Die richtige Facility-Management-Software wählen: IWMS, CMMS, CAFM und EAM erklärt

Wenn Sie diesen Blog lesen, sind die Unterschiede zwischen CAFM und CMMS nicht nur akademisch – Sie müssen sie kennen, um zu entscheiden, welches Sie bekommen. Also fangen wir an, den Titel zu ändern in Welches ist das Richtige für mich: Computer-Aided Facilities Management Software oder Computerized Maintenance Management Software?

Ja, der neue Titel ist zu lang, aber er hat den Vorteil, genauer zu sein. Und der beste Weg, die Antwort zu finden, ist, uns darauf zuzubewegen. Fangen wir mit einigen Grundlagen an.

Sind CAFM und CMMS im Grunde dasselbe?

Nein, nicht wirklich. Aber es ist leicht zu sehen, warum Leute denken könnten, sie seien es. In den breitesten Zügen führen sie dieselben Aufgaben aus. Beide Softwarelösungen helfen Ihnen, Ihre Abläufe zu verfolgen, zu managen und zu berichten. Und sie erreichen diese Aufgaben, indem sie einige der gleichen Technologien nutzen. Moderne Versionen tendieren dazu, eine cloud-basierte zentrale Datenbank zu verwenden, was den Datenerfassungsprozess strafft und sicherstellt, dass alles in Echtzeit aktuell gehalten wird und von jedem internetfähigen Desktop oder Mobilgerät über eine dedizierte App zugänglich ist.

Um über diese Ähnlichkeiten hinaus die Unterschiede zu sehen, hilft es, dieselbe Frage zu stellen, aber CAFM und CMMS auszutauschen. Zum Beispiel können wir fragen: Sind ein Tesla und ein Golfwagen im Grunde dasselbe? In den breitesten Zügen führen sie dieselbe Aufgabe aus. Beide bewegen Menschen und Dinge von A nach B. Und sie erledigen diese Aufgabe mit derselben Technologie – einem Elektromotor. Aber sobald Sie den Tesla auf einen Golfplatz fahren, spüren Sie die Unterschiede sofort.

Also: Auch wenn beide Softwarelösungen einige Features und Technologien teilen, sind sie unterschiedlich. Auf eine Zeile heruntergebrochen: Der Unterschied ist, dass ein CAFM sich mehr auf Maximierung der Flächennutzung fokussiert, während ein CMMS sich mehr auf Maximierung der Anlagen-Betriebszeit fokussiert.

Also, sie sind nicht dasselbe. Und der Unterschied ist der Fokus. An diesem Punkt lohnt es sich, einige grundlegende Definitionen anderer verwandter Plattformen auszuarbeiten, um Verwirrung zu vermeiden. Tatsächlich können wir uns vier verschiedene, aber verwandte Plattformen ansehen.

Was ist IWMS?

Integrated Workplace Management System

Mit Features für alles von Immobilienportfolio-Management bis Grundrisserstellung – das ist Ihr Schweizer Taschenmesser für Facility Management.

Was ist CAFM?

Computer Aided Facilities Management

Hilft Ihnen, sich auf den physischen Arbeitsplatz zu fokussieren mit Features für Grundrisserstellung und Maximierung der Flächennutzung.

Was ist EAM?

Enterprise Asset Management

Denken Sie an Wiege-zur-Bahre Asset Management – einschließlich allem vom Planungsprozess über Wartung bis hin zur endgültigen Entsorgung und Ersetzung. EAM zieht Daten aus der gesamten Organisation, um Ihnen den wahren Total Cost of Ownership zu zeigen, was wichtig für Business Intelligence und harte Reparieren-oder-Ersetzen-Entscheidungen ist.

Was ist CMMS?

Computerized Maintenance Management System.

Das beste zum Schluss. CMMS ist enger fokussiert auf Organisation der Wartungsabteilung mit Arbeitsauftragsmanagement und präventiver Wartungsterminierung und -verfolgung.

Wie vergleichen sie sich?

Und jetzt, da wir die Definitionen haben, kann es hilfreich sein, einige von ihnen zu vergleichen, um besser zu verstehen, wie sie etwas ähnlich, aber unterschiedlich sind. Grundsätzlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie das bekommen, was am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt.

Es ist wie Autokaufen. Sagen wir, Sie brauchen ein Fahrzeug, um in der Stadt herumzukommen. Nicht alles wird für Sie funktionieren. Ein Zweisitzer ist perfekt, wenn Sie zu zweit sind, aber Sie sind besser mit einem Van bedient, wenn Sie Ihre fünfköpfige Familie herumfahren müssen.

EAM vs. CMMS

In jedem EAM steckt ein CMMS, also wenn Sie die Beziehung zeichnen müssten, hätten Sie EAM als großen Kreis und CMMS als kleineren inneren Kreis. Es macht wahrscheinlich nicht mal Sinn, „versus“ zu verwenden; es ist nicht wirklich eine Entweder-Oder-Beziehung. Stattdessen können Sie sie als „mehr“ und „ein bisschen weniger“ betrachten.

IWMS vs. CMMS

CMMS ist mehr auf Wartung fokussiert, und Sie können es als etwas betrachten, das die Wartungsabteilung nutzt, um ihre Arbeitsauftrags-Workflows zu straffen und zu stärken. IWMS ist wahrscheinlich besser als Lösung, die eine Stufe höher (aber nicht besser) im Prozess sitzt. So kann ein Facility Manager es nutzen, um Anfragen aus der gesamten Organisation zu organisieren, von denen einige dann an die Wartungsabteilung weitergegeben werden.

IWMS vs. CAFM

Hängt davon ab, wen Sie fragen, aber eine gängige Unterscheidung ist schlicht Skalierung. Nachdem Sie über eine bestimmte Größe hinausgewachsen sind und zusätzliche Überwachung brauchen, macht ein IWMS mehr Sinn.

OK, sie sind nicht genau dasselbe, aber es gibt viel Überlappung – also wenn ich ein CAFM oder CMMS bekomme, bekomme ich im Grunde, was ich brauche?

Leider nein. Stattdessen landen Sie mit beidem: Nicht genug von dem, was Sie brauchen, und zu viel von dem, was Sie nicht brauchen.

Nicht genug von dem, was Sie brauchen: Wenn das, was Sie brauchen, ein Feature-Set ist, das Ihr präventives Wartungsprogramm strafft und stärkt, lässt Sie ein CAFM kurz. Und wenn Sie komplexe Immobilien-Leasingverträge über mehrere Einrichtungen managen müssen, kämpft ein CMMS damit, zu liefern.

Zu viel von dem, was Sie nicht brauchen: Denken Sie daran, moderne Anbieter für sowohl CAFM als auch CMMS nutzen das Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, was bedeutet, statt die Software zu kaufen, melden Sie sich für ein Abonnement an. Dieses System hat viele Vorteile für Sie, einschließlich der Tatsache, dass der Anbieter in Ihrem fortlaufenden Erfolg genauso investiert ist wie Sie. Sie brauchen Sie glücklich mit ihrer Software, damit Sie Ihr Abonnement erneuern. Aber SaaS bedeutet auch: Wenn Sie ein CAFM wählen, wenn Sie ein CMMS brauchen, gibt es laufende Kosten für Features, die Sie nicht nutzen.

Was sind CAFM-Anwendungsfälle und Features?

Gute Frage. Und weil der Begriff zu einer Art Dach für eine Reihe verschiedener Arten von Facility-Management-Software geworden ist, können wir fast genauso leicht fragen: Was ist KEIN Feature eines CAFM? Lassen Sie uns die Liste auf zwei wirklich wichtige eingrenzen.

CAFM und Flächenplanung

Es beginnt mit detaillierten Grundrissen des Büroraums – einschließlich Schreibtischen, Anlagen und Geräten. Facility Manager können sicherstellen, dass Raum effizient genutzt wird und Mitarbeiter angemessen untergebracht sind. Zum Beispiel: Wenn es eine Neueinstellung in der Ingenieurabteilung gibt, kann der Facility Manager sicherstellen, dass Platz für einen neuen Schreibtisch ist. Sie können die Software auch nutzen, um das Verschieben eines Schreibtischs aus dem Lager ins Büro zu erleichtern. Für bestehende Mitarbeiter deckt Flächenplanung das Management und Tracking flexibler Räume ab – wie Besprechungs- und Breakout-Räume. Die Software sammelt wertvolle Daten darüber, wer was nutzt, was effektiv genutzt wird und was verschwendet wird.

CAFM und physische Distanzierung

Facility Manager stehen jetzt vor Herausforderungen im Kampf gegen die Ausbreitung von COVID-19, und ein Weg ist die Gewährleistung sozialer Distanzierung zwischen Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Da die Software bereits Daten zu Bürolayouts und Sitzplätzen hat, können Facility Manager sie nutzen, um sichere Abstände durch sofortige Neuzuweisung von Schreibtischen zu gewährleisten. Manager können auch den Zugang mit Besucher-Management steuern und Mitarbeiterankunftszeiten staffeln. Sie können auch Wellness-Checks erstellen und verwalten und Daten für Contact Tracing sammeln.

Was sind CMMS-Anwendungsfälle und Features?

Zurück zu den breiten Zügen. Wartungsleiter nutzen CMMS, um die Kontrolle über ihre Wartungsprogramme zu übernehmen, einschließlich:

• Betriebszeit steigern
• Wartungskosten senken
• Bestand kontrollieren
• Transparenz und Rechenschaftspflicht erhöhen
• Anlagen- und Gerätelebenszyklen verlängern

Sehen wir uns an, wie sie das mit den spezifischen Modulen in einer CMMS-Lösung machen.

CMMS und Arbeitsauftragsmanagement

Im Kern jedes guten CMMS steht umfassendes Arbeitsauftragsmanagement. Es beginnt mit dem offenen Online-Portal, wo Leute ihre Wartungsanfragen einreichen können, ohne Wartungsabteilungs-Telefonnummern oder E-Mail-Adressen suchen zu müssen. Der Vorteil für die Wartungsabteilung: Sie müssen nicht mehr mit zufälligen Nachrichten umgehen, die die Details fehlen, die sie brauchen, um Wartungsaufgaben ordnungsgemäß zu generieren und zu priorisieren.

Im Fall einer Bedarfsaufgabe kann das Wartungsteam schnell einen Arbeitsauftrag erstellen, gepackt mit allen Informationen, die Techniker brauchen, um effizient zu arbeiten und schnell abzuschließen, einschließlich:

• Umfassende Anlagen- und Gerätedaten und -historien
• Schritt-für-Schritt-Anweisungen
• Anpassbare Checklisten
• Zugehörige Teile und Materialien
• Digitale Bilder, O&M-Handbücher und zugehörige Garantien
• Interaktive Standortkarten und Grundrisse

Kommunikation läuft in beide Richtungen: Techniker können Kommentare zu Arbeitsaufträgen und Aufgaben hochladen. Sie können auch Bilder hochladen, was ihnen erlaubt, ferngesteuerte visuelle Inspektionen vor dem Abschluss anzufordern.

CMMS und präventive Wartung

Wartungsabteilungen nutzen eine Vielzahl von Wartungsstrategien für ihre Anlagen, und präventive Wartung ist eine der beliebtesten. Statt darauf zu warten, dass Anlagen und Geräte bis zum Ausfall laufen, nutzen Techniker eine Kombination aus Inspektionen und präventiven Wartungsaufgaben, um kleine Probleme zu finden und zu beheben, bevor sie sich zu größeren entwickeln.

CMMS-Software macht es einfach, ein präventives Wartungsprogramm einzurichten, zu terminieren und zu verfolgen. Sobald Aufgaben in die Software geladen sind, werden Kalender- und Zähler-basierte PMs automatisch generiert und zugewiesen. Zugehörige Wartungsmetriken und Key Performance Indicators (KPIs) werden ebenfalls automatisch verfolgt, und die Software kann datenreiche Berichte für bessere Transparenz und Rechenschaftspflicht generieren. Zum Beispiel kann der Wartungsleiter genau sehen, wie viele PMs über einen bestimmten Zeitraum verpasst wurden.

Das Ansehen von Asset-Arbeitsauftrags- und PM-Daten hilft der Abteilung, das Programm feinzustimmen. Zum Beispiel: Sie haben einen Gabelstapler, der etwa alle zwei Monate ausfällt. Statt den aktuellen Zeitplan von präventiven Wartungsinspektionen und -aufgaben alle drei Monate beizubehalten, können Sie die Frequenz auf alle sechs Wochen erhöhen.

Welches ist das Richtige für mich – CAFM oder CMMS?

Die Antwort auf fast jede interessante Frage im Leben ist dieselbe: Es kommt darauf an. Weil jedes System einen anderen Satz von Herausforderungen adressiert, müssen Sie das wählen, das Ihre spezifischen Bedürfnisse am besten erfüllt.

Beginnen Sie damit, sich die Probleme anzusehen, die Sie lösen müssen. Es ist wie beim Arztbesuch, wo die erste Frage ist: „Was scheint das Problem zu sein?“ Wenn Sie nicht wissen, was nicht stimmt, ist die Wahl der richtigen Medizin fast unmöglich.

Sobald Sie eine Liste der Probleme haben, die Sie lösen müssen, können Sie entscheiden, welches für Sie richtig ist.

Nächste Schritte

Der beste Weg zu entscheiden, ist, mit jemandem aus der Branche zu sprechen. Alles, was Sie tun müssen, ist, den richtigen Anbieter zu finden.

Hippo hat viele Wege zu helfen. Wir können Ihre Fragen beantworten, Ihnen helfen, eine Live-Software-Demo zu buchen, oder Sie sogar mit einem kostenlosen Testzugang einrichten.

CEO-Zusammenfassung

Die Wahl der richtigen Plattform, um Ihre Facility-Abläufe zu verfolgen, zu managen und zu berichten, kommt darauf an, diejenige zu finden, die Ihre aktuellen Herausforderungen am besten trifft. Für CMMS und CAFM gibt es Überlappung, aber die beiden sind unterschiedlich genug, dass Sie sicherstellen müssen, das Richtige zu bekommen. Also, welches sollten Sie wählen? CMMS-Systeme sind am besten für Arbeitsauftragsmanagement und Einrichtung, Terminierung und Verfolgung präventiver Wartungsprogramme. CAFM-Systeme sind oft besser für Flächenmanagement – einschließlich Flächenplanung und Gewährleistung physischer Distanzierung. Also: Ein CMMS hilft Ihnen, sicherzustellen, dass die Klimaanlage im Büro läuft, während ein CAFM hilft, sicherzustellen, dass die Schreibtische weit genug auseinanderstehen.