Master CAFM:Der ultimative Leitfaden für computergestütztes Facility Management

Marktführer im Facility Management

Aktualisiert am 23. Dezember 2024

Inhaltsverzeichnis

• Was ist computergestütztes Facility Management?
• Wer sollte computergestütztes Facility Management nutzen?
• Die Vorteile von CAFM
• CAFM vs. CMMS
• 5 Experten-CAFM-Best Practices
• Computergestützte Facility-Management-Software:Wie sie das Facility-Management optimiert
• Häufig gestellte Fragen

Schlüssel zum Mitnehmen

Computergestütztes Facility Management (CAFM) ist eine Technologie, die dazu beiträgt, den Anlagenbetrieb zu rationalisieren und zu verbessern. Dabei kommt es auf den Einsatz von Computersoftware und -tools zur Verwaltung und Wartung verschiedener Aspekte einer Einrichtung an, beispielsweise Raumplanung, Wartung, Anlagenverwaltung und mehr.

Gerade für große Unternehmen mit mehreren Gebäuden ist Facility Management eine komplexe und weitreichende Aufgabe. Als Facility Manager müssen Sie so viele Aktivitäten organisieren und überwachen, dass Ihre Arbeit ohne die Hilfe von Technologie zur Rationalisierung Ihrer Arbeitsbelastung nicht möglich ist.

Computergestütztes Facility Management (CAFM) ist ein Tool, das die Organisation und Wartung von Einrichtungen durch Facility Manager vereinfacht. Der CAFM-Markt wächst und wird bis 2032 voraussichtlich über 2 Milliarden US-Dollar erreichen, von 987,5 Millionen US-Dollar im Jahr 2021 – eine Wachstumsrate von 7,1 % CAGR. Bei effektiver Implementierung kann ein CAFM-System Kosten senken und Ihren Arbeitsablauf vereinfachen. Dennoch ist es immer noch wichtig, die Einzelheiten der Verwendung von CAFM zur Verwaltung Ihrer Einrichtungen zu verstehen.

In diesem Leitfaden erklären wir, was CAFM ist, wie es funktioniert, welche Vorteile es bietet und welche CAFM-Best Practices Ihnen dabei helfen, die Vorteile dieses umfassenden digitalen Tools zu nutzen.

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Die effiziente Verwaltung von Einrichtungen ist für Unternehmen aller Branchen von entscheidender Bedeutung. Traditionelle Facility-Management-Methoden werden durch innovative Lösungen wie Computer Aided Facility Management (CAFM) ersetzt. https://t.co/NbLF5Ow1K8

– AMACS (@amacspti) 13. Juni 2023

Computergestütztes Facility Management ist eine Art Software, mit der Facility Manager alle mit dem Betrieb eines Gebäudes verbundenen Aktivitäten organisieren und rationalisieren. Facility Manager verlassen sich auf CAFM für Aufgaben wie:

• Wartungsplanung
• Mitarbeitermanagement
• Workflow-Management

CAFM ist ein Tool, das alles optimiert, was in einem physischen Arbeitsbereich geschieht. Dazu gehören die Personen, Prozesse und Objekte in Ihren Einrichtungen. In großen Einrichtungen können beispielsweise Hunderte von Assets mit Etiketten versehen sein. Facility Manager nutzen CAFM-Software, um diese Vermögenswerte organisiert und gut gewartet zu halten.

Letztendlich hilft das digitale System Facility Managern, Zeit und Geld zu sparen, indem es wichtige Daten zum Gebäudebetrieb bereitstellt. Die heutige CAFM-Software verfügt über weitreichende Funktionen. Während jedes CAFM-System von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann, umfasst CAFM-Software im Allgemeinen mehrere Funktionen.

Einen schnellen Überblick über die CAFM-Software erhalten Sie im folgenden Video:

Allgemeiner Gebäudebetrieb

CAFM unterstützt Sie bei den allgemeinen Aufgaben, die mit dem Betrieb eines Gebäudes verbunden sind. Es protokolliert alle wiederkehrenden täglichen Aufgaben an einem Ort, vereinfacht Arbeitsabläufe und stellt wichtige Informationen in kürzerer Zeit bereit.

In der Praxis bedeutet dies, dass Facility Manager CAFM verwenden können, um mehrere mit dem Internet verbundene Elemente eines Gebäudes von einem einzigen Dashboard aus zu steuern, darunter:

• Türen
• HLK-Systeme
• Maschinen

Anstatt zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen, können Sie alles in einem einzigen Dashboard bedienen.

Asset-Management

Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen oder ein Unternehmen leiten, ist die Verwaltung physischer Vermögenswerte eine Herausforderung. Glücklicherweise vereinfacht CAFM die Anlagenverwaltung, indem es den physischen Standort der Anlage identifiziert und andere relevante Informationen wie den Hersteller und die Wartungshistorie verfolgt.

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Wartungsmanagement

Das Wartungsmanagement ist für jede Einrichtung ein Muss, aber die Verwaltung aller Geräte, Maschinen und Systeme in jedem Gebäude ist eine Herausforderung. CAFM-Software kann dabei helfen, indem sie alle Daten zu den Anlagen in jedem Gebäude speichert und es so ermöglicht, von der reaktiven oder korrigierenden Wartung abzuweichen und stattdessen auf die vorbeugende Wartung umzusteigen.

Raum- und Raummanagement

Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Gebäude, Abteilungen und Mitarbeiter verfügt, kann die Verwaltung von Flächen und Raumreservierungen schwierig werden. Einige computergestützte Facility-Management-Systeme umfassen auch eine Funktion, die Raumbuchungen und -einrichtungen verwaltet, um Platzprobleme zu vermeiden.

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Wer sollte computergestütztes Facility Management nutzen?

CAFM ist möglicherweise nicht geeignet, wenn Ihr Unternehmen klein ist, nur über ein einziges Gebäude verfügt oder Sie derzeit alles ohne CAFM verwalten können.

CAFM passt jedoch hervorragend, wenn Ihr Unternehmen:

• Hat ein großes Gebäude
• Besitzt mehrere Gebäude an verschiedenen Standorten
• Führt komplexe Funktionen innerhalb seiner Gebäude durch
• Besitzt viele Vermögenswerte und verwaltet viele Mitarbeiter

CAFM verbessert die Sichtbarkeit und rationalisiert Arbeitsabläufe, wodurch es perfekt für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen geeignet ist, darunter:

• Immobilien
• Regierung
• Werblich
• Gesundheitswesen
• Bildung
• Fertigung

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Die Vorteile von CAFM

Vor CAFM mussten Facility Manager Informationen über den Grundriss, die Ressourcen und die Vermögenswerte eines Gebäudes auf Papier verwalten. Die Bewältigung dieses Informationsdefizits nahm nicht nur mehr Zeit in Anspruch, sondern birgt auch die Gefahr menschlicher Fehler.

Die digitalen Tools von CAFM ersetzen den riesigen Papierkram, beschleunigen Arbeitsabläufe und verringern das Fehlerrisiko erheblich. Es vereinfacht die Gesamtziele der Organisation und die täglichen Aufgaben des Facility Managements in einem einfachen, optimierten Dashboard.

Jede CAFM-Software ist anders und bietet eine scheinbar unbegrenzte Anzahl hilfreicher Tools. Die Vorteile von CAFM variieren zwar je nach Einrichtung und den Schwachstellen Ihres Unternehmens, umfassen jedoch in der Regel geringere Kosten und verbesserte Effizienz.

1. Verbesserte Dateneinblicke

CAFM-Software verfolgt wichtige Kennzahlen zu Ihrer Einrichtung. Es ruft automatisch Daten ab und präsentiert sie Ihnen in einem intuitiven Dashboard, sodass keine manuellen Berichte mehr erforderlich sind. Das Beste daran ist, dass es wichtige Erkenntnisse hervorhebt, die Ihnen sagen, welche Aufgaben am wichtigsten sind.

CAFM sammelt Daten effizienter und ermöglicht so die Erfassung von Daten zu jedem Gebäude und jeder Anlage, die Ihr Unternehmen besitzt. Wenn Sie auf eine wissensbasierte Entscheidungsfindung umsteigen möchten, ist CAFM ein Muss.

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2. Verbesserte Produktivität

Die Verwaltung von Einrichtungen ist keine leichte Aufgabe. Glücklicherweise können Sie mit CAFM schnell die Kontrolle über alle Gebäude, Anlagen und Aufgaben in einem einzigen Dashboard übernehmen.

CAFM liefert Facility Managern genaue Daten, die letztendlich dazu beitragen, dass das Gebäude effizienter läuft. Sie haben schnellen Zugriff auf organisierte Daten für routinemäßige vorbeugende Wartungsaufgaben und Notreparaturen. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen nicht auf Kleinigkeiten, sondern auf Aufgaben, die tatsächlich von einer menschlichen Note profitieren.

CAFM-Systeme bieten in der Regel Tools und Ressourcen, von denen nicht nur Sie als Facility Manager, sondern auch andere Mitarbeiter profitieren. Mitarbeiter, die beispielsweise Räume reservieren möchten, können über das CAFM-Programm schnell einen Konferenzraum buchen. Anstatt sich auf einen Kalender oder ein anderes manuelles System zu verlassen, können sich Ihre Teams auf das Geschäft konzentrieren.

3. Geringere Kosten

Ein gut verwaltetes Gebäude verursacht geringere Kosten. Wenn Ihr Unternehmen seine Betriebsausgaben senken muss, ist CAFM ein Muss. Es senkt die Kosten in vielerlei Hinsicht, unter anderem:

• Maximierung der Raumnutzung vor Ort und dadurch Reduzierung der Notwendigkeit, zusätzlichen Lagerraum oder Bürostandorte zu kaufen oder zu mieten
• Erhöhung der Lebensdauer von Anlagen durch intelligente Wartungspläne
• Verringerung der Arbeitsbelastung eines Facility Managers, wodurch die Notwendigkeit verringert wird, mehr Mitarbeiter einzustellen
• Analyse des Energieverbrauchs zur Identifizierung von Verschwendung
• Reduzierung der Wahrscheinlichkeit ungeplanter Ausfallzeiten durch Echtzeitverfolgung
• Ermöglichung datengesteuerter Entscheidungen in kürzerer Zeit

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4. Besseres Auftragnehmermanagement

Die Vorteile von CAFM erstrecken sich auch auf die Art und Weise, wie Sie das Personal in Ihren Einrichtungen verwalten. Wenn Sie sich häufig mit Mitarbeitern außerhalb Ihres Unternehmens abstimmen, etwa mit Auftragnehmern oder Subunternehmern, sorgt CAFM dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Mit CAFM können Sie Drittanbieter ganz einfach verwalten mit Funktionen für:

• Regelmäßige Check-ins, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt
• Weitergabe aktueller Sicherheitsinformationen an alle Auftragnehmer
• Einbindung der Einhaltung von Anlagenregeln in den Arbeitsablauf des Auftragnehmers
• Verwaltung der Auftragnehmervergütung

Die Vergabe von Reparaturen oder anderen anlagenbezogenen Arbeiten ist oft günstiger als die Einstellung interner Mitarbeiter. Die Verwaltung dieser Drittteams ist nicht immer einfach, aber CAFM integriert diese Aufgaben in Ihren bestehenden Workflow, um das Outsourcing zu vereinfachen.

5. Verbesserte Nachhaltigkeit

Versuchen Sie, ein nachhaltigeres Unternehmen zu führen? CAFM-Software hilft Unternehmen, Abfall in all seinen Formen zu reduzieren – und das ist ein Gewinn für die Umwelt. Effiziente Prozesse und reduzierter Abfall sparen nicht nur Geld, sondern machen Ihr Unternehmen auch umweltfreundlicher.

Sie können im CAFM-System Regeln erstellen, um nur die erforderliche Menge an Ressourcen für ein Projekt zu verwenden. Wenn Sie beispielsweise Ihren Wasserverbrauch reduzieren möchten, verfolgt CAFM den Verbrauch und warnt Sie, wenn Sie sich dem Limit nähern.

Nutzen Sie die datengesteuerten Erkenntnisse, um zu sehen, wo Sie Ressourcen übermäßig verbrauchen, um Ihre grünen Initiativen (und Ihr Budget) auf Kurs zu halten.

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CAFM vs. CMMS

Obwohl sie ähnlich klingen, ist CAFM nicht dasselbe wie ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS). CMMS konzentriert sich auf die Verwaltung der Geräte in einem Arbeitsbereich und insbesondere auf die Wartung dieser Geräte.

Ein CMMS-Softwaresystem übernimmt Aufgaben wie:

• Planung und Verfolgung von Aktivitäten im Zusammenhang mit Wartung und Reparaturen im Gebäude
• Messung der Wartungsressourcen und der Leistung von Anlagen
• Bestellungen und Lagereinkäufe planen
• Verwenden von Daten zur Nachverfolgung von Vermögenswerten

In der Praxis unterscheiden sich CAFM und CMMS in folgenden Punkten:

• Geltungsbereich: CAFM ist ein umfassenderes System, das Raumplanung, Ressourcenzuweisung und Asset-Verfolgung umfasst. Während CAFM das Wartungsmanagement übernehmen kann, konzentriert sich ein CMMS nur auf das Wartungsmanagement. Das CMMS verwaltet die Wartungsplanung, -verfolgung und -aufzeichnungen.
• Funktion: Ein CMMS eignet sich hervorragend zur Überwachung der Lebensdauer eines Geräts und zur Verwaltung der vorbeugenden Wartung. CAFM hingegen übernimmt sämtliche Instandhaltungsaufgaben sowie das Immobilienmanagement und die strategische Planung.
• Integrationen: CAFM kann in andere Systeme wie HR, Finanzen und IT integriert werden, um mehr Kontext zu Ihrem Unternehmen bereitzustellen. Ein CMMS hingegen lässt sich nicht in Ihre anderen Systeme integrieren.

Obwohl es sich mit einigen CMMS-Aufgaben überschneidet, ist CAFM ein ganzheitlicherer Ansatz für das Facility Management.

Wenn Ihr Unternehmen nur Hilfe bei Wartungsaufgaben benötigt, benötigen Sie möglicherweise nur ein CMMS, das in der Regel günstiger ist. Wenn Sie jedoch zusätzlich zur Wartung weitere Informationen über Ihr Unternehmen benötigen, ist CAFM die richtige Wahl.

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5 Experten-CAFM-Best Practices

CAFM-Software ist eine Investition in Ihr Unternehmen, die Sie profitabler und produktiver macht. Aber Software allein wird nicht zu mehr Ergebnissen führen. Befolgen Sie diese fünf Best Practices, um Ihre Ziele mit der Leistungsfähigkeit der CAFM-Software zu erreichen.

1. Identifizieren Sie Ihre Ziele

Ein computergestütztes Facility-Management-System sollte in Ihrem Unternehmen einen echten Unterschied machen. Es muss auf Ihre größten Bedürfnisse und Schwachstellen eingehen. Deshalb ist es so wichtig, zunächst Ihre Ziele zu identifizieren, bevor Sie ein CAFM-System kaufen.

Machen Sie sich zum Beispiel mehr Sorgen um die Wartung oder suchen Sie nach Möglichkeiten, den Abfall in mehreren Anlagen zu reduzieren? Diese Anforderungen erfordern unterschiedliche Ansätze. Beginnen Sie also damit, die genauen Ergebnisse zu skizzieren, die Ihr Unternehmen mit dieser Software erzielen muss. Dadurch wird es viel einfacher, die richtige CAFM-Lösung zu finden, die greifbare Ergebnisse für Ihr Unternehmen generiert.

2. Passen Sie Ihr CAFM an

Sobald Sie sich für ein CAFM-System entschieden haben, ist es wichtig, es so anzupassen, dass es alle Ihre größten Probleme löst. Da CAFM-Systeme häufig über viele Funktionen verfügen, ist ein personalisierter Ansatz erforderlich. Wählen Sie die Funktionen aus, die für Ihr Unternehmen am sinnvollsten sind, und personalisieren Sie sie nach Bedarf.

Sie können Ihr CAFM wie folgt anpassen:

• Hinzufügen verschiedener Module für Raumverwaltung, Asset-Tracking und mehr
• Benutzerrollen und Zugriffsebenen ändern
• Benutzerdefinierte Felder und Formulare erstellen
• Integration mit Buchhaltungs-, ERP- oder HR-Systemen
• Benutzerdefinierte Berichtsvorlagen erstellen

3. Automatisieren Sie Ihren Workflow

Mit der CAFM-Software können Sie Arbeitsabläufe innerhalb der Software erstellen, was die Automatisierung anlagenbezogener Aufgaben erheblich erleichtert. Wenn Ihre Software Automatisierung beinhaltet, nutzen Sie diese, um die Produktivität zu steigern und Fehler zu reduzieren.

Versuchen Sie Folgendes zu automatisieren:

• Erstellung von Arbeitsaufträgen
• Vorbeugende Wartungspläne
• Berichterstellung
• Raumplanung
• Compliance-Management
• Benachrichtigungen und Warnungen

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4. Denken Sie an die Bedeutung von Etiketten

Mit der CAFM-Software ist es möglich, Hunderte von Vermögenswerten und Ausrüstungsgegenständen in einem Dashboard zu verfolgen. Aber selbst mit der ausgefeiltesten Software benötigen Sie weiterhin hochwertige Etiketten und Tags als Ergänzung zu Ihrem CAFM.

Zum einen ermöglichen Etiketten das einfache Scannen und Aufzeichnen von Wartungsaktivitäten für jedes Asset. Ihr CAFM-System verwendet Daten aus diesen Scans sowie Berichte von Anlagenmitarbeitern, um Einblicke in Ihre Anlage und Ihre Vermögenswerte zu gewinnen.

Die Etiketten von Camcode sind softwarekompatibel, was die Verfolgung physischer Vermögenswerte mit einem einfachen Barcode oder QR-Scan erleichtert. Wenn Sie eine Echtzeitverfolgung von Vermögenswerten benötigen, sind RFID-Tags ebenfalls eine gute Option. Diese Etiketten sind so konzipiert, dass sie den extremsten Arbeitsbedingungen standhalten, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Etiketten die gesamte Lebensdauer Ihrer Vermögenswerte überdauern.

5. Nutzen Sie Daten, um Ihren Arbeitsplatz zu verbessern

CAFM-Software sammelt viele Daten über Ihre Facility-Management-Praktiken. CAFM kann sicherlich im täglichen Betrieb hilfreich sein, verbessert aber auch langfristig die Funktion Ihrer Anlagen. Anstatt diese Daten ungenutzt auf der Plattform liegen zu lassen, mobilisieren Sie sie, um hilfreiche Änderungen in Ihrem Unternehmen vorzunehmen.

Beispielsweise stellt Ihr CAFM-System möglicherweise fest, dass Ihr Unternehmen im Sommer mehr Wasser verbraucht oder dass eine bestimmte Art von Anlage früher als erwartet abgenutzt ist. Das Hervorheben des Problems kann Ihnen helfen, die Grundursache des Problems zu beheben. Das ist der beste Weg, um Kosten zu senken und die Produktivität im Laufe der Zeit zu steigern.

Computergestützte Facility-Management-Software:Wie sie das Facility-Management optimiert

Computergestützte Facility-Management-Software gibt Facility-Managern die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Vom Dokumenten- und Workflow-Management bis hin zur computergestützten Wartungsverfolgung und -organisation können CAFM-Plattformen die Leistung Ihrer Einrichtung erheblich steigern.

Befolgen Sie die Best Practices in diesem Leitfaden, um mehr Nutzen aus Ihrer Investition in CAFM zu ziehen, und stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige physische Infrastruktur zur Unterstützung eines CAFM-Systems verfügen. Beispielsweise ist die Auswahl dauerhafter Etiketten für alle Vermögenswerte, Einrichtungen und Geräte wichtig.

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Häufig gestellte Fragen