Entwicklung des CMMS: Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft – Wie Technologie Wartungserfolg antreibt

Technologischer Fortschritt hat CMMS-Software erschwinglicher und einfacher nutzbar gemacht, aber die Wartungsziele haben sich nicht geändert: Probleme vermeiden, wo möglich. Wenn nicht, effizient beheben.

Früheres CMMS

Das „Warum“ von Wartungsabteilungen hat sich nicht geändert, aber das „Wie“ gewiss. Es ist unglaublich, wie weit die Branche in den letzten 50 Jahren gekommen ist. Schauen wir uns eine kurze Geschichte an.

On-Premises CMMS mit Lochkarten

Systeme der ersten und zweiten Generation hingen von riesigen, lokalen Mainframes ab, und die Hauptentwicklung in dieser Periode war der Wechsel von Lochkarten zu Papierformularen. Am Ende jeder Schicht gaben Wartungstechniker ihre ausgefüllten Unterlagen an Datenerfassungskräfte ab, die alles in den vor Ort stehenden Computer eintippten. Da die Systeme so teuer waren – sowohl in der Anschaffung als auch im Unterhalt – konnten sie sich nur große, asset-intensive Organisationen leisten.

On-Premises CMMS mit Terminals

In den 1980er Jahren sanken die Preise durch die Einführung von Minicomputern so weit, dass sogar einige mittelgroße Unternehmen CMMS-Systeme implementieren konnten. Es lohnt sich, dem Link zu folgen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was „Minicomputer“ in diesem Kontext bedeutet. Sie denken vielleicht an etwas ganz anderes. Ein Mainframe füllt einen ganzen Raum. Ein Mini konnte einen begehbaren Kleiderschrank füllen. In dieser Phase war alles noch on-premises, aber es gab etwas weniger Papier. Techniker konnten nach Abschluss eines Arbeitsauftrags Terminals in der Anlage nutzen, um Basisinformationen einzugeben.

In den 1990er Jahren waren immer mehr CMMS-Plattformen verfügbar, aber sie waren im Vergleich zu heute noch begrenzt. Zum Beispiel fehlten Arbeitsauftragshistorie und Kostenerfassung. Im Grunde konnten die CMMS-Plattformen der Zeit Informationen sammeln, aber nicht viel damit anfangen.

Cloud-basiertes CMMS mit Mobilgeräten

Ältere Systeme liefen auf Firmenservern, was sie teuer in der Implementierung und Wartung machte. Sie mussten in Hardware investieren und dann eine IT-Abteilung unterhalten, um alles am Laufen zu halten. Selbst das einfachste Update oder Patch dauerte lange, weil alles zwischen Anbieter und Ihrer IT-Abteilung koordiniert werden musste.

Als Anbieter in die Cloud wechselten, änderte sich wirklich alles. Statt Server zu kaufen und dann eine IT-Abteilung zu bezahlen, die sie hütet, konnten Unternehmen jeder Größe schnell einen abonnementbasierten Dienst buchen – und wenn sie mit der Software unzufrieden waren, relativ einfach wieder gehen. Nicht nur konnten jetzt viele kleinere Unternehmen CMMS-Plattformen ausprobieren, sondern auch Unternehmen außerhalb der Fertigung. Früher hatte CMMS nur für große Fertigungsorganisationen wirklich Sinn gemacht. Als die Preise sanken, stieg das Interesse in vielen verschiedenen Branchen, darunter:

• Non-Profit
• Kommunal
• Gesundheitswesen
• Sport und Freizeit
• Bildung

Die zweite große Veränderung betraf die Zugänglichkeit. Früher waren Techniker an ihr CMMS gefesselt. Erst mit Lochkarten. Dann mit Papierformularen oder Tabellenkalkulationen. Mit Cloud-basierten Systemen waren sie nicht mehr gefesselt – sie waren vernetzt. Von jedem internetfähigen Desktop oder Mobilgerät aus konnten sie auf datenreiche Arbeitsaufträge zugreifen.

Heutiges CMMS

Wir sehen viele Veränderungen bei der Bereitstellung von Systemen, aber was ist mit CMMS-Funktionen? Gab es dort auch viele Veränderungen?

Beantworten wir das, indem wir zwei der wichtigsten Module betrachten: vorbeugende Wartung und Arbeitsauftragsmanagement. Wenn Hippo mit Leuten spricht, die an der Nutzung oder dem Wechsel zu einem neuen CMMS interessiert sind, rangieren diese beiden immer als sehr wichtig.

Als Hippo noch weit weniger Kunden hatte, führten wir eine Umfrage durch, und vorbeugende Wartung und Arbeitsauftragsmanagement waren die beiden Module, die die Leute als am wichtigsten ansahen.

Kürzlich, und nun mit über tausend Befragten, haben wir die Umfrage wiederholt. Die Ergebnisse sind etwa gleich.

Deshalb lohnt es sich, die Funktionen zu diesen beiden Modulen anzusehen. Das sind die, die den meisten Wartungsabteilungen am wichtigsten sind.

Vorbeugende Wartung

Es ist leicht zu verstehen, warum Wartungsabteilungen CMMS-Funktionen wollen, die den Wechsel von reaktiver zu vorbeugender Wartung ermöglichen. In der Wartung, genau wie im restlichen Leben, ist ein Unze Prävention ein Pfund Heilung wert. Und zusätzlich zu all dem Geld, das das Unternehmen durch Reduzierung von Ausfallzeiten und Überstunden spart, sorgt vorbeugende Wartung einfach für einen weniger stressigen Tag. Statt dem alten Modell „Run-to-Failure“ und dann versuchen, die Linie mit auf die Uhr schauenden Bedienern und auf die Bilanz schauendem Management wieder hochzufahren, können Techniker Arbeit im Voraus planen und um 17 Uhr nach Hause gehen.

Sobald Sie die Arbeitsaufträge erstellt haben, können Sie sie in Ihren vorbeugenden Wartungskalender eintragen. Das CMMS sendet automatisch Erinnerungen.

Arbeitsauftragsmanagement

Modernes CMMS optimiert Arbeitsaufträge durch Zentralisierung. Alles – vom Einreichen von Tickets über die Verfolgung von Arbeitsaufträgen bis zur Nutzung gesammelter Daten für Reporting – kann vom CMMS aus erledigt werden. Beispiel: Ein Bediener bemerkt, dass die Presse ab und zu hakt und ein neues Geräusch macht, das er noch nie gehört hat. Über das CMMS reicht er ein Ticket ein, das den Wartungsleiter alarmiert. Nach Prüfung des Tickets entscheidet er, der Bediener könnte recht haben. Also erstellt er einen datenreichen Arbeitsauftrag, priorisiert ihn und weist ihn einem Techniker zu. Nach Abschluss des Arbeitsauftrags wird der Leiter alarmiert, der Kreis schließt sich. In manchen Fällen wird eine E-Mail an den Bediener gesendet, damit er weiß, dass seine Meldung bearbeitet wurde – manchmal bei Annahme des Tickets und noch einmal beim Abschluss.

Die über den abgeschlossenen Arbeitsauftrag gesammelten Informationen können dann vom Reporting-Modul genutzt werden, um dem Leiter schnelles und einfaches Erstellen von Berichten zu ermöglichen. Kostenverfolgung und andere KPIs geben den großen Überblick, den sie brauchen, um die Leistung ihrer Abteilung wirklich zu verstehen. In Branchen mit starker staatlicher Aufsicht sind diese Berichte entscheidend für den Compliance-Nachweis.

Damit das System funktioniert, brauchen Sie Arbeitsaufträge mit vielen Informationen. Schauen wir uns das kurz an.

Datenreiche Arbeitsaufträge

Die Zeiten, in denen Arbeitsaufträge ein paar grundlegende Anweisungen auf einem kopierten Formular waren, sind lange vorbei. Haben Sie sich je gefragt, warum alteingesessene Techniker oft enzyklopädisches Wissen über die Anlage haben? Weil es einmal eine Notwendigkeit war. Als Arbeitsaufträge so wenig Informationen enthielten, mussten Techniker viel im Arbeitsgedächtnis behalten – was 1) sehr beeindruckend, und 2) ein großes Problem für die Organisation ist, wenn der Techniker in Rente geht und sein ganzes Wissen mitnimmt.

Es gibt tatsächlich eine großartige Urban Legend, die dieses Problem illustriert. In einer der vielen Versionen hat ein Manager Probleme in einer seiner Fabriken und ruft einen kürzlich in Rente gegangenen Techniker zur Hilfe. Der Techniker geht um ein paar Maschinen, zieht ein kleines Stück Kreide, markiert ein X an einem Rohr. Später schickt er dem Manager eine Rechnung über 5.000 $. Als der Manager eine Aufschlüsselung fordert, schickt er zurück: „Kreide: 1 $. Wissen, wo das X hingehört: 4.999 $.“

Ein modernes CMMS-Arbeitsauftrag enthält alles, was Techniker brauchen, um effizient zu arbeiten und schnell abzuschließen. Zugänglich über den Arbeitsauftrag – eine Teilmenge:

• Interaktive Grundrisse
• Digitale Schaltpläne und O&M-Handbücher
• Asset-Wartungs- und Reparaturhistorien
• Anpassbare Schritt-für-Schritt-Anweisungen

Und weil alle Informationen sicher im CMMS gesichert sind, müssen Abteilungen nie wieder befürchten, institutionelles Gedächtnis und Know-how zu verlieren.

Mobile Wartungs-Apps

Als CMMS erstmals in die Cloud zog, konnte man entweder am Desktop oder über eine responsive mobile Version darauf zugreifen. Im Grunde erkannte das CMMS, dass Sie auf einem Mobilgerät waren, und wechselte zu einem kleineren Layout für den kleineren Bildschirm.

Heute bieten CMMS-Anbieter mobile Wartungs-Apps, die direkt auf Ihrem Smart Device leben. Und weil sie direkt in die Software und Hardware des Geräts eingebunden sind, sind die Apps stabiler, schneller und bieten mehr Funktionen.

Push-Benachrichtigungen

Mit älteren mobilen Versionen konnten Techniker schnell und einfach auf ihre zugewiesenen Bedarfs- und vorbeugenden Wartungsaufträge zugreifen. Aber sie mussten sich einloggen und nach neuen suchen. Für Wartungsmanager konnte das Verzögerungen verursachen zwischen der Zuweisung von Arbeit und dem Zeitpunkt, an dem Techniker davon erfuhren.

Mit mobilen Apps können Wartungsmanager Push-Benachrichtigungen nutzen. Sobald sie einen neuen Arbeitsauftrag zuweisen, vibriert oder klingelt das Handy des Technikers und zeigt eine Nachricht auf dem Bildschirm. Wenn ein kritisches Asset ausgefallen ist, müssen Wartungsmanager ihr Team so nah wie möglich an Echtzeit erreichen.

Barcode-Scannen

Bei Bedarfsaufträgen ist es leicht für Techniker zu sehen, welches Asset repariert werden muss – es ist das, das stillsteht, Flüssigkeiten spritzt oder raucht. Aber bei PMs, wenn es nur Inspektionen oder Wartungsaufgaben sind, kann es viel schwerer sein, das richtige Asset zu finden. Besonders wenn Sie eine Reihe identischer Assets und Geräte nebeneinander haben. Zum Beispiel könnte es eine Reihe von HVAC-Geräten auf dem Dach oder eine Ansammlung von Pumpen im Keller geben.

Aber mit der eingebauten Kamera des Mobilgeräts können Techniker schnell Barcodes scannen, um zu bestätigen, dass sie das richtige Asset haben. Alles, was sie tun: Etikett scannen, um auf umfassende Asset-Daten zuzugreifen, einschließlich Seriennummern, Bildern und zugehörigen Arbeitsaufträgen.

Direkte Bild-Uploads

Techniker können die Kamera auch nutzen, um schnell Bilder aufzunehmen und in den offenen Arbeitsauftrag hochzuladen – was eine starke Kommunikationslinie zwischen ihnen und dem Rest des Teams eröffnet.

Techniker können Bilder nutzen, um zu zeigen, was sie tun. Beispiel: Ein Techniker arbeitet an einem großen Asset, bei dem die internen Komponenten übereinander gestapelt sind. Während sie Teile herausziehen, um an die darunterliegenden zu arbeiten, können sie ein Bild machen, um jeden Schritt zu dokumentieren – ein verlässliches, durchsuchbares Protokoll ihrer Arbeit. Wenn alles wieder zusammengebaut ist, können sie ein weiteres Bild hochladen, um eine ferne Sichtprüfung anzufordern. Der Wartungsleiter oder ein anderes Teammitglied kann die Arbeit überprüfen, ohne Zeit für den Weg zum Asset zu verschwenden.

Techniker können Bilder auch nutzen, wenn sie nicht genau wissen, was zu tun ist. Statt Zeit damit zu verschwenden, durch die Anlage zu rennen und nach Hilfe zu suchen, können sie ein Bild des Assets in den Arbeitsauftrag laden und um Rat fragen. Tatsächlich können sie auch Aufgaben- und Arbeitsauftragskommentare über die App hinzufügen. Statt eines Bilds tippen sie ihre Kommentare ein. Langsame Daumen-Tipper können die Sprach-zu-Text-Funktion des Smartphones nutzen.

Offline-Sync

Mobile Web-Versionen sind gut, aber Sie können sie nur wirklich nutzen, wenn Sie online sind – was Einschränkungen für Techniker schafft. Sobald sie außer Reichweite sind, verlieren sie den Zugriff auf das CMMS. Und es ist nicht ungewöhnlich, dass Techniker dort arbeiten, wo Internetzugang begrenzt oder unmöglich ist. Selbst im modernsten Gebäude kann der Empfang im zweiten Keller neben den Kesseln lückenhaft sein.

Mobile Wartungs-Apps funktionieren jedoch offline. Da sie einen Teil ihrer Daten direkt auf der Festplatte des Mobilgeräts speichern, können Techniker auch offline darauf zugreifen. Noch wichtiger: Sie können auch offline Informationen in die App eingeben.

Das Sprichwort über Daten stimmt: Garbage in, garbage out. Wenn Sie verlässliche Daten wollen, müssen Sie Technikern helfen, Daten einzugeben, solange sie noch frisch im Gedächtnis sind. Mit älteren Systemen mussten Techniker warten, bis sie wieder im Netz waren, bevor sie das CMMS aktualisieren konnten. Mit einer App geben sie Daten in Echtzeit ein. Die App bewahrt die Daten sicher, bis sie sich wieder mit der CMMS-Datenbank verbinden kann.

Morgen CMMS: vorbeugend und vorausschauend

Vorausschauende Wartung (Predictive Maintenance) wird wahrscheinlich in vielen zukünftigen Wartungsabteilungen Platz finden. Gleichzeitig bedeutet ihre inhärente Beschränkung, dass sie wahrscheinlich nicht universell adoptiert wird. Es gibt viele Situationen, in denen sie schlicht keinen wirtschaftlichen Sinn ergibt.

Aber zuerst eine kurze Erklärung. Predictive Maintenance nutzt das Internet der Dinge, wo alles sich selbst überwacht und alles vernetzt ist. Ihr Kühlschrank weiß, wann die Milch zur Neige geht, und sagt dem Navigationssystem in Ihrem Auto Bescheid, das Sie dann erinnert, Milch zu kaufen, wenn Sie in der Nähe des Supermarkts sind. Oder der Kühlschrank bestellt einfach automatisch mehr Milch.

In einer industriellen Umgebung werden Assets mit Sensoren ausgestattet, die das Wartungspersonal vor potenziellen Problemen warnen. Und das ist hier entscheidend zu verstehen: Die Technologie meldet keine Probleme, die bereits aufgetreten sind. Stattdessen nutzt sie Daten, um die Wahrscheinlichkeit eines Problems vorherzusagen.

Beispiel: Wenn ein Asset zu stark vibriert, das Öl die falsche Farbe hat oder alles zu heiß wird, sendet das CMMS eine Warnung. Statt die Pumpen monatlich auf Verschleiß zu prüfen, warten Sie, bis das CMMS bemerkt: 1) sie vibrieren etwas zu stark, und 2) die letzte Prüfung war vor sechs Monaten. Durch das Sammeln von Daten aus vernetzten Quellen (Sensoren und Arbeitsauftragshistorie der Pumpen) entscheidet das CMMS, was zu tun ist.

Aber was, wenn diese Pumpen nicht wirklich teuer sind und eine niedrige Kritikalität haben? Wenn sie ausfallen, ist es eher ein Ärgernis als ein großes Problem. Denken Sie daran: Sensoren sind teuer und können knifflig in der Einrichtung sein, sodass Sie vielleicht einen Drittanbieter brauchen. In dem Fall bleiben Sie besser bei PMs. Und für viele Assets wird das der Fall sein: Die Kosten für die Einrichtung vorausschauender Wartung sind zu hoch, gewichtet gegen den erwarteten Nutzen.

Nächste Schritte

Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft der Wartung zu betrachten, ist mehr als eine interessante Geschichtslektion, mehr als ein Ratespiel über die Zukunft. Es ist ein Weg, Ihre eigenen aktuellen Wartungsabläufe besser zu verstehen. Wo würden Sie Ihre Abteilung auf der Timeline einordnen? Sind Sie noch in den 90ern? Hat Ihre Abteilung das neue Jahrtausend erreicht? Vielleicht sind Sie an der Spitze.

Sobald Sie entdecken, wo Sie stehen, ist es Zeit, darüber nachzudenken, wo Sie hinwollen und wie Sie dorthin kommen. Für Abteilungen, die sich hinterherhinken fühlen und aufholen wollen, ist moderne CMMS-Software ein großartiger Start.