CMMS verstehen: Der Schlüssel zu smartem Wartungsmanagement

Im unerbittlichen Streben, maximalen Wert aus Anlagen zu ziehen, setzen Organisationen ihre Wartungsabteilungen weiterhin unter Druck, mehr mit weniger zu erreichen. Aber die Lösung ist, smarter zu arbeiten, nicht härter. Und es beginnt mit CMMS-Software.

Was ist ein CMMS?

Weil Sie es nutzen können, um verschiedene Ziele zu erreichen, gibt es verschiedene Wege, Computerized Maintenance Management Software zu beschreiben. Auf einer Ebene ist es anspruchsvolle Software, die Tausende von Datenpunkten erfasst und nutzt, um alles zu liefern – von einem breiten Überblick über den Betrieb einer Einrichtung bis hin zu umfassenden Einblicken in einzelne Geräte. In Bezug auf Funktionalität bietet CMMS-Software Unternehmen die Möglichkeit, Lagerbestände zu überwachen, Arbeitsaufträge zu managen, präventive Wartungsprogramme einzurichten und zu terminieren und schnell präzise Berichte zu generieren.

Auf einer anderen Ebene ist es einfach die Lösung, die Wartungsmanager brauchen. Prozesse zu automatisieren und Workflows zu straffen macht Ihr Leben weniger stressig, indem es Ihren Arbeitstag vorhersehbarer macht.

Wie funktioniert ein CMMS?

Der einfachste Weg zu verstehen, wie es funktioniert, ist, zuerst zwei ältere Wartungsmanagement-Methoden anzusehen: Papier und Tabellenkalkulationen.

Mit Papier laufen Sie immer Gefahr, Daten zu verlieren oder zu korrumpieren. Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Arbeitsauftrag ausfüllen, gibt es eine gute Chance, dass Sie Fehler einbauen. Und selbst wenn Sie alles perfekt abschreiben, gibt es dann eine gute Chance, dass jemand dieses Stück Papier verliert – Ihre eine Kopie dieser kritischen Daten.

Bei Tabellenkalkulationen ist es das gegenteilige Problem. Die Chance, schlechte Daten per Copy-and-Paste einzufügen, ist immer noch da, aber jetzt haben Sie oft zu viele Kopien derselben Daten. Warum ist das ein Problem? Weil sobald jemand die Informationen auf einer Kopie aktualisiert, all die anderen getrennten Kopien out-of-sync sind. Am Ende arbeitet jeder im Team von seiner eigenen Version der Wahrheit. Alle sind aus dem Loop – aber niemand merkt es.

Moderne CMMS-Lösungen lösen beide Probleme, indem sie es einfach machen, Daten zu erfassen und sie dann sicher, geschützt und durchsuchbar zu halten. Sie können das CMMS als zwei eng verbundene Teile betrachten: eine Datenbank und eine Schnittstelle, die die Wartungsabteilung nutzt, um mit der Datenbank zu interagieren. Weil alle Daten an einem Ort sind, arbeitet jeder mit denselben Informationen. Und jedes Mal, wenn jemand im Team Daten hinzufügt oder aktualisiert, kann jeder die Änderungen in Echtzeit sehen. Endlich ist jeder eng in der Schleife.

Unterschied zwischen SaaS-Modell und „On-Prem“

Ein wichtiger Aspekt moderner Wartungsmanagement-Software ist, wie sie verkauft wird; im Grunde kaufen Sie sie gar nicht. Stattdessen nutzen CMMS-Anbieter das SaaS-Modell (Software as a Service), wo Sie eine Abonnementgebühr für den Zugriff auf die Software zahlen. Es ist fast wie Netflix.

Sie kaufen keine einzelnen Filme von Netflix. Stattdessen zahlen Sie für Zugriff auf den rotierenden Katalog. Das bedeutet, Sie brauchen keine speziellen Geräte zu Hause. Alles, was Sie brauchen, ist Internetzugang. Es liegt an Netflix, sich um alle Server und Software zu kümmern. Für Sie gibt es nichts zu warten und nichts zu upgraden. Und Netflix fügt ständig neue Filme und Features hinzu. Solange Ihr Abonnement aktiv ist, können Sie so viele Filme schauen, wie Sie wollen, aber sobald es endet, verlieren Sie den Zugriff.

Hier ist der andere Teil. Bei einem CMMS-Anbieter fügen Sie viele Ihrer eigenen Daten in das System ein. Wenn Sie entscheiden, das Abonnement zu beenden, gehören diese Daten immer noch Ihnen. Sie können sie mitnehmen.

Ältere Systeme waren On-Prem (On-Premises), was bedeutete, Sie waren verantwortlich für Einrichtung und Betrieb der erforderlichen IT-Infrastruktur. Zurück zur Netflix-Analogie: Die alten Systeme waren wie früher, als Sie DVDs kauften. Es lag an Ihnen, den Player zu bekommen, und wenn er kaputtging, lag es an Ihnen, ihn zu reparieren oder zu ersetzen. Der offensichtliche Nachteil: Der einzige Weg zu upgraden, war, mehr für mehr Technologie auszugeben. Als die Industrie zu Blu-Ray wechselte, lag es an Ihnen, das neue Gerät zu kaufen.

Was sind die Unterschiede zwischen CMMS und EAM?

Generell kommen die Unterschiede zwischen CMMS und EAM auf den Umfang hinaus. Im Grunde hat ein EAM mehr Features und deshalb nutzen mehr Leute aus mehr Abteilungen es.

Sie können EAM als Weg betrachten, ein Asset von der Wiege bis zur Bahre zu managen – von der initialen Planungs- und Designphase bis hin zur Außerbetriebnahme und Entsorgung durch die Organisation.

CMMS-Software hat einen fokussierteren Umfang, und Wartungsabteilungen nutzen sie, um alle Aspekte von Wartung und Reparaturen für Anlagen und Geräte zu organisieren und zu verfolgen.

Bei modernen EAM-Lösungen gibt es meistens ein vollständiges CMMS drin, damit Unternehmen Assets während ihrer Nutzungsphase managen können.

Welche Branchen nutzen CMMS?

Eine breite Palette von Organisationen verschiedener Größen über Branchen hinweg nutzt CMMS-Lösungen, einschließlich:

• Fertigung
• Lebensmittel und Getränke
• Facility Management
• Gesundheitswesen
• Hotels und Resorts
• Non-Profits
• Einzelhandel und Restaurants
• Bildung
• Kommunen
• Sport und Freizeit
• Religiöse Einrichtungen
• Seniorenresidenzen

Es gibt keine Größenbeschränkung für die Implementierung eines CMMS. Tatsächlich können Kleinunternehmer, die Ein-Personen-Betriebe sind, von den gestrafften Workflows profitieren, die CMMS-Lösungen liefern.

Was sind die Vorteile eines CMMS?

Es gibt eine lange Liste von Vorteilen, aber es lohnt sich, zu versuchen, sie alle auf einen kurzen Satz zu reduzieren.

Der Vorteil von CMMS-Software ist, dass sie Ihr Leben weniger stressig macht, indem sie Ihren Arbeitstag vorhersehbarer macht.

Wie hilft es Ihnen, dieses Ziel zu erreichen? Es ist durch eine Kombination miteinander verbundener Features.

Kosten senken und Stress reduzieren mit präventiver Wartung

Für viele Organisationen ist das präventive Wartungsmodul in CMMS-Softwaresystemen der Hauptanziehungspunkt.

Ein ordnungsgemäß geplantes präventives Wartungsprogramm gewährleistet optimale Bedingungen für alle Unternehmensanlagen durch regelmäßig geplante Wartungsinspektionen und -aufgaben, verlängert die Lebensdauer der Geräte und spart Zeit und Geld. Wenn Sie kleine Probleme finden und beheben können, bevor sie zu großen Problemen werden, können Sie Ausfälle vermeiden, die Produktivität senken und Kosten erhöhen.

Sie können präventive Wartungszeitpläne für all Ihre Anlagen und Geräte basierend auf Herstellervorgaben, Inspektionszeitplänen und Geräteleistungshistorien erstellen. Am besten: Sie können Arbeit terminieren, wann es für Sie passt. Zum Beispiel in einem Fertigungsbetrieb können Sie das Team routinemäßige Inspektionen und Aufgaben durchführen lassen, wenn die Linie ohnehin schon offline geplant ist. Und Sie müssen sich nie Sorgen machen, PMs zu verpassen, weil die Software Warnungen zu anstehenden Arbeiten sendet.

Schraubenzieherzeit steigern mit mobiler Wartungs-App

Ein wachsender Trend sind mobile Wartungs-Apps, die Wartungspersonal den Zugriff auf Daten und Features von jedem verbundenen Gerät, von jedem Standort aus ermöglichen. Techniker können neue Zuweisungen prüfen, offene Arbeitsaufträge und PMs abrufen und kritische Daten erfassen und hochladen – einschließlich Bilder und Arbeitsauftrags- und Aufgabennotizen.

Statt ins Büro zurücklaufen zu müssen, um Papierkram abzuholen und abzugeben, können Techniker alles abrufen, während sie in Bewegung bleiben – was sie sowohl effizienter als auch selbstständiger macht.

Techniker genau dorthin bringen mit Standortkarten und Grundrissen

Moderne Wartungsmanagement-Software bietet verschiedene Wege, Ihre Daten zu sehen und zu verstehen. In manchen Fällen müssen Sie Ihre Bestandslisten in Listenform sehen. In anderen ist es einfacher, Ihren PM-Plan auf einem Kalender geplottet zu verstehen.

Standortkarten und Grundrisse sind ein weiterer Weg, Ihre Anlagen und Ihren Betrieb zu visualisieren.

Für neue Techniker sind sie eine unschätzbare Ressource, während sie sich in den Einrichtungen zurechtfinden. Statt sie erfahrenen Technikern zum Schatten zuweisen zu müssen, können sie Arbeitsaufträge unabhängig abschließen. Und für Wartungsmanager können Standortkarten und Grundrisse helfen, Arbeit effizienter zu terminieren. Zum Beispiel: Wenn Sie schon wissen, dass Ihr Techniker eine PM an einem Asset neben dem Dachpool durchführt, können Sie ihm auch Inspektionen und Aufgaben für die Poolbar zuweisen.

Sofort auf Daten zugreifen mit Barcode-Scanning

Mit der mobilen App der CMMS-Software können Techniker die eingebaute Kamera des Geräts nutzen, um Barcodes an Anlagen zu scannen und sofort auf kritische Informationen zuzugreifen – alles von Seriennummern bis zu offenen PMs und Arbeitsaufträgen.

In vielen Branchen müssen Techniker an Anlagen arbeiten, die alle gleich aussehen. Denken Sie an die Klimaanlagen auf dem Dach eines Apartmenthauses oder die Förderbänder in einer Fertigungsanlage. Da sind auch die Betten in einer Gesundheitseinrichtung, die Hochdruckreiniger in einer Autowaschanlage und die Fernseher und Projektoren in den Klassenzimmern einer Schule.

In jedem Fall kann es für den Techniker schwer sein zu wissen, an welchem Asset er arbeiten soll. Ein schneller Scan sagt ihm genau, was zu tun ist und wo.

Prozesse feinjustieren und Compliance nachweisen mit automatisierten Berichten

Die zentrale Datenbank macht es einfach, Daten zu erfassen und alle auf dem Laufenden und in der Schleife zu halten.

Aber Sie können mehr mit Ihren neuen zuverlässigen Daten machen, einschließlich der Nutzung des CMMS, um sie in umsetzbare, datengesteuerte Entscheidungsfindung zu verwandeln. Mit dem Reporting-Modul können Sie automatisierte Berichte generieren, gefüllt mit leicht lesbaren Grafiken und aufschlussreichen Wartungsmetriken und KPIs. Sobald Sie klar sehen können, wohin Ihr Budget fließt, können Sie richtig pivoten, um neue Effizienzen zu finden. Auch, wirklich das Gesamtbild der Wartung sehen und verstehen zu können, hilft Ihnen, die richtigen Entscheidungen bei spezifischen Anlagen und Geräten zu treffen – einschließlich, wann es mehr Sinn macht zu ersetzen als zu reparieren.

Und diese Berichte haben mehr als nur interne Nutzung. Bei Compliance gibt es immer zwei Teile: compliant zu sein und nachzuweisen, dass Sie compliant sind. Mit leicht zugänglichen Aufzeichnungen all Ihrer Wartungsaktivitäten – einschließlich eines Aktivitätsprotokolls für jeden Arbeitsauftrag – können Sie Compliance mit Regierungs- und Branchenverbandsregulierungen, Richtlinien und Best Practices schnell und gründlich nachweisen. Sie bekommen eine sicherere Einrichtung und vermeiden teure Strafen.

Gibt es einen CMMS-Käuferleitfaden, oder wie finde ich das CMMS, das für mich richtig ist?

Jeder Prozess ist ein bisschen anders, aber es gibt Schritte, die Sie beim Auswählen eines CMMS befolgen können.

Erstens: Denken Sie über die Herausforderungen nach, denen Sie derzeit gegenüberstehen. Was an Ihren Wartungsprozessen möchten Sie ändern? Was bereitet Ihnen die meisten Probleme? Für viele Wartungsabteilungen ist das Hauptproblem die Abhängigkeit von reaktiver Wartung, wo das Team Anlagen und Geräte nur repariert, nachdem sie ausgefallen sind. Für andere Abteilungen könnten die Probleme mehr mit ineffizientem Tracking von Ressourcen und Bestand zusammenhängen.

Sobald Sie Ihre Liste der Kopfschmerzen haben, können Sie nach spezifischen Heilmitteln suchen. Schnelle Online-Recherche kann Ihnen ein Gefühl für die Haupt-CMMS-Features geben und wie jedes ein Heilmittel für Ihre spezifischen Probleme sein kann. Von dort ist es Zeit, Anbieter zu kontaktieren, um ein vollständigeres Verständnis zu bekommen.

Denken Sie aber daran, dass es mehr an einem CMMS gibt als eine grundlegende Feature-Liste. Sie müssen auch das komplette Nutzererlebnis ansehen, was viel breiter ist, als viele zuerst annehmen. Tatsächlich deckt das Nutzererlebnis all Ihre Interaktionen mit dem CMMS-Anbieter ab. Sie müssen über die Leute und Prozesse nachdenken, die sie anbieten, um Ihnen bei der Implementierung des Systems und der Schulung Ihrer Techniker zu helfen. Dann, sobald das CMMS läuft, welche Arten von Support verfügbar sind.

Nächste Schritte

Der beste Weg zu entscheiden, ist, mit jemandem aus der Branche zu sprechen. Alles, was Sie tun müssen, ist, den richtigen Anbieter zu finden.

Hippo hat viele Wege zu helfen. Wir können Ihre Fragen beantworten, Ihnen helfen, eine Live-Software-Demo zu buchen, oder Sie sogar mit einem kostenlosen Testzugang einrichten.

CEO-Zusammenfassung

CMMS-Softwarelösungen helfen Wartungsabteilungen, kritische Anlagen für weniger Geld online zu halten, indem sie Prozesse straffen und zuverlässige Daten erfassen und nutzen. Im Gegensatz zu älteren Managementsystemen lebt ein modernes CMMS in der Cloud und stellt sicher, dass alle Zugriff auf aktuelle Daten haben. Organisationen branchenübergreifend können konkrete Vorteile aus den Systemen ziehen, einschließlich mehr Betriebszeit und weniger verschwendeter Zeit und Geld. Bei der Wahl eines CMMS ist es wichtig, nicht nur die Features, sondern auch das komplette Nutzererlebnis zu berücksichtigen – einschließlich Implementierung, Schulung und laufendem Support.