So finden und verwenden Sie Arbeitsauftragsdaten

Lesen Sie die komplette Reihe der Work Order Academy, einschließlich Toolkits zum Erstellen besserer Arbeitsaufträge, Optimieren von Wartungsplänen, Überwinden von Rückständen und mehr

Eine Geschichte über verlorene und gefundene Arbeitsauftragsdaten

Keine Daten bedeutet, im Dunkeln zu arbeiten

Das Wartungsteam von Voltalia hatte ein großes Problem. Sie schlossen jedes Jahr über 104.000 Arbeitsaufträge ab, ohne dass dafür Arbeitsauftragsdaten vorgelegt werden konnten.

Der Erzeuger und Dienstleister für erneuerbare Energien hatte keine Ahnung, ob einer seiner PMs Ausfälle verursachte, anstatt sie zu verhindern. Oder wenn Arbeitsstunden, Teile und andere Ressourcen für unnötige Arbeit aufgewendet wurden. Oder wenn es darum ging, einer Aufgabe die richtige Anzahl von Personen zuzuweisen. Oder vieles über ihre Arbeitsaufträge.

Das Skript neu schreiben, damit die Daten zählen

Das Wartungsteam von Voltalia versprach, dies zu ändern. Nachdem sie jahrelang auf ihr Ziel hingearbeitet hatten, erreichten sie eine „100%ige Verbesserung bei der Messung von Wartungs-KPIs“, wie Vasco Vieira, Maintenance Engineering Director von Voltalia, sagt.

Die Daten halfen dem Unternehmen, einige wichtige Effizienzsteigerungen aufzudecken. Die Arbeitsauftragsdaten zeigten beispielsweise, dass ein Team jede Woche 40 Stunden damit verbrachte, vom Büro zu einer externen Einrichtung zu fahren. Das bedeutete, dass bei jedem Auftrag Zeit und Kosten hinzukamen. Das Unternehmen baute schließlich ein kleineres Außenbüro in der Nähe des Standorts, um Zeit und Geld zu sparen.

Die Moral der Geschichte

Arbeitsauftragsdaten können die Arbeitsweise von Wartungsteams verändern. Es gibt die kleinen Erfolge, wie die Erleichterung jeder Arbeit für Techniker, die sich zu größeren summieren, wie etwa die Senkung der Wartungskosten auf der ganzen Linie. Voltalia ist der Beweis dafür.

Aber diese Daten werden oft übersehen. Das liegt nicht daran, dass Wartungsteams es für nutzlos halten. Das liegt daran, dass es nicht einfach ist, Tausende von Arbeitsaufträgen zu betrachten. Dieser Beitrag enthält einige Best Practices, um diesen Prozess zu vereinfachen, damit Sie Einblicke in Ihre Arbeitsaufträge gewinnen und diese nutzen können, um in Ihrem Unternehmen einen Unterschied zu machen.

So erhalten Sie Wartungsdaten aus Arbeitsaufträgen

Das häufigste Hindernis bei der Verwendung von Arbeitsauftragsdaten sind unzuverlässige oder gar keine Daten.

„Bevor Sie etwas mit Arbeitsauftragsdaten machen, müssen Sie wissen, dass sie vorhanden und sauber sind. Wenn nicht, werden alle Entscheidungen, die Sie danach treffen, fehlerhaft sein“, sagt Vishakha Shah, ein Lösungsberater im professionellen Serviceteam von Fiix.

Mit Arbeitsauftragsdaten auf den richtigen Fuß zu kommen ist ein vierstufiger Prozess:

#1:Definiere deine Ziele

Einige Daten sind hilfreich. Zu viel lenkt ab. Ein Ziel zu haben wird dir helfen, die Grenze zwischen den richtigen und den ablenkenden Zahlen zu ziehen. Einige Beispiele für ein Ziel sind:

• Aufbau eines erstklassigen vorbeugenden Wartungsprogramms
• Erstellung einer schlanken Wartungsstrategie
• Durch Wartung den Durchsatz im gesamten Unternehmen erhöhen

#2:Erstellen Sie Ihre Messungen

Denken Sie an die Bereiche Ihres täglichen Betriebs, die den Fortschritt in Richtung Ihres Ziels markieren können. Einige Beispiele für Messungen in Ihren Arbeitsaufträgen sind:

• Prozentsatz von reaktiven vs. präventiven Arbeitsaufträgen
• Anzahl der bei PNs gefundenen Fehler
• Häufigkeit reaktiver Arbeiten an kritischen Assets
• Anzahl erwarteter und tatsächlicher Arbeitsstunden
• Größe der rückständigen Arbeitsaufträge

#3:Erstellen Sie Arbeitsaufträge um diese Messwerte herum

Richten Sie Ihre Arbeitsaufträge ein, um die von Ihnen ausgewählten Metriken zu erhalten. Dazu müssen Ihre Arbeitsaufträge unter Berücksichtigung von drei S erstellt werden:

• Standard:Ihre Arbeitsaufträge sollten jedes Mal dieselben Informationen erfordern. Der Prozess zum Erstellen, Überprüfen, Zuweisen, Priorisieren und Abschließen von Arbeitsaufträgen sollte so standardisiert wie möglich sein.
• Spezifisch:Geben Sie genau an, was Sie wissen möchten. Wenn beispielsweise Arbeitszeiten wichtig sind, fragen Sie, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch genommen hat, anstatt die Zeit für einen gesamten Arbeitsauftrag. Dadurch erhalten Sie sauberere Daten und können wichtige Kennzahlen schneller erkennen.
• Einfach:Beziehen Sie Mitarbeiter ein, die häufig Arbeitsaufträge erstellen und ausführen. Die Eingabe hilft Ihnen, Arbeitsaufträge zu entwerfen, die einfacher auszufüllen sind, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie tatsächlich abgeschlossen werden.

Erfahren Sie, wie Sie erstklassige Arbeitsaufträge von Anfang bis Ende erstellen

#4:Fangen Sie klein an und steigern Sie Ihren Erfolg

Es ist herzzerreißend, Probleme in Ihrem Prozess zu finden, wenn Sie Monate damit verbracht haben. Vermeiden Sie dies, indem Sie mit Arbeitsaufträgen von einer Anlage oder einem Bereich der Anlage beginnen. Verfeinern Sie Ihre Messungen, erzielen Sie schnelle Erfolge und skalieren Sie den Prozess auf andere Teile der Organisation.

So verwenden Sie Arbeitsauftragsdaten, um Probleme zu finden und zu beheben

Das Sammeln von Arbeitsauftragsdaten ist sinnlos, wenn es nicht zur Lösung von Problemen in Ihrem Unternehmen verwendet wird. Jede Einrichtung hat einzigartige Probleme, aber die drei häufigsten sind ungeplante Ausfallzeiten, kritische Arbeiten, die sich verzögern, und Arbeiten, die mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.

So verhindern Sie Geräteausfälle

Hier sind ein paar Fragen, die Sie stellen sollten, um die Ursache einer reaktiven Wartung zu finden und sicherzustellen, dass dies nicht wieder passiert:

• Wurde eine Folgeaufgabe nicht erstellt oder abgeschlossen? Stellen Sie sicher, dass fehlgeschlagene Inspektionen Folgemaßnahmen mit hoher Priorität auslösen und die richtigen Personen alarmieren. Eine übersichtliche Liste von Fehlercodes hilft bei der erfolgreichen Nachbearbeitung.
• Wurde bei einer Reparatur ein defektes Teil verwendet? Stellen Sie sicher, dass andere Ersatzteile nicht defekt sind. Wenn dies der Fall ist, wenden Sie sich an Ihre Anbieter, um neue zu erhalten.
• Wurden Aufgaben in einem früheren Arbeitsauftrag verpasst oder falsch ausgeführt? Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste und beheben Sie unklare Anweisungen, die möglicherweise zu verpassten Aufgaben geführt haben. Ergänzen Sie Aufgabenlisten durch Anhängen von Asset-Historien, Diagrammen, Bildern und Handbüchern.
• Wurde die geplante Wartung vor dem Ausfall verpasst? Markieren Sie kritische Arbeiten als Priorität und machen Sie sie in jedem System sichtbar, bis sie erledigt sind.
• War die Produktion höher als normal/geplant, wurde sie falsch durchgeführt oder wurde sie geändert?:Überprüfen Sie Ihre Wartungspläne und wenden Sie sich an das Betriebsteam, um bessere SOPs für Produktionssteigerungen oder -änderungen zu erstellen.

So verhindern Sie, dass sich die Arbeit verzögert

Arbeitsauftragsdaten können Ihnen helfen, Arbeitsaufträge zu finden und zu beheben, die so lange gedauert haben:

• Teile und Verbrauchsmaterialien waren nicht verfügbar. Überprüfen Sie den Kaufprozess für diese Teile, einschließlich der Mindestmengen und wer Bestellungen aufgeben kann, damit Sie nie wieder unter Engpässen stehen.
• Das Problem wurde nicht richtig erkannt oder es fehlten Anweisungen. Sehen Sie, ob die Beschreibung des Arbeitsauftrags, die Fehlercodes und die Aufgabenliste klarer sein können. Fügen Sie dem Arbeitsauftrag Fotos, Handbücher, SOPs oder andere Dokumentationen hinzu.
• Ein Notfall-Arbeitsauftrag hat Ressourcen umgeleitet:Dies lässt sich nicht immer vermeiden, aber es könnte Ihnen bedeuten, dass die Aufgabe zu groß ist. Ziehen Sie in Erwägung, es in kleinere Aufgaben aufzuteilen, um Teile des Jobs zu priorisieren.
• Es gab einen Planungskonflikt mit der Produktion:Sprechen Sie mit dem Betrieb darüber, warum eine Wartung der Anlage erforderlich ist. Ziehen Sie in Erwägung, den Bedienern kleinere Wartungsaufgaben im Zusammenhang mit dem Arbeitsauftrag zu übertragen.
  Beziehen Sie den Betrieb mit Ihrer Wartungsstrategie ins Boot
• Die mit der Arbeit beauftragten Person(en) verfügten nicht über die richtigen Fähigkeiten:Machen Sie auf der Arbeitsanfrage deutlich, welche Fähigkeiten oder Zertifizierungen für bestimmte Wartungsarten erforderlich sind.

Wie man verhindert, dass die Arbeit länger dauert, als es sollte

Wartungspläne bieten nicht viel Raum für Fehler. Wenn die Arbeit lange dauert, hat das einen großen Dominoeffekt. Arbeitsaufträge können Ihnen einen Einblick geben, was dazu führt, dass Arbeitsaufträge länger dauern und wie Sie das Problem beheben können.

Erfahren Sie, wie Sie alle Ineffizienzen in Ihrem Wartungsplan ausmerzen

• Es wurde der falschen Person zugewiesen:Die Arbeit dauert länger, wenn der Techniker nicht über die richtigen Fähigkeiten verfügt. Standardisierte Arbeitsanfragen lassen jeden wissen, wer die richtige Person ist. Fügen Sie so viele Handbücher, Bilder, Diagramme und andere Ressourcen zu Arbeitsaufträgen hinzu, um Technikern zu helfen, die mit der Aufgabe nicht vertraut sind.
• Die erwartete Fertigstellungszeit war zu gering:Die erwarteten Arbeitsstunden sollten erhöht werden, wenn ein Arbeitsauftrag durchweg mehr Zeit in Anspruch nimmt als angegeben.
• Die Aufgabenliste war zu groß oder undeutlich:Begleiten Sie einen erfahrenen Techniker beim Abschließen des Arbeitsauftrags, dokumentieren Sie Schritt für Schritt, was sie tun, und erstellen Sie Aufgabenlisten mit diesen Informationen. Geben Sie die erwarteten Stunden für jede Aufgabe im Arbeitsauftrag an, damit Sie wissen, welche Probleme verursachen.
• Diesem Arbeitsauftrag wurden nicht genügend Techniker zugewiesen:Möglicherweise handelt es sich nicht um einen Ein- (oder Zwei- oder Drei-)Personen-Job.
• Während des Arbeitsauftrags wurde zusätzliche Arbeit geleistet:Entwickeln Sie Prozesse, die Technikern helfen, separate Arbeitsaufträge für zusätzliche Korrekturreparaturen zu erstellen und zu priorisieren.
• Teile und Verbrauchsmaterialien waren schwer zu finden:Bündeln Sie alle Teile und Verbrauchsmaterialien, die für häufige und kritische Arbeitsaufträge benötigt werden, damit sie schnell zugänglich sind.

So skalieren Sie Ihren Erfolg mit Arbeitsauftragsdaten

Was passiert, wenn Sie den nächsten Schritt gehen und Hunderte oder Tausende von Arbeitsaufträgen analysieren möchten? Auf diese Frage gibt es drei Antworten:

• Priorisieren Sie Arbeitsaufträge, damit Sie sich auf die wichtigsten konzentrieren können
• Stellen Sie mehr Leute ein, um Arbeitsaufträge zu analysieren
• Investieren Sie in ein System, das all dies für Sie erledigt

So priorisieren Sie Arbeitsaufträge

„Wenn Sie wenig Zeit und Ressourcen haben, konzentrieren Sie sich auf reaktive Arbeitsaufträge“, sagt Stuart Fergusson, Solutions Engineer Leader bei Fiix.

Wenn Sie herausfinden, wie Arbeitsaufträge zu Ausfällen beigetragen haben, können Sie auf ein solides vorbeugendes Wartungsprogramm übergehen, sagt Stuart.

Wenn Sie reaktive Wartungsaufträge gesperrt haben, sind die nächsten zu priorisierenden Chargen risikoreiche, anstehende Arbeitsaufträge. Dies sind Arbeiten, die sehr schief gehen können, einschließlich Arbeiten an kritischen Assets, Arbeiten, die seit einiger Zeit nicht mehr durchgeführt wurden, oder große und komplexe Projekte.

Wenn Sie noch ein paar Arbeitsaufträge reinquetschen können, empfiehlt Stuart, viel kostenintensive Arbeiten zu analysieren. Diese Projekte effizienter zu gestalten, wird eine große Wirkung haben. Sehen Sie sich Arbeiten an, die viel Arbeit, Hauptkomponenten und geplante Ausfallzeiten von Produktionsanlagen erfordern.

So rechtfertigen Sie mehr Ressourcen für Ihr Team

Ergebnisse sind die Währung, die Sie brauchen, um Ihren Chef davon zu überzeugen, dass Sie eine andere Person in Ihrem Team brauchen. Heben Sie die Probleme hervor, die Sie aufgedeckt und behoben haben, indem Sie Arbeitsaufträge analysieren und optimieren. Wie viele Fehler haben Sie beispielsweise erkannt und verhindert? Haben Sie die Projektkosten gesenkt, indem Sie den Technikern geholfen haben, effizienter zu werden? Kein Gewinn ist zu klein.

Zeigen Sie die Wirkung dieses Erfolgs auf, wenn er in größerem Maßstab erreicht wird. Wenn Sie bei einem Arbeitsauftrag ein Dutzend Arbeitsstunden sparen würden, stellen Sie sich vor, wie viele Arbeitsstunden bei 100 Arbeitsaufträgen eingespart würden.

Machen Sie den Punkt klar, indem Sie den Welleneffekt beschreiben, den dies auf die Wartung haben könnte. Wenn Ihnen jemand Arbeit abnehmen könnte, könnte das weniger Rückstand bedeuten. Oder weitere Schulungen für Bediener zur Durchführung routinemäßiger Wartungsaufgaben, damit Ihr Team größere Projekte durchführen kann. Konzentrieren Sie sich darauf, wo ein neuer Mitarbeiter indirekt einen Mehrwert schaffen kann.

Software für Arbeitsauftragsanalyse

Fast jede Wartungsanalyseplattform konzentriert sich auf Anlagendaten. Es ist nicht so einfach, ein System zu finden, das tief in die Arbeitsaufträge eingreift. Bis jetzt.

Einblicke in Arbeitsaufträge, unterstützt von Fiix Foresight, können in wenigen Minuten Tausende von Arbeitsaufträgen analysieren und Ihnen sagen, welche Arbeiten zu Störungen, überfälligen Arbeiten, zusätzlichen Arbeitsstunden oder anderen Problemen geführt haben. Der Arbeitsauftrags-Einblicksbericht geht alle Ihre Arbeitsaufträge durch, vergleicht ähnliche und identifiziert die riskantesten, indem er Ausreißer findet.

Beispielsweise könnten Sie viele der gleichen Assets in mehreren Einrichtungen mit Hunderten von PMs pro Jahr für diese Assets haben. Wenn die Aufgabenanzahl an einer PM halb so groß ist wie an den anderen, werden dies durch Einblicke in die Arbeitsaufträge erfasst. Erkennen Sie dieses Problem, ändern Sie Ihre Aufgabenliste und vermeiden Sie, einen entscheidenden Schritt bei Ihrer Planung der Wartung zu verpassen.

Das ist nur ein kleiner Vorgeschmack darauf, was Einblicke in Arbeitsaufträge leisten können. Erfahre hier mehr darüber, wie der Bericht funktioniert, wie er aussieht und mehr.

Alles, was Sie gerade in drei Sätzen gelesen haben

1. Die Erstellung einer erfolgreichen Strategie für Arbeitsauftragsdaten umfasst das Definieren Ihrer Ziele, die Auswahl von Metriken und Benchmarks, die mit diesen Zielen übereinstimmen, das Erstellen von Arbeitsaufträgen, die diese Metriken erfassen, und die Pilotierung Ihres Ansatzes.
2. Das Studium von Arbeitsaufträgen, deren Fertigstellung oder Erledigung zu lange dauerte und die auf Störungen reagierten, hilft Ihnen, die Bereiche des Arbeitsauftrags zu identifizieren, die einer Feinabstimmung bedürfen, und verhindert, dass diese Probleme erneut auftreten.
3. Die Skalierung Ihres Erfolgs mit Arbeitsauftragsdaten hängt von drei Dingen ab:Priorisieren von Arbeitsaufträgen, Quantifizieren des Erfolgs, um mehr Ressourcen zu rechtfertigen, und Investitionen in Arbeitsauftragssysteme, die mühsame und zeitaufwändige Analysen übernehmen können.