Import-Compliance meistern: Vier wesentliche Prinzipien für reibungslosen US-Markteintritt

Importeure tragen die Verantwortung für die Einhaltung aller US-Gesetze und -Vorschriften beim Wareneintritt. Fehlende angemessene Sorgfalt kann zu langen Verzögerungen bei der Warenfreigabe und empfindlichen Strafen führen.

Die für volle Compliance notwendigen Informationen an Mitarbeiter zu vermitteln, die nicht technikaffin sind, kann extrem herausfordernd sein. Daher ist es wichtig, Konzepte zu vereinfachen und grundlegende Prinzipien zu befolgen.

Die Praxis lässt sich auf vier Haupt-Compliance-Punkte reduzieren:

1. Was ist es? (Produktklassifizierung)

Der Harmonized Tariff Schedule der USA (HTS) klassifiziert und definiert international gehandelte Güter. Für den Import muss einem Produkt ein HTS-Code zugewiesen werden, der zum Importland passt. Die ersten sechs Ziffern des HTS-Codes, basierend auf dem Harmonized Commodity Description and Coding System der World Customs Organization, identifizieren alle Artikel im internationalen Handel und sind für alle Länder identisch, die es nutzen. Die letzten zwei bis vier Ziffern sind länderspezifisch. In den USA geben die letzten vier Ziffern den Zollsatz und das statistische Reporting-Suffix für importierte Waren an. Diese Codes bestimmen nicht nur den Zollsatz, sie erfassen auch internationale Handelsstatistiken, die in fast 200 Ländern genutzt werden.

2. Was ist der Wert?

Der Wert ist typischerweise der zahlbare Preis, wenn die Transaktion nahezu abgeschlossen ist. Weitere Wertaspekte: Transfer-Pricing-Themen bei verbundenen Parteien, Bereitstellung von Gütern (Rohstoffe, Formen) an den Vendor zu reduzierten oder null Kosten, nachträgliche Wertänderungen.

3. Woher kommt es? (Ursprungsland)

Ursprungsland ist mehr als der Versandursprung. Jeder Artikel unterliegt spezifischen Regeln zur korrekten Bestimmung, diktiert durch den HTS. Einmal festgelegt, kann der Ursprung Zollerhöhungen oder -senkungen bewirken. Beispiel: Einige Artikel aus China erfordern zusätzliche Zölle, während derselbe Artikel aus einem weniger entwickelten Land reduzierte Zölle unter dem Generalized System of Preferences (GSP) qualifizieren könnte.

4. Was ist die Menge?

Der einfachste der Punkte, dennoch mit wichtigen Aspekten. Die HTS-Nummer diktiert, welche Maßeinheit bei der Importdeklaration gemeldet wird.

Die Kombination dieser vier Punkte unterstreicht die Wichtigkeit der Compliance. Die Bottom Line ist Geld:

• HTS + Ursprung = Zollsatz
• Zollsatz + Wert + Menge = Einnahmen für den Staat

Einfach gesagt: Wenn US Customs and Border Protection (CBP) die Import-Compliance eines Unternehmens prüft, stellt es sicher, dass es das erhielt, was ihm zustand. Früher Teil des US-Finanzministeriums, auditiert CBP Unternehmen aus demselben Grund wie der Internal Revenue Service.

Jeder dieser Compliance-Punkte birgt eigene Komplexität. Ursprung kann Qualifizierung für Freihandelsabkommen und sogar Restricted-Party-Screening von Vendors umfassen. Bestimmte HTS-Bestimmungen erfordern möglicherweise Deklarationen an Regierungsbehörden, die relevante Produkte regulieren, oder Lizenzen für Artikel wie Stahl, Fisch- und Wildtierprodukte. Wert kann durch grundlegende Entscheidungen wie CIF (Cost, Insurance and Freight) oder FOB (Free on Board) Versand bis hin zu komplexen Berechnungen wie First Sale beeinflusst werden.

Dokumentation: Das Rückgrat der Compliance

Aufzeichnungen müssen geführt werden, um zu dokumentieren, dass jeder Compliance-Punkt korrekt ist und für Review verfügbar. Beispiele für Dinge, die Aufzeichnungen dokumentieren sollten:

• Was ist es? Angemessene Sorgfalt, um den korrekten HTS-Code zu nutzen. Nicht basierend auf dem niedrigsten Zollsatz auswählen.
• Was ist der Wert? Zahlungen an den Vendor müssen zur Importdeklaration verbindbar sein. Assists werden oft außerhalb der Importtransaktion gezahlt, müssen aber einen Weg finden, verbunden zu werden.
• Woher kommt es? Nur weil die Sendung aus einem bestimmten Land kommt, macht das dieses Land nicht zum Ursprung für Import-Compliance-Zwecke.
• Was ist die Menge? Die meisten Importdeklarationen basieren auf Versanddokumenten wie Rechnungen und Packlisten. Stimmt das mit dem, was das Lager empfangen hat? Wenn mehr empfangen wurde als deklariert, gibt es Wert in den zusätzlichen Artikeln, was die Zollberechnung beeinflusst.

Jede Aufzeichnung, die mit den Compliance-Punkten korreliert, muss zur Importdeklaration matchbar sein. In vielen Unternehmen sind diese Records innerhalb ihres Herkunftsbereichs segregiert. Beispiel: Accounting hat Vendor-Zahlungen; Engineering hat Produktspezifikationen, die den HTS beeinflussen; Production hat informelle Infos darüber, wo Verarbeitung stattfindet, was den Ursprung bestimmt. Der Compliance Officer ist verantwortlich, alle Punkte über viele Abteilungen hinweg zu verbinden – oft mit kurzer Frist.

Die Kosten fehlerhafter Compliance zeigen sich als unerwartete Zölle und Strafen. Bei so viel auf dem Spiel sollten Compliance-Profis nicht auf begrenzte Tools wie Tabellen und Papierdokumente vertrauen. Um ihre Compliance-Bemühungen zu kontrollieren, müssen sie in eine zuverlässige Global Trade Management (GTM)-Applikation investieren. Durch Verständnis des Umfangs ihrer Operationen können Unternehmen Technologieanforderungen definieren, Echtzeit-Transparenz von Produktbewegungen gewinnen und Stärken und Schwächen in Compliance- und Logistikprozessen identifizieren.

Zudem erlauben GTM-Applikationen Management by Exception: Das System generiert automatisch alle für konformen Handel erforderlichen Dokumente. Bei der Wahl eines GTM-Anbieters sollte immer die Funktionalität für den geplanten zukünftigen Footprint berücksichtigt werden.

Eric Dalby ist Director of FTZ and GTM Implementations bei QuestaWeb, Inc., Anbieter multinationaler Trade-Software.