugenden Wartungsprogramms denken Sie daran: Der Erfolg hängt davon ab, wie gut Sie sich vorbereiten – und ein voll ausgestattetes CMMS macht die Vorbereitung viel einfacher.

Das Wort der vorbeugenden Wartung verbreiten

Sie wissen, es ist längst an der Zeit, den Wechsel zu machen, aber Sie müssen vielleicht noch Leute im gesamten Organigramm überzeugen. Das kann knifflig sein, weil Sie mit Menschen in einer Sprache sprechen müssen, die sie leicht verstehen. Ein relevantes Beispiel: Der Prozess, Menschen für ein Projekt zu gewinnen, wird in verschiedenen Teilen eines Unternehmens unterschiedlich beschrieben. Die Zentrale nennt es „Buy-in gewinnen“. Techniker verbinden sich vielleicht besser mit einem Ausdruck wie „alle rudern in die gleiche Richtung“.

Wenn Sie mit den Leuten aus der Zentrale sprechen, wollen Sie mit Zahlen kommen. Sie könnten mit dieser beginnen: 545 %. Das ist der Return on Investment, den ein Telekommunikationsunternehmen nach Implementierung eines vorbeugenden Wartungsplans sah. Wenn Sie mit Technikern sprechen, können Sie auch Zahlen nutzen – nur andere. Zum Beispiel: 17 Uhr. Das ist die Zeit, zu der sie Feierabend machen können, statt immer Überstunden zu schieben, um unerwartete Notfälle zu bewältigen.

Wenn Sie bereits ein voll ausgestattetes, cloud-basiertes CMMS nutzen – und das sollten Sie wirklich –, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, dem CFO zu erwähnen, dass die Einrichtung eines vorbeugenden Wartungsplans wie das Anbringen von Raketen an Ihren CMMS-ROI ist. Je mehr Sie es zum Sparen nutzen, desto besser nutzt das Unternehmen seine Investition in die Software. Wenn Sie noch kein CMMS haben oder Ihre aktuelle Plattform kein PM-Modul hat, sagen Sie dem CFO, dass jetzt der Zeitpunkt für eine Investition ist. Wie wir bald sehen werden, macht ein gutes CMMS vorbeugende Wartung viel einfacher.

Sie könnten auf Leute stoßen, die Veränderungen ablehnen, egal was Sie sagen. Wenn etwas neu und anders ist, wollen sie nichts damit zu tun haben. Sie glauben Ihnen vielleicht zunächst nicht, aber Sie können erklären, dass die neue vorbeugende Wartungssoftware nur am Anfang, ganz am Anfang, neu und anders sein wird. Danach wird es einfach besser sein als das, womit sie jetzt zu tun haben.

Erfolg bei vorbeugender Wartung definieren

Natürlich gefällt es Ihnen nicht, in fehlersuchender, reaktionsbasierter Wartung gefangen zu sein. Aber es reicht nicht, wo Sie sind, nicht zu mögen – der Erfolg hängt davon ab, zu wissen, wo Sie hinwollen. Ein gutes System zur Zielsetzung ist SMART. Das Ergebnis: ein klares Bild Ihres Erfolgs und ein Fahrplan dorthin. Im SMART-System steht jeder Buchstabe für eine Eigenschaft eines guten Ziels.

Spezifisch:
Können Sie das Wer, Was, Wo und Wann Ihres Ziels benennen?

Messbar:
Wie viel und wie viele? Welche KPIs werden Sie fokussieren? Gibt es spezifische Kosten, die Sie sinken sehen wollen?

Achievable (Erreichbar):
Sind Ihre Erwartungen zu ehrgeizig? Die Idee ist nicht, die Latte niedrig zu legen, sondern sich nicht auf Enttäuschung einzustellen. Zum Beispiel: Null Bedarfsaufträge anzustreben, selbst mit Arbeitsauftragssoftware, ist unrealistisch. Aber nahe an 80 % der Arbeitsaufträge eine Woche im Voraus geplant zu haben, ist ein gutes Ziel.

Relevant:
Ist das das richtige Ziel für mich? In dieser speziellen Situation, wo Sie ein vorbeugendes Wartungsprogramm aufbauen, ist es offensichtlich relevant. In anderen Situationen lohnt es sich, zu prüfen, ob ein Ziel sinnvoll ist.

Terminiert:
Wo will ich in sechs Monaten stehen? In einem Jahr? Fallen Sie nicht in die „Morgen-Diät“-Falle, wo Sie Dinge ständig aufschieben. Legen Sie konkrete Termine für Vorbereitung, Implementierung und Fortschrittsprüfung fest.

In puncto Fortschrittsverfolgung über die Zeit: Wenn es Dinge gibt, die Sie bereits verfolgen, verfolgen Sie sie weiter. Zum Beispiel MTTR, Lagerbestände, Time on Wrench und andere KPIs (Key Productivity Indicators). Historische Daten helfen Ihnen, Ihren Erfolg zu messen. Wie bei einer neuen Diät: Ein „Vorher“-Foto hilft. Später sehen Sie, wie viel Sie erreicht haben. Wenn Siecurrently nichts verfolgen, keine Sorge. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, damit anzufangen. Tatsächlich kann verstärktes Tracking eines Ihrer Ziele sein.

Beispiele für Dinge, die Sie verfolgen können, um den relativen Erfolg Ihres PM-Plans zu bestimmen:

• Ungeplante Ausfallzeiten
• Kosten für Expressversand von Teilen
• Überstunden
• Nutzungsdauer von Assets

Assets für Ihren Plan auswählen

Selbst in den kleinsten Betrieben ergibt es meist keinen Sinn, alles einzuschließen. Sie müssen etwas wählerisch sein. Schließen Sie Assets ein, die:

• teuer zu ersetzen sind
• weit in ihrer Nutzungsdauer fortgeschritten sind
• bekannte Störenfriede sind
• hoch auf Kritikalität eingestuft sind

Kritikalität ist die Schwere der Folgen eines Ausfalls. Wenn der Kaltwasserhahn in Ihrem Badezimmer ausfällt, ist das kein großes Problem. Er hat eine niedrige Kritikalität für den Gesamtbetrieb des Badezimmers. Aber was ist mit der Toilette? Wenn sie ausfällt, ist es Zeit, das „Außer Betrieb“-Schild aufzuhängen.

Kritikalität ist ein interessantes Thema für sich. Hier ist ein Artikel, der es kurz erklärt und dann seinen praktischen Nutzen untersucht.

Sie müssen wählerisch sein, damit Ihre Asset-Liste nicht zu lang wird. Gleichzeitig nicht zu schnell streichen. Sie können immer eine vollständige Liste erstellen und dann nur für einige Assets PMs durchführen. Das ist eigentlich eine gute Idee bei der erstmaligen Implementierung eines neuen Programms. Starten Sie mit einem kleineren Asset-Set und bauen Sie dann über Zeit auf Ihre vollständige Liste auf.

Asset-Daten sammeln (hoffentlich in einem CMMS)

Sie wissen, welche Assets Sie einbeziehen, aber wie gut kennen Sie die Assets selbst? Generell gilt: Je mehr Sie wissen, desto besser.

Sie wollen so viel wie möglich, darunter:

• Seriennummer
• O&M-Handbuch
• Schaltpläne
• Fotos des Assets
• Standort
• Reparaturhistorie
• Zugehörige Materialien und Teile

Ein voll ausgestattetes, benutzerfreundliches CMMS kommt hier wirklich gelegen, weil es Ihnen erlaubt, digitale Kopien all dieser Informationen zusammenzuführen. Jetzt müssen Sie sich nicht mehr um das riesige O&M-Handbuch schleppen, ins Büro zurückrennen, um die Reparaturhistorie nachzuschlagen, oder um Hilfe bitten, um ein Asset überhaupt erst zu finden.

Es lohnt sich, in ein Facility Audit zu schauen, bei dem Ihr CMMS-Anbieter Leute schickt, um Ihre Assets zu katalogisieren. Lesen Sie diesen Beitrag, um zu prüfen, ob ein Audit für Sie richtig ist.

Vorbeugende Wartungsaufträge (PMs) erstellen

Sie können Aufgaben in zwei Typen unterteilen: Dinge zu tun und Dinge zu prüfen. Also können Sie einen vorbeugenden Wartungsauftrag haben, bei dem der Hauptriemen alle sechs Monate gewechselt wird, die Rollen aber alle drei Monate auf Wackeln geprüft und nur bei Bedarf justiert werden.

Eine voll ausgestattete CMMS-Software ermöglicht die Erstellung datenreicher PMs. Diese können enthalten:

• Bilder und Diagramme
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Checklisten
• O&M-Handbücher
• Benötigte Teile
• Interaktive Grundrisse

Bei der Entscheidung über die Aufgaben in jedem PM müssen Sie schauen auf:

• Herstellerempfehlungen
• Branchenstandards und aktuelle Best Practices
• Die direkte Erfahrung Ihrer Abteilung mit dem Asset

Das Maß an Vertrauen, das Sie in jede Quelle setzen, kann sich im Laufe der Zeit ändern. Für relativ neue Assets ist es wahrscheinlich am besten, nah an den Herstellerempfehlungen zu bleiben. Für ältere Assets können Sie die Reparaturhistorie des Assets betrachten.

Vorbeugende Wartungshäufigkeit festlegen

Wieder schauen Sie auf Herstellerempfehlungen, Branchenstandards für Best Practices und Ihre eigene Erfahrung mit den Assets.

Bei der Festlegung der Häufigkeit können Sie zwischen festen und schwimmenden PMs wählen. Feste PMs finden zu bestimmten Zeiten statt, unabhängig davon, wann der letzte PM abgeschlossen wurde. Sagen wir, Sie haben einen PM für jeden Donnerstag. Aber wegen verschiedener Verzögerungen haben Sie den letzten PM erst am Montag der Folgewoche abgeschlossen. PMs sind normalerweise eine Woche auseinander – wann sollte Ihr nächster PM stattfinden? In einem festen System: in zwei Tagen, am kommenden Donnerstag. In einem schwimmenden System: am folgenden Montag. Feste behalten bestimmte Daten bei. Schwimmende behalten vorgegebene Intervalle bei.

Fest ist gut für PMs, die ziemlich regelmäßig anfallen, täglich oder wöchentlich. Sie tendieren dazu, Compliance durchzusetzen. Da es keine Möglichkeit gibt, sie zu verschieben, führen Techniker sie eher pünktlich aus. Sie sind auch gut, wenn Sie einen Herstellerplan befolgen müssen, um Garantieansprüche zu wahren. Andererseits ist schwimmend besser für PMs mit langen Intervallen. Ein paar Tage Verspätung machen keinen Unterschied, wenn der letzte PM vor sechs Monaten war. PMs mit niedriger Priorität werden oft als schwimmend geplant.

Zeitintervalle sind eine Art, PM-Häufigkeit festzulegen. Nutzung ist eine andere. Sie können eine Pumpe alle drei Monate prüfen oder jedes Mal, wenn sie ein vorgegebenes Volumen durchlaufen hat.

Kinks ausarbeiten und feinjustieren

Es wird eine gewisse Menge an Feinjustierung geben, bevor Sie alles genau so haben, wie Sie es wollen. Am Anfang werden Sie Ihre Arbeit oft prüfen wollen, aber mit der Zeit immer seltener. Wenn neue Assets in die Anlage kommen und alte das Ende ihrer Nutzungsdauer erreichen, müssen Sie anpassen.

Bereit zum Ablegen

Ein netter, einfacher erster Schritt wäre, diesen Blogbeitrag noch einmal zu lesen. Er dauert nicht lange, hilft aber enorm, die Informationen zu behalten und darüber nachzudenken. Als Nächstes denken Sie über Wege nach, Verbündete auf allen Ebenen der Organisation zu finden. Sie brauchen die Zustimmung des CFO für die Mittel, aber Sie brauchen die Unterstützung der Abteilungs-Techniker, um die PMs zuverlässig abzuschließen. Dann folgen Sie einfach den oben skizzierten Schritten.

Wenn Sie kein voll ausgestattetes, cloud-basiertes CMMS haben, ist jetzt ein großartiger Zeitpunkt, eins zu besorgen. Es macht die Implementierung und den Betrieb vorbeugender Wartung so viel einfacher. Mit einem guten CMMS aktualisiert und patcht Ihr Anbieter die Plattform im Hintergrund, sodass Sie sich nie um On-Premises-Server kümmern müssen. Sie schützen Ihre Daten mit industrieller Sicherheit und mehrfachen Backups. Und die Daten gehören wirklich und wahrhaftig Ihnen. Wenn Hippo CMMS Kundendaten hat, passen wir nur sehr sorgfältig darauf auf.